บันทึกและแชร์ภายนอกองค์กรของคุณ

รูปภาพเชิงแนวคิด

ด้วย Microsoft 365 คุณสามารถแชร์ไฟล์อย่างปลอดภัยใน Word, Excel และ PowerPoint กับลูกค้าเพื่อทํางานร่วมกันบนไฟล์เหล่านั้นได้ 

ฉันจะเรียนรู้อะไรบ้าง

  • วิธีบันทึกไฟล์ไปยัง OneDrive

  • วิธีการแชร์ไฟล์อย่างปลอดภัยกับลูกค้าของคุณหรือใครก็ตามที่ไม่ได้อยู่ในธุรกิจของคุณ

ฉันต้องมีอะไรบ้าง

  • Word, PowerPoint หรือ Excel

  • OneDrive, SharePoint หรือ Teams

เคล็ดลับ

เราจะใช้ Word สําหรับบทช่วยสอนนี้ แต่จะทํางานเหมือนกันใน PowerPointExcel และอีกมากมาย

  1. เปิด Wordถ้าคุณเปิด Word ไว้แล้ว ให้เลือก ไฟล์ > ใหม่

  2. เลือกเทมเพลต หรือเริ่มใหม่ตั้งแต่ต้น เลือก เอกสารเปล่า

  3. เพิ่มเนื้อหาลงในเอกสารของคุณจนกว่าคุณจะพร้อมที่จะแชร์กับผู้อื่น

สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างและการจัดรูปแบบเอกสารใน Word ให้ดูที่ สร้างเอกสารใน Word

เมื่อคุณบันทึกไฟล์ของคุณไปยังระบบคลาวด์ คุณสามารถแชร์และทํางานร่วมกับผู้อื่น และเข้าถึงไฟล์ของคุณได้จากทุกที่ ไม่ว่าจะเป็นบนคอมพิวเตอร์ แท็บเล็ต หรือโทรศัพท์

เคล็ดลับ

การบันทึกไฟล์ของคุณไปยัง OneDrive ยังเป็นการเปิดใช้งาน การบันทึกอัตโนมัติซึ่งจะบันทึกไฟล์ของคุณโดยอัตโนมัติในขณะที่คุณทํางาน สิ่งหนึ่งที่คุณต้องจําน้อยลงและไฟล์ของคุณจะปลอดภัยและทันสมัยอยู่เสมอ

  1. เลือก ไฟล์ > บันทึกเป็น

  2. เลือก OneDrive - <ชื่อบริษัทของคุณ> 

  3. เลือกโฟลเดอร์ที่คุณต้องการบันทึกเอกสาร

  4. ใส่ชื่อที่ให้คําอธิบายสําหรับไฟล์ จากนั้นเลือก บันทึก

สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการบันทึกเอกสารไปยัง OneDrive ให้ดู บันทึกเอกสารของคุณไปยัง OneDrive ใน Word

เคล็ดลับ

ขั้นตอนเหล่านี้ยังใช้ได้กับไฟล์ที่บันทึกไว้ในไลบรารีไฟล์ Teams หรือ SharePoint

  1. เลือก แชร์ ที่ด้านบนขวาของWord แล้วเลือก แชร์ อีกครั้ง

  2. เลือก การตั้งค่าลิงก์

  3. เลือก People ที่คุณเลือก แล้วเลือก นําไปใช้

    เคล็ดลับ

    ถ้าคุณต้องการให้บุคคลอื่นสามารถดูไฟล์ได้เท่านั้น ไม่ใช่เปลี่ยน ให้เลือกตัวเลือก สามารถแก้ไข และเปลี่ยนเป็น สามารถดูได้

  4. พิมพ์ที่อยู่อีเมลแบบเต็มของลูกค้าภายนอกธุรกิจของคุณ

  5. เพิ่มข้อความถ้าคุณต้องการ แล้วเลือก เชิญ

    สิ่งสำคัญ

    การเพิ่มข้อความจะช่วยลดโอกาสที่ข้อความที่คุณแชร์จะอยู่ในโฟลเดอร์จดหมายขยะและช่วยให้บุคคลอื่นเข้าใจว่าทําไมคุณจึงแชร์ข้อความกับพวกเขา

สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับตําแหน่งที่จะบันทึกไฟล์และวิธีแชร์ไฟล์อย่างปลอดภัย ให้ดูที่ ที่เก็บและการแชร์ไฟล์

เมื่อคุณแชร์เอกสาร ผู้รับจะได้รับอีเมลจากคุณพร้อมลิงก์ไปยังเอกสารที่แชร์ 

หมายเหตุ

  • หากพวกเขาไม่พบ รายการดังกล่าวควรตรวจสอบโฟลเดอร์สแปมหรืออีเมลขยะ

  • เมื่อพวกเขาคลิกลิงก์ พวกเขาอาจถูกขอให้ไปที่หน้าMicrosoft 365 ซึ่งพวกเขาถูกขอให้ส่งรหัสให้ตนเอง พวกเขาเลือก ส่งรหัส แล้วกลับไปที่กล่องขาเข้า เปิดอีเมล และคัดลอกรหัสการตรวจสอบ จากนั้นกลับไปยังหน้า Microsoft 365 วางรหัส แล้วเลือก ตรวจสอบ

ตอนนี้พวกเขาสามารถเลือก เปิด ในอีเมล เพื่อเปิดไฟล์ได้แล้ว

ข้อความอีเมลที่ระบุว่ามีการแชร์ไฟล์กับคุณ และรวมถึงปุ่มเพื่อเปิดไฟล์

หัวข้อที่เกี่ยวข้อง

แชร์ไฟล์ด้วย OneDrive

ทํางานร่วมกันบนเอกสารธุรกิจ

ต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติมหรือไม่

ต้องการตัวเลือกเพิ่มเติมหรือไม่

สํารวจสิทธิประโยชน์ของการสมัครใช้งาน เรียกดูหลักสูตรการฝึกอบรม เรียนรู้วิธีการรักษาความปลอดภัยอุปกรณ์ของคุณ และอื่นๆ

ชุมชนช่วยให้คุณถามและตอบคําถาม ให้คําติชม และรับฟังจากผู้เชี่ยวชาญที่มีความรู้มากมาย