在 Microsoft Teams 中排程全體大會

無論您是主持全公司的產品示範,或涵蓋即時活動,都會以最佳方式製作大型活動。

本文內容

排程全體大會

若要排程全體大會:

  1. 開啟您的Teams行事曆。

  2. 選取 [新增會議 +] 旁的箭號。

  3. 從下拉式功能表中選取 [全體大會]。 顯示如何在 Teams 中建立新全體大會的螢幕擷取畫面

  4. 在 [詳細資料] 中,輸入基本資訊、指定簡報者等等:

    1. 輸入活動標題、開始和結束日期,以及描述。

      附註: 全體大會的持續時間上限為 30 小時。

    2. 根據預設,召集人是建立全體大會的人員。

    3. 活動群組 > 來自您組織的共同召集人或演示者,搜尋並選取其他可協助管理大會的人。 您也可以 新增外部演示者

      附註: 共同召集人將擁有大部分的召集人功能,但無法變更 詳細 數據 (日期、時間等 ) 。 簡報者能夠在活動期間說話並分享內容。

    4. 選取 [儲存並傳送邀請[儲存] 圖示],以套用變更並將共同召集人和簡報者邀請至活動。

  5. [活動存取] 中,選擇您的組織是否可使用您的活動, (貴組織) 的成員和來賓、公開 (任何受邀者或具有活動) 鏈接的人員,或 人員 和群組 (只有組織)

    權限類型

    描述

    您的組織

    貴組織中的任何人都可以出席大會,包括來賓。

    公開

    任何人都可以加入,包括組織內部和組織外部的人員。   

    人員與群組

    最多 500 人可以參加大會。 這包括個別新增的人員,以及透過通訊組清單、Microsoft 365 安全組,以及 Microsoft 365 整合 群組。 您最多可以新增 20 個這類群組或清單。 不支援動態群組。

  6. 在 [邀請出席者] 中,搜尋並選取您要傳送活動邀請的人員。 您可以新增通訊組清單、Microsoft 365 個安全組、Microsoft 365 整合 群組,以及最多 500 個個別電子郵件位址。 您最多可以新增 20 個這類群組或清單。

  7. 選取 [儲存] 以套用變更並繼續自訂您的活動。

  8. 選取 [會議選項 [設定] 按鈕編輯更多設定。

    附註: 

    • 視您的 IT 系統管理員所設定的原則而定,某些會議選項可能會遭到鎖定。

    • Microsoft 365 個未啟用郵件的安全組將不會收到電子郵件邀請。

    • 不支援動態群組。

  9. 選取 [發佈] 以排程您的全體大會活動並邀請出席者。

新增外部簡報者

輕鬆地將組織外部的 20 位演示者新增至您的大會。  外部演示者是匿名、組織外部或不使用Teams的演示者。

當您新增外部簡報者時,他們會收到一個唯一的加入連結,讓他們無需在大廳等候即可進入活動。 匿名簡報者不需要使用 Microsoft 帳戶登入;他們可以使用連結加入,並在進入前輸入其名稱。

若要新增外部簡報者:

  1. 前往 Teams 行事曆。

  2. 選取即將舉行的全體大會,然後選取 [詳細資料]。

  3. 選取 [新增外部簡報者]。 顯示如何將外部簡報者新增至網路研討會的螢幕擷取畫面

  4. 在 [外部簡報者] 中,輸入您要新增之外部簡報者的電子郵件地址。

  5. 選取 [儲存並傳送邀請[儲存] 圖示]。

附註: 

  • 外部簡報者不應轉寄其連結。 他們最多可以在 3 部裝置上使用相同的連結加入。

  • 如果來賓在加入活動時未順利通過驗證,他們將會被置於大廳。 活動召集人或演示者可以從該處核准或拒絕他們加入活動的要求。

重新產生或複製外部加入連結

若要重新產生或複製外部簡報者加入的連結:

  1. 在 Teams 行事曆中開啟市鎮大廳。

  2. 在全體大會詳細資料中,選取 [外部簡報者]。 顯示在全體大會排程表單中醒目提示外部簡報者索引標籤的螢幕擷取畫面

  3. 選取 [唯一加入連結]。

  4. 選取 [複製複製連結代碼圖示],將連結複製到您的剪貼簿,或選取 [重新載入[重新載入] 索引標籤按鈕] 以產生新的連結。

複製市鎮大廳

複製現有的大會堂,將其所有詳細數據和設定套用至新的大會堂。 您可以複製Teams行事曆中的過去與預定的大會堂。

當您複製現有的大會堂時,新城會擁有相同的:

  • 標題

  • 描述

  • 演示者、共同召集人和出席者

  • 活動主題

  • 註冊設定

  • 自訂電子郵件

  • 會議選項

若要複製大會堂:

  1. 在 Teams 行事曆中,以滑鼠右鍵按下您要複製的過去或即將到來的大會堂。

  2. 選取 [複製事件 行動裝置上 Word 中的 Copilot 的 [複製] 按鈕的圖示] 。

  3. 設定新事件的日期和時間,並編輯您要變更的任何事件詳細數據。

  4. 選取 [儲存]。

您也可以按兩下Teams行事曆中的 [複製活動] 並選取詳細數據頁面上的 [ 複製活動]行動裝置上 Word 中的 Copilot 的 [複製] 按鈕的圖示,以複製鎮會館。

附註: 如果您複製過去 60 天內未修改或加入的事件,其會議選項將不會被套用。 重複的事件會有預設的會議選項。

邀請出席者參與全體大會

邀請出席者之後,他們會在行事曆上看到全體大會邀請。 如果您開啟 [只允許受邀人員加入] 切換開關,您必須發佈活動,出席者才能加入。 

若要邀請出席者加入網路研討會:

  1. 移至您的 Teams 行事曆。

  2. 開啟現有的全體大會或建立新的全體大會

  3. 移至 [詳細資料] > [出席者]。

  4. 在 [邀請出席者] 中,搜尋並選取您要邀請的人員。

  5. 選取 [儲存]。

當您的活動發佈時,出席者會自動透過電子郵件接收邀請。 沒有Microsoft帳戶的受邀者可以匿名加入您的會議。

市鎮大廳實時反應

透過實時反應,提升參與度,並即時收到來自您市集觀眾的意見反應。 在大會堂開始之後,出席者可以在會議控件中從數個實時反應中選擇。 當他們選擇一個時,它會暫時顯示在會議視窗的底部角落。 

全體大會活動會顯示即時出席者反應。

(Attendee 檢視)

在 Teams 進階版 組織的鎮堂中可使用實時反應。 它們會自動啟用,但可以開啟或關閉。 

若要在活動之前開啟或關閉市鎮大廳的實時反應:

  1. 前往 Teams 行事曆。 

  2. 選取您召集的鎮鎮大廳。 

  3. 取 [管理活動 Fluent 2 編輯圖示小型] 。 

  4. [詳細數據] 中,選取 [會議選項 [設定] 按鈕] 。 

  5. 取 [預訂 Teams [聊天] 索引標籤圖示] 。

  6. 開啟或關閉 [ 允許圖釋 ] 切換。 

  7. 選擇 [套 用> 儲存 [儲存] 圖示] 。

若要在活動期間開啟或關閉即時反應:

  1. 在會議控制項中, [會議選項] 圖示選取 [設定 [設定] 按鈕 > 會議選項 Microsoft Teams 更多選項圖示> 更多動作] 。

  2. [參與 ]Teams [聊天] 索引標籤圖示中,開啟或關閉 [ 允許圖釋 ] 切換。

此設定的變更將立即生效。 

附註: 

  • 如果您正在錄製大會堂,實時反應不會出現在錄製中。

  • 在大會堂中,出席者將會延遲觀看約 20-30 秒。 對演示者和召集人來說,他們的反應可能會因此而延遲。

若要深入瞭解 Teams 中的實時反應,請參閱 使用即時反應在 Microsoft Teams 會議中表達您自己。 

市鎮電子郵件

當您排程市鎮時,Teams 中的市鎮電子郵件會自動開啟。 受邀參加大會的人會收到兩種類型的電子郵件:

  • 活動邀請 電子郵件:這些電子郵件會告知受邀參加大會的人員。 它們包含重要的事件詳細數據,例如日期、開始時間和描述。 這些會在事件發佈時自動傳送。

  • 事件錄製可用 的電子郵件:在鎮堂之後,這些電子郵件會讓出席者知道活動錄製何時可供檢視。 這些電子郵件會在事件錄製發佈時自動傳送。

市集電子郵件是從 Teams 範本建立,該範本會自動填入活動詳細數據。 您可以在發佈活動之前 編輯或 完全 關閉 電子郵件。 

若要深入瞭解,請參閱 在Teams中管理Microsoft鎮大廳電子郵件

發佈全體大會

在您完成全體大會的詳細資料和電子郵件邀請範本之後,請發佈全體大會以自動邀請出席者。

若要發佈全體大會:

  1. 移至您的 Teams 行事曆。

  2. 開啟現有的全體大會或建立新的全體大會

  3. 完成重要詳細資料並自訂主題

  4. 選取 [儲存] 以套用任何變更。

  5. 選取 [發佈] 並確認。 醒目提示 [發佈] 全體大會 UI 的螢幕擷取畫面

發佈您的全體大會後,出席者會自動收到電子郵件邀請以及有關活動任何變更的更新。

疑難排解

如果加入會議時發生問題,該怎麼辦? 請確定您是從收到會議邀請或加入連結的帳戶登入會議。 

我受邀成為外部演示者,但我的加入鏈接無法運作。 只有當您使用收到加入連結的相同電子郵件登入 Teams 時,您以演示者身分加入的唯一連結才能正常運作。 您無法使用不同的帳戶登入並使用連結,而且無法使用連結匿名加入。

接下來呢?

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