ทํางานร่วมกันบนเอกสารธุรกิจ

เมื่อคุณเริ่มเอกสารใหม่ วิธีที่ดีที่สุดคือบันทึกไปยัง OneDrive การดําเนินการนี้จะช่วยให้คุณสามารถเข้าถึงเอกสารได้จากอุปกรณ์ต่างๆ ของคุณ และช่วยให้คุณสามารถแชร์เอกสารกับผู้อื่นได้อย่างง่ายดาย แทนที่จะส่งสําเนาอื่นของไฟล์เดียวกันไปมาทางอีเมล

เมื่อต้องการบันทึกไปยัง OneDrive:

1. ใน Word ให้เลือก ไฟล์ > บันทึกเป็น

2. เลือก OneDrive จากนั้นเลือกโฟลเดอร์ที่คุณต้องการบันทึก

3. ใส่ชื่อไฟล์ แล้วเลือก บันทึก

ด้วยไฟล์ของคุณใน OneDrive ตอนนี้ไฟล์จะบันทึกอัตโนมัติ ไม่ต้องสูญเสียความคืบหน้าอีกต่อไป เนื่องจากคุณลืมบันทึก เมื่อคุณพร้อมที่จะเชิญบุคคลอื่นให้ทํางานกับไฟล์กับคุณหรือรับคําติชม:

1. เลือก แชร์ 
   
   

2. เพิ่มชื่อหรือที่อยู่อีเมลของบุคคลที่คุณต้องการแชร์ด้วย ถ้าคุณกําลังแชร์กับผู้อื่นภายนอกธุรกิจของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เปลี่ยนสิทธิ์เป็น ทุกคนที่มีลิงก์สามารถแก้ไขได้

   เคล็ดลับ

   ดู แชร์ไฟล์และโฟลเดอร์ OneDrive เพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการแชร์สิทธิ์

3. เพิ่มข้อความถ้าคุณต้องการ แล้วเลือก ส่ง

ผู้รับจะได้รับอีเมลที่มีลิงก์ไปยังเอกสาร

หรือเลือก คัดลอกลิงก์ จากนั้นคุณสามารถแชร์ลิงก์ไปยังเอกสารได้ตามที่คุณต้องการ เช่น ในอีเมล ข้อความแชท หรือในเอกสารอื่น

หลังจากที่คุณแชร์ไฟล์ คุณสามารถทํางานร่วมกับผู้อื่นและทํางานในเวลาเดียวกันได้

• ดูว่ามีใครอีกบ้างในเอกสารและพวกเขากําลังทํางานอยู่ที่ใด

• ตัวบ่งชี้การแสดงตนจะแสดงตําแหน่งที่มีคนทําการเปลี่ยนแปลง ดูการเปลี่ยนแปลงทันทีที่กําลังดําเนินการอยู่

• เพิ่มข้อคิดเห็นและ@mention ผู้อื่นเพื่อป้อนข้อมูลในตําแหน่งที่คุณต้องการได้ทันที

เมื่อคุณแสดงข้อคิดเห็นในไฟล์และใช้เครื่องหมาย @-sign กับชื่อของบุคคลอื่น พวกเขาจะได้รับอีเมลที่มีลิงก์ไปยังข้อคิดเห็นของคุณ การคลิกลิงก์จะนําลิงก์เหล่านั้นไปไว้ในเอกสารและการสนทนา

1. เพิ่มข้อคิดเห็น

2. พิมพ์ข้อคิดเห็นของคุณ ใช้@mention เพื่อตั้งชื่อบุคคลที่เฉพาะเจาะจงในข้อคิดเห็นของคุณ

3. เลือก โพสต์ข้อคิดเห็น

4. ผู้รับจะได้รับการแจ้งเตือนทางอีเมล พวกเขาสามารถตอบกลับข้อคิดเห็นได้โดยตรงจากอีเมลหรือเลือกลิงก์เพื่อไปยังข้อคิดเห็นโดยตรง

เมื่อไฟล์ของคุณบันทึกไปยัง OneDrive หรือ SharePoint ให้ใช้ ประวัติเวอร์ชัน เพื่อย้อนกลับไปยังไฟล์เวอร์ชันก่อนหน้าถ้ามีคนทําการเปลี่ยนแปลงที่คุณไม่ต้องการ

1. เลือกชื่อไฟล์

2. เลือก ประวัติเวอร์ชัน

3. เลือกเวอร์ชันใดเวอร์ชันหนึ่ง

4. คลิกผ่านการเปลี่ยนแปลงหรือเลื่อนดูไฟล์เพื่อเปรียบเทียบการเปลี่ยนแปลง

5. เลือก คืนค่า เพื่อแทนที่ไฟล์ของคุณด้วยเวอร์ชันที่เก่ากว่า