Приступая к созданию, управлению и совместному использованию файлов в OneDrive и SharePoint

Смотреть: когда следует использовать OneDrive и SharePoint

OneDrive — это платформа облачного хранилища, на которой можно хранить отдельные или личные файлы. OneDrive тесно интегрирован с такими приложениями, как Word, Excel и PowerPoint, что делает его удобным местом для безопасного хранения конфиденциальных документов и доступа к ним.

Используйте OneDrive, если вы хотите создать документ, который будет только вашим, например при работе с конфиденциальными или конфиденциальными данными.

Чтобы приступить к работе с One Drive, войдите в учетную запись Майкрософт или зарегистрируйтесь для нее, скачайте и установите классическое приложение OneDrive, а затем следуйте инструкциям и выберите папки, которые нужно синхронизировать с облаком. 

• Чтобы создать файл в OneDrive, просто нажмите кнопку Создать и выберите нужный тип файла, например документ Word или электронную таблицу Excel.

• Чтобы управлять файлами в OneDrive, щелкните файл правой кнопкой мыши и выберите команду Переименовать , чтобы присвоить ему более описательное имя, или перетащите файлы в разные папки для лучшей организации.

• Чтобы поделиться файлами с OneDrive , нажмите кнопку Поделиться и введите адреса электронной почты пользователей, которым вы хотите предоставить общий доступ к файлу. Дополнительные сведения об управлении файлами в OneDrive.

SharePoint — это средство совместной работы, используемое для управления файлами и информацией в организации и совместного использования. SharePoint позволяет нескольким пользователям совместно работать в одном центральном расположении.

Используйте SharePoint, когда необходимо создать документ, который будет написан и управляться командой людей, или когда к нему необходимо предоставить общий доступ. Например, используйте его в качестве централизованного расположения для членов команды для просмотра временных шкал проекта, задач и вех. Это позволяет командам отслеживать ход выполнения, следить за расписанием и более эффективно сотрудничать.

• Чтобы создать файл в SharePoint, перейдите в библиотеку документов, в которой вы хотите создать файл, и нажмите кнопку Создать .

• Чтобы управлять файлами, проверка файл, чтобы внести в него изменения, а затем проверка файл обратно.

• Чтобы поделиться файлами, щелкните файл и выберите Поделиться. Вы также можете совместно работать в режиме реального времени, открыв файл в соответствующем приложении, например Word или Excel, и включив совместное редактирование. Чтобы просмотреть предыдущие версии файла, щелкните файл и выберите Журнал версий. Дополнительные сведения об управлении файлами в SharePoint.

Регулирование доступа внутренних, поставщиков, подрядчиков и внешних сторон  

Чтобы гарантировать, что только авторизованные пользователи имеют доступ к конфиденциальным файлам и данным в OneDrive и SharePoint, выполните приведенные ниже действия.

• Определите политики доступа для различных типов пользователей, таких как внутренние, поставщики, подрядчики и внешние стороны. Например, можно создать политику доступа, которая позволяет только определенным сотрудникам получать доступ к конфиденциальной информации, такой как финансовые данные или сведения о клиентах. Вы также можете указать тип данных, доступ к ним, способ доступа к ним и продолжительность. Это гарантирует, что только авторизованные пользователи имеют доступ к конфиденциальным файлам и данным.

• Используйте разрешения и роли для управления доступом к определенным файлам или папкам. Например, предоставьте доступ только для чтения участнику команды, который должен просматривать файлы, но не вносить изменения, например пользователю, не участвующему непосредственно в проекте, но которому нужно оставаться в курсе. Определив эти разрешения и роли, вы можете гарантировать, что только авторизованные пользователи имеют доступ к конфиденциальной информации и что они могут просматривать и редактировать только файлы, к которым им предоставлен доступ.

• Используйте многофакторную проверку подлинности , чтобы обеспечить доступ к конфиденциальным данным только авторизованным пользователям. Это может включать требование, чтобы пользователи вводили пароль и код, отправленные на их мобильное устройство или электронную почту.

• Отслеживайте доступ и использование среды OneDrive и SharePoint, чтобы обнаруживать и предотвращать несанкционированный доступ или использование. Например, просмотрев журналы действий пользователей, можно определить любые необычные действия, такие как попытки несанкционированного доступа, и принять меры для предотвращения утечки данных.

• Реализуйте шифрование конфиденциальных данных, чтобы гарантировать, что даже если кто-то получит несанкционированный доступ к данным, он не сможет прочитать их без ключа расшифровки. Это может помочь предотвратить утечку данных, защитить данные клиентов и обеспечить соблюдение правил конфиденциальности данных.

• Задайте даты окончания срока действия общих ссылок, чтобы убедиться, что доступ автоматически отменяется через определенный период. Например, если вы предоставляете общий доступ к контракту с поставщиком или подрядчиком и хотите убедиться, что поставщик или подрядчик имеет доступ к документу только в течение ограниченного времени, можно задать дату окончания срока действия , и доступ к документу будет автоматически отозван по истечении заданного периода. Это снижает риск доступа к документу со стороны несанкционированных лиц.

Реализуя эти меры, вы можете регулировать доступ внутренних, поставщиков, подрядчиков и внешних лиц в OneDrive и SharePoint и обеспечивать безопасность данных. Узнайте больше о том, как защитить данные.

Уменьшение уязвимостей OneDrive и SharePoint  

Хотя OneDrive и SharePoint предлагают множество функций безопасности для защиты от утечки данных, по-прежнему существует несколько ключевых уязвимостей, которые могут повлиять на безопасность этих сущностей:

• Фишинговые атаки могут заставить пользователей передавать свои учетные данные для входа, которые затем можно использовать для доступа к OneDrive или SharePoint.

• Слабые пароли также можно легко угадать или взломать, что приведет к несанкционированном доступу.

• Вредоносные программы могут использоваться для кражи учетных данных для входа, захвата конфиденциальных данных или управления устройством пользователя, что может скомпрометировать OneDrive или SharePoint.

• Угрозы предварительной оценки, такие как сотрудники, намеренно или случайно обменивающиеся конфиденциальными данными с неавторизованными лицами, также могут представлять угрозу для OneDrive или SharePoint. Узнайте больше об управлении внутренними рисками.

Чтобы устранить эти уязвимости, важно реализовать рекомендации по обеспечению безопасности, обучить пользователей, а также регулярно проверять и проверять разрешения пользователей. Кроме того, крайне важно иметь комплексный план реагирования на инциденты, чтобы быстро реагировать на любые возможные инциденты безопасности.