Хранилище файлов для вашей организации
Продолжая настраивать свой бизнес в Microsoft 365, важно понимать, где хранить файлы.
Один из лучших способов настроить хранилище файлов и общий доступ для вашей организации — использовать OneDrive для личных файлов, с которыми вы хотите управлять общим доступом, а SharePoint и Teams — для файлов, к которым должны иметь доступ все или большинство из них.
OneDrive — это платформа облачного хранилища, на которой можно хранить отдельные или личные файлы. OneDrive тесно интегрирован с такими приложениями, как Word, Excel и PowerPoint, что делает его удобным местом для безопасного хранения конфиденциальных документов и доступа к ним.
Используйте OneDrive, когда хотите создать документ, который будет только вашим, например при работе с конфиденциальными или конфиденциальными данными.
Чтобы приступить к работе с OneDrive, войдите в систему, чтобы скачать и установить классическое приложение OneDrive, а затем следуйте инструкциям и выберите папки, которые нужно синхронизировать с облаком.
-
Чтобы создать файл в OneDrive, просто нажмите кнопку Создать и выберите нужный тип файла, например документ Word или электронную таблицу Excel.
-
Чтобы управлять файлами в OneDrive, щелкните файл правой кнопкой мыши и выберите команду Переименовать , чтобы присвоить ему более описательное имя, или перетащите файлы в разные папки для лучшей организации.
-
Чтобы поделиться файлами с OneDrive , нажмите кнопку Поделиться и введите адреса электронной почты пользователей, которым вы хотите предоставить общий доступ к файлу. Дополнительные сведения об управлении файлами в OneDrive.
SharePoint — это средство совместной работы, используемое для управления файлами и информацией в организации и совместного использования. SharePoint позволяет нескольким пользователям совместно работать в одном центральном расположении.
Используйте SharePoint, когда необходимо создать документ, который будет написан и управляться командой людей, или когда к нему необходимо предоставить общий доступ. Например, используйте его в качестве централизованного расположения для членов команды для просмотра временных шкал проекта, задач и вех. Это позволяет командам отслеживать ход выполнения, следить за расписанием и более эффективно сотрудничать.
-
Чтобы создать файл в SharePoint, перейдите в библиотеку документов, в которой вы хотите создать файл, и нажмите кнопку Создать .
-
Чтобы управлять файлами, проверка файл, чтобы внести в него изменения, а затем проверка файл обратно после завершения.
-
Чтобы поделиться файлами, щелкните файл и выберите Поделиться. Вы также можете совместно работать в режиме реального времени, открыв файл в соответствующем приложении, например Word или Excel, и включив совместное редактирование. Чтобы просмотреть предыдущие версии файла, щелкните файл и выберите Журнал версий. Дополнительные сведения об управлении файлами в SharePoint.
Teams и SharePoint
При создании команды автоматически создается соответствующий сайт SharePoint, связанный с командой.
Вы можете использовать SharePoint для хранения файлов, связанных с работой вашей команды, и управления ими непосредственно в Teams. Вы также можете использовать разрешения SharePoint для управления тем, кто может просматривать, редактировать и удалять файлы, а также использовать управление версиями для отслеживания изменений в файлах с течением времени.
При создании канала в Teams создается новая папка на соответствующем сайте SharePoint. Это означает, что все файлы и беседы, связанные с этим каналом, будут храниться в этой папке, что упрощает организацию и управление работой.
Дальнейшие действия
Настроив способ хранения файлов для вашей организации, вы захотите начать совместное использование файлов и совместную работу с другими пользователями.
Сохранение и совместное использование за пределами организации
Статьи по теме
Справка по Microsoft 365 для малого бизнеса на YouTube