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Gérer les e-mails de webinaire dans Microsoft Teams
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Informez, rappelez et mettez à jour les participants inscrits sur un webinaire à venir avec des e-mails de webinaire.

Types d’e-mails de webinaire

Il existe différents types d’e-mails de webinaires qui informent et rappellent aux utilisateurs leurs status d’approbation, les détails des événements, etc.  

  • Type d’e-mail

  • Fonction

  • Quand il est envoyé

  • Inscription des participants

  • Avertit le destinataire que sa place est réservée à l’événement.

  • Immédiatement

  • Approbation du participant en attente

  • Informe le destinataire que sa demande d’inscription a été reçue.

  • Immédiatement

  • Liste d’attente des participants

  • Informe le destinataire que l’événement est complet, mais qu’il a été ajouté à la liste d’attente & sera averti si une place s’ouvre.

  • Immédiatement

  • Rejet du participant

  • Informe le destinataire que l’événement est en capacité et que sa demande d’inscription ne peut pas être acceptée.

  • Immédiatement

  • Annulation du participant

  • Confirme l’annulation de l’inscription par un participant.

  • Immédiatement

  • Annulation du webinaire

  • Avertit le participant inscrit que l’événement a été annulé.

  • Immédiatement

  • Mise à jour de la date et de l’heure du webinaire

  • Mises à jour participant inscrit sur les modifications apportées à la date ou à l’heure de l’événement.

  • Immédiatement

  • Rappel de webinaire

  • Rappelle aux participants inscrits le webinaire à venir.

  • 1h avant le début de l’événement*

  • Enregistrement d’événement disponible

  • Avertit le participant que l’enregistrement de l’événement est publié et prêt à être examiné.

  • Les e-mails d’enregistrement d’événements ne seront pas envoyés aux présentateurs externes. 

  • Dès que l’enregistrement est publié

 *Les utilisateurs disposant de Teams Premium peuvent modifier le contenu des e-mails et modifier les temps d’envoi des e-mails de rappel de webinaire.

Modifier les e-mails de webinaire

: La modification des e-mails de webinaire est disponible dans le cadre de Teams Premium, une licence de module complémentaire qui fournit des fonctionnalités supplémentaires pour rendre les réunions Teams plus personnalisées, intelligentes et sécurisées. Pour accéder à Teams Premium, contactez votre administrateur informatique.

Par défaut, les e-mails des webinaires sont automatiquement rédigés à l’aide de modèles dans Teams. Toutefois, dans Teams Premium, vous pouvez les modifier avant leur envoi. 

Pour modifier les e-mails de webinaire :

  1. Ouvrez le webinaire à venir dans votre calendrier Teams.

  2. Sélectionnez E-mails.Capture d’écran de l’onglet Communications dans les options de configuration du webinaire, montrant les e-mails du webinaire

  3. Sélectionnez Modifier dans la ligne de l’e-mail que vous souhaitez modifier. Vous pouvez modifier :

    • Nom de l’expéditeur

    • Objet du message électronique

    • Bannières et images de logo

    • Corps du Capture d’écran du modèle d’e-mail de webinaire dans Microsoft Teamsde l’e-mail

  4. Apportez des modifications au contenu de l’e-mail. Alors :

    • Sélectionnez Aperçu de l’e-mail pour voir l’aspect de l’e-mail pour les destinataires.

    • Sélectionnez Continuer à modifier pour apporter d’autres modifications,

    • Sélectionnez Annuler pour ignorer vos modifications.

  5. Sélectionnez Enregistrer.

: Si un organisateur ne modifie pas le contenu de l’e-mail de rappel, chaque participant et organisateur verront l’e-mail traduit dans la langue par défaut de leur navigateur. Si un organisateur personnalise l’e-mail, les participants le verront tel qu’il a été écrit dans la langue de l’organisateur.

Modifier l’heure d’envoi de l’e-mail de rappel

Par défaut, les e-mails de rappel sont envoyés aux inscrits une heure avant le début de l’événement. Dans Teams Premium, vous pouvez modifier l’heure d’envoi et avertir les participants plus tôt. 

: La modification des heures d’envoi des e-mails de rappel est disponible dans le cadre de Teams Premium, une licence complémentaire qui fournit des fonctionnalités supplémentaires pour rendre les réunions Teams plus personnalisées, intelligentes et sécurisées. Pour accéder à Teams Premium, contactez votre administrateur informatique.

Pour modifier l’heure d’envoi de l’e-mail de rappel :

  1. Ouvrez le webinaire à venir dans votre calendrier Teams.

  2. Sélectionnez E-mails.

  3. Dans la ligne Rappel par e-mail , sélectionnez 1h avant le début de l’événement.Capture d’écran montrant comment modifier l’heure d’envoi des e-mails de rappel du webinaire

  4. Définissez le nombre d’heures ou de jours avant l’événement pour envoyer l’e-mail de rappel. Sélectionnez Enregistrer.

Capture d’écran de l’éditeur de temps d’envoi d’e-mail de rappel dans Teams

Les rappels par e-mail du webinaire doivent être envoyés au moins une heure avant le début de l’événement.

Désactiver les e-mails de webinaire

Les e-mails de webinaire sont activés automatiquement lorsque vous créez un webinaire. Vous pouvez les désactiver à tout moment avant de publier le site d’événements. 

Pour désactiver les e-mails de webinaire lors de la planification d’un webinaire :

  1. Dans le formulaire de planification, accédez à Configuration > Détails.

  2. Sous Accès aux événements, désactivez la case à cocher Activer les e-mails des participants .

Pour désactiver les e-mails de webinaire pour un webinaire planifié :

  1. Accédez à votre calendrier Teams.

  2. Cliquez avec le bouton droit sur un webinaire et sélectionnez Gérer l’événement Petite icône de modification Fluent 2.

  3. Sélectionnez Configuration > Détails.

  4. Sous Accès aux événements, désactivez la case à cocher Activer les e-mails des participants .

: 

  • Ce paramètre désactive tous les e-mails de webinaire Teams, y compris les e-mails d’annulation et d’enregistrement d’événements.

  • Vous pouvez uniquement modifier ce paramètre avant la publication du site d’événements.

Gérer les e-mails via des intégrations

Configurez et gérez les e-mails de webinaire en intégrant des outils d’automatisation marketing non-Microsoft dans Teams. Implémentez des intégrations de webinaire avant de publier le site d’événements.

Pour commencer à utiliser les intégrations de webinaires :

  1. Sélectionnez Calendrier Icône d’onglet Calendrier Teams dans Teams.

  2. Cliquez avec le bouton droit sur un webinaire existant et sélectionnez Gérer l’événement Petite icône de modification Fluent 2.

  3. Dans le formulaire de planification, sélectionnez Intégrations.

  4. Choisissez un outil d’automatisation marketing pour l’utiliser pour votre webinaire.

Et après ?

Gérer ce que les participants voient dans Microsoft Teams.

Modifier les détails du webinaire dans Microsoft Teams.

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