Editar documentos desde Viva Engage

Usted y otros miembros de su comunidad de Viva Engage pueden editar los archivos publicados en la comunidad. Se guarda un historial de versiones para cada archivo.

Notas:

Viva Engage está implementando cambios en el almacenamiento de archivos para archivos Viva Engage en comunidades conectadas de Microsoft 365. Anteriormente, todos los archivos Viva Engage se almacenaban en Viva Engage almacenamiento en la nube. Una vez que la organización obtiene estos cambios, todos los archivos de Viva Engage de las comunidades conectadas se almacenan en SharePoint y se obtiene acceso a ellos desde Viva Engage. Cuando Viva Engage está conectada a Microsoft 365, cada comunidad cuenta con el respaldo de un grupo de Microsoft 365.
Para saber si tiene esta nueva característica y ver qué cambios esperar, consulte ¿Dónde están almacenados mis archivos de Viva Engage?
Como parte de este cambio, todos los archivos existentes almacenados en Viva Engage para comunidades conectadas se hacen de solo lectura. Esto significa que, en lugar de editar un archivo, tendrá que descargar y volver a cargar el archivo, así como editar la versión recién cargada. Para obtener más información, vea Editar un archivo cargado anteriormente cuando el Viva Engage grupo conectado ahora almacena archivos en SharePoint.

Los pasos para editar archivos, ver el historial de versiones y abrir revisiones anteriores dependen de dónde se almacena el archivo y del tipo de archivo:

Para los archivos de Word, PowerPoint o Excel almacenados en Viva Engage, si desea realizar un seguimiento de las revisiones, abra el archivo en Office Online desde la página Viva Engage del archivo.

Trabajar en Microsoft 365 para la Web es muy parecido a Microsoft 365 en el escritorio. Para obtener sugerencias y ayuda para trabajar en Microsoft 365 para la Web aplicaciones, consulta:

Tareas básicas en Word para la Web | Tareas básicas en Excel Online | Tareas básicas en PowerPoint para la Web. El historial de versiones se ve desde la página Viva Engage del archivo.
Para los archivos de Word, PowerPoint o Excel almacenados en SharePoint, si desea realizar un seguimiento de las revisiones, puede realizar cambios con Microsoft 365 para la Web o mediante Word, PowerPoint o Excel. El historial de versiones se ve en la biblioteca de documentos de SharePoint Online del grupo.
Para otros tipos de archivos, puede descargar el archivo, realizar cambios y, a continuación, cargar una nueva versión del archivo modificado. Las revisiones se controlan en Viva Engage para los archivos almacenados en Viva Engage almacenamiento en la nube y en SharePoint para los archivos almacenados en SharePoint.

Vista previa o edición de un archivo desde una conversación

Haga clic en el archivo. Se abrirá la página Viva Engage del archivo. Si hay una vista previa disponible, se muestra.

Sugerencia: Para ver otras opciones de archivo, haga clic en el icono Más en el cuadro de datos adjuntos de la conversación.
En la lista Acciones de archivo , seleccione Editar archivo. Se abrirá una nueva pestaña para el archivo.
- Realice los cambios que desee con Office Online. Para detener la edición en un Office Online, cierre la pestaña en el explorador. Los cambios se guardarán automáticamente en el archivo adjunto.
- Si el archivo está almacenado en SharePoint, habrá una opción para editarlo en Word, Excel o PowerPoint en la parte superior.
Si no hay ninguna vista previa o no hay ningún vínculo Editar archivo :
1. Seleccione Haga clic para descargar o Descargar y guardar el archivo en el equipo.
2. Edite el archivo.
3. Suba a Viva Engage buscando la versión original y seleccionando Cargar una nueva versión en la lista Acciones de archivo.

Vista previa o edición de un archivo de un grupo

En un grupo, haga clic en Archivos y, a continuación, haga clic en el nombre de archivo. Esto muestra el archivo en el contexto de la conversación en la que se publicó.
Para obtener una vista previa del archivo, seleccione Haga clic aquí para ver el documento. Si se puede obtener una vista previa del archivo, se mostrará la vista previa.
Para editar el archivo, en la lista Acciones de archivo de la derecha, haga clic en Editar archivo.
- Realice los cambios que desee con Office Online. Para detener la edición en un Office Online, cierre la pestaña en el explorador. Los cambios se guardarán automáticamente en el archivo adjunto.
- Si el archivo está almacenado en SharePoint, hay una opción para editarlo en Word, Excel o PowerPoint en la parte superior.
Si Editar archivo no está disponible en la lista Acciones de archivo :
1. En la lista Acciones de archivo , haga clic en Descargar y guarde el archivo en el equipo.
2. Edite el archivo.
3. Suba a Viva Engage buscando la versión original y seleccionando Cargar una nueva versión en la lista Acciones de archivo.

Vista previa o edición de un archivo desde la lista Archivos de Viva Engage

Para buscar un archivo cuando no estés seguro de en qué comunidad se encuentra, selecciona el icono de configuración , selecciona Archivos y luego explora la ubicación más probable para el archivo.

En esta vista, las acciones de archivo están disponibles en el menú desplegable de la columna Última actualización el .
Para obtener una vista previa de un archivo, en el menú desplegable, seleccione Vista previa.

Si vista previa no está en la lista, no está disponible para este tipo de archivo.
Para editar un archivo, en el menú desplegable, seleccione Editar.
- Realice los cambios que desee con Office Online. Para detener la edición en un Office Online, cierre la pestaña en el explorador. Los cambios se guardarán automáticamente en el archivo adjunto.
- Si el archivo está almacenado en SharePoint, habrá una opción para editarlo en Word, Excel o PowerPoint en la parte superior.
Si Editar no está disponible en la lista:
1. Seleccione Descargar y guarde el archivo en el equipo.
2. Edite el archivo.
3. Suba a Viva Engage buscando la versión original y seleccionando Cargar una nueva versión en la lista Acciones de archivo.

Trabajar con un archivo de SharePoint

Para ver más opciones para los archivos almacenados en SharePoint, como desproteger el archivo, seleccione el vínculo Biblioteca de documentos de SharePoint en la página de grupo conectada y vaya a la carpeta Aplicaciones.

Para obtener información sobre cómo trabajar con archivos de SharePoint, vea Editar un documento en una biblioteca de documentos, Des proteger o descartar cambios en archivos de una biblioteca o Editar y administrar permisos para una lista o biblioteca de SharePoint.

Preguntas frecuentes

P: ¿Cómo puedo asegurarme de que se guardan mis cambios en un archivo de Office Online?

R: Los cambios se guardan a medida que los realiza en Office Online. Para comprobar que los cambios están en el archivo, actualice el explorador y busque en la vista previa del archivo.

P: ¿Por qué algunos archivos de Word, PowerPoint o Excel son de solo lectura?

R: Si falta el vínculo Editar para archivos de Word, PowerPoint o Excel, significa que su organización ha recibido los archivos de Viva Engage almacenados en SharePoint característica. Tendrá que descargar y volver a cargar el documento. Para obtener más información, vea Editar un archivo cargado anteriormente cuando el Viva Engage grupo conectado ahora almacena archivos en SharePoint.

P: Cuando trabajo con un tipo de archivo almacenado en Viva Engage que no puedo editar en Viva Engage, ¿puedo reemplazar la versión anterior por la que he actualizado?

R: Para tipos de archivo que no sean Word, PowerPoint y Excel, sí. Busque la versión original del archivo en Viva Engage y seleccione Cargar una nueva versión en la lista Acciones de archivo. Cargar una nueva versión no está disponible para documentos de Word, Excel o PowerPoint: el seguimiento de versiones para estos tipos de archivos solo es posible si los cambios se realizan mediante Office Online.

P: ¿Cómo puedo asegurarme de que nadie cambie mi archivo?

R: Si el archivo está almacenado en Viva Engage, pida a un administrador de grupo que haga clic en su nombre y, a continuación, en la lista Acciones de archivo de la izquierda, seleccione Marcar como oficial y Bloquear cambios.

El archivo se muestra con un star amarillo.
Si el archivo está almacenado en SharePoint, puede des protegerlo para asegurarse de que nadie más puede abrirlo o puede cambiar los permisos de SharePoint en el archivo.
1. Para buscar el archivo en SharePoint, haga clic en el vínculo Biblioteca de documentos de SharePoint de la página de grupo conectada y vaya a la carpeta Aplicaciones.
2. Siga las instrucciones de SharePoint en Des proteger, proteger o descartar cambios en archivos de una biblioteca o Editar y administrar permisos para una lista o biblioteca de SharePoint.

Más información

¿Dónde se almacenan mis archivos Viva Engage?