在 Teams 中管理網路研討會電子郵件Microsoft
Applies ToMicrosoft Teams

通知、提醒及更新已註冊的出席者有關即將與網路研討會電子郵件一起進行的網路研討會。

網路研討會電子郵件類型

網路研討會電子郵件有多種不同類型,可通知及提醒人員其核准狀態、活動詳細數據等等。  

  • 電子郵件類型

  • 功能

  • 傳送時

  • 出席者註冊

  • 通知收件者其位置已保留給事件。

  • 馬上

  • 出席者等待核准

  • 通知收件者已收到他們的註冊要求。

  • 馬上

  • 出席者等候清單

  • 通知收件者事件已滿,但他們已新增至等候清單 & 會在位置開啟時收到通知。

  • 馬上

  • 出席者拒絕

  • 通知收件者事件已符合容量,且無法接受其註冊要求。

  • 馬上

  • 出席者取消

  • 確認出席者取消註冊。

  • 馬上

  • 網路研討會取消

  • 通知已註冊的出席者該活動已取消。

  • 馬上

  • 網路研討會日期更新

  • 匯報 已註冊的出席者,瞭解活動日期或時間的變更。

  • 馬上

  • 網路研討會提醒

  • 提醒已註冊的出席者有關即將到來的網路研討會。

  • 活動開始前 1h*

  • 活動錄製可用

  • 通知出席者事件錄製已發佈並準備好進行檢閱。

  • 事件錄製電子郵件不會傳送給外部演示者。 

  • 錄製發佈后

 *擁有 Teams 進階版 的使用者可以編輯電子郵件內容,以及修改網路研討會提醒電子郵件的傳送時間。

編輯網路研討會電子郵件

附註: 編輯網路研討會電子郵件是 Teams 進階版 的一部分,這是一種附加元件授權,可提供額外的功能,讓 Teams 會議更具個人化、智慧且安全。 若要存取 Teams 進階版,請連絡您的 IT 系統管理員。

根據預設,網路研討會電子郵件會使用Teams中的範本自動草擬。 不過,在 Teams 進階版 中,您可以在傳送前先編輯它們。 

若要編輯網路研討會電子郵件:

  1. 在 Teams 行事 中開啟即將到來的網路研討會。

  2. 選取 [電子郵件] 網路研討會設定選項中的 [通訊] 索引標籤螢幕快照,顯示網路研討會電子郵件

  3. 在您要編輯的電子郵件列中選取 [編輯]。 您可以編輯:

    • 寄件者名稱

    • Email 主旨

    • 橫幅和標誌影像

    • 電子郵件 本文 Microsoft Teams 中網路研討會電子郵件範本的螢幕快照

  4. 變更電子郵件的內容。 然後:

    • 取 [預覽電子郵件 ],以查看收件者對電子郵件的外觀。

    • 取 [繼續編輯 ] 以進行更多變更,

    • 選取 [取消 ] 捨棄您的編輯。

  5. 選取 [儲存]。

重要: 如果召集人未編輯提醒電子郵件內容,每位出席者和召集人都會看到該電子郵件以其瀏覽器的默認語言翻譯。 如果召集人自定義電子郵件出席者會看到它以召集人的語言撰寫。

變更提醒電子郵件傳送時間

根據預設,提醒電子郵件會在活動開始前一小時傳送給註冊者。 在 Teams 進階版 中,您可以編輯傳送時間,並更快通知出席者。 

附註: 變更提醒電子郵件傳送時間是 Teams 進階版的一部分,這是一種附加元件授權,可提供讓Teams會議更具個人化、智慧且安全的額外功能。 若要存取 Teams 進階版,請連絡您的 IT 系統管理員。

若要變更提醒電子郵件傳送時間:

  1. 在 Teams 行事曆中開啟即將到來的網路研討會。

  2. 選取 [電子郵件]

  3. 在 [ 提醒電子郵件] 列 中,選取 活動開始前 1h 如何編輯網路研討會提醒電子郵件傳送時間的螢幕快照

  4. 設定活動前幾個小時或天數,以傳送提醒電子郵件。 選取 [儲存]。

Teams 中提醒電子郵件傳送時間編輯器的螢幕快照

網路研討會電子郵件提醒必須至少在活動開始前一小時傳送。

關閉網路研討會電子郵件

當您建立網路研討會時,網路研討會電子郵件會自動開啟。 您可以在發佈活動網站之前隨時關閉它們。 

排程網路研討會時關閉網路研討會電子郵件:

  1. 在排程表單中,移至 [設定 ]> 詳細數據]

  2. [事件存取] 底下,關閉 [啟用出席者電子郵件 ] 切換開關。

若要關閉已排程網路研討會的網路研討會電子郵件:

  1. 前往 Teams 行事曆。

  2. 以滑鼠右鍵按兩下網路研討會,然後選取 [管理活動 Fluent 2 編輯圖示小型] 。

  3. 取 [設定 > 詳細數據]

  4. [事件存取] 底下,關閉 [啟用出席者電子郵件 ] 切換開關。

重要: 

  • 此設定會關閉所有 Teams 網路研討會電子郵件,包括取消和事件錄製電子郵件。

  • 您只能在事件網站發佈之前變更此設定。

透過整合管理電子郵件

將非Microsoft行銷自動化工具整合至Teams,以設定和管理網路研討會電子郵件。 發佈活動網站之前,請先實作網路研討會整合。

若要開始使用網路研討會整合:

  1. 在 Teams 中選取 [ 行事曆 Teams [行事曆] 索引標籤圖示]。

  2. 以滑鼠右鍵按下現有的網路研討會,然後選取 [管理活動 Fluent 2 編輯圖示小型] 。

  3. 在排程表單中,選 取 [整合]

  4. 選擇行銷自動化工具,將其用於網路研討會。

接下來呢?

管理出席者可在Teams Microsoft看到的內容。

在 Teams 中變更 Microsoft 網路研討會詳細數據。

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