Activez les rapports de présence pour afficher et télécharger des détails de présence importants, tels que les personnes qui ont assisté et l’heure à laquelle les personnes ont rejoint et quitté, pendant et après votre réunion. Seuls les organisateurs et les co-organisateurs peuvent afficher et télécharger les rapports de présence. 

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Activer ou désactiver les rapports de présence

Les organisateurs peuvent activer ou désactiver les rapports de présence dans les réunions qu’ils créent.

Avant une réunion

Pour activer ou désactiver les rapports de présence avant une réunion :

  1. Accédez à votre calendrier Teams.

  2. Sélectionnez une réunion.

  3. Dans Détails, sélectionnez Options Bouton Paramètres> Autres options. 

  4. Dans Engagement Icône de l’onglet Conversation Teams, activez ou désactivez le bouton bascule Autoriser le rapport de présence.

  5. Sélectionnez Enregistrer.

Pour obtenir de l’aide supplémentaire sur la gestion des rapports de présence aux réunions, contactez votre administrateur informatique.

Pendant une réunion

Pour activer ou désactiver les rapports de présence pendant une réunion :

  1. Participer à une réunion Teams.

  2. Dans vos contrôles de réunion, sélectionnez Autres actions Icône Autres options de Microsoft Teams> Paramètres Bouton Paramètres > Options de réunion Icône d’options de réunion.

  3. Dans Engagement Icône de l’onglet Conversation Teamsactiver ou désactiver le bouton bascule Autoriser le rapport de présence.

  4. Sélectionnez Enregistrer.

Afficher les rapports de présence

Les rapports sont stockés avec les autres données de l’organisateur, comme les e-mails et les contacts.

Dans l’invitation à la réunion

  1. Dans Teams, accédez à Calendrier Icône d’onglet Calendrier Teams.

  2. Sélectionnez une réunion passée.

  3. Sélectionnez Récap. Vous pouvez afficher les données directement dans Teams.

Après la réunion, les co-organisateurs ne peuvent pas afficher ou télécharger les rapports de présence à partir de l’invitation à la réunion. 

Dans la conversation de réunion

Les organisateurs peuvent afficher le rapport de présence à partir de la conversation de réunion après la fin de la réunion.

Le rapport de présence apparaîtra dans la conversation environ cinq minutes après la fin de votre réunion. Sélectionnez-le pour afficher et télécharger le fichier .csv.

Carte CSV de présence dans la conversation de réunion

Après la fin d’une réunion, les co-organisateurs peuvent uniquement afficher les rapports de présence à partir de la conversation de réunion.

: 

  • Pour les réunions périodiques, vous recevrez un rapport de présence unique après chaque occurrence. Vous ne verrez pas la vignette dans la conversation de réunion pour les réunions avec moins de 2 participants. Vous pouvez toujours voir ces rapports en accédant à l’onglet « Présence » de l’invitation. ​​​​​​​

  • Les rapports sont supprimés définitivement si un organisateur quitte le organization et que personne d’autre ne peut y accéder.

Télécharger les rapports de présence

Les organisateurs de réunions et les co-organisateurs sont les seuls à pouvoir télécharger un rapport de présence. Les co-organisateurs peuvent uniquement afficher et télécharger des rapports pour les réunions qui ont été planifiées dans Teams, et non dans Outlook.

Pendant une réunion

  1. Sélectionnez Personnes Bouton Contacts ou Afficher les participantsdans vos contrôles de réunion.

  2. Dans le volet Participants , sélectionnez Autres actions Icône Autres options de Microsoft Teams> Télécharger la liste de présence Bouton Télécharger.

  3. Recherchez le fichier dans le dossier Téléchargements de votre appareil.

Après une réunion

  1. Dans Teams, accédez à Calendrier Icône d’onglet Calendrier Teams.

  2. Sélectionnez la réunion passée.

  3. Sélectionnez Récap.

  4. Pour télécharger le fichier CSV de présence pour la réunion, sélectionnez Télécharger Bouton Télécharger.

Masquer l’identité dans les rapports de présence

Vous pouvez décider si vous souhaitez que votre identité soit affichée dans les rapports de présence.

Pour masquer votre identité dans les rapports de présence :

  1. Accédez à Paramètres et plus Icône Autres options de Microsoft Teams> paramètres Bouton Paramètresdans Teams.

  2. Sélectionnez Confidentialité Bouton Paramètres de confidentialité.

  3. Activez ou désactivez le bouton bascule m’identifier dans les rapports de présence.

Informations sur l’engagement

Les organisateurs disposant de Teams Premium peuvent afficher et télécharger les données d’engagement de réunion, telles que le nombre total de réactions, les mains levées, les caméras activées, etc. dans l’onglet Présence après une réunion ou un webinaire planifié.

Informations d’engagement disponibles sous l’onglet Présence d’une réunion.

Problèmes connus et limites

  • Dans les réunions de plus de 120 participants, le rapport de présence disponible pendant la réunion inclut uniquement certains participants. Le rapport post-réunion contiendra tous les participants.

  • Le rapport n’inclut pas d’insights provenant de salles pour petit groupe supprimées.

  • Actuellement, le rapport n’inclut pas les participants en mode affichage seul.

  • Si une réunion de canal est en cours et que quelqu’un commence une deuxième réunion dans la même conversation de canal, un rapport de présence sera disponible uniquement pour la deuxième réunion.

  • Si un membre patiente dans la salle d’attente et n’est pas admis dans la réunion, il ne sera pas inclus dans le rapport.

  • Lorsqu’un participant est en attente d’une réunion, ses informations sont toujours incluses pour cette période dans le rapport de présence.

  • Les rapports de présence ne sont pas pris en charge pour les réunions de canal instantanées.

  • Les co-organisateurs ne peuvent pas accéder aux rapports de présence pour les réunions de canal.

Affichez les rapports de présence directement dans l’application mobile Microsoft Teamspour obtenir des informations sur vos réunions et webinaires. Consultez les données d’inscription au webinaire, les heures auxquelles les participants ont rejoint et quitté des réunions, et bien plus encore.

: Pour afficher toutes les données du rapport de présence, affichez le rapport sur Teams pour ordinateur de bureau ou web.

Activer ou désactiver les rapports de présence avant une réunion

Pour activer ou désactiver les rapports de présence avant votre réunion :

  1. Accédez à votre calendrier Teams.

  2. Ouvrez une réunion.

  3. Appuyez sur Options de réunion Bouton Paramètres.

  4. Activez ou désactivez le bouton bascule Autoriser le rapport de présence.

  5. Appuyez sur Enregistrer.

Les participants peuvent décider s’ils veulent que leurs informations soient affichées dans les rapports de présence en accédant à Paramètres et plus Icône Autres options de Microsoft Teams> Paramètres Bouton Paramètres> confidentialité > dans Teams et en activant ou désactivant les rapports d’assistance.

Pour obtenir de l’aide supplémentaire sur la gestion des paramètres de votre rapport de participation aux réunions, contactez votre administrateur informatique.

Ouvrir un rapport de présence

Pour ouvrir un rapport de présence :

  1. Ouvrez l’historique des conversations de votre réunion.

  2. Appuyez sur le message Fin de la réunion .

  3. Appuyez sur Plus > rapport de présence.

Partager un rapport de présence

Pour partager un rapport de présence :

  1. Ouvrez un rapport de présence.

  2. Appuyez sur Partager Icône de partage iOS Teams, puis choisissez la façon dont vous souhaitez partager votre rapport de présence.

  3. Appuyez sur Envoyer Envoyer icône .

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