管理大型清單和文件庫

您可以在您的桌上型電腦或膝上型電腦上進行變更，然後當您將資料帶回線上時，以順暢且有效率的方式同步處理變更及解決衝突。 使用離線同步處理來「研究」、分析或報告數據，以處理大型清單，有助於卸除資料庫活動，並將 SharePoint 資源的使用降到最低。

您可以讓清單資料離線，然後在回到線上時使用多種 Microsoft 365 產品同步處理變更。 若要匯出至這些應用程式，您必須先安裝應用程式， Microsoft 365 或 Office 桌面版。

Microsoft Access        Access 可以處理比 SharePoint更多的數據列，而且您有許多強大的工具可以操作該數據。 在 Access 中使用您的數據並與 SharePoint 同步處理，可以讓您處理較大的數據集。

您可以透過連結讀取及寫入 Access 的大多數原生清單，而且 Access 幾乎適用於所有的 SharePoint 資料類型。 連結能讓您連線到 SharePoint 清單中的資料，這樣您就可以建立雙向連線來檢視及編輯 SharePoint 清單和 Access 資料庫中的最新資料。 Access 會在 Access 資料表中建立 SharePoint 清單的複本 (或複寫)。 建立 Access 資料表之後，您可以在 Access 中使用清單數據， (排除未儲存在本機) 的任何附件 Access 限制。 再者，Access 會快取用戶端上的清單資料、使用有效率的記憶體內部、直接寫入式快取，然後只傳輸變更的清單項目。 這些全都會讓查詢和更新更迅速地執行。 衝突解決對話方塊也有助於讓您以順暢的方式管理發生衝突之更新。

若是啟用 Access Services 功能，則可處理比 [清單檢視臨界值] 多上許多的資料，預設最多可達 50,000 個項目。 Access 會透過小批次方式分批自動處理清單或文件庫資料，然後再重新組合資料；這種技術可以實質處理的資料多於 [清單檢視臨界值]，而且不會對 SharePoint 網站上的其他使用者造成負面影響。

Microsoft Excel       您可以將 SharePoint 列表導出至 Excel數據表，該數據表會在 Excel 數據表與 SharePoint 清單之間建立單向數據連線。

Excel 也可讓您在不封鎖的情況下處理大型清單。 此外，您可以同步處理 Excel 與 SharePoint 和 Access ，以利用每個平台的優點。

當您更新您 SharePoint 清單的資料並重新整理 Excel 表格時，Microsoft Excel 會使用最新的 SharePoint 清單資料來取代 Excel 資料 (覆寫您在該 Excel 表格中所做的任何變更)。

數據在 Excel 數據表后，您就可以利用 Excel的許多數據分析功能，例如功能強大且彈性的工作表、數據透視表、專業外觀的圖表和走勢圖、含圖標的條件式格式設定、數據橫條、色階，以及精密的模擬分析作業。

若是啟用 Access Services 功能，則可處理比 [清單檢視臨界值] 多上許多的資料，預設最多可達 50,000 個項目。

Microsoft Outlook         您可以從 Outlook讀取及撰寫 [連絡人]、[工作]、[行事曆] 和 [討論 清單，以及同步處理文檔庫。 例如，您可以使用標準工作清單和專案工作清單，方法是讓工作清單脫機、檢視、更新及指派新任務、將它們重新上線，以及同步處理，而不必離開 Outlook。 您也可以在 Outlook中更有效率地儲存、共用及管理 SharePoint 聯繫人。

頁面頂端

在 Access中，您可以根據 Access Services 建立以連結清單為基礎的數據表，以及您發佈至 SharePoint 網站的查詢、表單、報表和巨集，藉此建立 Web 資料庫。 隨著這些 Web 資料庫的升級，您仍然可以使用和修改它們，並從範本建立新資料庫 (但無法從 Access 2013) 建立。

您可以在 SharePoint 中建立 Access 應用程式，而不需要使用程式代碼。 一般而言，SharePoint App 是一種可在市場中輕鬆發佈及提供的集中式單一解決方案。 想像一下，這種 App 是一個可封裝、散佈、執行、監控及淘汰解決方案的方便替代方式。 如需詳細資訊，請參閱 建立 Access 應用程式。

與將數據儲存在 SharePoint 清單中的 Access Web 資料庫應用程式不同， Access App 使用與 SharePoint產品分開的 SQL Server 資料庫來儲存數據，因此不受 SharePoint 清單檢視臨界值的約束。 這可大幅改善 Access 解決方案的擴充性，並讓您有效率地處理數百萬筆記錄。 對於 SharePoint Server 使用者， SQL Server 資料庫可以設定為位於貴組織的防火牆後方。 對於在線用戶，資料庫是啟用 SQL Server Azure 資料庫，並具備免費帳戶和免費儲存空間。 如需 Azure 的詳細資訊，請參閱Microsoft Azure 首頁。

最後，您仍然可以同步處理 SharePoint 清單與 Access 數據表之間的數據，並將這兩組數據保持在最新狀態。 此同步處理是雙向的。 在 Access 中對清單資料所做的變更會上傳到 SharePoint 清單，而對 SharePoint 清單所做的變更則會下載到您電腦上的 Access。 如需詳細資訊，請參閱 匯入、連結或將數據移至 SharePoint。

SharePoint 頁面上通常有兩個搜尋方塊，包括頁面頂端的網站搜尋，以及特定清單或文件庫搜尋方塊。 當您使用清單或文件庫的 [搜尋] 方塊時，您可以漸進式擴展搜尋作業的範圍。

• 依預設，搜尋範圍最初是根據目前檢視與任何子資料夾中的所有項目。 結果會以欄的形式顯示，您可以進一步篩選及排序。 如果目前已超過 [列表檢視臨界值]，並非所有結果都會出現。

• 如果找不到要找的東西，請擴大搜尋範圍，無論是目前檢視還是清單檢視閾值，一律讓含有所有子資料夾的整份清單都包括在內。

• 最後，您可以展開範圍來搜尋整個網站。 在此情況下，全部結果都會顯示在標準的 [搜尋] 網站頁面。 您可以進一步縮小結果範圍，請使用 [精簡搜尋] 面板進行篩選，例如，依文件作者或清單項目建立日期進行篩選。 至可以使用布林值語法及邏輯運算子，制訂更複雜的查詢。

當您想要建立、管理及儲存大量文件時，您可以使用 [文件中心] 網站。 [文件中心] 是以網站範本為基礎，而且專門設計做為管理眾多文件的集中式儲存機制。 元數據和樹視圖流覽、內容類型和網頁元件等功能，可協助您以有效率且有意義的方式為使用者整理和擷取檔。 如需使用網站範本的詳細資訊，請參閱 在 SharePoint Server 版本中建立及使用網站範本。

[內容管理員] 可迅速設定中繼資料導向的瀏覽，不用明確地建立索引就能在大部分的文件庫中完善運作，但也可在範圍較廣的篩選和檢視中建立額外索引以提升效能時獲得協助。 如需詳細資訊，請參閱 什麼是檔中心網站？

您可以使用文件中心網站做為撰寫環境或內容封存。

• 在撰寫環境中，使用者會主動存回和取出檔案，並且建立這些檔案的資料夾結構。 版本設定也會啟用，每一份文件可以存有 10 份以上的舊版。 使用者會頻繁地存回和取出文件，而且可以用工作流程協助將文件上的動作予以自動化。

• 相較之下，在內容或知識庫封存中，很少發生撰寫的情況。 使用者只檢視或上傳文件。 一般而言，內容封存包含單一版本的文件，而網站會擴充到數百萬個檔案。 在一般的案例中 (例如大型組織的技術支援中心)，可能有 10,000 個使用者存取內容 (主要是讀取內容)。 可能有 3,000 到 4,000 個使用者的子集將新內容上傳到網站。

[每日時間範圍] 可讓系統管理員指定專屬的時段，讓所有使用者無限制地執行無限制的作業，而且通常會排定在非尖峰時段內。

雖然檢視是擷取清單或文件庫之項目的主要方法，也有其他在 [每日時間範圍] 執行會更好的 SharePoint 命令和作業。

在一般時段期間擷取清單資料時，如果這些命令和作業超過網站臨界值和限制，則會失敗。 在 [每日時間範圍] 不受限制地執行它們可避免失敗及影響其他使用者。

[每日時間範圍] 設定會要求您設定開始時間和持續期間。 設定時間和持續時間時，請瞭解如果有人在視窗期間啟動長時間執行的查詢或作業，它會繼續直到完成為止，不論是否在視窗內。

1. 身為系統管理員，請登入中央 管理員。

2. 移至 [應用程式管理] > [管理 Web 應用程式]。

   

3. 挑選要設定或變更 [每日時間範圍] 設定的應用程式。

4. 在功能區的 [ 一般設定 ] 上，選取向下箭號，然後選取 [資源節流]。

   

5. 變更 [每日時間範圍]，然後設定您要使用的時間和持續時間。

   

6. 完成後，選取 [確定]。

如果您並非開發人員或不方便存取開發人員資源來執行這些作業，您可以將這些類型的作業延遲到 [每日時間範圍]。 若要查看 [每日時間範圍] 的排程時間，請連絡您的系統管理員。

LVT) ([列表檢視臨界值] 已就位，可在用戶之間提供效能，並防止伺服器在查詢期間意外超載。 LVT 只能在伺服器版本的 SharePoint 中由系統管理員在中央 管理員 應用程式中變更。 我們不建議變更，以避免效能降低。 SharePoint 不允許系統管理員變更 LVT，以保護其他租使用者的使用者免於擷取大型數據集時的效能問題。 請改用索引、篩選和資料夾來管理查詢。

如果您只有一些查詢需要提高 LVT，請考慮改為在下班時間使用每日時間範圍。

如果您真的想要變更 LVT，請遵循下列步驟。 雖然UI可能會稍有不同，但它們是SharePoint 2016的標準。 管理中心 App 與您的 SharePoint 網站是分開的，而且需要具備陣列系統管理員權限才能存取。 您只能在伺服器版本的 SharePoint中變更 LVT 。

1. 身為系統管理員，請登入中央 管理員。

2. 移至 [應用程式管理] > [管理 Web 應用程式]。

   

3. 請挑選要變更 [清單檢視臨界值] 的應用程式。

4. 在功能區的 [ 一般設定 ] 上，選取向下箭號，然後選取 [資源節流]。

   

5. 將 [清單檢視臨界值] 的值 (清單上的第一個) 變更為合理的值。

6. 選取 [確定]。

資源節流頁面上還有其他您想要了解的系統管理員設定。

• 稽核員和系統管理員的清單檢視臨界值：    這是預設的「較高限制」。 稽核員或系統管理員特別 (以程式設計方式) 要求覆寫 LVT 的查詢，將改為受限於此限制。 根據預設，LVT 為 20,000 而非 5,000。 提高此限制與提高 LVT 具有相同的影響。 變更此值時，可能需要進行相關聯的變更。

• 物件模型覆寫：    如果您經常在部署上使用自定義程式碼，而且需要將 LVT 覆寫為較高的限制，則建議您允許物件模型覆寫，並授與稽核員或系統管理員許可權給執行查詢的應用程式。 此設定預設為開啟，但如果您不需要此設定，可以將其停用。 如果您已經實作一些程式代碼，以執行會經常存取之較大結果集合的快取，例如幾分鐘，您可能會想要使用這個程序代碼。 如果您不打算快取內容，並經常計劃執行這些查詢，我們不建議您使用此方法來操作 LVT，因為這會對您的伺服器效能造成負面影響。 簡言之：「輕便閱讀」。

• 清單檢視查閱閾值：    此功能會限制查詢可以執行的聯結數目。 這相當於查詢中包含的 [查閱]、[人員/群組] 或 [工作流程狀態] 字段數目。 例如，顯示6個查閱欄的檢視，以及另一個3個不同查閱欄上的篩選，會使用9個查閱。 如果 [列表檢視查閱臨界值] 設為8，這會造成錯誤。 不建議將數位增加到8個以上。

  Microsoft 的徹底測試顯示，超過 8 個聯結會發生嚴重的非漸進效能降低問題。 此時伺服器輸送量不僅會大幅降低，查詢最後也會使用大量 SQL Server 資源，對使用相同資料庫的其他人造成負面影響。 如需詳細資訊，請參閱效能與容量測試結果與建議的查閱欄和清單檢視一節。

• 大型查詢的每日時間範圍：    這項功能可讓您設定使用者每天可以使用較大查詢的時間，而不需達到限制。 在決定要將時間設定為：

  • 若要影響最少的使用者人數，應將這設為離峰時段，或預計負載最低期間的時間。 如果您為大部分的用戶挑選工作日中間的時間，那麼即使是沒有使用大型清單的使用者，也會受到負面影響。

  • 請嘗試將它保持在合理的時間範圍，這樣人員才能使用它來修正各自的清單，而不用連絡系統管理員。

  • 在時間範圍期間開始的作業不會在範圍結束時中止。 萬一使用者嘗試在截止時間前刪除大型清單，請考慮所需的時間。

  • 請考慮不同的時區。 如果您的組織或客戶廣泛遍布於不同的地理位置，而且共用集中託管的 SharePoint 伺服器，這尤其重要。 將它設定為下午 6：00 可能適用於您自己的位置，但不對您有利，例如雪梨澳大利亞。

• 清單唯一權限閾值：    這是每個清單允許的唯一許可權數目。 如果您的資料夾中斷了許可權繼承，併為其設定一些許可權， (和其中所有的專案) ，則根據您的 [唯一許可權臨界值清單] 算為 1。 與 LVT 和其他設定不同的是，此臨界值不是透過檢視內容或執行其他作業來觸發，而是在變更許可權時明確觸發。

  如果您能夠承擔，則建議降低此數字。 它的預設是 50,000，這是相當多的唯一權限。 您的清單極有可能在到達此數字之前遇到權限問題，因此主動將它小幅調整為可能適用於您的環境之設定會是個不錯的想法。

為了將 SQL Server 資料庫爭論降到最低，SharePoint 的後端資料庫通常會使用列層級鎖定做為確保正確更新的策略，而不會對存取其他列的其他使用者造成負面影響。 不過，如果讀取或寫入資料庫作業 (例如查詢) 導致一次鎖定超過 5,000 個列，比較有效率的方式是讓 SQL Server 暫時鎖定整個資料表直到資料庫作業完成為止。

當整個資料表遭到鎖定時，它會阻止其他使用者存取資料表。 如果這種情況過於頻繁，使用者會遇到系統效能降低的情形。 因此，若要協助將耗用大量資源的資料庫作業之影響降到最低並平衡所有使用者的需求，臨界值和限制是不可或缺的。

下表摘要列出重點，說明存取清單或文件庫中的許多項目時的幕後狀況。

1. 網站集合中的清單或文檔庫數據會儲存在 SQL Server 資料庫數據表中，使用查詢、索引和鎖定來維持整體效能、共用和準確度。

2. 含有欄索引之篩選的檢視 (及其他作業) 會建立資料庫查詢，這會識別欄和列的子集並將此子集傳回到您的電腦。

3. 臨界值和限制有助於節流作業及平衡多位同步使用者的資源。

4. 特殊權限的開發人員可以使用物件模型覆寫，暫時增加 SharePoint Server 版本中的自訂應用程式之臨界值和限制。

5. 系統管理員可以指定所有使用者的專用時間範圍，以於離峰時段期間在 SharePoint Server 版本中執行無限制的作業。

6. 資訊工作者可以使用適當的檢視、樣式及頁面限制，來加速頁面上的資料顯示。

清單和文件庫具有特定的上限 (如下表所示)。

功能	最大限制
清單或文件庫中的項目數	3 千萬
個別檔案項目或項目附件的大小	10 GB

下表摘要說明您需要注意的資源節流和限制相關資訊。 這些節流和限制是在 SharePoint Server 版本之管理中心的 [資源節流] 頁面上設定。 如需網站的特定限制和要求，請連絡您的系統管理員。

臨界值 或限制	預設 值	描述
清單檢視閥值	5,000	指定資料庫作業 (例如查詢) 一次可以處理的清單或文件庫項目數上限。 超出此限制的作業將遭到封鎖。 若要讓您有時間制定替代方案，當清單超過 3,000 個專案時，可能會在 [列表設定] 頁面上警告您。 這則警告包含此主題的說明連結。
唯一權限限制	50,000	指定清單或文件庫所允許唯一權限的數目上限。 每次您中斷專案或資料夾的許可權繼承時，就會算為此限制的1個唯一許可權。 如果您嘗試新增可能會超過此限制的專案，您將無法這麼做。
列大小限制	6	指定用於清單或文件庫項目的資料庫內部之資料表列數上限。 為了容納包含許多欄的較寬清單，每個項目都會跨數個內部資料表列自動換行，最多達 6 列，且最多共 8,000 個位元組 (不含附件)。 例如，如果您有一份含有許多小欄的清單，其中包含數百個 [是/否] 欄，那麼您可能會超過此限制，在這種情況下，您將無法在清單中新增更多 [是/否] 欄，但您還是可以新增不同類型的欄。 管理員只能使用物件模型設定此項限制，而不能透過使用者介面加以設定。
清單檢視查閱閥值	12	指定 JOIN 運算的數目上限，例如根據查閱、人員/群組或工作流程狀態欄等的運算。 如果查詢使用超過8個數據行，則會封鎖作業。 不過，您可以使用最大檢視，以程式設計方式選取要使用的欄，並可透過物件模型加以設定。
稽核者與管理員的清單檢視閥值大小	20,000	指定由具有適當權限的稽核者或系統管理員所執行之資料庫作業 (例如查詢)，一次可以處理的清單或文件庫項目數上限。 此項設定可搭配 [允許物件模型覆寫] 使用。
允許物件模型覆寫	Y	指定開發人員是否可以執行資料庫作業，例如要求將 [清單檢視臨界值] 覆寫為 [稽核者及管理員的清單檢視臨界值] 所指定的較高限制之查詢。 系統管理員必須啟用物件模型覆寫，然後具有適當許可權的開發人員可能會在程序設計上要求其查詢使用較高的 [列表檢視臨界值] 來利用它。
每日時間範圍	無	指定略過資源閥值及限制的時間範圍。 系統管理員可以在「非尖峰」時段內，以 15 分鐘為增量且最多 24 小時設定時間範圍，例如下午 6：00 至下午 10：00 或上午 1：30 到上午 5：15。 即使未在指定時間範圍內完成，在每日時間範圍內啟動的資料庫作業或查詢還是會一直繼續到完成 (或失敗)。