瞭解如何在 Outlook 中保護和保護電子郵件訊息

安全性選項

您可以使用的安全性選項取決於您使用的帳戶類型，以及該帳戶是否有Microsoft 365 訂閱。 例如，如果您使用個人Microsoft帳戶搭配 Microsoft 365，您將沒有像使用公司或學校帳戶的人一樣多的選項。 這是因為IT系統管理員通常會為組織中的所有使用者設定加密原則，而他們需要不同的安全性功能來協助維護合規性。 一般說來，資訊越敏感，就越能套用且應該套用安全策略，因此如果您使用的是公司或學校帳戶，請洽詢貴組織是否有特定的信息處理問題。

下表詳述哪些功能是根據您的帳戶提供，以及您是否有符合資格的Microsoft 365 訂閱。

讓我們來瞭解一些在 Outlook 中保護電子郵件的不同方式

本文內容：

• 使用加密防止未經授權的存取電子郵件

• 使用數位簽名傳送郵件以驗證寄件者身分識別

• 使用信息版權管理 (IRM) 保護郵件

• 在 Outlook 中將敏感度標籤套用至電子郵件

• 開啟從 Outlook 傳送的加密或受保護的電子郵件

使用加密防止未經授權的存取電子郵件

加密電子郵件訊息表示它已從可讀的純文本轉換成受干擾的密碼文字。 只有預定的收件者可以解譯郵件以供閱讀。 沒有對應金鑰的任何收件者會看到難以解譯的文字。 

根據您的組織或帳戶而定，Outlook 可能會允許您使用 S/MIME 或 Microsoft Purview 郵件加密 加密郵件。 每當您的郵件包含數字簽名或 IRM 保護，例如 [不要轉寄 ] 或 [ 不列印] 時，就會自動加密。

如需詳細資訊，請參閱： 

• 設定 Outlook 以使用加密和數位簽名

• 在 Outlook 中傳送加密的電子郵件

• 瞭解 Outlook.com 中的加密郵件

• 在 Outlook Mobile 中開啟 S/MIME

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傳送含有數位簽名的郵件 (S/MIME) 以驗證寄件者身分識別

當您要傳送已驗證的郵件，告知收件者郵件並未遭到竄改時，請使用數字簽名。  在您傳送電子郵件之前，插入數位簽名會自動加密電子郵件。 人員 從證書授權單位取得數字標識，以獨立驗證寄件者的身分識別。

當您收到包含數位簽名的郵件時，您可以信任寄件者是他們所說的人員。 如果您想要在電子郵件中插入數字簽名，您必須安裝數位標識 (憑證) ，該憑證是由第三方驗證。

如需詳細資訊，請參閱：

• 在 Outlook 中使用數位簽名保護郵件

• 驗證簽章郵件上的數位簽章

• 傳送數位簽名或加密的 Mac 郵件

• 尋找數位識別碼或數位簽章服務

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使用信息版權管理 (IRM) 保護郵件

您可以使用資訊版權管理 (IRM) 限制 Outlook 中電子郵件內容的許可權，就像限制其他Microsoft 356 或Microsoft Office 檔案的許可權一樣。 

例如，您傳送含有「請勿轉寄」標籤的電子郵件及其附加檔案。 這表示貴組織有 IRM 原則，可檢查預定收件者的授權，因此只有他們可以開啟檔案，而且無法轉寄檔案。 其他人將無法理解電子郵件。

如需詳細資訊，請參閱：

• 電子郵件訊息資訊版權管理 (IRM) 簡介

• 開啟加密和受保護的郵件

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在 Outlook 中將敏感度標籤套用至電子郵件

電子郵件上的敏感度標籤可協助收件者知道您傳送郵件時的電感。 您可以套用敏感度標籤至檔案和電子郵件，讓其與組織資訊保護原則相容。 您的組織會定義這些標籤及其意義。 它們可能包含分類，例如一般、非商務、公用、私人或機密。 他們僅適用於擁有公司或學校帳戶以及合格Microsoft 365 訂閱的個人。

請記住，敏感度標籤不會阻止收件者對郵件採取任何動作。 若要限制收件者可對您傳送的郵件採取的動作，建議您套用加密，或使用 IRM 保護郵件。

如需詳細資訊，請參閱：

• 在 Outlook 中將敏感度標籤套用至電子郵件

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開啟從 Outlook 傳送的加密或受保護的電子郵件

當某人從 Outlook 傳送具有加密或其他保護的電子郵件時，收件者應該可以從 Outlook 或其他電子郵件客戶端開啟該電子郵件。

具有加密專用原則的郵件可以在大部分的 Outlook 版本中直接讀取。 如果收件者使用其他郵件服務，他們會在入口網站中看到含有檢視郵件連結的郵件 Microsoft Purview 郵件加密。 

如需詳細資訊，請參閱：

• 開啟加密和受保護的郵件

• 驗證簽章郵件上的數位簽章

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