關於取出、存回和版本的常見問題

否，取出檔案只會變更檔案的條件，只允許您編輯檔案。

如果您取出檔案但未儲存回來，您所做的變更將不會儲存。 如果您想要保留變更，請一律儲存盤案。

儲存盤案的方式取決於您使用的編輯器或工具。 如果您在在線編輯文本文件，必須明確按兩下 [儲存 ]。 不過，如果您在 Microsoft 365 應用程式中編輯，例如在 Word或 Excel中編輯，您可以關閉檔，檔就會自動儲存。

如果您取出檔案、儲存盤案，然後捨棄取出，您的變更將不會儲存回文檔庫。

根據預設，在文檔庫中具有編輯許可權的任何人都可以變更檔案。 不過，您可以將文檔庫設定為要求其他人先取出檔案，再進行變更。

您必須是文檔庫擁有者或網站系統管理員，或具有可比的許可權，才能執行此設定。

1. 開啟您要取出的文件庫。

2. 在 SharePoint中，按兩下 [ 設定 ，然後按兩下 [文 檔庫設定]。

   

   在SharePoint 2016中，選取 [頁面]，然後選取 [ 文檔庫設定]。

   

3. 在 [設定] 頁面中，選取 [版本設定]。

   

4. 在 [版本設定] 頁面中，向下卷動並選取 [需要取出檔才能編輯] 的 [是]。

   

根據預設，文檔庫可讓擁有編輯許可權的成員修改及編輯檔案，而不需要取出檔案。 若要避免這種情況，請在文檔庫中啟用取出必要功能。 您必須是文檔庫擁有者或網站系統管理員，或具有可比的許可權，才能執行此設定。

1. 開啟您要取出的文件庫。

2. 在 SharePoint中，按兩下 [ 設定 ，然後按兩下 [文 檔庫設定]。

   

   在SharePoint 2016中，選取 [頁面]，然後選取 [ 文檔庫設定]。

   

3. 在 [設定] 頁面中，選取 [版本設定]。

   

4. 在 [版本設定] 頁面中，向下卷動並選取 [需要取出檔才能編輯] 的 [是]。

   

若要快速查看誰已取出欄，請將游標暫留在 [取 出 ] 圖示 上，查看提示，告訴您已取出檔案的人員。

您也可以將 [ 取出依據 ] 欄新增至文檔庫的默認檢視。 如此一來，每個人都可以輕鬆查看誰已取出檔。 若要瞭解如何在 SharePoint中新增 [ 取出依據 ] 欄，請參閱 在清單或文檔庫中建立欄。

其他資訊

• 如需SharePoint 2016，請參閱 建立、變更或刪除清單或文檔庫的檢視。

• 如需 SharePoint，請參閱 建立文檔庫的自定義檢視。

版本設定是一種建立文件變更歷程記錄的方法，文件主要版本或主要與次要版本的發佈週期需要受到控管。

開啟版本設定

若要瞭解如何開啟版本設定，請參閱啟用和設定清單或文檔庫的版本設定。

使用拖放功能   

上傳檔案的最常見方式是從電腦或網路資料夾拖曳檔案到文件庫。 首先，開啟您網站上的文件庫。 接下來，在電腦上找出並選取要上傳的文件，然後將該文件拖曳到文件庫中標示 [將檔案拖曳到這裡] 之處。

如果您沒有看到拖放檔案的選項，請安裝最新版本的瀏覽器軟體或 Microsoft 365。 這項功能需要至少 Office 2016或最新版本的 Microsoft Edge、Firefox 或 Chrome。

使用 SharePoint 2016 中的 [在檔案總管中開啟] 命令   

此命令會在您的計算機上開啟 檔案總管，但會顯示作為網站基礎之伺服器電腦上的資料夾結構。 您偶爾可能需要複製或移動文件庫中的多個文件到另一個文件庫。

例如，您可能想要將文件庫中一年多前建立的所有文件移動到另一個文件庫中，以封存資訊。 或者，當您變更工作群組時，您可能會想要將文件庫中您所擁有的文件從網站複製到子網站上的其他文件庫中。

您也可以處理資料夾中的檔案，例如複製、重新命名、刪除，依此類推。

使用 SharePoint 2016 中的 [上傳] 命令   

從您的文檔庫中，選取 [上傳]，然後選取 [選擇檔案]，然後流覽以上傳個別檔案。

這種方法的優點是，不論您目前擁有的瀏覽器或瀏覽器版本為何，此方法均能運作。

取出、存回和版本的相關秘訣   

不論您上傳的方式為何，請記住下列有關啟用之取出、存回及版本的資訊：

• 如果您要將檔案上傳到需要取出檔案的文件庫，檔案一開始會取出給您。 您仍然必須先將檔案存回，其他人才能進行檢視和編輯。

• 如果設定讓文件庫追蹤檔案的版本，您通常可以將上傳的檔案作為新版本加入，這個新版本就會是檔案版本歷程記錄的一部分。

• 如果文件庫需要您將值新增至一或多個文件庫欄，例如部門名稱或專案編號，您仍然必須在上傳作業完成之前編輯值並存回文件。

其他資訊

• 如需SharePoint 2016，請參閱 將檔案和資料夾上傳到文檔庫。

• 如需 SharePoint 和 Microsoft 365，請參閱上傳、檢視及移除項目檔。

• 如需文件的詳細資訊，請參閱影片：將檔新增至文檔庫。

您可以取出新版本並以新版本取代所有內容，藉此將新檔新增為新版本。 取出版本修改完成後，請重新存回。 SharePoint會建立新的複本， (提供您已針對該) 設定舊版。 如需版本設定的詳細資訊，請參閱 版本設定在清單和文檔庫中的運作方式。

不可以，很抱歉，從 SharePoint環境中沒有方法可以設定提醒或取得文件取出的日期。 應用程式設計介面 (API) 允許使用，但需要撰寫自定義程式。 請洽詢您的系統管理員或網站設計工具。

做為視覺效果，watch 取 [取出] 圖示 ，或新增 [取出依據] 欄至文檔庫。 若要瞭解如何在 SharePoint中新增 [ 取出依據 ] 欄，請參閱 在清單或文檔庫中建立欄。

如果您將檔案上傳到一個需取出檔案的文件庫，該檔案首先會由您取出。 您可以看到檔案，但其他人無法看到，而且很容易忽略。 請確定填入所有必要屬性，然後存回檔案，其他人才可以檢視或編輯檔案。

其他資訊

• 如需檔案存回和取出 SharePoint的詳細數據，請參閱 取出或存回文檔庫中的檔案。

• 如需在SharePoint 2016中存回和取出檔案的詳細數據，請參閱 取出、存回或捨棄 SharePoint 文檔庫中的檔案變更。

• 如需將檔案上傳至SharePoint 2016，請參閱 將檔案和資料夾上傳到文檔庫。

• 如需將檔案上傳至 SharePoint，請參閱上傳、檢視及移除項目檔。

如果有人傳送 SharePoint檔案的連結給您，而您選取該檔案時，請務必務必先閱讀標題欄，確認標題欄是否 顯示為只讀， 再開始編輯。 如果有顯示，且文件庫已啟用取出，您必須取出檔案。 您隨時都可以透過檢查 URL 來尋找文件庫，以瀏覽至文件庫。

但如果檔案是 Office檔，例如 Word、 Excel或 PowerPoint，則會變得更容易。 首先，將檔放在 [編輯] 模式中，選取 [ 檔案] 索引卷標，然後找出 [ 管理版本 ] 按鈕，您可以用它來取出檔案。

但請注意，也有可能有人已經取出檔案，因此在此情況下，無法使用 [ 取出 ] 命令。

您看見以下內容的頻率為何？

本機草稿功能存在於數個版本中。 選取 [使用我的本機草稿資料夾] 可讓您將檔案離線並輕鬆在電腦上尋找檔案，以便您之後在未連線至網路的情況下開啟檔案。 根據預設，資料夾稱為 SharePoint 草稿，且位於 [ 檔 ] 或 [ 我的文檔] 檔案 夾中。 順便說一句，如果您選取兩個或多個要取出的檔案，就不會看到此對話框。

但時代不同了。 如果您想要離線使用檔案，最好的方式是使用 公司用或學校用 OneDrive 讓任何文檔庫離機並自動同步處理變更。

其他資訊

• 使用 OneDrive 將 OneDrive 或其他 SharePoint 文檔庫同步處理至您的電腦。

• 下載免費 OneDrive 同步處理 用戶端。

組織成資料夾的文件庫通常會有顯示所有資料夾的預設檢視。 如果您想要存回許多資料夾中的大量檔案，請建立新檢視來「扁平化」文檔庫，讓您可以在不使用資料夾的同一個檢視中查看所有檔案。 若要執行此動作，請在 [編輯檢視] 頁面上選取 [資料夾] 下的 [顯示所有項目但不顯示資料夾]。 當您使用檔案時，您可能會增加檔案限制，這樣您也可以增加要在 [專案限制] 底下顯示的項目數量，一次查看所有檔案。 這種方式可以讓您輕鬆透過一次操作選取需要存回的所有檔案。

其他資訊

• 如需SharePoint 2016，請參閱 建立、變更或刪除清單或文檔庫的檢視。

• 如需 SharePoint，請參閱 建立文檔庫的自定義檢視。

如果您已同步處理文件庫與 公司用或學校用 OneDrive，您仍然可以在瀏覽器中取出檔案。 您可以在瀏覽器中看到 [ 取出 ] 圖示 ，表示檔案已取出。 不過，您的裝置本機資料夾中的檔案上沒有 [取 出 ] 圖示，因為本機資料夾不知道檔案在 SharePoint上的取出/存回狀態。

但是在您的本機資料夾中，您可以執行下列動作：

1. 以滑鼠右鍵按一下檔案名稱。

2. 選 取 [在線檢視 ] 或選 取 [公司用或學校用 OneDrive]，然後選取 [移至瀏覽器]。

您現在可以快速查看 SharePoint文件庫以及文檔庫中任何檔案的取出/存回狀態。

您不需要等候他們回來。

網站或文件庫管理員可以使用覆寫取出權限，啟用文件存回或捨棄其他使用者取出的文件。 但是請注意執行此操作的後果。 休假的同事可能會想要在文檔庫中新增含有變更的本地副本，而這兩個版本必須以手動方式或使用比較工具進行一致化，例如 Word和Excel提供的比較工具。

其他資訊

• 瞭解 SharePoint 中的許可權等級。

• 使用電子表格比較比較來比較活頁簿的兩個版本。

• 合併檔修訂。

簡單來說，取出和存回檔案是一種鎖定檔案以進行獨佔式編輯，之後再對其他人解除鎖定的方式。 建立文件庫、組織檔案及決定共同作業的最佳方法時，請考慮您與他人共同作業的風格。 有數種方式可與其他人共同處理文件。 下表可協助您決定最適合您的專案。

共同作業的風格	一般用法	最佳作法
非正式	日常小組檔、精簡或不頻繁的編輯，以及偶爾的編輯衝突。	停用取出需求 (這是預設的文件庫設定) 但您仍然可以視需要取出個別檔案。
共同撰寫	在用戶端電腦上使用 Office產品，以及使用 Office 網頁版輕鬆即時的檔共同作業	停用取出要求並避免取出檔案，因為檔案與共同撰寫不相容。
正式	連續批注和檢閱及檔核准。	啟用必要取出。

如果您在文件庫中啟用取出，以下是一些其他秘訣及竅門：

• 避免將檔案取出太久。

• 將 [取出者] 欄新增至文件庫的預設檢視。 如此一來，其他人便可以輕鬆地查看誰已將文件取出。 如果此欄不在檢視中，您仍可將游標暫留在 [ 取出 ] 圖示 上，查看提示，告訴您已取出檔案的人員。

• 覆寫其他人的取出之前先詢問。

• 避免編輯已取出的檔案。

• 請記住，在存回之前，其他人不會看到變更。

其他資訊

• 設定需要取出檔案的文件庫。

• 檔共同作業和共同撰寫。

• 在清單或文檔庫中建立欄。

• 建立、變更或刪除清單或文檔庫的檢視。

如果仍有問題，或遭遇未預期的行為，請提出服務要求。

連絡商務產品支援 - 管理員 說明]