Archiviazione di file per l'azienda
Mentre si continua a configurare l'azienda in Microsoft 365, è importante comprendere le opzioni disponibili per l'archiviazione dei file.
Uno dei modi migliori per configurare l'archiviazione e la condivisione di file per l'azienda consiste nell'usare OneDrive per i file personali con cui si vuole controllare la condivisione e SharePoint e Teams per i file a cui tutti o più utenti dovrebbero avere accesso.
OneDrive è una piattaforma di archiviazione cloud in cui è possibile archiviare i file personali o individuali. OneDrive è strettamente integrato con app come Word, Excel e PowerPoint, che lo rendono una posizione comoda in cui archiviare e accedere ai documenti sensibili in modo sicuro.
Usare OneDrive quando si vuole creare un documento personale, ad esempio quando si lavora su informazioni altamente riservate o private.
Per iniziare a usare OneDrive, accedere per scaricare e installare l'app desktop OneDrive, quindi seguire le istruzioni per accedere e selezionare le cartelle da sincronizzare con il cloud.
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Per creare un nuovo file in OneDrive, fare clic sul pulsante Nuovo e selezionare il tipo di file da creare, ad esempio un documento Word o un foglio di calcolo di Excel.
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Per gestire i file in OneDrive, fare clic con il pulsante destro del mouse su un file e scegliere Rinomina per assegnare un nome più descrittivo o trascinare i file in cartelle diverse per una migliore organizzazione.
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Per condividere file con OneDrive , fare clic sul pulsante Condividi e immettere gli indirizzi di posta elettronica delle persone con cui si vuole condividere il file. Altre informazioni su come gestire i file in OneDrive.
SharePoint è uno strumento di collaborazione usato per gestire e condividere file e informazioni in un'organizzazione. SharePoint consente a più utenti di collaborare in un'unica posizione centrale.
Usare SharePoint quando è necessario creare un documento che verrà scritto e gestito da un team di persone o quando è necessario condividerlo su vasta scala. Ad esempio, usarlo come posizione centralizzata in cui i membri del team possono visualizzare sequenze temporali, attività e attività cardine del progetto. In questo modo i team possono tenere traccia dello stato di avanzamento, rispettare la pianificazione e collaborare in modo più efficiente.
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Per creare un nuovo file in SharePoint, passare alla raccolta documenti in cui si vuole creare il file e fare clic sul pulsante Nuovo .
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Per gestire i file, estrarre un file per apportarvi modifiche e quindi archiviarlo di nuovo al termine.
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Per condividere file, fai clic sul file e seleziona Condividi. È anche possibile collaborare in tempo reale aprendo il file nell'applicazione appropriata, ad esempio Word o Excel, e abilitando la creazione condivisa. Per visualizzare le versioni precedenti di un file, fare clic sul file e selezionare Cronologia versioni. Altre informazioni su come gestire i file in SharePoint.
Teams e SharePoint
Quando si crea un nuovo team, viene creato automaticamente un sito di SharePoint corrispondente collegato al team.
È possibile usare SharePoint per archiviare e gestire i file correlati al lavoro del team e condividerli direttamente in Teams. È anche possibile usare le autorizzazioni di SharePoint per controllare chi può visualizzare, modificare ed eliminare file e usare il controllo delle versioni per tenere traccia delle modifiche ai file nel tempo.
Quando si crea un nuovo canale in Teams, viene creata una nuova cartella nel sito di SharePoint corrispondente. Ciò significa che tutti i file e le conversazioni correlati a quel canale verranno archiviati in quella cartella, semplificando l'organizzazione e la gestione del lavoro.
Passaggi successivi
Dopo aver configurato la modalità di archiviazione dei file per l'azienda, è consigliabile iniziare a condividere file e collaborare con altri utenti.
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