Де зберігаються мої файли Viva Engage?

Файли, що зберігаються в хмарному сховищі Viva Engage

Файли, збережені в бібліотеці документів SharePoint групи

Місце зберігання нових файлів

Нові файли зберігаються в хмарному сховищі Viva Engage, в групі, в яку вкладено або передано файл. Вони відображаються зі списку файли групи.

Нові файли для Microsoft 365 підключених груп зберігаються в бібліотеці документів SharePoint для спільноти. Вони відображаються в списку файлів групи Viva Engage або з папки Apps/Viva Engage в бібліотеці документів SharePoint спільноти.

Файли, збережені в Viva Engage, перш ніж ваша організація отримає нову функцію, залишаться в хмарному сховищі Viva Engage.

Створення нового файлу Office

У списку Файли групи Viva Engage натисніть кнопку Створити та виберіть Документ Word, Презентація PowerPoint або Книга Excel.

Не можна створювати нові файли на сторінці Файли . Файли потрібно створювати в іншому розташуванні, а потім передавати до Viva Engage.

Упорядкування файлів

Файли для кожної групи зберігаються в списку. Ви можете переглянути всі документи, зображення або відео, але інші способи сортування або перевпорядкування списку відсутні.

В області переходів праворуч клацніть посилання на бібліотеку документів SharePoint для групи, виберіть папку Програми/Viva Engage , а потім відсортуйте та відфільтруйте список файлів.

Файли можна реорганізувати у вкладені або переміщені папки, а посилання з Viva Engage працюватимуть і надалі. Цю реорганізацію видно лише в бібліотеці документів SharePoint.

Зверніть увагу, що під час перегляду списку файлів із viva Engage список вказує лише на те, що файл зберігається в SharePoint і не вказує ім'я папки.

Попередній перегляд файлу

Клацніть файл і клацніть клацніть тут, щоб переглянути цей файл.

Клацніть файл.

Редагування файлу з Viva Engage

У документах Word, Excel і PowerPoint зміни мають бути внесені в Office Online. Ви не можете редагувати файл і передавати нову версію за допомогою програм Word, Excel або PowerPoint.

Редагувати файл та інші дії розташовано під попереднім переглядом.

Якщо пункт Редагувати файл не відображається, це означає, що документ створено лише для читання, оскільки в SharePoint зберігаються нові документи. Щоб відредагувати його, потрібно завантажити та передати його ще раз. Докладні відомості див. в статті Редагування попередньо оновленого файлу, коли підключена група Viva Engage зберігає файли в SharePoint.

Зміни в документах Word, Excel і PowerPoint можна вносити в Office Online або в програмі. Виправлення відстежуються в бібліотеці документів SharePoint.

Редагувати документ та інші дії розташовано над попереднім переглядом.

Хто має доступ до файлів

Права на доступ визначає спільнота, до якого належить файл. Будь-хто може переглядати та редагувати файли в загальнодоступних спільнотах. Лише учасники можуть переглядати та редагувати файли в приватних спільнотах. Одержувачі приватних повідомлень із вкладеними файлами можуть переглядати ці файли.

Початкові права доступу визначаються спільнотою, у яку зберігається файл, але адміністратори SharePoint можуть змінювати права доступу до окремих файлів.

Як гості мають доступ до файлів

Будь-який користувач або будь-який гість із вашої організації або поза її межами може вкласти файл у спільноту, учасником якої є, і читати й змінювати файли в спільноті.

Гостьовий доступ до файлів залежить від типу гостя:

Гості мережевого рівня не мають доступу за замовчуванням для перегляду файлів Viva Engage, збережених у SharePoint.

• Якщо ви хочете, щоб вони могли запитувати доступ для перегляду певних файлів, їх потрібно додати як гостя Azure B2B у клієнті Microsoft 365. Докладні відомості див. в документації B2B azure Active Directory.

• Гості на рівні мережі, які є гостями Azure B2B і учасником спільноти, можуть переглядати, передавати, редагувати з бібліотеки документів SPO. Вони не зможуть зробити це від Viva Engage.

• Якщо ви хочете, щоб вони могли передавати файли до певної спільноти з SharePoint або мати доступ до файлів, переданих до SharePoint за замовчуванням, додайте їх як учасника спільноти в SharePoint.

• Гості на рівні розмови не мають доступу за замовчуванням до файлів, збережених у SharePoint. Якщо потрібно, щоб вони могли запитувати доступ до певних файлів у розмові, додайте їх як гостя Azure B2B у клієнті Microsoft 365. Вони не можуть передавати файли.

• Зовнішні гості можуть бути лише учасниками зовнішніх груп. Зовнішні групи зберігають лише файли в Viva Engage.

Заборона іншим користувачам вносити зміни

Адміністратори спільноти або власники файлів можуть позначити версію файлу як офіційну версію. Це перешкоджає іншим користувачам редагувати його.

У SharePoint будь-який учасник спільноти може взяти файл на редагування, що не дозволяє іншим користувачам редагувати його. Адміністратори SharePoint також можуть змінювати дозволи для окремого файлу.

Відстеження виправлень

Відстеження та перегляд виправлень на сторінці файлу в Viva Engage.

Старі версії видалити не можна.

Перегляд журналу редакцій і попередніх версій із бібліотеки документів SharePoint.

Докладні відомості про додаткові зміни долучаються до журналу змін, а старіші версії можна видалити.

Позначити як офіційний

Адміністратори спільноти або власники файлів можуть позначити версію файлу як офіційну версію. Це не дозволить іншим користувачам редагувати його, а файл з'явиться з жовтою зіркою в списку Файл.

Не можна позначити конкретну версію файлу як офіційну.

Пошук

Функція пошуку Viva Engage містить перші 5000 символів останньої версії файлів .docx, .pptx та .pdf формату, а також метадані, як-от заголовок і автор.

Функція Viva Engage search шукає лише заголовок і автора. Якщо вам потрібно виконати пошук вмісту файлів Viva Engage в SharePoint, потрібно виконати пошук із бібліотеки документів SharePoint.