在 Microsoft Teams 中排程全體大會
無論您是主持全公司的產品示範,或涵蓋即時活動,都會以最佳方式製作大型活動。
本文內容
排程全體大會
若要排程全體大會:
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開啟您的Teams行事曆。
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選取 [新增會議 +] 旁的箭號。
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從下拉式功能表中選取 [全體大會]。
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在 [詳細資料] 中,輸入基本資訊、指定簡報者等等:
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輸入活動標題、開始和結束日期,以及描述。
附註: 全體大會的持續時間上限為 30 小時。
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根據預設,召集人是建立全體大會的人員。
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在活動群組 > 來自您組織的共同召集人或演示者,搜尋並選取其他可協助管理大會的人。 您也可以 新增外部演示者。
附註: 共同召集人將擁有大部分的召集人功能,但無法變更 詳細 數據 (日期、時間等 ) 。 簡報者能夠在活動期間說話並分享內容。
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選取 [儲存並傳送邀請],以套用變更並將共同召集人和簡報者邀請至活動。
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在 [活動存取] 中,選擇您的組織是否可使用您的活動, (貴組織) 的成員和來賓、公開 (任何受邀者或具有活動) 鏈接的人員,或 人員 和群組 (只有組織)
權限類型
描述
您的組織
貴組織中的任何人都可以出席大會,包括來賓。
公開
任何人都可以加入,包括組織內部和組織外部的人員。
人員與群組
最多 500 人可以參加大會。 這包括個別新增的人員,以及透過通訊組清單、Microsoft 365 安全組,以及 Microsoft 365 整合 群組。 您最多可以新增 20 個這類群組或清單。 不支援動態群組。
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在 [邀請出席者] 中,搜尋並選取您要傳送活動邀請的人員。 您可以新增通訊組清單、Microsoft 365 個安全組、Microsoft 365 整合 群組,以及最多 500 個個別電子郵件位址。 您最多可以新增 20 個這類群組或清單。
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選取 [儲存] 以套用變更並繼續自訂您的活動。
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選取 [會議選項 以編輯更多設定。
附註:
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視您的 IT 系統管理員所設定的原則而定,某些會議選項可能會遭到鎖定。
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Microsoft 365 個未啟用郵件的安全組將不會收到電子郵件邀請。
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不支援動態群組。
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選取 [發佈] 以排程您的全體大會活動並邀請出席者。
新增外部簡報者
輕鬆地將組織外部的 20 位演示者新增至您的大會。 外部演示者是匿名、組織外部或不使用Teams的演示者。
當您新增外部簡報者時,他們會收到一個唯一的加入連結,讓他們無需在大廳等候即可進入活動。 匿名簡報者不需要使用 Microsoft 帳戶登入;他們可以使用連結加入,並在進入前輸入其名稱。
若要新增外部簡報者:
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前往 Teams 行事曆。
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選取即將舉行的全體大會,然後選取 [詳細資料]。
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選取 [新增外部簡報者]。
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在 [外部簡報者] 中,輸入您要新增之外部簡報者的電子郵件地址。
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選取 [儲存並傳送邀請]。
附註:
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外部簡報者不應轉寄其連結。 他們最多可以在 3 部裝置上使用相同的連結加入。
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如果來賓在加入活動時未順利通過驗證,他們將會被置於大廳。 活動召集人或演示者可以從該處核准或拒絕他們加入活動的要求。
重新產生或複製外部加入連結
若要重新產生或複製外部簡報者加入的連結:
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在 Teams 行事曆中開啟市鎮大廳。
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在全體大會詳細資料中,選取 [外部簡報者]。
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選取 [唯一加入連結]。
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選取 [複製],將連結複製到您的剪貼簿,或選取 [重新載入] 以產生新的連結。
複製市鎮大廳
複製現有的大會堂,將其所有詳細數據和設定套用至新的大會堂。 您可以複製Teams行事曆中的過去與預定的大會堂。
當您複製現有的大會堂時,新城會擁有相同的:
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標題
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描述
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演示者、共同召集人和出席者
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活動主題
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註冊設定
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自訂電子郵件
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會議選項
若要複製大會堂:
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在 Teams 行事曆中,以滑鼠右鍵按下您要複製的過去或即將到來的大會堂。
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選取 [複製事件 ] 。
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設定新事件的日期和時間,並編輯您要變更的任何事件詳細數據。
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選取 [儲存]。
您也可以按兩下Teams行事曆中的 [複製活動] 並選取詳細數據頁面上的 [ 複製活動],以複製鎮會館。
附註: 如果您複製過去 60 天內未修改或加入的事件,其會議選項將不會被套用。 重複的事件會有預設的會議選項。
邀請出席者參與全體大會
邀請出席者之後,他們會在行事曆上看到全體大會邀請。 如果您開啟 [只允許受邀人員加入] 切換開關,您必須發佈活動,出席者才能加入。
若要邀請出席者加入網路研討會:
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移至您的 Teams 行事曆。
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開啟現有的全體大會或建立新的全體大會。
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移至 [詳細資料] > [出席者]。
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在 [邀請出席者] 中,搜尋並選取您要邀請的人員。
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選取 [儲存]。
當您的活動發佈時,出席者會自動透過電子郵件接收邀請。 沒有Microsoft帳戶的受邀者可以匿名加入您的會議。
市鎮大廳實時反應
透過實時反應,提升參與度,並即時收到來自您市集觀眾的意見反應。 在大會堂開始之後,出席者可以在會議控件中從數個實時反應中選擇。 當他們選擇一個時,它會暫時顯示在會議視窗的底部角落。
(Attendee 檢視)
在 Teams 進階版 組織的鎮堂中可使用實時反應。 它們會自動啟用,但可以開啟或關閉。
若要在活動之前開啟或關閉市鎮大廳的實時反應:
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前往 Teams 行事曆。
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選取您召集的鎮鎮大廳。
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選 取 [管理活動 ] 。
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在 [詳細數據] 中,選取 [會議選項 ] 。
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選取 [預訂 ] 。
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開啟或關閉 [ 允許圖釋 ] 切換。
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選擇 [套 用> 儲存 ] 。
若要在活動期間開啟或關閉即時反應:
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在會議控制項中, 選取 [設定 > 會議選項 > 更多動作] 。
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在 [參與 ]中,開啟或關閉 [ 允許圖釋 ] 切換。
此設定的變更將立即生效。
附註:
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如果您正在錄製大會堂,實時反應不會出現在錄製中。
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在大會堂中,出席者將會延遲觀看約 20-30 秒。 對演示者和召集人來說,他們的反應可能會因此而延遲。
若要深入瞭解 Teams 中的實時反應,請參閱 使用即時反應在 Microsoft Teams 會議中表達您自己。
市鎮電子郵件
當您排程市鎮時,Teams 中的市鎮電子郵件會自動開啟。 受邀參加大會的人會收到兩種類型的電子郵件:
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活動邀請 電子郵件:這些電子郵件會告知受邀參加大會的人員。 它們包含重要的事件詳細數據,例如日期、開始時間和描述。 這些會在事件發佈時自動傳送。
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事件錄製可用 的電子郵件:在鎮堂之後,這些電子郵件會讓出席者知道活動錄製何時可供檢視。 這些電子郵件會在事件錄製發佈時自動傳送。
市集電子郵件是從 Teams 範本建立,該範本會自動填入活動詳細數據。 您可以在發佈活動之前 編輯或 完全 關閉 電子郵件。
若要深入瞭解,請參閱 在Teams中管理Microsoft鎮大廳電子郵件。
發佈全體大會
在您完成全體大會的詳細資料和電子郵件邀請範本之後,請發佈全體大會以自動邀請出席者。
若要發佈全體大會:
發佈您的全體大會後,出席者會自動收到電子郵件邀請以及有關活動任何變更的更新。
疑難排解
如果加入會議時發生問題,該怎麼辦?
請確定您是從收到會議邀請或加入連結的帳戶登入會議。我受邀成為外部演示者,但我的加入鏈接無法運作。
只有當您使用收到加入連結的相同電子郵件登入 Teams 時,您以演示者身分加入的唯一連結才能正常運作。 您無法使用不同的帳戶登入並使用連結,而且無法使用連結匿名加入。