บันทึกอัตโนมัติคืออะไร

คุณสามารถกู้คืนไฟล์เวอร์ชันก่อนหน้าได้โดยใช้ประวัติเวอร์ชัน 

เมื่อคุณเปิดไฟล์และทำการเปลี่ยนแปลงครั้งแรกๆ การบันทึกอัตโนมัติจะบันทึกการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้น และเพิ่มเวอร์ชันใหม่ของไฟล์ลงในประวัติเวอร์ชัน หลังจากนั้นแม้ว่าบันทึกอัตโนมัติจะบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณไปยังไฟล์เป็นปกติ แต่เวอร์ชันใหม่เท่านั้นจะถูกเพิ่มเข้าในประวัติเวอร์ชันเป็นระยะ (ประมาณทุก 10 นาที) สำหรับเซสชันการแก้ไขที่เหลือของคุณ

ถ้าคุณเป็นเจ้าของไฟล์ คุณสามารถตั้งค่าไฟล์ให้เปิดเป็นแบบอ่านอย่างเดียวเสมอ เมื่อมีคนเปิดไฟล์ด้วยการตั้งค่านี้ ก็จะไม่สามารถบันทึกการแก้ไขลงในไฟล์ได้ นอกเสียจากว่าจะเปิดใช้งานการแก้ไขโดยเฉพาะ ถ้าต้องการเปิดการตั้งค่านี้สำหรับไฟล์ ให้ไปที่ ไฟล์ >  ข้อมูล > ป้องกันเอกสาร > เปิดเป็นแบบอ่านอย่างเดียวเสมอ เพื่อปิดอีกครั้งในภายหลัง เพียงแค่ทำซ้ำกระบวนการนั้น

ยังมีวิธีอื่นที่จะช่วยป้องกันไฟล์ไม่ให้ถูกแก้ไข ถ้าไฟล์อยู่บน OneDrive คุณสามารถเปลี่ยนสิทธิ์การใช้งานสำหรับไฟล์ ถ้าไฟล์อยู่บน SharePoint คุณสามารถตั้งค่าไลบรารีเพื่อให้ต้องเช็คเอาท์ได้

คุณใช้ บันทึกเป็น บ่อยหรือไม่ ผู้คนต่างชินกับการทำงานกับไฟล์ จากนั้น การใช้ ไฟล์ > บันทึกเป็น เพื่อเก็บการเปลี่ยนแปลงในสำเนาแต่ไม่ใช่ต้นฉบับ อย่างไรก็ตาม เมื่อบันทึกอัตโนมัติเปิดอยู่ การเปลี่ยนแปลงของคุณจะถูกบันทึกไปยังต้นฉบับอย่างต่อเนื่อง ดังนั้น เราจึงขอแนะนำให้ใช้ ไฟล์ > บันทึกสำเนาก่อนที่จะทำการเปลี่ยนแปลงใดๆ ถ้าคุณต้องการให้นำสำเนาไปใช้กับการเปลี่ยนแปลงของคุณ แต่ไม่ใช้ต้นฉบับ

การบันทึกอัตโนมัติจะปรากฏขึ้นที่มุมซ้ายบนของแถบชื่อเรื่อง ถ้าคุณเป็นสมาชิก Microsoft 365 และคุณได้ติดตั้ง Excel, Word และ PowerPoint สำหรับ Windows เวอร์ชันล่าสุด โปรดทราบว่าถ้าคุณมีบัญชีที่ทำงานหรือโรงเรียน ผู้ดูแลระบบของคุณอาจควบคุมว่าคุณสามารถติดตั้ง Office เวอร์ชันใดได้ และอาจไม่ใช่เวอร์ชันล่าสุด ดู ฉันจะรับฟีเจอร์ใหม่ล่าสุดใน Microsoft 365 ได้เมื่อใด

ถ้าคุณไม่ใช่ผู้สมัครใช้งาน ก็ไม่ต้องกังวล ยังมีการกู้คืนอัตโนมัติ การกู้คืนอัตโนมัติช่วยปกป้องไฟล์ในกรณีที่เกิดหยุดทำงาน ถ้าคุณเปิดไฟล์ขึ้นใหม่หลังจากเกิดการหยุดทำงาน เวอร์ชันของไฟล์ที่มีการเปลี่ยนแปลงล่าสุดของคุณจะปรากฏขึ้นในบานหน้าต่างการกู้คืนเอกสาร สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการเปิด ให้ดู ช่วยปกป้องไฟล์ของคุณในกรณีที่เกิดการหยุดทำงาน

และแน่นอนว่า คุณสามารถบันทึกด้วยตนเองในแบบที่คุณทำมาอยู่เสมอโดยกด CTRL + S คลิกปุ่ม บันทึก หรือไปที่ ไฟล์ > บันทึก

การบันทึกอัตโนมัติจะเปิดใช้งานเมื่อคุณทำงานบนไฟล์ที่บันทึกไปยัง OneDrive, OneDrive for Business หรือ SharePoint Online ถ้าไฟล์บันทึกไปยังตำแหน่งที่ตั้งอื่น (หรือถ้ายังไม่ได้บันทึกเลย) การบันทึกอัตโนมัติก็จะถูกปิดใช้งาน ซึ่งจะเกิดขึ้นถ้าไฟล์ของคุณอยู่ในไซต์ SharePoint สำหรับองค์กร เซิร์ฟเวอร์ไฟล์ บางบริการที่จัดเก็บข้อมูลแบบคลาวด์ หรือบันทึกอยู่ในพาธภายในเครื่อง เช่น C:\

ยังมีเหตุผลอื่นๆ ที่การบันทึกอัตโนมัติอาจถูกปิดใช้งานด้วยเช่นกัน ต่อไปนี้เป็นสาเหตุทั่วไปบางประการที่ทำให้ปิดการใช้งาน:

• ไฟล์ของคุณจะอยู่ในรูปแบบเก่า อย่างเช่น .xls, .ppt หรือ .doc

• ไฟล์ของคุณอยู่ในโฟลเดอร์ OneDrive ในเครื่อง และการซิงโครไนซ์ OneDrive หยุดชั่วคราว

• ไฟล์ของคุณจะถูกซิงค์โดย แอปการซิงค์ OneDrive เวอร์ชันที่เก่ากว่า สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการอัปเดต OneDrive โปรดดู ซิงค์ไฟล์กับ OneDrive ใน Windows

• ไฟล์ของคุณฝังอยู่ภายในไฟล์ Office อื่น

• งานนำเสนอของคุณอยู่ในโหมดการนำเสนอสไลด์

ถ้าคุณกำลังใช้ Excel และลองทำตามวิธีข้างต้นแล้ว คุณอาจมีไฟล์ที่มีฟีเจอร์ที่ไม่ได้รับการสนับสนุนโดยการบันทึกอัตโนมัติ ให้เลือกทำอย่างน้อยหนึ่งอย่างต่อไปนี้เพื่อเปิดใช้งาน:

• ปิด ฟีเจอร์เวิร์กบุ๊กที่แชร์ ฟีเจอร์นี้คือวิธีเก่าในการแชร์ ซึ่งมีข้อจำกัดมากมาย และถูกแทนที่ด้วยการเขียนร่วม

• ถ้าเป็นไปได้ ให้นำการเข้ารหัสลับด้วยรหัสผ่านออกจากไฟล์: ไปที่ ไฟล์ > ข้อมูล > ป้องกันเวิร์กบุ๊ก จากนั้น ลบรหัสผ่าน แล้วคลิก ตกลง

• ถ้าเป็นไปได้ ให้นำการจำกัดการเข้าถึงออก: ไปที่ ไฟล์ > ข้อมูล > ป้องกันเวิร์กบุ๊ก > จำกัดการเข้าถึง แล้วคลิก การเข้าถึงที่ไม่ถูกจำกัด

• ถ้าคุณกำลังเปิดสแนปช็อตเวิร์กชีตจาก SharePoint ให้เลือกเพื่อเปิดไฟล์แทนที่จะเปิดสแนปช็อต

• ปิดการตั้งค่า รีเฟรชข้อมูลเมื่อเปิดไฟล์ บนตารางและ PivotTable ทั้งหมดในไฟล์ เลือกตารางหรือ PivotTable แล้วไปที่ ออกแบบเครื่องมือตาราง > รีเฟรช > คุณสมบัติการเชื่อมต่อ แล้วยกเลิกการเลือก รีเฟรชข้อมูลเมื่อเปิดไฟล์

• ปิดใช้งาน Add-in ที่ทำให้การบันทึกอัตโนมัติถูกปิดใช้งาน เลือก ไฟล์ > ตัวเลือก > Add-in > Add-in ของ Excel > ไป แล้วล้างกล่องกาเครื่องหมายสำหรับ Add-in นั้น

วิธีที่ง่ายที่สุดคือปิดสวิตช์ การบันทึกอัตโนมัติ ก่อนที่คุณจะเปลี่ยนแปลง ถ้าการเปลี่ยนแปลงหมายถึงการเปลี่ยนแปลงชั่วคราวและไม่ถูกบันทึก ให้ปิดไฟล์ จากนั้นคลิก ไม่ เมื่อคุณถูกถามให้บันทึก ถ้าคุณตัดสินใจว่าต้องการบันทึกการเปลี่ยนแปลง เพียงแค่เปิดใช้งานการบันทึกอัตโนมัติอีกครั้ง

ถ้าคุณไม่ต้องการบันทึกอย่างต่อเนื่องและคุณไม่ต้องการแสดงการเปลี่ยนแปลงให้คนอื่นเห็น คุณสามารถปิดการบันทึกอัตโนมัติได้ จากนั้นเมื่อคุณพร้อม ให้คลิก บันทึก (หรือกด CTRL+S) เพื่อบันทึกและแสดงการเปลี่ยนแปลงของคุณต่อบุคคลอื่นที่ทำงานกับไฟล์ดังกล่าว (หรือคุณยังสามารถเปลี่ยนกลับเป็นเปิด การบันทึกอัตโนมัติ แล้วแชร์การเปลี่ยนแปลงของคุณได้)

ค่าเริ่มต้นสำหรับการบันทึกอัตโนมัติคือ เปิด สำหรับไฟล์ที่อยู่บน Microsoft Cloud เสมอ แต่ถ้าคุณ ปิด การบันทึกอัตโนมัติสำหรับแต่ละไฟล์ โปรแกรมจะจำและจะปิดไว้ทุกครั้งที่คุณเปิดไฟล์นั้นอีกครั้ง ถ้าคุณสลับกลับเป็น เปิด สำหรับไฟล์ โปรแกรมจะจำและเปิดบันทึกอัตโนมัติทุกครั้งสำหรับไฟล์ดังกล่าว

เมื่อปิดการบันทึกอัตโนมัติ การกู้คืนอัตโนมัติจะยังคงทำงานในกรณีที่ระบบหยุดทำงานในขณะที่ไฟล์ของคุณเปิดอยู่ 

ถ้าคุณ ปิด การบันทึกอัตโนมัติสำหรับแต่ละไฟล์ โปรแกรมจะจำว่าให้ปิดไว้ทุกครั้งที่คุณเปิดไฟล์นั้นอีกครั้ง ถ้าคุณสลับกลับเป็น เปิด สำหรับแต่ละไฟล์ โปรแกรมจะจำว่าให้เปิดบันทึกอัตโนมัติทุกครั้งสำหรับไฟล์ดังกล่าว

ถ้าคุณต้องการปิดการบันทึกอัตโนมัติ ตามค่าเริ่มต้นสำหรับไฟล์ทั้งหมด ให้ไปที่ ไฟล์ > ตัวเลือก > บันทึก และยกเลิกการเลือกกล่องถัดจาก การบันทึกอัตโนมัติไฟล์ OneDrive และ SharePoint Online ตามค่าเริ่มต้นใน <application>

รีสตาร์ต Word (หรือแอปพลิเคชันใดก็ตามที่คุณใช้อยู่) และการเปลี่ยนแปลงจะแสดงผล