Планиране на кметство в Microsoft Teams

В тази статия

Планиране на официално събрание в реално време

За да планирате кметство:

1. Отворете календара на Teams.

2. Изберете стрелката до Ново събрание +.

3. Изберете Кметство от падащото меню.
   
   

4. В Подробни данни въведете основна информация, посочете представящи и др.:

   1. Въведете заглавие на събитието, начална и крайна дата и описание.

      Забележка: Максималната продължителност на кметството е 30 часа.

   2. По подразбиране организаторът е лицето, създало кметството.

   3. В Група Събития > Съавтори или Представящи от вашата организация потърсете и изберете други хора, които ще ви помогнат да управлявате кметството. Можете също да добавите външни представящи.

      Забележка: Съвместните организатори ще имат повечето възможности на организатора, но не могат да променят подробни данни (дата, час и т.н.). Представящите ще могат да говорят и споделят съдържание по време на събитието.

   4. Изберете Записване и изпращане на покани , за да приложите промените и да поканите съ организатори и представящи към събитието.

5. В Достъп за събитие изберете дали вашето събитие ще бъде налично за Вашата организация (членове и гости на вашата организация), Публична (всеки поканен или с връзка към събитието) или Хора и групи (само поканени хора и групи от вашата организация)

   Тип разрешение	Описание
   Вашата организация	Всеки във вашата организация може да посещава кметството, включително и гости.
   Публично	Всеки може да се присъедини – както хора във вашата организация, така и извън нея.
   Хора и групи	До 500 души могат да присъстват на кметството. Това включва хора, добавени поотделно и чрез списъци за разпространение, групи за защита на Microsoft 365 и Microsoft 365 Unified Групи. Можете да добавите до 20 такива групи или списъци. Динамичните групи не се поддържат.

6. В Поканете участници извършете търсене и изберете хората, на които искате да изпратите покани за събития. Можете да добавяте списъци за разпространение, групи за защита на Microsoft 365, Microsoft 365 Unified Групи и до 500 отделни имейл адреса. Можете да добавите до 20 такива групи или списъци.

7. Изберете Запиши , за да приложите промените и да продължите персонализирането на събитието.

8. Изберете Опции за събранието , за да редактирате още настройки.

   Забележки: 

   • Някои опции за събрание може да са заключени в зависимост от правилата, зададени от вашия ИТ администратор.

   • Групите за защита на Microsoft 365, които нямат разрешена поща, няма да получават покани по имейл.

   • Динамичните групи не се поддържат.

9. Изберете Публикуване , за да планирате събитието в кметството и да поканите участници.

Дублиране на кметство

Дублирайте съществуващо кметство, за да приложите всички свои детайли и настройки към ново кметство. Можете да дублирате минали и предстоящи кметове, които са във вашия календар на Teams.

Когато дублирате съществуващо кметство, новото кметство ще има същото:

• Заглавие

• Описание

• Представящи, съавтори и участници

• Тема на събитие

• Настройки за регистрация

• Персонализирани имейли

• Опции за събрание

Дублиране на кметство:

1. В календара на Teams щракнете с десния бутон върху миналата или предстоящата кметство, която искате да дублирате.

2. Изберете Дублиране на събитие .

3. Задайте датата и часа на новото събитие и редактирайте всички подробности за събитието, които искате да промените.

4. Изберете Запиши.

Можете също да дублирате кметство, като щракнете двукратно върху него в календара на Teams и изберете Дублиране на събитие на страницата с подробни данни.

Поканете участници в кметството

След като поканите участници, те ще виждат поканата на кметството в календара си. Ако сте включили превключвателя Разреши само на поканените хора да се присъединяват , трябва да публикувате събитието, за да могат участниците да се присъединят. 

За да поканите участници в уебинар:

1. Отидете в календара на Teams.

2. Отворете съществуващо кметство или създайте ново такова.

3. Отидете на Подробни данни > Участници.

4. В Поканете участници извършете търсене и изберете хората, които искате да поканите.

5. Изберете Запиши.

Когато събитието ви е публикувано, участниците автоматично ще получават покани по имейл. Поканените без акаунт в Microsoft могат да се присъединят към събранието анонимно.

Реакции на живо на кметството

Увеличете ангажираността и получете обратна връзка в реално време от аудиторията на кметството с реакции на живо. След като започне кметството, участниците могат да избират от няколко реакции на живо в контролите на срещите си. Когато изберат такъв, той ще изскочи за момент в долния ъгъл на прозореца на събранието. 

(Изглед на участник)

В кметството, организирано в Премиална версия на Teams, се предлагат реакции на живо. Те са разрешени автоматично, но могат да се включват или изключват. 

За да включите или изключите реакциите на живо на кметството преди събитие:

1. Отидете в календара на Teams. 

2. Изберете кметството, което сте организирали. 

3. Изберете Управление на събитие . 

4. В По-подробно изберете Опции за събрание . 

5. Изберете Ангажимент .

6. Включете или изключете превключвателя Разрешаване на реакции . 

7. Изберете Приложи > Запиши .

За да включите или изключите реакции на живо по време на събитие:

1. В контролите на събранието изберете Още действия > Настройки > Опции за събрание .

2. Във Engagement включете или изключете превключвателя Разрешаване на реакции .

Промените в тази настройка ще влязат в сила незабавно. 

За да научите повече за реакциите на живо в Teams, вижте Изразете себе си в събрания на Microsoft Teams с реакции на живо. 

Имейли в кметството

Имейлите в кметството в Teams се включва автоматично, когато планирате кметство. Има два вида имейли, които хората, поканени в кметството, ще получат:

• Имейли с покана за събитие : Тези имейли казват на хората, че са поканени в кметството. Те съдържат важни подробности за събитието, като например дата, начален час и описание. Те се изпращат автоматично, когато събитието се публикува.

• Записване на налични имейли за събития: След кметството тези имейли позволяват на участниците да знаят кога записът на събитието е достъпен за преглед. Тези имейли се изпращат автоматично, когато записът на събитието се публикува.

Имейлите в кметството се създават от шаблон на Teams, който автоматично попълва подробностите за събитието. Можете да редактирате имейлите или да ги изключите напълно, преди да публикувате събитието. 

За да научите повече, вижте Управление на имейли в кметството в Microsoft Teams.

Публикуване на кметство

След като сте финализирали подробностите за кметството и шаблона за покана по имейл, публикувайте кметството, за да поканите автоматично участниците.

За да публикувате кметство:

1. Отидете в календара на Teams.

2. Отворете съществуващо кметство или създайте ново такова.

3. Финализиране на важни подробности и персонализиране на задаването на тема.

4. Изберете Запиши , за да приложите промените.

5. Изберете Публикуване и потвърждение.
   
   

След публикуването на кметството участниците автоматично ще получат имейл поканата и актуализации за всички промени в събитието.

Отстраняване на неизправности

Какво да направя, ако имам проблеми с присъединяването към събрание?

Уверете се, че се присъединявате към събранието, в което сте влезли от акаунта, с който сте получили поканата за събрание или връзката за присъединяване. 

Бях поканен като външен представящ, но връзката ми за присъединяване не работи.

Уникалната ви връзка за присъединяване като представящ ще работи само ако сте влезли в Teams със същия имейл, с който сте получили връзката за присъединяване. Не можете да влезете с друг акаунт и да използвате връзката и не можете да се присъедините анонимно чрез връзката.

Какво следва?

Персонализиране на официално събрание в реално време

Хостване на кметство в Microsoft Teams