在 Microsoft Teams 中安排全体大会

无论是举办公司范围内的产品演示还是直播活动,市政厅功能都是举办大型活动的最佳选择。

本文内容

安排全体大会

若要安排全体大会,请执行以下操作:

  1. 打开 Teams 日历。

  2. 选择“新建会议 +”旁边的箭头。

  3. 从下拉菜单中选择“全体大会”。 显示如何在 Teams 中创建新的全体大会的屏幕截图

  4. 在“详细信息”中,输入基本信息、指定演示者等:

    1. 输入活动标题、开始和结束日期以及说明。

      注意: 全体大会最长可持续 30 个小时。

    2. 默认情况下,组织者是创建全体大会的人员。

    3. “事件组 > 组织中的 共同组织者演示者”中,搜索并选择将帮助管理市政厅的其他人。 还可以 添加外部演示者

      注意: 共同组织者将具有大多数组织者功能,但无法更改 详细信息 (日期、时间等 ) 。 演示者能够在活动期间发言和共享内容。

    4. 选择“保存并发送邀请“保存”图标,以应用更改并邀请共同组织者和演示者参加活动。

  5. “事件访问”中,选择组织 (组织成员和来宾、公共 (受邀者或具有活动) ) 链接的任何人,或者人员和组 (组织)

    权限类型

    说明

    你的组织

    组织中的任何人都可以参加市政厅,包括客人。

    公开

    任何人都可以加入 - 组织内部和组织外部的人员均可加入。   

    人员和组

    最多可有 500 人参加市政厅。 这包括通过通讯组列表、Microsoft 365 个安全组和Microsoft 365 统一组添加的人员。 最多可以添加 20 个此类组或列表。 不支持动态组。

  6. 在“邀请与会者”中,搜索要向其发送活动邀请的人员并将其选中。 可以添加通讯组列表、Microsoft 365 个安全组、Microsoft 365 个统一组,以及最多 500 个单独电子邮件地址。 最多可以添加 20 个此类组或列表。

  7. 选择“保存”,以应用更改并继续自定义活动。

  8. 选择“ 会议选项 “设置”按钮编辑更多设置

    注意: 

    • 某些会议选项可能会锁定,具体取决于 IT 管理员设置的策略。

    • Microsoft未启用邮件的 365 个安全组不会收到电子邮件邀请。

    • 不支持动态组。

  9. 选择“”,以安排全体大会活动并邀请与会者。

添加外部演示者

从组织外部轻松将多达 20 名演示者添加到市政厅。  外部演示者是匿名、组织外部或不使用 Teams 的演示者。

添加外部演示者时,这些演示者将收到唯一的加入链接;通过该链接,他们可进入活动,而不必在大厅中等待。 匿名演示者无需使用 Microsoft 帐户登录;他们可以使用链接加入,并在进入之前键入其名称。

若要添加外部演示者,请执行以下操作:

  1. 转到 Teams 日历。

  2. 选择即将开始的全体大会,然后选择“详细信息”。

  3. 选择“添加外部演示者”。 显示如何将外部演示者添加到网络研讨会的屏幕截图

  4. 在“外部演示者”中,输入要添加的外部演示者的电子邮件地址。

  5. 选择“保存并发送邀请“保存”图标

注意: 

  • 外部演示者不得转发其链接。 他们最多可以在 3 台设备上使用同一链接加入。

  • 如果来宾在加入活动时未成功进行身份验证,则会将其放置在大厅中。 在那里,活动组织者或演示者可以批准或拒绝其加入活动的请求。

重新生成或复制外部加入链接

若要重新生成或复制外部演示者加入时使用的链接,请执行以下操作:

  1. 在 Teams 日历中打开一个市政厅。

  2. 在“全体大会详细信息”中,选择“外部演示者”。 显示外部演示者选项卡的屏幕截图,该选项卡突出显示全体大会安排窗体

  3. 选择“唯一加入链接”。

  4. 选择“复制“复制链接代码”图标 来将链接复制到剪贴板,或者选择“重新加载“重新加载”选项卡按钮来重新生成新链接。

复制市政厅

复制现有市政厅,将其所有详细信息和设置应用于新的市政厅。 可以复制 Teams 日历中的过去和即将推出的市政厅。

复制现有市政厅时,新市政厅将具有相同的:

  • 标题

  • 说明

  • 演示者、共同组织者和与会者

  • 事件主题

  • 注册设置

  • 自定义电子邮件

  • 会议选项

复制市政厅:

  1. 在 Teams 日历中,右键单击要复制的过去或即将到来的市政厅。

  2. 移动设备上 Word 中 Copilot 的“复制”按钮的图标选择 “重复事件”。

  3. 设置新事件的日期和时间,并编辑要更改的任何事件详细信息。

  4. 选择“保存”。

还可以通过在 Teams 日历中双击它,然后在详细信息页上选择“ 复制事件 移动设备上 Word 中 Copilot 的“复制”按钮的图标来复制市政厅。

注意: 如果要复制过去 60 天内未修改或加入的事件,则不会延续其会议选项。 重复事件将具有默认会议选项。

邀请与会者参加全体大会

邀请与会者后,这些与会者将在其日历上看到全体大会邀请。 如果启用了“仅允许受邀人员加入”开关,则必须发布活动,让与会者能够加入。 

若要邀请与会者参加网络研讨会,请执行以下操作:

  1. 转到 Teams 日历。

  2. 打开现有的全体大会或创建新的全体大会

  3. 转到“详细信息”>“与会者”。

  4. 在“邀请与会者”中,搜索要邀请的人员并将其选中。

  5. 选择“保存”

发布活动后,与会者将自动收到电子邮件邀请。 没有Microsoft帐户的被邀请者可以匿名加入会议。

市政厅现场反应

通过实时反应提高参与度并接收市政厅受众的实时反馈。 市政厅启动后,与会者可以在其会议控件中选择多个实时反应。 选择一个时,它会在会议窗口的下角暂时弹出。 

一个全体大会活动显示现场与会者的反应。

(与会者视图)

现场反应在以Teams 高级版组织的市政厅提供。 它们会自动启用,但可以打开或关闭。 

若要在活动前打开或关闭市政厅实时反应::

  1. 转到 Teams 日历。 

  2. 选择你组织的市政厅。 

  3. 选择“ Fluent 2 编辑小图标管理事件 ”。 

  4. “详细信息”中,选择“ 会议选项“设置”按钮。 

  5. 选择“参与 Teams 聊天选项卡图标

  6. 打开或关闭 “允许反应 ”开关。 

  7. 选择“ 应用 > 保存 “保存”图标

若要在活动期间打开或关闭实时反应::

  1. 在会议控件中,选择“更多操作Microsoft Teams“更多选项”图标> “设置” “设置”按钮 > “会议选项会议选项图标

  2. “参与 Teams 聊天选项卡图标”中,打开或关闭 “允许反应 ”开关。

对此设置的更改将立即生效。 

注意: 

  • 如果要录制市政厅,录制中不会出现实时反应。

  • 在市政厅,与会者将延迟约 20-30 秒观看。 因此,他们的反应似乎被主持人和组织者推迟了。

若要详细了解 Teams 中的实时反应,请参阅 使用实时反应在Microsoft Teams 会议中表达自己。 

市政厅电子邮件

安排市政厅时,Teams 中的市政厅电子邮件会自动打开。 受邀加入市政厅的用户将收到两种类型的电子邮件:

  • 活动邀请 电子邮件:这些电子邮件告知用户他们被邀请到市政厅。 它们包含重要的事件详细信息,例如日期、开始时间和说明。 发布事件时会自动发送这些内容。

  • 活动录制可用 电子邮件:在市政厅之后,这些电子邮件会让与会者知道活动录制何时可供查看。 发布事件录制时会自动发送这些电子邮件。

市政厅电子邮件是从 Teams 模板创建的,该模板会自动填写事件详细信息。 可以在发布事件之前 编辑电子邮件 或将其完全 关闭 。 

若要了解详细信息,请参阅 在 Microsoft Teams 中管理市政厅电子邮件

发布全体大会

填好全体大会的详细信息和电子邮件邀请模板后,请发布全体大会以自动邀请与会者。

若要发布全体大会,请执行以下操作:

  1. 转到 Teams 日历。

  2. 打开现有的全体大会或创建新的全体大会

  3. 填写重要详细信息并自定义主题

  4. 选择“保存”以应用任何更改。

  5. 选择“发布 ”并确认。 突出显示发布全体大会 UI 的屏幕截图

发布全体大会后,与会者将自动收到电子邮件邀请和有关活动的任何更改的更新。

疑难解答

如果我在加入会议时遇到问题,该怎么办? 确保从接收会议邀请或加入链接时所使用的帐户加入登录的会议。 

我被邀请为外部演示者,但我的加入链接不起作用。 仅当你使用你收到加入链接的同一电子邮件登录 Teams 时,你作为演示者加入的唯一链接才起作用。 不能使用其他帐户登录并使用链接,也不能使用该链接匿名加入。

后续步骤是什么?

自定义全体大会

在 Microsoft Teams 中主持全体大会

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