จัดกําหนดการศาลากลางใน Microsoft Teams
ไม่ว่าคุณจะเป็นเจ้าภาพการสาธิตผลิตภัณฑ์ทั่วทั้งบริษัทหรือครอบคลุมเหตุการณ์สด คุณลักษณะของศาลากลางจะเหมาะสมที่สุดสําหรับการผลิตเหตุการณ์ขนาดใหญ่
ในบทความนี้
จัดกำหนดการประชุมทั้งบริษัท
หากต้องการกําหนดตารางเวลาศาลาว่าการ:
-
เปิดปฏิทิน Teams ของคุณ
-
เลือกลูกศรถัดจาก การประชุมใหม่ +
-
เลือก ศาลากลาง จากเมนูดรอปดาวน์
-
ใน รายละเอียด ให้ใส่ข้อมูลพื้นฐาน กําหนดผู้นําเสนอ และอื่นๆ:
-
ใส่ชื่อเหตุการณ์ วันที่เริ่มต้น และวันที่สิ้นสุด และคําอธิบาย
หมายเหตุ: ระยะเวลาสูงสุดของศาลากลางคือ 30 ชั่วโมง
-
ตามค่าเริ่มต้น ผู้จัด คือบุคคลที่สร้างศาลากลาง
-
ในกลุ่ม เหตุการณ์ > ผู้จัดงานร่วม หรือ ผู้นําเสนอ จากองค์กรของคุณ ให้ค้นหาและเลือกบุคคลอื่นๆ ที่จะช่วยจัดการศาลากลาง คุณยังสามารถ เพิ่มผู้นําเสนอภายนอกได้อีกด้วย
หมายเหตุ: ผู้จัดร่วมจะมีความสามารถของผู้จัดการประชุมส่วนใหญ่ แต่ไม่สามารถเปลี่ยนแปลง รายละเอียด (วันที่ เวลา ฯลฯ) ผู้นําเสนอจะสามารถพูดและแชร์เนื้อหาระหว่างกิจกรรมได้
-
เลือก บันทึกและส่งการเชิญ นําการเปลี่ยนแปลงไปใช้ และเชิญผู้ร่วมงานและผู้นําเสนอเข้าร่วมกิจกรรม
-
-
ใน การเข้าถึงเหตุการณ์ ให้เลือกว่าเหตุการณ์ของคุณจะพร้อมใช้งานสําหรับองค์กรของคุณ (สมาชิกและผู้เยี่ยมชมในองค์กรของคุณ) สาธารณะ (ทุกคนที่ได้รับเชิญหรือมีลิงก์ไปยังเหตุการณ์) หรือ People และกลุ่ม (เฉพาะบุคคลและกลุ่มที่ได้รับเชิญจากองค์กรของคุณเท่านั้น)
ชนิดสิทธิ์
คำอธิบาย
องค์กรของคุณ
ทุกคนในองค์กรของคุณสามารถเข้าร่วมศาลากลางรวมถึงแขกได้
สาธารณะ
ทุกคนสามารถเข้าร่วมได้ ทั้งบุคคลในองค์กรของคุณและบุคคลภายนอกองค์กร
บุคคลและกลุ่ม
สามารถเข้าร่วมศาลากลางได้ถึง 500 คน ซึ่งรวมถึงบุคคลที่ถูกเพิ่มทีละคนและผ่านรายชื่อการแจกจ่าย กลุ่มความปลอดภัย Microsoft 365 และกลุ่ม Microsoft 365 Unified คุณสามารถเพิ่มกลุ่มหรือรายการดังกล่าวได้สูงสุด 20 รายการ กลุ่มแบบไดนามิกไม่ได้รับการสนับสนุน
-
ใน เชิญผู้เข้าร่วม ให้ค้นหาและเลือกบุคคลที่คุณต้องการส่งคําเชิญเข้าร่วมเหตุการณ์ไปให้ คุณสามารถเพิ่มรายชื่อการแจกจ่าย, กลุ่มความปลอดภัย Microsoft 365, Microsoft 365 Unified กลุ่ม และที่อยู่อีเมลแต่ละรายการได้สูงสุด 500 รายการ คุณสามารถเพิ่มกลุ่มหรือรายการดังกล่าวได้สูงสุด 20 รายการ
-
เลือก บันทึก เพื่อนําการเปลี่ยนแปลงไปใช้ และดําเนินการปรับแต่งเหตุการณ์ของคุณต่อไป
-
เลือก ตัวเลือกการประชุม เพื่อแก้ไขการตั้งค่าเพิ่มเติม
หมายเหตุ:
-
ตัวเลือกการประชุมบางอย่างอาจถูกล็อกโดยขึ้นอยู่กับนโยบายที่ตั้งค่าโดยผู้ดูแลระบบ IT ของคุณ
-
กลุ่มความปลอดภัย Microsoft 365 ที่ไม่ได้เปิดใช้งานจดหมายจะไม่ได้รับอีเมลเชิญ
-
กลุ่มแบบไดนามิกไม่ได้รับการสนับสนุน
-
-
เลือก เผยแพร่ เพื่อจัดกําหนดการกิจกรรมในศาลากลางของคุณและเชิญผู้เข้าร่วม
เพิ่มผู้นําเสนอภายนอก
เพิ่มผู้นําเสนอจากภายนอกองค์กรไปยังศาลากลางได้อย่างง่ายดายมากถึง 20 คน ผู้นําเสนอภายนอกเป็นผู้นําเสนอที่ไม่ระบุชื่อ ภายนอกองค์กรของคุณ หรือไม่ใช้ Teams
เมื่อคุณเพิ่มผู้นําเสนอภายนอก พวกเขาจะได้รับลิงก์การเข้าร่วมที่ไม่ซ้ํากันที่จะอนุญาตให้พวกเขาเข้าสู่เหตุการณ์โดยไม่ต้องรอในล็อบบี้ ผู้นําเสนอแบบไม่ระบุชื่อไม่จําเป็นต้องลงชื่อเข้าใช้ด้วยบัญชี Microsoft พวกเขาสามารถเข้าร่วมโดยใช้ลิงก์และพิมพ์ชื่อก่อนที่จะใส่
เมื่อต้องการเพิ่มผู้นําเสนอภายนอก ให้ทําดังนี้
-
ไปที่ปฏิทิน Teams ของคุณ
-
เลือกศาลาว่าการเมืองที่กําลังจะมาถึง และเลือก รายละเอียด
-
เลือก เพิ่มผู้นําเสนอภายนอก
-
ใน ผู้นําเสนอภายนอก ให้ใส่ที่อยู่อีเมลของผู้นําเสนอภายนอกที่คุณต้องการเพิ่ม
-
เลือก บันทึกและส่งการเชิญ
หมายเหตุ:
-
ผู้นําเสนอภายนอกไม่ควรส่งต่อลิงก์ของพวกเขา พวกเขาสามารถเข้าร่วมโดยใช้ลิงก์เดียวกันบนอุปกรณ์สูงสุด 3 เครื่อง
-
หากผู้เยี่ยมชมได้รับการรับรองความถูกต้องไม่สําเร็จเมื่อเข้าร่วมกิจกรรม ผู้เข้าร่วมเหล่านั้นจะอยู่ในล็อบบี้ จากที่นั่น ผู้จัดกิจกรรมหรือผู้นําเสนอสามารถอนุมัติหรือปฏิเสธคําขอเข้าร่วมเหตุการณ์ได้
สร้างใหม่หรือคัดลอกลิงก์การเข้าร่วมภายนอก
เมื่อต้องการสร้างใหม่หรือคัดลอกลิงก์ที่ผู้นําเสนอภายนอกเข้าร่วมด้วย ให้ทําดังนี้
-
เปิดศาลากลางในปฏิทิน Teams ของคุณ
-
ในรายละเอียดของศาลากลาง ให้เลือก ผู้นําเสนอภายนอก
-
เลือกลิงก์การเข้าร่วมที่ไม่ซ้ํา
-
เลือก คัดลอก เพื่อคัดลอกลิงก์ไปยังคลิปบอร์ดของคุณ หรือ โหลด ใหม่ เพื่อสร้างลิงก์ใหม่
ทําซ้ําศาลากลาง
ทําซ้ําศาลากลางที่มีอยู่เพื่อนํารายละเอียดและการตั้งค่าทั้งหมดไปใช้กับศาลากลางแห่งใหม่ คุณสามารถทําซ้ําห้องโถงเมืองในอดีตและกําลังจะมาถึงที่อยู่ในปฏิทิน Teams ของคุณ
เมื่อคุณทําซ้ําศาลาว่าการเมืองที่มีอยู่ ศาลาว่าการเมืองใหม่จะมีเหมือนกัน:
-
ชื่อเรื่อง
-
คำอธิบาย
-
ผู้นําเสนอ ผู้จัดการร่วม และผู้เข้าร่วม
-
ธีมกิจกรรม
-
การตั้งค่าการลงทะเบียน
-
อีเมลที่กําหนดเอง
-
ตัวเลือกการประชุม
เมื่อต้องการทําซ้ําศาลาว่าการ:
-
ในปฏิทิน Teams ของคุณ ให้คลิกขวาที่ศาลากลางในอดีตหรือถัดไปที่คุณต้องการทําซ้ํา
-
เลือก ทําซ้ํา เหตุการณ์
-
ตั้งค่าวันที่และเวลาของกิจกรรมใหม่ และแก้ไขรายละเอียดกิจกรรมใดๆ ที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง
-
เลือก บันทึก
คุณยังสามารถทําซ้ําศาลากลางได้โดยการดับเบิลคลิกที่ศาลากลางในปฏิทิน Teams ของคุณ และเลือก ทําซ้ํา เหตุการณ์ บนหน้ารายละเอียด
หมายเหตุ: ถ้าคุณกําลังทําซ้ําเหตุการณ์ที่ยังไม่ได้ปรับเปลี่ยนหรือเข้าร่วมในช่วง 60 วันที่ผ่านมา ตัวเลือกการประชุมจะไม่ถูกนําไปใช้ เหตุการณ์ที่ซ้ํากันจะมีตัวเลือกการประชุมเริ่มต้น
เชิญผู้เข้าร่วมไปยังศาลากลาง
หลังจากที่คุณเชิญผู้เข้าร่วม พวกเขาจะเห็นคําเชิญในศาลาว่าการบนปฏิทินของพวกเขา ถ้าคุณเปิดใช้งานการสลับ อนุญาตเฉพาะบุคคลที่ได้รับเชิญให้เข้าร่วม คุณต้องเผยแพร่เหตุการณ์เพื่อให้ผู้เข้าร่วมสามารถเข้าร่วมได้
เมื่อต้องการเชิญผู้เข้าร่วมให้เข้าร่วมการสัมมนาผ่านเว็บ:
-
ไปที่ปฏิทิน Teams ของคุณ
-
เปิดศาลากลางที่มีอยู่แล้วหรือ สร้างศาลากลางใหม่
-
ไปที่ รายละเอียด > ผู้เข้าร่วม
-
ใน เชิญผู้เข้าร่วม ให้ค้นหาและเลือกบุคคลที่คุณต้องการเชิญ
-
เลือก บันทึก
เมื่อกิจกรรมของคุณได้รับการเผยแพร่ ผู้เข้าร่วมจะได้รับคําเชิญทางอีเมลโดยอัตโนมัติ ผู้ได้รับเชิญที่ไม่มีบัญชี Microsoft สามารถเข้าร่วมการประชุมของคุณได้โดยไม่ระบุชื่อ
ปฏิกิริยาสดของศาลากลาง
กระตุ้นการมีส่วนร่วมและรับคําติชมแบบเรียลไทม์จากผู้ชมในศาลากลางของคุณด้วยการตอบสนองแบบสด หลังจากศาลากลางเริ่มผู้เข้าร่วมสามารถเลือกจากการตอบสนองแบบสดหลายแบบในการควบคุมการประชุมของพวกเขา เมื่อพวกเขาเลือกรายการหนึ่ง หน้าต่างจะป็อปอัพขึ้นมาชั่วคราวที่มุมล่างของหน้าต่างการประชุม
(มุมมองผู้เข้าร่วมประชุม)
การตอบสนองสดมีอยู่ในห้องโถงในเมืองที่จัดขึ้นใน Teams Premium โดยจะเปิดใช้งานโดยอัตโนมัติ แต่สามารถเปิดหรือปิดได้
เมื่อต้องการเปิดหรือปิดการตอบสนองแบบสดของศาลากลางก่อนเหตุการณ์:
-
ไปที่ปฏิทิน Teams ของคุณ
-
เลือกศาลากลางที่คุณจัดขึ้น
-
เลือก จัดการ เหตุการณ์
-
ใน รายละเอียด ให้เลือกตัวเลือก การประชุม
-
เลือก การมีส่วนร่วม
-
เปิดหรือปิด อนุญาตการตอบสนอง
-
เลือก นําไปใช้ > บันทึก
เมื่อต้องการเปิดหรือปิดการตอบสนองสดระหว่างเหตุการณ์:
-
ในตัวควบคุมการประชุมของคุณ ให้เลือก การดําเนินการเพิ่มเติม > การตั้งค่า > ตัวเลือกการประชุม
-
ใน การมีส่วนร่วม ให้เปิดหรือปิด อนุญาตการตอบสนอง
การเปลี่ยนแปลงการตั้งค่านี้จะมีผลในทันที
หมายเหตุ:
-
ถ้าคุณกําลังบันทึกศาลากลาง การตอบสนองสดจะไม่ปรากฏในการบันทึก
-
ในห้องโถงของเมือง ผู้เข้าร่วมจะรับชมในเวลาล่าช้าประมาณ 20-30 วินาที การตอบสนองของพวกเขาอาจดูเหมือนล่าช้าต่อผู้นําเสนอและผู้จัดประชุม
เมื่อต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการตอบสนองแบบสดใน Teams ให้ดู แสดงตัวตนของคุณในการประชุม Microsoft Teams ด้วยการตอบสนองแบบสด
อีเมลศาลากลาง
อีเมลศาลากลางใน Teams จะเปิดใช้งานโดยอัตโนมัติเมื่อคุณจัดกําหนดการศาลากลาง มีอีเมลสองประเภทที่บุคคลที่ได้รับเชิญมายังศาลากลางจะได้รับ:
-
อีเมลเชิญเข้าร่วมกิจกรรม: อีเมลเหล่านี้บอกผู้คนว่าพวกเขาได้รับเชิญให้เข้าร่วมศาลากลาง ซึ่งประกอบด้วยรายละเอียดกิจกรรมที่สําคัญ เช่น วันที่ เวลาเริ่มต้น และคําอธิบาย สิ่งเหล่านี้จะถูกส่งโดยอัตโนมัติเมื่อมีการเผยแพร่เหตุการณ์
-
อีเมลที่มีในการบันทึกเหตุการณ์ : หลังศาลากลาง อีเมลเหล่านี้จะแจ้งให้ผู้เข้าร่วมประชุมทราบเมื่อการบันทึกเหตุการณ์พร้อมให้ดู อีเมลเหล่านี้จะถูกส่งโดยอัตโนมัติเมื่อมีการเผยแพร่การบันทึกเหตุการณ์
อีเมลศาลากลางถูกสร้างขึ้นจากเทมเพลต Teams ที่จะกรอกรายละเอียดกิจกรรมโดยอัตโนมัติ คุณสามารถ แก้ไขอีเมล หรือ ปิด อย่างสมบูรณ์ก่อนที่จะเผยแพร่กิจกรรม
เมื่อต้องการเรียนรู้เพิ่มเติม ให้ดู จัดการอีเมลศาลากลางใน Microsoft Teams
เผยแพร่ศาลากลาง
หลังจากที่คุณเสร็จสิ้นรายละเอียดของศาลากลางและเทมเพลตคําเชิญทางอีเมลของคุณแล้ว ให้เผยแพร่ศาลากลางเพื่อเชิญผู้เข้าร่วมโดยอัตโนมัติ
เมื่อต้องการเผยแพร่ศาลาว่าการ:
-
ไปที่ปฏิทิน Teams ของคุณ
-
เปิดศาลากลางที่มีอยู่แล้วหรือ สร้างศาลากลางใหม่
-
สรุปรายละเอียดที่สําคัญและ กําหนดการกําหนดลักษณะเอง
-
เลือก บันทึก เพื่อนําการเปลี่ยนแปลงไปใช้
-
เลือก เผยแพร่ และยืนยัน
หลังจากเผยแพร่ศาลาว่าการของคุณแล้ว ผู้เข้าร่วมจะได้รับคําเชิญทางอีเมลและการอัปเดตเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงใดๆ ของกิจกรรมโดยอัตโนมัติ
การแก้ไขปัญหา
ฉันจะทําอย่างไรถ้าฉันมีปัญหาในการเข้าร่วมการประชุม
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเข้าร่วมการประชุมที่ลงชื่อเข้าใช้จากบัญชีที่คุณได้รับเชิญเข้าร่วมการประชุมหรือลิงก์เข้าร่วมฉันได้รับเชิญให้เป็นผู้นําเสนอภายนอก แต่ลิงก์การเข้าร่วมของฉันไม่ทํางาน
ลิงก์เฉพาะของคุณเพื่อเข้าร่วมในฐานะผู้นําเสนอจะทํางานได้เมื่อคุณลงชื่อเข้าใช้ Teams ด้วยอีเมลเดียวกันกับที่คุณได้รับลิงก์เข้าร่วมเท่านั้น คุณไม่สามารถลงชื่อเข้าใช้ด้วยบัญชีอื่นและใช้ลิงก์ และคุณไม่สามารถเข้าร่วมโดยไม่ระบุชื่อโดยใช้ลิงก์ได้