บันทึกและแชร์ภายนอกองค์กรของคุณ

รูปภาพเชิงแนวคิด

ด้วย Microsoft 365 คุณสามารถแชร์ไฟล์อย่างปลอดภัยใน Word, Excel และ PowerPoint กับลูกค้าเพื่อทํางานร่วมกันบนไฟล์เหล่านั้นได้

ฉันจะเรียนรู้อะไรบ้าง

วิธีบันทึกไฟล์ไปยัง OneDrive
วิธีการแชร์ไฟล์อย่างปลอดภัยกับลูกค้าของคุณหรือใครก็ตามที่ไม่ได้อยู่ในธุรกิจของคุณ

ฉันต้องมีอะไรบ้าง

Word, PowerPoint หรือ Excel
OneDrive, SharePoint หรือ Teams

เราจะใช้ Word สําหรับบทช่วยสอนนี้ แต่จะทํางานเหมือนกันใน PowerPointExcel และอีกมากมาย

เปิด Wordถ้าคุณเปิด Word ไว้แล้ว ให้เลือก ไฟล์ > ใหม่
เลือกเทมเพลต หรือเริ่มใหม่ตั้งแต่ต้น เลือก เอกสารเปล่า
เพิ่มเนื้อหาลงในเอกสารของคุณจนกว่าคุณจะพร้อมที่จะแชร์กับผู้อื่น

สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างและการจัดรูปแบบเอกสารใน Word ให้ดูที่ สร้างเอกสารใน Word

เมื่อคุณบันทึกไฟล์ของคุณไปยังระบบคลาวด์ คุณสามารถแชร์และทํางานร่วมกับผู้อื่น และเข้าถึงไฟล์ของคุณได้จากทุกที่ ไม่ว่าจะเป็นบนคอมพิวเตอร์ แท็บเล็ต หรือโทรศัพท์

การบันทึกไฟล์ของคุณไปยัง OneDrive ยังเป็นการเปิดใช้งาน การบันทึกอัตโนมัติซึ่งจะบันทึกไฟล์ของคุณโดยอัตโนมัติในขณะที่คุณทํางาน สิ่งหนึ่งที่คุณต้องจําน้อยลงและไฟล์ของคุณจะปลอดภัยและทันสมัยอยู่เสมอ

เลือก ไฟล์ > บันทึกเป็น
เลือก OneDrive - <ชื่อบริษัทของคุณ>
เลือกโฟลเดอร์ที่คุณต้องการบันทึกเอกสาร
ใส่ชื่อที่ให้คําอธิบายสําหรับไฟล์ จากนั้นเลือก บันทึก

สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการบันทึกเอกสารไปยัง OneDrive ให้ดู บันทึกเอกสารของคุณไปยัง OneDrive ใน Word

ขั้นตอนเหล่านี้ยังใช้ได้กับไฟล์ที่บันทึกไว้ในไลบรารีไฟล์ Teams หรือ SharePoint

เลือก แชร์ ที่ด้านบนขวาของWord แล้วเลือก แชร์ อีกครั้ง
เลือก การตั้งค่าลิงก์
เลือก People ที่คุณเลือก แล้วเลือก นําไปใช้

ถ้าคุณต้องการให้บุคคลอื่นสามารถดูไฟล์ได้เท่านั้น ไม่ใช่เปลี่ยน ให้เลือกตัวเลือก สามารถแก้ไข และเปลี่ยนเป็น สามารถดูได้
พิมพ์ที่อยู่อีเมลแบบเต็มของลูกค้าภายนอกธุรกิจของคุณ
เพิ่มข้อความถ้าคุณต้องการ แล้วเลือก เชิญ

การเพิ่มข้อความจะช่วยลดโอกาสที่ข้อความที่คุณแชร์จะอยู่ในโฟลเดอร์จดหมายขยะและช่วยให้บุคคลอื่นเข้าใจว่าทําไมคุณจึงแชร์ข้อความกับพวกเขา

สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับตําแหน่งที่จะบันทึกไฟล์และวิธีแชร์ไฟล์อย่างปลอดภัย ให้ดูที่ ที่เก็บและการแชร์ไฟล์

เมื่อคุณแชร์เอกสาร ผู้รับจะได้รับอีเมลจากคุณพร้อมลิงก์ไปยังเอกสารที่แชร์

หากพวกเขาไม่พบ รายการดังกล่าวควรตรวจสอบโฟลเดอร์สแปมหรืออีเมลขยะ
เมื่อพวกเขาคลิกลิงก์ พวกเขาอาจถูกขอให้ไปที่หน้าMicrosoft 365 ซึ่งพวกเขาถูกขอให้ส่งรหัสให้ตนเอง พวกเขาเลือก ส่งรหัส แล้วกลับไปที่กล่องขาเข้า เปิดอีเมล และคัดลอกรหัสการตรวจสอบ จากนั้นกลับไปยังหน้า Microsoft 365 วางรหัส แล้วเลือก ตรวจสอบ

ตอนนี้พวกเขาสามารถเลือก เปิด ในอีเมล เพื่อเปิดไฟล์ได้แล้ว

ข้อความอีเมลที่ระบุว่ามีการแชร์ไฟล์กับคุณ และรวมถึงปุ่มเพื่อเปิดไฟล์