需要核准清單或文檔庫中的專案
Applies To
SharePoint Server Subscription Edition SharePoint Server 2019 SharePoint Server 2016 SharePoint Server 2013 SharePoint Server 2013 Enterprise SharePoint in Microsoft 365 SharePoint Foundation 2010 SharePoint Server 2010 Microsoft Lists清單 和文檔庫通常包含機密資訊,例如營銷活動預算或人力資源計劃。 請務必只讓「官方」版本的項目或檔案可供特定用戶檢視。
您可以在特定使用者看到內容之前,先要求專案或檔案的核准。 透過要求核准,組織可以將高品質和安全性套用至其敏感性內容。
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流覽至您要核准的清單。
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依序選取 [設定 ] 和 [列表設定]。
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在 [一般設定] 區段中,選取 [版本設定]。
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在 [ 內容核准] 區段中,選取 [ 回答 是否 需要提交專案的內容核准? 在 [ 專案版本歷程記錄 ] 區段中,指定您是否要在每次編輯專案時建立版本。 您也可以選擇限制保留的版本數量。
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在 [ 草稿專案安全 性] 區段中,決定哪些用戶可以在清單中看到草稿專案。
提示: 如果您要求已包含項目的清單或文檔庫核准內容,文檔庫中的所有專案都會標示為已核准。
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您可以選擇下列任一項:
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可讀取清單中項目的使用者。
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僅限可編輯清單中項目的使用者。
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只有能夠核准清單中項目的使用者,以及專案作者。
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選取 [確定]。
如果某人將專案提交到需要核准的清單或文檔庫,該專案會處於擱置狀態,直到至少有 [管理 清單 許可權層級) 核准 (人員核准為止。 在等待核准時,它仍處於 擱置 狀態。
通常,當專案處於擱置狀態時,只有專案發件者以及有權管理清單和文檔庫的人員可以看到該專案。 在狀態從 [待處理 ] 變更為 [ 已核准] 之後,任何有權檢視清單或文檔庫的人都能看到它。
遭到拒絕的文章會保留在清單或文檔庫中,直到寄件者或具有必要許可權的人員刪除為止。 已存在於清單或文檔庫中的任何專案或檔案都會自動獲得核 准 狀態。
重要: 如果網站文檔庫中的安全性設定為允許任何使用者讀取專案,那麼凡是擁有網站讀取許可權的任何人,都可以查看清單或文檔庫中的所有專案,無論專案是否處於 [ 核准 ] 狀態。
附註: 只有具備「完全控制」或「設計」許可權的使用者才能變更 SharePoint 文檔庫設定。
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移至您要核准的 SharePoint 文件庫。
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依序選取 [設定 ] 和 [ 文檔庫設定]。
如果您沒有看到這些功能表項,請選取 [文檔庫],然後在 [設定] 群組中選取
文件庫設定。
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若要開啟 [版本設定] 頁面,請在 [ 一般設定] 底下,選取 [版本設定]。
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在 [ 內容核准] 區段中,選取 [ 回答 是否 需要提交專案的內容核准? 在 [ 檔版本歷程記錄 ] 區段中,指定您是否要 SharePoint 編輯檔案時建立版本。 您也可以選擇限制保留的版本數量。
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在 [ 草稿專案安全 性] 區段中,決定哪些使用者可以在文檔庫中看到草稿專案。
提示: 如果您要求已包含項目的清單或文檔庫核准內容,文檔庫中的所有專案都會標示為已核准。
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您可以選擇下列任一項:
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可讀取清單中項目的使用者。
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僅限可編輯清單中項目的使用者。
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只有能夠核准清單中項目的使用者,以及專案作者。
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選取 [確定]。
如果有人將專案或檔案提交到需要核准的清單或文檔庫,則會處於 擱置 狀態,直到具備核准所需許可權的人員核准為止。 在等待核准時,它仍處於 擱置 狀態。
通常,當專案或檔案處於 擱置 狀態時,只有專案或檔案的寄件者,以及有權管理清單和文檔庫的人員可以看到。 在狀態從 [待處理 ] 變更為 [ 已核准] 之後,任何有權檢視清單或文檔庫的人都能看到它。 遭到拒絕的文章會保留在清單或文檔庫中,直到寄件者或具有必要許可權的人員刪除為止。 已存在於清單或文檔庫中的任何專案或檔案都會自動獲得核 准 狀態。
重要: 如果網站文檔庫中的安全性設定為允許任何使用者讀取專案,那麼凡是擁有網站讀取許可權的任何人,無論專案 是否處於 [ 核准] 狀態,都可以查看清單或文檔庫中的所有專案。
只有具備「完全控制」或「設計」許可權的人員可以變更清單或文檔庫設定。
設定專案或檔案的必要核准
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如果網站清單或文檔庫尚未開啟,請在 [快速啟動] 窗格中選取其名稱。
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在功能區上, 選取 [ 文檔 庫工具 ] 或 [清單工具] 群組中的 [文檔庫 ] 索引標籤 。
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如果您正在文件庫中工作,請選取 [文檔庫設定]。 如果您正在處理清單,請選取 [列表設定]。 在此範例中,[文 檔庫設定] 頁面隨即 開啟。
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在 [一般設定] 底下,選取 [版本設定]。 [ 版本設定] 頁面隨即 開啟。
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在 [ 內容核准] 區 段中, 選取 [回答是否 需要提交專案的內容核准? ] 問題。
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在 [ 草稿專案安全 性] 區段中,決定哪些使用者可以在文檔庫中看到草稿專案。 在此範例中, 系統只會選取可以核准專案 (的使用者,以及專案) 的作者 。
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選取 [確定]。
下列範例顯示將 [ 要求內容核准 ] 選項設為 [ 是] 之後,文檔庫中的已核准專案。 因為這些檔案已經在文檔庫中,因此會自動核准。
您的組織最後可能會發現,針對特定清單或文檔庫中的每一個檔案專案都需要核准,是不方便或不必要的。 這項需求不僅會要求必須授與或拒絕核准的人員的時間,還能防止人員輕鬆地在檔案或專案上共同作業。 如果您決定貴組織不再需要核准每個項目或檔案,您可以移除此需求。
拿掉清單或文件庫中專案或檔案核准的需求
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如果網站清單或文檔庫尚未開啟,請在 [快速啟動] 窗格中選取其名稱。
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在功能區上, 選取 [ 文檔 庫工具 ] 群組中的 [文檔庫] 索引標籤或 [ 清單 工具] 群組中的 [ 清單] 索引卷 標。
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如果您正在文件庫中工作,請選取 [文檔庫設定]。 如果您正在處理清單,請選取 [列表設定]。 在此範例中,[文 檔庫設定] 頁面隨即 開啟。
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在 [一般設定] 底下,選取 [版本設定]。 [ 版本設定] 頁面隨即 開啟。
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在 [ 內容核准] 區段中,選取 [ 回答否 ],以回答 [提交的專案需要內容核准? ] 問題。 警告對話框隨即出現。
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若要關閉郵件,請選取 [確定]。
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若要關閉 [ 版本設定 ] 對話框,請選取 [確定]。 當您回到清單或文檔庫時,頁面上不再提供核 准狀態 。 所有有權檢視清單或文檔庫的使用者都可以檢視位於該處的所有內容。
如需詳細資訊,請參閱 核准或拒絕網站清單或文檔庫中的項目或檔案, 以及核准工作流程的相關信息。