Quản lý email trong hội thảo web trong Microsoft Teams
Applies ToMicrosoft Teams

Thông báo, nhắc nhở và cập nhật người dự đã đăng ký về hội thảo web sắp tới bằng email hội thảo web.

Các loại email hội thảo web

Có các loại email hội thảo web khác nhau thông báo và nhắc mọi người về trạng thái phê duyệt, chi tiết sự kiện và nhiều thông tin khác.  

  • Loại email

  • Tính năng

  • Khi được gửi

  • Đăng ký người dự

  • Thông báo cho người nhận rằng vị trí của họ được dành riêng cho sự kiện.

  • Ngay lập tức

  • Người dự đang chờ phê duyệt

  • Thông báo cho người nhận rằng yêu cầu đăng ký của họ đã được nhận.

  • Ngay lập tức

  • Danh sách người dự

  • Thông báo cho người nhận rằng sự kiện đã đầy, nhưng họ đã được thêm vào danh sách chờ & sẽ được thông báo nếu một điểm mở ra.

  • Ngay lập tức

  • Từ chối người dự

  • Thông báo cho người nhận rằng sự kiện đã ở mức công suất và yêu cầu đăng ký của họ không thể được chấp nhận.

  • Ngay lập tức

  • Hủy người dự

  • Xác nhận hủy bỏ đăng ký bởi người dự.

  • Ngay lập tức

  • Hủy hội thảo web

  • Thông báo cho người dự đã đăng ký rằng sự kiện đã bị hủy bỏ.

  • Ngay lập tức

  • Cập nhật ngày trong hội thảo web

  • Cập nhật người dự đã đăng ký về những thay đổi đối với ngày hoặc giờ của sự kiện.

  • Ngay lập tức

  • Lời nhắc trong Hội thảo web

  • Nhắc người dự đã đăng ký về hội thảo web sắp tới.

  • 1h trước khi sự kiện bắt đầu*

  • Bản ghi sự kiện sẵn dùng

  • Thông báo cho người dự rằng bản ghi sự kiện đã được phát hành và sẵn sàng để xem lại.

  • Email ghi sự kiện sẽ không được gửi đến diễn giả bên ngoài. 

  • Ngay sau khi bản ghi được phát hành

 *Người dùng có Teams Cao cấp thể chỉnh sửa nội dung email và sửa đổi thời gian gửi cho email nhắc nhở trong hội thảo web.

Chỉnh sửa email hội thảo web

Lưu ý: Tính năng chỉnh sửa email trong hội thảo web có sẵn như một phần của Teams Cao cấp, một giấy phép phần bổ trợ cung cấp các tính năng bổ sung để làm cho các cuộc họp Teams được cá nhân hóa, thông minh và bảo mật hơn. Để có quyền truy nhập vào Teams Cao cấp, hãy liên hệ với người quản trị CNTT của bạn.

Theo mặc định, email hội thảo web được tự động soạn thảo bằng cách sử dụng mẫu trong Teams. Tuy nhiên, trong Teams Cao cấp, bạn có thể chỉnh sửa chúng trước khi chúng được gửi. 

Để chỉnh sửa email trong hội thảo web:

  1. Mở hội thảo web sắp tới trong Lịch Teams của bạn.

  2. Chọn Email.Ảnh chụp màn hình tab liên lạc trong các tùy chọn thiết lập hội thảo web, hiển thị email hội thảo web

  3. Chọn Chỉnh sửa trong hàng email bạn muốn chỉnh sửa. Bạn có thể chỉnh sửa:

    • Tên người gửi

    • Chủ đề email

    • Biểu ngữ và hình ảnh logo

    • Nội dung của thư email Ảnh chụp màn hình của mẫu email hội thảo web trong Microsoft Teams

  4. Thực hiện thay đổi đối với nội dung email. Sau đó:

    • Chọn Xem trước email để xem email sẽ trông như thế nào với người nhận.

    • Chọn Tiếp tục chỉnh sửa để thực hiện thêm thay đổi,

    • Chọn Hủy bỏ để bỏ các chỉnh sửa của bạn.

  5. Chọn Lưu.

Quan trọng: Nếu người tổ chức không chỉnh sửa nội dung email lời nhắc, mỗi người dự và người tổ chức sẽ thấy email được dịch bằng ngôn ngữ mặc định của trình duyệt. Nếu người tổ chức tùy chỉnh email, người dự sẽ thấy email như được viết bằng ngôn ngữ của người tổ chức.

Thay đổi thời gian gửi email lời nhắc

Theo mặc định, email nhắc nhở sẽ được gửi đến người đăng ký một giờ trước khi sự kiện bắt đầu. Trong Teams Cao cấp, bạn có thể sửa thời gian gửi và thông báo cho người dự sớm hơn. 

Lưu ý: Thay đổi thời gian gửi email lời nhắc có sẵn như một phần của Teams Cao cấp, một giấy phép phần bổ trợ cung cấp các tính năng bổ sung để làm cho các cuộc họp Teams được cá nhân hóa, thông minh và bảo mật hơn. Để có quyền truy nhập vào Teams Cao cấp, hãy liên hệ với người quản trị CNTT của bạn.

Để thay đổi thời gian gửi email lời nhắc:

  1. Mở hội thảo web sắp tới trong lịch Teams của bạn.

  2. Chọn Email.

  3. Trong hàng email Lời nhắc , chọn 1h trước khi sự kiện bắt đầu.Ảnh chụp màn hình về cách chỉnh sửa email lời nhắc trong hội thảo web gửi thời gian

  4. Đặt khoảng thời gian hoặc ngày trước khi sự kiện gửi email lời nhắc. Chọn Lưu.

Ảnh chụp màn hình của trình soạn thảo thời gian gửi email lời nhắc trong Teams

Lời nhắc email hội thảo trên web phải được gửi ít nhất một giờ trước khi sự kiện bắt đầu.

Tắt email trong hội thảo web

Email hội thảo web được bật tự động khi bạn tạo hội thảo web. Bạn có thể tắt chúng bất cứ lúc nào trước khi phát hành site sự kiện. 

Để tắt email hội thảo web trong khi lên lịch hội thảo web:

  1. Trong biểu mẫu lập lịch, hãy đi đến Thiết lập> tiết.

  2. Bên dưới Truy nhập sự kiện, hãy tắt nút bật/ tắt Cho phép email người dự.

Để tắt email hội thảo web cho hội thảo web đã lên lịch:

  1. Đi tới lịch Teams của bạn.

  2. Bấm chuột phải vào hội thảo web, rồi chọn Quản lý thông tin sự Biểu tượng chỉnh sửa Fluent 2 nhỏ.

  3. Chọn Thiết lập> tiết.

  4. Bên dưới Truy nhập sự kiện, hãy tắt nút bật/ tắt Cho phép email người dự.

Quan trọng: 

  • Cài đặt này sẽ tắt tất cả các email trong hội thảo trên web của Teams, bao gồm email ghi lại sự kiện và hủy bỏ.

  • Bạn chỉ có thể thay đổi cài đặt này trước khi site sự kiện được phát hành.

Quản lý email thông qua tích hợp

Thiết lập và quản lý email trong hội thảo web bằng cách tích hợp các công cụ tự động hóa tiếp thị không phải của Microsoft vào Teams. Thực hiện tích hợp hội thảo web trước khi phát hành site sự kiện.

Để bắt đầu sử dụng tích hợp hội thảo web:

  1. Chọn Lịch Biểu tượng tab Lịch Teamstrong  Teams.

  2. Bấm chuột phải vào hội thảo web hiện có, rồi chọn Quản lý thông tin sự Biểu tượng chỉnh sửa Fluent 2 nhỏ.

  3. Trong biểu mẫu lên lịch, chọn Tích hợp.

  4. Chọn công cụ tự động hóa tiếp thị để sử dụng cho hội thảo web của bạn.

Tiếp theo là gì?

Quản lý những gì người dự nhìn thấy trong Microsoft Teams.

Thay đổi chi tiết hội thảo web trong Microsoft Teams.

Bạn cần thêm trợ giúp?

Bạn muốn xem các tùy chọn khác?

Khám phá các lợi ích của gói đăng ký, xem qua các khóa đào tạo, tìm hiểu cách bảo mật thiết bị của bạn và hơn thế nữa.

Cộng đồng giúp bạn đặt và trả lời các câu hỏi, cung cấp phản hồi và lắng nghe ý kiến từ các chuyên gia có kiến thức phong phú.