Condividere file o cartelle di SharePoint

Condividere con persone specifiche

Scegliere questa opzione se si vuole inviare un invito tramite posta elettronica a persone o gruppi e tenere traccia di chi è stato invitato. In questo modo è anche possibile rimuovere le autorizzazioni per utenti o gruppi specifici in un secondo momento, se necessario.

1. Nel sito SharePoint passare alla raccolta in cui si vogliono condividere i file.

2. Selezionare il file o la cartella da condividere selezionando l'icona del cerchio corrispondente.

   : La condivisione di più elementi contemporaneamente non è disponibile. È invece possibile aggiungere gli elementi da condividere in una cartella e quindi condividerla.

   1. Se usi la visualizzazione Elenco, seleziona il cerchio sul lato sinistro dell'elemento.

   2. Se usi la visualizzazione Riquadri, seleziona il cerchio nell'angolo in alto a destra dell'elemento.

3. Selezionare Condividi nella parte superiore della pagina.

   : 

   • Se il file o la cartella selezionata sono già condivisi con un utente, nella parte inferiore è presente un elenco Condivisi con. Ogni immagine è la foto del profilo di un individuo o le iniziali di un gruppo con cui il file è stato condiviso. Se si vuole modificare il livello di accesso per un singolo o un gruppo, selezionare una foto o le iniziali di gruppo per aprire Gestisci accesso.

   • Se il file o la cartella selezionata non è attualmente condivisa con qualcuno, non ci sarà una lista Condivisa con. 

   

4. Selezionare Chiunque abbia il collegamento può modificare per aprire le impostazioni del collegamento. 

   : A seconda delle impostazioni impostate dall'amministratore, potrebbero essere disponibili impostazioni predefinite diverse. Ad esempio, questo pulsante potrebbe indicare Persone in <l'organizzazione> può modificare.

   

5. Selezionare un'opzione per gli utenti a cui si vuole concedere l'accesso con il collegamento: 

   : Se un'opzione di condivisione è disattivata, è possibile che gli amministratori dell'organizzazione l'abbiano limitata. Ad esempio, possono scegliere di rimuovere l'opzione Chiunque per impedire l'accesso anonimo da parte di persone esterne all'organizzazione.

   1. Tutti consente l'accesso a chiunque riceva questo collegamento, sia direttamente sia inoltrato da un altro utente. Possono essere incluse anche persone esterne all'organizzazione.

   2. Le persone di <La tua organizzazione> con il collegamento consente a chiunque nell'organizzazione abbia il collegamento di accedere al file, sia che lo ricevano direttamente da te o inoltrato da un altro utente.

   3. Persone con accesso esistente può essere usata dalle persone che hanno già accesso al documento o alla cartella. Non cambia le autorizzazioni e non condivide il collegamento. Usare questa opzione se si vuole inviare un collegamento a un utente che ha già accesso. 

   4. Persone specifiche consente l'accesso solo alle persone specificate, sebbene anche altre persone possano già avere accesso. Possono essere incluse anche persone esterne all'organizzazione. Se qualcuno inoltra l'invito alla condivisione, solo le persone che hanno già accesso all'elemento potranno usare il collegamento. 

6. In Altre impostazioni è possibile impostare una delle opzioni seguenti:

   • Può modificare consente alle persone che hanno eseguito l'accesso con un account Microsoft di modificare i file o le cartelle a cui hanno accesso. Se si condivide una cartella, gli utenti con autorizzazioni di modifica possono copiare, spostare, modificare, rinominare, condividere ed eliminare qualsiasi elemento nella cartella a cui hanno accesso. Se si deseleziona questa casella, gli utenti possono visualizzare, copiare o scaricare gli elementi senza eseguire l'accesso. Possono anche inoltrare il collegamento ad altre persone. Tuttavia, non possono apportare modifiche alla versione nel SharePoint. Alcuni collegamenti hanno opzioni limitate e sono disponibili solo su collegamenti anonimi.

     : 

     • Può modificare è attivato per impostazione predefinita.

     • È anche possibile impostare le autorizzazioni di modifica nella schermata precedente. In Invia collegamento,accanto al campo Nome, gruppo o messaggio di posta elettronica, selezionare l'icona a forma di matita per modificare le autorizzazioni di modifica per le persone o i gruppi immessi. 

   • Blocca download impedisce agli utenti di scaricare il file o le cartelle a cui hanno accesso. Deselezionando questa casella, gli utenti possono scaricare i file nei propri dispositivi. 

     : Questa opzione potrebbe non essere disponibile per il tipo di file selezionato. Questa opzione è disponibile solo se non si consente la modifica.

   • Imposta data di scadenza consente di impostare una data di scadenza per il collegamento. Dopo la data impostata, il collegamento non funzionerà e sarà necessario creare un nuovo collegamento per gli utenti che richiedono l'accesso al file o alla cartella. 

     : La data di scadenza impostata è disponibile solo se si tratta di un collegamento a tutti gli utenti.

   • Imposta password consente di impostare una password per accedere al file. Quando un utente apre il collegamento, gli verrà chiesto di immettere una password prima di poter accedere al file. È necessario fornire questa password separatamente a tutti gli utenti con cui si vuole condividere il file. 

     : Imposta password è disponibile solo se si tratta di un collegamento a qualcuno.

   • L'apertura in modalità di revisione limita solo le persone a lasciare commenti e a inviare suggerimenti sul file. 

     : 

     • Questa opzione è disponibile solo per Word documenti.

     • Se qualcuno ha già i permessi di modifica per il documento, selezionando Aprire solo in modalità revisione non gli si impedisce di fare modifiche. Per loro, il documento verrà aperto in modalità di modifica.

7. Dopo aver impostato tutte le impostazioni e le autorizzazioni per i collegamenti, selezionare Applica. 

8. Nel campo Nome, gruppo o messaggio di posta elettronica iniziare a digitare gli indirizzi di posta elettronica o i nomi dei contatti delle persone con cui si vuole condividere. Quando si inizia a immettere le informazioni nella casella, è possibile anche scegliere un contatto nell'elenco visualizzato.

   : Per condividere rapidamente con persone specifiche, è possibile digitare il nome o l'indirizzo di posta elettronica e quindi usare l'icona a forma di matita a destra del campo Nome, gruppo o e-mail, per selezionare È possibile modificare o È possibile visualizzare. Seguire quindi la stessa procedura indicata sotto per condividere con le persone specifiche elencate. Per Word documenti, è possibile usare l'opzione Può rivedere per consentire a qualcuno di aggiungere commenti e suggerimenti, ma impedire loro di apportare modifiche.
   
   

9. Se desideri, includi un messaggio sotto il campo Nome, gruppo o e-mail .

   : Se si vuole comporre il messaggio in Outlook, selezionare il pulsante Outlook e il collegamento verrà inserito in una bozza di messaggio di posta elettronica e tutti gli utenti con cui è stato immesso il messaggio saranno inclusi nell'elenco A/Destinatario. A seconda della versione di SharePoint, il pulsante Outlook può essere visualizzato o meno.

10. Selezionare Invia. 

Condividere usando "Copia collegamento"

Scegliere questa opzione per condividere elementi con molte persone, che magari non si conoscono direttamente. Ad esempio, puoi usare questi collegamenti per pubblicare post su Facebook, Twitter o LinkedIn oppure per condividerli in una e-mail o un messaggio. Chiunque riceve il collegamento può visualizzare o modificare l'elemento, a seconda dell'autorizzazione impostata. Gli utenti che dispongono del collegamento non possono caricare nuovi elementi. Tenere presente che il collegamento può anche essere inoltrato e che non è necessario accedere.

1. Nel sito SharePoint passare alla raccolta in cui si vogliono condividere i file.

2. Selezionare il file o la cartella da condividere selezionando l'icona del cerchio corrispondente.

   : La condivisione di più elementi contemporaneamente non è disponibile. È invece possibile aggiungere gli elementi da condividere in una cartella e quindi condividerla.

   1. Se usi la visualizzazione Elenco, seleziona il cerchio sul lato sinistro dell'elemento.

   2. Se usi la visualizzazione Riquadri, seleziona il cerchio nell'angolo in alto a destra dell'elemento.

3. Selezionare Condividi nella parte superiore della pagina.

   : 

   • Se il file o la cartella selezionata sono già condivisi con un utente, nella parte inferiore è presente un elenco Condivisi con. Ogni immagine è la foto del profilo di un individuo o le iniziali di un gruppo con cui il file è stato condiviso. Se si vuole modificare il livello di accesso per un singolo o un gruppo, selezionare una foto o le iniziali di gruppo per aprire Gestisci accesso.

   • Se il file o la cartella selezionata non è attualmente condivisa con qualcuno, non ci sarà una lista Condivisa con. 

   • Se si crea un collegamento che funziona solo per l'organizzazione e lo si invia a un gruppo di Microsoft 365, tale gruppo verrà riscattato nel collegamento. Se un utente esterno viene aggiunto al gruppo, gli consente di accedere all'elemento.

4. In Copia collegamento selezionare Chiunque abbia il collegamento può modificare per aprire le impostazioni del collegamento.

   : A seconda delle impostazioni impostate dall'amministratore, potrebbero essere disponibili impostazioni predefinite diverse. Ad esempio, questo pulsante potrebbe indicare Persone in <l'organizzazione> può modificare.

5. Per modificare le autorizzazioni per il collegamento, selezionare un'opzione a cui si vuole concedere l'accesso al collegamento:

   : Se l'opzione di condivisione è disattivata, gli amministratori dell'organizzazione potrebbero aver limitato le autorizzazioni. Ad esempio, possono scegliere di rimuovere l'opzione Chiunque per impedire che i collegamenti utilizzabili vengano inoltrati ad altri utenti esterni all'organizzazione.

   • Tutti consente l'accesso a chiunque riceva questo collegamento, sia direttamente sia inoltrato da un altro utente. Possono essere incluse anche persone esterne all'organizzazione.

   • Le persone di <La tua organizzazione> con il collegamento consente a chiunque nell'organizzazione abbia il collegamento di accedere al file, sia che lo ricevano direttamente da te o inoltrato da un altro utente.

   • Persone con accesso esistente può essere usata dalle persone che hanno già accesso al documento o alla cartella. Non cambia le autorizzazioni e non condivide il collegamento. Usare questa opzione se si vuole inviare un collegamento a un utente che ha già accesso. 

   • Persone specifiche consente l'accesso solo alle persone specificate, sebbene anche altre persone possano già avere accesso. Se qualcuno inoltra l'invito alla condivisione, solo le persone che hanno già accesso all'elemento potranno usare il collegamento.

     : Per tenere traccia dell'accesso e garantire la sicurezza, è possibile condividere solo con un utente dell'organizzazione o con un account Microsoft.

6. In Altre impostazioniè possibile impostare una delle opzioni seguenti:

   • Consenti modifica consente alle persone che hanno eseguito l'accesso con un account Microsoft di modificare i file o le cartelle a cui hanno accesso. Se si condivide una cartella, gli utenti con autorizzazioni di modifica possono copiare, spostare, modificare, rinominare, condividere ed eliminare qualsiasi elemento nella cartella a cui hanno accesso. Se si deseleziona questa casella, gli utenti possono visualizzare, copiare o scaricare gli elementi senza eseguire l'accesso. Possono anche inoltrare il collegamento ad altre persone. Tuttavia, non possono apportare modifiche alla versione nel SharePoint. Alcuni collegamenti hanno opzioni limitate e sono solo collegamenti anonimi.

     : 

     • Consenti modifica è attivato per impostazione predefinita.

     • Puoi anche impostare i permessi di modifica nella schermata precedente selezionando l'icona della matita a destra dei nomi con cui stai condividendo il file. 

   • Blocca download impedisce agli utenti di scaricare i file o le cartelle a cui hanno accesso. Deselezionando questa casella, gli utenti possono scaricare i file nei propri dispositivi. 

     : Questa opzione potrebbe non essere disponibile per il tipo di file selezionato. Questa opzione è disponibile solo se non si consente la modifica.

   • Imposta data di scadenza consente di impostare una data di scadenza per il collegamento. Dopo la data impostata, il collegamento non funzionerà più e sarà necessario creare un nuovo collegamento per gli utenti che richiedono l'accesso al file o alla cartella. Imposta data di scadenza è solo per i collegamenti anonimi.

     : La data di scadenza impostata è disponibile solo se si tratta di un collegamento a tutti gli utenti.

   • Imposta password consente di impostare una password per accedere al file. Quando un utente seleziona il collegamento, gli verrà chiesto di immettere una password prima di poter accedere al file. È necessario fornire questa password separatamente a tutti gli utenti con cui si vuole condividere il file. Imposta la data della password è solo per i collegamenti anonimi.

     :  Imposta la data della password è disponibile solo se si tratta di un collegamento a qualcuno.

   • L'apertura in modalità di revisione limita solo le persone a lasciare commenti e a inviare suggerimenti sul file. 

     : 

     • Questa opzione è disponibile solo per Word documenti.

     • Se qualcuno ha già i permessi di modifica per il documento, selezionando Aprire solo in modalità revisione non gli si impedisce di fare modifiche. Per loro, il documento verrà aperto in modalità di modifica.

7. Dopo aver impostato tutte le impostazioni e le autorizzazioni per i collegamenti, selezionare Applica. 

8. In Copia collegamentoselezionare Copia.

9. Incollare il collegamento e inviarlo in un messaggio di posta elettronica, un messaggio o un post.

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