Керування повідомленнями електронної пошти за допомогою правил в Outlook

У новій версії Outlook можна:

Створити правило |  Редагувати правило |  Видалити правило |  Установити порядок правил |  Виконати правила |  Вимкнути правила

Створення правила для папки "Вхідні" для нової версії Outlook для Windows

Правила застосовуються до вхідних повідомлень, і їх можна створити з будь-якої папки.

1. Щоб швидко створити правило, яке переміщує всю електронну пошту від певного відправника або набору відправників до папки, клацніть правою кнопкою миші повідомлення в списку повідомлень, для якого потрібно створити правило, наведіть вказівник миші на пункт Правила та виберіть створити правило.

2. Виберіть папку, до якої потрібно переміщати всі повідомлення від цього відправника або групи відправників, і натисніть кнопку OK.

3. Після натискання кнопки OK правило буде застосовано до всіх вхідних повідомлень.

Щоб на додачу до переміщення повідомлень від певного відправника або групи відправників до папки виконувати інші дії, виберіть Додаткові параметри. Відкриється меню налаштувань правил.

• Для будь-якого правила потрібно вказати щонайменше ім’я, умову та дію. Крім того, правила можуть містити винятки. На кожному етапі ви можете додати кілька умов, дій і винятків, вибравши Додати умову, Додати дію або Додати виняток.

• Якщо ви не хочете, щоб інші правила запускались після виконання цієї дії, установіть прапорець Зупинити подальшу обробку правил . Докладні відомості див. в статті Припинення подальшої обробки правил в Outlook.

• Натисніть кнопку Зберегти, щоб створити правило, або Скасувати, щоб не створювати його.

Редагування правила для папки "Вхідні" в новій програмі Outlook для Windows

1. Угорі сторінки виберіть Налаштування .

2. Виберіть Пошта > Правила.

3. Виберіть правило, яке потрібно змінити, і клацніть піктограму .

4. Натисніть кнопку Зберегти, щоб зберегти змінене правило.

Видалення правила для папки "Вхідні" в новій програмі Outlook для Windows

1. Угорі сторінки виберіть Налаштування .

2. Виберіть Пошта > Правила.

3. Для правила, яке потрібно видалити, клацніть піктограму  .

   Порада.: Якщо потрібно лише вимкнути правило на певний час, установіть перемикач поруч із ним у відповідне положення.

Установлення порядку застосування правил для папки "Вхідні" до вхідних повідомлень у новій програмі Outlook для Windows

Правила для папки "Вхідні" застосовуються до вхідних повідомлень залежно від їхнього порядку в списку правил для папки "Вхідні". Ви можете впорядкувати порядок застосування створених правил до повідомлень, що надходять до папки "Вхідні".

1. У верхній частині сторінки виберіть Налаштування .

2. Виберіть Пошта > Правила.

3. Виберіть правило, а потім за допомогою стрілки вгору або вниз змініть послідовність його застосування до вхідних повідомлень.

Запуск правил для папки "Вхідні" для наявних повідомлень у новій програмі Outlook для Windows

За замовчуванням правило для папки «Вхідні» працює для вхідних повідомлень після того як ви створили правило. Щоб застосувати правило до наявних повідомлень:

1. Угорі сторінки виберіть Налаштування .

2. Виберіть Пошта > Правила.

3. Виберіть поруч із правилом, яке ви хочете застосувати.

Вимкнення та ввімкнення правил у новій програмі Outlook для Windows

Якщо ви хочете тимчасово призупинити або призупинити дію правила, яке не потрібно видаляти, радимо вимкнути правило. Щоб вимкнути або ввімкнути правило, виконайте наведені нижче дії.

1. Угорі сторінки виберіть Налаштування .

2. Виберіть Пошта > Правила.

3. Скористайтеся перемикачем біля імені правила, щоб вимкнути або ввімкнути правило.
   
   

Створення правила для повідомлення в класичній програмі Outlook для Windows

1. Клацніть наявне повідомлення правою кнопкою миші та виберіть пункт Правила > Створити правило.

2. Виберіть умову та що робити з повідомленням на основі умови.

   Наприклад, щоб перемістити повідомлення з певною назвою до певної папки, установіть прапорець Тема містить умову, виберіть Перемістити елемент до папки, виберіть або створіть нову папку, а потім натисніть кнопку OK.

3. Завершивши створення правила, натисніть кнопку OK.

4. Щоб застосувати правило відразу, установіть прапорець Застосувати нове правило до повідомлень, які вже містяться в поточній папці , а потім натисніть кнопку OK.

   Повідомлення з'явиться в цій папці.

Створення правила на основі шаблону в класичній програмі Outlook для Windows

1. Виберіть Елемент Файл > Керування правилами & оповіщення >нове правило.

2. Виберіть шаблон.

   Наприклад, щоб позначити повідомлення:

   • Виберіть позначити повідомлення від іншого користувача для подальших дій.

3. Змініть опис правила.

   • Виберіть підкреслене значення, виберіть потрібні параметри, а потім натисніть кнопку OK.

4. Натисніть кнопку Далі.

5. Виберіть умови, додайте відповідні відомості, а потім натисніть кнопку OK.

6. Натисніть кнопку Далі.

7. Завершіть налаштування правила.

   • Назвіть правило, параметри правила настроювання та перегляньте опис правила. Клацніть підкреслене значення, яке потрібно змінити.

8. Натисніть Готово.

   Певні правила працюватимуть, лише якщо програму Outlook увімкнуто. Якщо з'явиться це попередження, натисніть кнопку OK.

9. Натисніть кнопку OK.

Редагування правила в класичній програмі Outlook для Windows

Якщо ви встановили правила для впорядкування вхідної пошти , але вони не всі працюють належним чином, ці дії можуть допомогти вам знайти та вирішити проблему.

Щоб виправити недійсне правило, виконайте наведені нижче дії.

1. Виберіть пункт Файл > Керування правилами & оповіщень.

2. Якщо відобразиться повідомлення про те, що у вас є недійсне правило, яке потрібно змінити, натисніть кнопку OK.

3. Установіть прапорець поруч із правилом червоним кольором.

4. Клацніть посилання в розділі Опис правила та за потреби відредагуйте правило, а потім натисніть кнопку OK.

   

Щоб змінити настройки, ім'я, розташування або поведінку правила, виконайте наведені нижче дії.

1. Виберіть пункт Файл > Керування правилами & оповіщень.

2. Установіть прапорець поруч із правилом, яке потрібно змінити.

3. Натисніть кнопку Змінити правило, виберіть тип змін, які потрібно внести, і виконайте кроки.

   

   Примітка.: Щоб видалити правило, у діалоговому вікні Правила та оповіщення встановіть прапорець поруч із правилом і натисніть кнопку Видалити.

Видалення правила в класичній програмі Outlook для Windows

Якщо правило більше не потрібне, його можна видалити.

1. На вкладці Файл клацніть Керування правилами й оповіщеннями.

2. У діалоговому вікні Правила й оповіщення на вкладці Правила для електронної пошти виберіть правило.

3. Натисніть кнопку Видалити > OK.

Виконання правил вручну в класичній програмі Outlook для Windows

Ви можете вручну виконати одне або кілька правил.

1. На вкладці Файл натисніть кнопку Керування правилами й оповіщеннями, а потім на вкладці Правила для електронної пошти клацніть Застосувати правила.

2. У діалоговому вікні Застосувати правила в полі Виберіть правила для виконання встановіть прапорець поруч із правилом, яке потрібно виконати.

3. Якщо потрібно змінити папку в полі Виконувати в папці, натисніть кнопку Огляд, виберіть папку, а потім натисніть кнопку OK.

   Установіть прапорець Включити вкладені папки , щоб включити всі папки під папкою, вибраною на кроці 3.

4. У списку Застосувати до за замовчуванням вибрано всі повідомлення. Ви можете змінити це значення на прочитані або непрочитані повідомлення.

5. Натисніть кнопку Виконати.

Створення правил настроюваних дій у класичній програмі Outlook

Є сторонні розробники, які пишуть надбудови правил настроюваних дій у формі бібліотеки динамічного комп'ютера (.dll файлів), які потрібно інсталювати на комп'ютері з класичною програмою Outlook, перш ніж використовувати їх. Корпорація Майкрософт не надає надбудови для додаткових дій.

Дізнайтеся, як використовувати надбудови в Outlook.

Створення правила для папки "Вхідні" в інтернет-версія Outlook

1. Виберіть настройки .

2. Виберіть елемент Пошта. Потім у розділі Пошта виберіть Правила.

3. Виберіть Додати нове правило .

4. Введіть ім'я правила для папки "Вхідні" в полі Ім'я правила , а потім виберіть умову та дію з відповідних розкривних списків. Щоб додати додаткові умови або дії, натисніть кнопку Додати умову або Додати дію.

5. Щоб додати до правил для папки "Вхідні" виняток, натисніть кнопку Додати виняток і виберіть один із доступних варіантів винятку.

6. За замовчуванням параметр Зупинити обробку інших правил установлено. Тож, коли до папки «Вхідні» надходить повідомлення, що відповідає умовам кількох правил, застосовується тільки перше правило. Якщо зняти цей прапорець, застосовуватимуться всі правила для папки «Вхідні», умовам яких відповідає повідомлення.

   

Редагування правила для папки "Вхідні" в інтернет-версія Outlook

Ви можете змінити будь-яке правило для папки "Вхідні", вибравши його та вибравши Редагувати правило , щоб відкрити правило, щоб змінити умови або дії правила.

Видалення правила для папки "Вхідні" в інтернет-версія Outlook

Якщо у вас є непотрібне правило для папки "Вхідні", виберіть його та натисніть кнопку Видалити , щоб видалити його. Якщо ви бажаєте лише вимкнути правило на деякий час, зніміть прапорець навпроти правила.

Установлення порядку застосування правил для папки "Вхідні" до вхідних повідомлень у інтернет-версія Outlook

Правила для папки "Вхідні" застосовуються до вхідних повідомлень залежно від їхнього порядку в списку правил для папки "Вхідні". Ви можете впорядкувати порядок застосування правил до повідомлень, що надходять до папки "Вхідні".

1. Виберіть настройки .

2. Виберіть елемент Пошта. Потім у розділі Пошта виберіть Правила.

3. Виберіть правило, яке потрібно перемістити, а потім клацніть стрілку вгору або вниз , щоб розташувати правило в потрібному місці в списку правил.

Вимкнення та ввімкнення правил у інтернет-версія Outlook

Якщо ви хочете тимчасово призупинити або призупинити дію правила, яке не потрібно видаляти, радимо вимкнути правило. Щоб вимкнути або ввімкнути правило, виконайте наведені нижче дії.

1. Угорі сторінки виберіть Налаштування .

2. Виберіть Пошта > Правила.

3. Скористайтеся перемикачем біля імені правила, щоб вимкнути або ввімкнути правило.
   
   

Створення правила для папки "Вхідні" в Outlook.com

Правила застосовуються до вхідних повідомлень, і їх можна створити з будь-якої папки.

1. Щоб швидко створити правило, яке переміщує всю електронну пошту від певного відправника або набору відправників до папки, клацніть правою кнопкою миші повідомлення в списку повідомлень, для якого потрібно створити правило, виберіть Правило, а потім – Створити правило.

2. Виберіть папку, до якої потрібно переміщати всі повідомлення від цього відправника або групи відправників, і натисніть кнопку OK.

Щоб на додачу до переміщення повідомлень від певного відправника або групи відправників до папки виконувати інші дії, виберіть Додаткові параметри.

1. Щоб створити абсолютно нове правило, у верхній частині сторінки виберіть пункт Налаштування  > Правила > пошти.

2. Натисніть кнопку Додати нове правило.

   Порада.: Для будь-якого правила потрібно вказати щонайменше ім’я, умову та дію. Крім того, правила можуть містити винятки. На кожному кроці можна додати кілька умов, дій і винятків, вибравши додати умову, Додати дію та Додати виняток.

3. Натисніть кнопку Зберегти, щоб створити правило, або Скасувати, щоб не створювати його.

Якщо ви не хочете, щоб інші правила запускались після виконання цієї дії, установіть прапорець Зупинити подальшу обробку правил . Докладні відомості див. в статті Припинення подальшої обробки правил у Outlook.com.

Редагування правила для папки "Вхідні" в Outlook.com

1. Угорі сторінки виберіть Налаштування .

2. Виберіть пунктПравила > пошти.

3. У правилі, яке потрібно змінити, виберіть Редагувати .

4. Натисніть кнопку Зберегти , щоб зберегти відредаговане правило.

Видалення правила для папки "Вхідні" в Outlook.com

1. Угорі сторінки виберіть Налаштування .

2. Виберіть пунктПравила > пошти.

3. У правилі, яке потрібно видалити, виберіть Видалити .

   Порада.: Якщо потрібно лише вимкнути правило на певний час, установіть перемикач поруч із ним у відповідне положення.

Установлення порядку застосування правил для папки "Вхідні" до вхідних повідомлень у Outlook.com

Правила для папки "Вхідні" застосовуються до вхідних повідомлень залежно від їхнього порядку в списку правил для папки "Вхідні". Ви можете впорядкувати порядок застосування створених правил до повідомлень, що надходять до папки "Вхідні".

1. У верхній частині сторінки виберіть Налаштування .

2. Виберіть пунктПравила > пошти.

3. Виберіть правило, а потім за допомогою стрілки вгору або вниз змініть послідовність його застосування до вхідних повідомлень.

Запуск правил для папки "Вхідні" для наявних повідомлень у Outlook.com

Наразі застосовувати правила для папки "Вхідні" до наявних повідомлень у бета-версії Outlook.com не можна. Нове правило застосовується лише до повідомлень, отриманих після його створення.

Однак за допомогою команд "Архівувати", "Перемістити до" та "Організувати" можна автоматично переміщати або видаляти повідомлення в папці "Вхідні". Докладні відомості див. в статті Упорядкування папки "Вхідні" за допомогою команд "Архівувати", "Організувати" та інших засобів у Outlook.com.

Вимкнення та ввімкнення правил у Outlook.com

Якщо ви хочете тимчасово призупинити або призупинити дію правила, яке не потрібно видаляти, радимо вимкнути правило. Щоб вимкнути або ввімкнути правило, виконайте наведені нижче дії.

1. Угорі сторінки виберіть Налаштування .

2. Виберіть Пошта > Правила.

3. Скористайтеся перемикачем біля імені правила, щоб вимкнути або ввімкнути правило.
   
   

Додаткові відомості про Outlook.com

Можливо, створено правило пересилання або переспрямування повідомлень, отриманих на іншу адресу електронної пошти. Якщо так, важливо знати різницю між пересиланням та переспрямуванням.

• Переслане повідомлення виглядає як повідомлення, яке ви отримали, а потім переслали до іншого одержувача. Коли одержувач відповідає на повідомлення, відповідь буде надіслано за адресою, з якої повідомлення було переслано.

• Переспрямоване повідомлення зберігає вихідного відправника у рядку «Звідки». Коли одержувач, до якого повідомлення було переспрямовано, відповість, відповідь буде надіслано до вихідного відправника.