如果您需要保護電子郵件訊息的隱私,請將電子郵件加密。 在 Outlook 中對電子郵件訊息進行加密,便是將它從能理解的純文字轉換成加密過的文字。 只有具備與用來對郵件進行加密的公開金鑰相符之私密金鑰的收件者,才能對郵件進行解密以便閱讀。 沒有對應私鑰的任何收件者會看到難以解譯的文字。
有兩種類型的加密選項:S/MIME 和 Microsoft使用資訊版權管理 (IRM) 的許可權郵件加密。
當您有符合Microsoft 365資格的訂閱時,Outlook 會支援以信息版權管理為基礎的 郵件加密 。 若要使用郵件加密,您必須擁有 Office 365 企業版 E3 授權中包含的 Microsoft Purview 郵件加密。
您也可以使用 S/MIME 加密 (安全/多用途因特網郵件擴充功能) ,這是一種廣泛接受的通訊協定,可傳送數位簽名和加密的郵件。 若要使用 S/MIME 加密,您和收件者必須擁有支援 S/MIME 標準的郵件應用程式,例如 Outlook。
Exchange 中的 S/MIME 為電子郵件訊息提供下列服務:
-
加密:保護電子郵件訊息的內容。
-
數位簽名:驗證電子郵件寄件者的身分識別。
若要傳送加密的郵件,請根據您使用的 Outlook 版本選擇指示。 我使用的是哪個版本的 Outlook?
在全新的 Outlook中,您可以:
使用 S/MIME 加密單一郵件 | 使用 S/MIME 加密所有郵件 | 使用 Microsoft Purview 郵件加密 加密郵件
在全新的 Outlook中使用 S/MIME 加密單一郵件
在開始此程式並加密電子郵件之前,您必須先 取得數字標識,也稱為數位證書,然後將它新增至計算機上的鑰匙圈。
附註: 全新的 Outlook不會自動匯入數字證書。 您必須手動安裝憑證,或要求系統管理員設定原則以自動安裝憑證。
-
在電子郵件訊息中,從功能區選取 [選項] > [其他選項]。
-
在 [郵件選項] 中,您可以選擇敏感度等級,以及讀取或送達回條和 S/MIME 保護選項。
選擇兩者: (S/MIME 加密訊息) (S/MIME) 數字簽署此訊息 -
選取 [確定]。
-
如果您加密待發郵件,且全新的 Outlook 無法確認所有收件者都可以解密郵件,您會看到一則警告,醒目提示可能無法讀取加密郵件的收件者。 您還是可以傳送郵件、移除這些收件者,或重試再次檢查。
-
完成撰寫電子郵件,然後選取 [傳送]。
需要檢視加密郵件的協助嗎? 請參閱在 Outlook 中檢視及回覆加密的郵件。
在全新的 Outlook中使用 S/MIME 加密所有郵件
-
選 取 [ 郵件 > 設定]> S/MIME。
-
選擇:
加密我傳送之所有郵件的內容和附件:自動加密所有待發郵件。 在我傳送的所有郵件中新增數位簽名:數字簽署所有待發郵件。 自動選擇數字簽名的最佳憑證:允許 Outlook 選取基本憑證。 如果沒有核取,系統會提示您選取正確的憑證。 -
選取 [確定]。
在全新的 Outlook中使用 Microsoft Purview 郵件加密 加密郵件
使用 IRM 保護的 Microsoft Purview 郵件加密 不應套用至已使用 S/MIME 簽署或加密的郵件。 相反地,若要套用 IRM 保護,必須從郵件中移除 S/MIME 簽名和加密。 這同樣適用於受 IRM 保護的郵件;您不應該使用 S/MIME 來簽署或加密。
全新的 Outlook支援Microsoft 365 郵件加密,只要您的電子郵件伺服器有Office 365 企業版 E3 授權。 如果沒有,您可以使用 S/MIME 加密郵件。
-
在電子郵件訊息中,選擇 [選項],然後選取 [ 加密]。
-
挑選含有您要強制執行之限制的加密,例如 [ 加密] 或 [ 不要轉寄]。
-
完成撰寫電子郵件,然後選取 [傳送]。
在傳統版 Outlook 中,您可以:
新增憑證以使用 S/MIME 加密 | 設定 S/MIME 憑證 | 使用 S/MIME 加密單一郵件 | 使用 S/MIME 加密所有郵件
新增憑證以在傳統 Outlook 中使用 S/MIME 加密
在開始此程式並加密電子郵件之前,您必須先 取得數字標識,也稱為數位證書,然後將它新增至計算機上的鑰匙圈。
在傳統 Outlook 中設定 S/MIME 憑證
在計算機上設定 S/MIME 憑證後,您可以在 Outlook 中進行設定:
-
在 Outlook 中,選取 [信任中心] > [信任中心] > [信任中心設定] 中的 [檔案 > 選項]。
-
在左窗格中,選 Email 安全性]。
-
在 [加密的電子郵件] 底下,選取 [設定]。
-
在 [憑證及演算法] 底下,選取 [選擇],然後選取 S/MIME 憑證。
-
選取 [確定]。
在傳統 Outlook 中使用 S/MIME 加密單一郵件
-
在電子郵件訊息中,選取 [選項 > 加密]。
-
選擇含有您要強制執行限制的加密選項,例如 [ 不要轉寄]。
-
完成撰寫電子郵件,然後選取 [傳送]。
在傳統 Outlook 中使用 S/MIME 加密所有待發郵件
當您選擇預設加密所有待發郵件時,您可以撰寫及傳送與其他任何郵件相同的郵件,但所有可能的收件者都必須有您的 數位識別 元,才能譯碼或檢視您的郵件。
Microsoft Purview 郵件加密 (IRM) 保護不應套用至已使用 S/MIME 簽署或加密的郵件。 相反地,若要套用 IRM 保護,必須從郵件中移除 S/MIME 簽名和加密。 這同樣適用於受 IRM 保護的郵件;您不應該使用 S/MIME 來簽署或加密。
-
在 Outlook 中,選取 [信任中心] > [信任中心] > [信任中心設定] 中的 [檔案 > 選項]。
-
在 [電子郵件安全性] 索引標籤上,選取 [加密的電子郵件] 底下的 [加密外寄郵件的內容與附件] 核取方塊。
-
若要變更其他設定,例如選擇要使用的特定憑證,請選取 [設定]。
-
選取完成設定后,請選取 [ 確定 ] 儲存變更。