จัดกําหนดการศาลากลางใน Microsoft Teams

ไม่ว่าคุณจะเป็นเจ้าภาพการสาธิตผลิตภัณฑ์ทั่วทั้งบริษัทหรือครอบคลุมเหตุการณ์สด คุณลักษณะของศาลากลางจะเหมาะสมที่สุดสําหรับการผลิตเหตุการณ์ขนาดใหญ่

ในบทความนี้

จัดกำหนดการประชุมทั้งบริษัท

หากต้องการกําหนดตารางเวลาศาลาว่าการ:

  1. เปิดปฏิทิน Teams ของคุณ

  2. เลือกลูกศรถัดจาก การประชุมใหม่ +

  3. เลือก ศาลากลาง จากเมนูดรอปดาวน์ สกรีนช็อตแสดงวิธีสร้างศาลากลางใหม่ใน Teams

  4. ใน รายละเอียด ให้ใส่ข้อมูลพื้นฐาน กําหนดผู้นําเสนอ และอื่นๆ:

    1. ใส่ชื่อเหตุการณ์ วันที่เริ่มต้น และวันที่สิ้นสุด และคําอธิบาย

      ระยะเวลาสูงสุดของศาลากลางคือ 30 ชั่วโมง

    2. ตามค่าเริ่มต้น ผู้จัด คือบุคคลที่สร้างศาลากลาง

    3. ในกลุ่ม เหตุการณ์ > ผู้จัดงานร่วม หรือ ผู้นําเสนอ จากองค์กรของคุณ ให้ค้นหาและเลือกบุคคลอื่นๆ ที่จะช่วยจัดการศาลากลาง คุณยังสามารถ เพิ่มผู้นําเสนอภายนอกได้อีกด้วย

      ผู้จัดร่วมจะมีความสามารถของผู้จัดการประชุมส่วนใหญ่ แต่ไม่สามารถเปลี่ยนแปลง รายละเอียด (วันที่ เวลา ฯลฯ) ผู้นําเสนอจะสามารถพูดและแชร์เนื้อหาระหว่างกิจกรรมได้

    4. เลือก บันทึกและส่งการเชิญ ไอคอนบันทึก นําการเปลี่ยนแปลงไปใช้ และเชิญผู้ร่วมงานและผู้นําเสนอเข้าร่วมกิจกรรม

  5. ใน การเข้าถึงเหตุการณ์ ให้เลือกว่าเหตุการณ์ของคุณจะพร้อมใช้งานสําหรับองค์กรของคุณ (สมาชิกและผู้เยี่ยมชมในองค์กรของคุณ) สาธารณะ (ทุกคนที่ได้รับเชิญหรือมีลิงก์ไปยังเหตุการณ์) หรือ People และกลุ่ม (เฉพาะบุคคลและกลุ่มที่ได้รับเชิญจากองค์กรของคุณเท่านั้น)

    ชนิดสิทธิ์

    คำอธิบาย

    องค์กรของคุณ

    ทุกคนในองค์กรของคุณสามารถเข้าร่วมศาลากลางรวมถึงแขกได้

    สาธารณะ

    ทุกคนสามารถเข้าร่วมได้ ทั้งบุคคลในองค์กรของคุณและบุคคลภายนอกองค์กร   

    บุคคลและกลุ่ม

    สามารถเข้าร่วมศาลากลางได้ถึง 500 คน ซึ่งรวมถึงบุคคลที่ถูกเพิ่มทีละคนและผ่านรายชื่อการแจกจ่าย กลุ่มความปลอดภัย Microsoft 365 และกลุ่ม Microsoft 365 Unified คุณสามารถเพิ่มกลุ่มหรือรายการดังกล่าวได้สูงสุด 20 รายการ กลุ่มแบบไดนามิกไม่ได้รับการสนับสนุน

  6. ใน เชิญผู้เข้าร่วม ให้ค้นหาและเลือกบุคคลที่คุณต้องการส่งคําเชิญเข้าร่วมเหตุการณ์ไปให้ คุณสามารถเพิ่มรายชื่อการแจกจ่าย, กลุ่มความปลอดภัย Microsoft 365, Microsoft 365 Unified กลุ่ม และที่อยู่อีเมลแต่ละรายการได้สูงสุด 500 รายการ คุณสามารถเพิ่มกลุ่มหรือรายการดังกล่าวได้สูงสุด 20 รายการ

  7. เลือก บันทึก เพื่อนําการเปลี่ยนแปลงไปใช้ และดําเนินการปรับแต่งเหตุการณ์ของคุณต่อไป

  8. เลือก ตัวเลือกการประชุม ปุ่มการตั้งค่า เพื่อแก้ไขการตั้งค่าเพิ่มเติม

    • ตัวเลือกการประชุมบางอย่างอาจถูกล็อกโดยขึ้นอยู่กับนโยบายที่ตั้งค่าโดยผู้ดูแลระบบ IT ของคุณ

    • กลุ่มความปลอดภัย Microsoft 365 ที่ไม่ได้เปิดใช้งานจดหมายจะไม่ได้รับอีเมลเชิญ

    • กลุ่มแบบไดนามิกไม่ได้รับการสนับสนุน

  9. เลือก เผยแพร่ เพื่อจัดกําหนดการกิจกรรมในศาลากลางของคุณและเชิญผู้เข้าร่วม

เพิ่มผู้นําเสนอภายนอก

เพิ่มผู้นําเสนอจากภายนอกองค์กรไปยังศาลากลางได้อย่างง่ายดายมากถึง 20 คน  ผู้นําเสนอภายนอกเป็นผู้นําเสนอที่ไม่ระบุชื่อ ภายนอกองค์กรของคุณ หรือไม่ใช้ Teams

เมื่อคุณเพิ่มผู้นําเสนอภายนอก พวกเขาจะได้รับลิงก์การเข้าร่วมที่ไม่ซ้ํากันที่จะอนุญาตให้พวกเขาเข้าสู่เหตุการณ์โดยไม่ต้องรอในล็อบบี้ ผู้นําเสนอแบบไม่ระบุชื่อไม่จําเป็นต้องลงชื่อเข้าใช้ด้วยบัญชี Microsoft พวกเขาสามารถเข้าร่วมโดยใช้ลิงก์และพิมพ์ชื่อก่อนที่จะใส่

เมื่อต้องการเพิ่มผู้นําเสนอภายนอก ให้ทําดังนี้

  1. ไปที่ปฏิทิน Teams ของคุณ

  2. เลือกศาลาว่าการเมืองที่กําลังจะมาถึง และเลือก รายละเอียด

  3. เลือก เพิ่มผู้นําเสนอภายนอก สกรีนช็อตแสดงวิธีเพิ่มผู้นําเสนอภายนอกลงในการสัมมนาผ่านเว็บ

  4. ใน ผู้นําเสนอภายนอก ให้ใส่ที่อยู่อีเมลของผู้นําเสนอภายนอกที่คุณต้องการเพิ่ม

  5. เลือก บันทึกและส่งการเชิญ ไอคอนบันทึก

  • ผู้นําเสนอภายนอกไม่ควรส่งต่อลิงก์ของพวกเขา พวกเขาสามารถเข้าร่วมโดยใช้ลิงก์เดียวกันบนอุปกรณ์สูงสุด 3 เครื่อง

  • หากผู้เยี่ยมชมได้รับการรับรองความถูกต้องไม่สําเร็จเมื่อเข้าร่วมกิจกรรม ผู้เข้าร่วมเหล่านั้นจะอยู่ในล็อบบี้ จากที่นั่น ผู้จัดกิจกรรมหรือผู้นําเสนอสามารถอนุมัติหรือปฏิเสธคําขอเข้าร่วมเหตุการณ์ได้

สร้างใหม่หรือคัดลอกลิงก์การเข้าร่วมภายนอก

เมื่อต้องการสร้างใหม่หรือคัดลอกลิงก์ที่ผู้นําเสนอภายนอกเข้าร่วมด้วย ให้ทําดังนี้

  1. เปิดศาลากลางในปฏิทิน Teams ของคุณ

  2. ในรายละเอียดของศาลากลาง ให้เลือก ผู้นําเสนอภายนอก สกรีนช็อตแสดงแท็บผู้นําเสนอภายนอกที่ถูกเน้นในฟอร์มการจัดกําหนดการของศาลากลาง

  3. เลือกลิงก์การเข้าร่วมที่ไม่ซ้ํา

  4. เลือก คัดลอก คัดลอกไอคอนรหัสลิงก์เพื่อคัดลอกลิงก์ไปยังคลิปบอร์ดของคุณ หรือ โหลด ปุ่ม โหลดแท็บใหม่ใหม่ เพื่อสร้างลิงก์ใหม่

ทําซ้ําศาลากลาง

ทําซ้ําศาลากลางที่มีอยู่เพื่อนํารายละเอียดและการตั้งค่าทั้งหมดไปใช้กับศาลากลางแห่งใหม่ คุณสามารถทําซ้ําห้องโถงเมืองในอดีตและกําลังจะมาถึงที่อยู่ในปฏิทิน Teams ของคุณ

เมื่อคุณทําซ้ําศาลาว่าการเมืองที่มีอยู่ ศาลาว่าการเมืองใหม่จะมีเหมือนกัน:

  • ชื่อเรื่อง

  • คำอธิบาย

  • ผู้นําเสนอ ผู้จัดการร่วม และผู้เข้าร่วม

  • ธีมกิจกรรม

  • การตั้งค่าการลงทะเบียน

  • อีเมลที่กําหนดเอง

  • ตัวเลือกการประชุม

เมื่อต้องการทําซ้ําศาลาว่าการ:

  1. ในปฏิทิน Teams ของคุณ ให้คลิกขวาที่ศาลากลางในอดีตหรือถัดไปที่คุณต้องการทําซ้ํา

  2. เลือก ทําซ้ํา ไอคอนสําหรับปุ่มคัดลอกสําหรับ Copilot ใน Word บนอุปกรณ์เคลื่อนที่เหตุการณ์

  3. ตั้งค่าวันที่และเวลาของกิจกรรมใหม่ และแก้ไขรายละเอียดกิจกรรมใดๆ ที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง

  4. เลือก บันทึก

คุณยังสามารถทําซ้ําศาลากลางได้โดยการดับเบิลคลิกที่ศาลากลางในปฏิทิน Teams ของคุณ และเลือก ทําซ้ํา ไอคอนสําหรับปุ่มคัดลอกสําหรับ Copilot ใน Word บนอุปกรณ์เคลื่อนที่เหตุการณ์ บนหน้ารายละเอียด

ถ้าคุณกําลังทําซ้ําเหตุการณ์ที่ยังไม่ได้ปรับเปลี่ยนหรือเข้าร่วมในช่วง 60 วันที่ผ่านมา ตัวเลือกการประชุมจะไม่ถูกนําไปใช้ เหตุการณ์ที่ซ้ํากันจะมีตัวเลือกการประชุมเริ่มต้น

เชิญผู้เข้าร่วมไปยังศาลากลาง

หลังจากที่คุณเชิญผู้เข้าร่วม พวกเขาจะเห็นคําเชิญในศาลาว่าการบนปฏิทินของพวกเขา ถ้าคุณเปิดใช้งานการสลับ อนุญาตเฉพาะบุคคลที่ได้รับเชิญให้เข้าร่วม คุณต้องเผยแพร่เหตุการณ์เพื่อให้ผู้เข้าร่วมสามารถเข้าร่วมได้ 

เมื่อต้องการเชิญผู้เข้าร่วมให้เข้าร่วมการสัมมนาผ่านเว็บ:

  1. ไปที่ปฏิทิน Teams ของคุณ

  2. เปิดศาลากลางที่มีอยู่แล้วหรือ สร้างศาลากลางใหม่

  3. ไปที่ รายละเอียด > ผู้เข้าร่วม

  4. ใน เชิญผู้เข้าร่วม ให้ค้นหาและเลือกบุคคลที่คุณต้องการเชิญ

  5. เลือก บันทึก

เมื่อกิจกรรมของคุณได้รับการเผยแพร่ ผู้เข้าร่วมจะได้รับคําเชิญทางอีเมลโดยอัตโนมัติ ผู้ได้รับเชิญที่ไม่มีบัญชี Microsoft สามารถเข้าร่วมการประชุมของคุณได้โดยไม่ระบุชื่อ

ปฏิกิริยาสดของศาลากลาง

กระตุ้นการมีส่วนร่วมและรับคําติชมแบบเรียลไทม์จากผู้ชมในศาลากลางของคุณด้วยการตอบสนองแบบสด หลังจากศาลากลางเริ่มผู้เข้าร่วมสามารถเลือกจากการตอบสนองแบบสดหลายแบบในการควบคุมการประชุมของพวกเขา เมื่อพวกเขาเลือกรายการหนึ่ง หน้าต่างจะป็อปอัพขึ้นมาชั่วคราวที่มุมล่างของหน้าต่างการประชุม 

เหตุการณ์การประชุมทั้งบริษัทแสดงการตอบสนองของผู้เข้าร่วมสด

(มุมมองผู้เข้าร่วมประชุม)

การตอบสนองสดมีอยู่ในห้องโถงในเมืองที่จัดขึ้นใน Teams Premium โดยจะเปิดใช้งานโดยอัตโนมัติ แต่สามารถเปิดหรือปิดได้ 

เมื่อต้องการเปิดหรือปิดการตอบสนองแบบสดของศาลากลางก่อนเหตุการณ์:

  1. ไปที่ปฏิทิน Teams ของคุณ 

  2. เลือกศาลากลางที่คุณจัดขึ้น 

  3. เลือก จัดการ ไอคอนแก้ไข Fluent 2 ขนาดเล็กเหตุการณ์ 

  4. ใน รายละเอียด ให้เลือกตัวเลือก การประชุม ปุ่มการตั้งค่า 

  5. เลือก ไอคอนแท็บการแชทของ Teamsการมีส่วนร่วม

  6. เปิดหรือปิด อนุญาตการตอบสนอง 

  7. เลือก นําไปใช้ > บันทึก ไอคอนบันทึก

เมื่อต้องการเปิดหรือปิดการตอบสนองสดระหว่างเหตุการณ์:

  1. ในตัวควบคุมการประชุมของคุณ ให้เลือก การดําเนินการเพิ่มเติม ไอคอนตัวเลือกเพิ่มเติมของ Microsoft Teams> การตั้งค่า ปุ่มการตั้งค่า > ตัวเลือกการประชุม ไอคอนตัวเลือกการประชุม

  2. ใน ไอคอนแท็บการแชทของ Teamsการมีส่วนร่วม ให้เปิดหรือปิด อนุญาตการตอบสนอง

การเปลี่ยนแปลงการตั้งค่านี้จะมีผลในทันที 

  • ถ้าคุณกําลังบันทึกศาลากลาง การตอบสนองสดจะไม่ปรากฏในการบันทึก

  • ในห้องโถงของเมือง ผู้เข้าร่วมจะรับชมในเวลาล่าช้าประมาณ 20-30 วินาที การตอบสนองของพวกเขาอาจดูเหมือนล่าช้าต่อผู้นําเสนอและผู้จัดประชุม

เมื่อต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการตอบสนองแบบสดใน Teams ให้ดู แสดงตัวตนของคุณในการประชุม Microsoft Teams ด้วยการตอบสนองแบบสด 

อีเมลศาลากลาง

อีเมลศาลากลางใน Teams จะเปิดใช้งานโดยอัตโนมัติเมื่อคุณจัดกําหนดการศาลากลาง มีอีเมลสองประเภทที่บุคคลที่ได้รับเชิญมายังศาลากลางจะได้รับ:

  • อีเมลเชิญเข้าร่วมกิจกรรม: อีเมลเหล่านี้บอกผู้คนว่าพวกเขาได้รับเชิญให้เข้าร่วมศาลากลาง ซึ่งประกอบด้วยรายละเอียดกิจกรรมที่สําคัญ เช่น วันที่ เวลาเริ่มต้น และคําอธิบาย สิ่งเหล่านี้จะถูกส่งโดยอัตโนมัติเมื่อมีการเผยแพร่เหตุการณ์

  • อีเมลที่มีในการบันทึกเหตุการณ์ : หลังศาลากลาง อีเมลเหล่านี้จะแจ้งให้ผู้เข้าร่วมประชุมทราบเมื่อการบันทึกเหตุการณ์พร้อมให้ดู อีเมลเหล่านี้จะถูกส่งโดยอัตโนมัติเมื่อมีการเผยแพร่การบันทึกเหตุการณ์

อีเมลศาลากลางถูกสร้างขึ้นจากเทมเพลต Teams ที่จะกรอกรายละเอียดกิจกรรมโดยอัตโนมัติ คุณสามารถ แก้ไขอีเมล หรือ ปิด อย่างสมบูรณ์ก่อนที่จะเผยแพร่กิจกรรม 

เมื่อต้องการเรียนรู้เพิ่มเติม ให้ดู จัดการอีเมลศาลากลางใน Microsoft Teams

เผยแพร่ศาลากลาง

หลังจากที่คุณเสร็จสิ้นรายละเอียดของศาลากลางและเทมเพลตคําเชิญทางอีเมลของคุณแล้ว ให้เผยแพร่ศาลากลางเพื่อเชิญผู้เข้าร่วมโดยอัตโนมัติ

เมื่อต้องการเผยแพร่ศาลาว่าการ:

  1. ไปที่ปฏิทิน Teams ของคุณ

  2. เปิดศาลากลางที่มีอยู่แล้วหรือ สร้างศาลากลางใหม่

  3. สรุปรายละเอียดที่สําคัญและ กําหนดการกําหนดลักษณะเอง

  4. เลือก บันทึก เพื่อนําการเปลี่ยนแปลงไปใช้

  5. เลือก เผยแพร่ และยืนยัน สกรีนช็อตที่เน้น UI ของศาลาว่าการเผยแพร่

หลังจากเผยแพร่ศาลาว่าการของคุณแล้ว ผู้เข้าร่วมจะได้รับคําเชิญทางอีเมลและการอัปเดตเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงใดๆ ของกิจกรรมโดยอัตโนมัติ

การแก้ไขปัญหา

ฉันจะทําอย่างไรถ้าฉันมีปัญหาในการเข้าร่วมการประชุม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเข้าร่วมการประชุมที่ลงชื่อเข้าใช้จากบัญชีที่คุณได้รับเชิญเข้าร่วมการประชุมหรือลิงก์เข้าร่วม 

ฉันได้รับเชิญให้เป็นผู้นําเสนอภายนอก แต่ลิงก์การเข้าร่วมของฉันไม่ทํางาน ลิงก์เฉพาะของคุณเพื่อเข้าร่วมในฐานะผู้นําเสนอจะทํางานได้เมื่อคุณลงชื่อเข้าใช้ Teams ด้วยอีเมลเดียวกันกับที่คุณได้รับลิงก์เข้าร่วมเท่านั้น คุณไม่สามารถลงชื่อเข้าใช้ด้วยบัญชีอื่นและใช้ลิงก์ และคุณไม่สามารถเข้าร่วมโดยไม่ระบุชื่อโดยใช้ลิงก์ได้

ถัดไปคืออะไร

กำหนดการประชุมทั้งบริษัทเอง

โฮสต์ศาลากลางใน Microsoft Teams

ต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติมหรือไม่

ต้องการตัวเลือกเพิ่มเติมหรือไม่

สํารวจสิทธิประโยชน์ของการสมัครใช้งาน เรียกดูหลักสูตรการฝึกอบรม เรียนรู้วิธีการรักษาความปลอดภัยอุปกรณ์ของคุณ และอื่นๆ

ชุมชนช่วยให้คุณถามและตอบคําถาม ให้คําติชม และรับฟังจากผู้เชี่ยวชาญที่มีความรู้มากมาย