Общий доступ к файлам и папкам SharePoint

Предоставление общего доступа определенным пользователям

Выберите этот вариант, если хотите отправить приглашение по электронной почте пользователям или группам, а затем отслеживать, кого вы пригласили. Это также позволяет в дальнейшем удалить разрешение при необходимости.

1. На сайте SharePoint перейдите в библиотеку, в которой вы хотите предоставить общий доступ к файлам.

2. Выберите файл или папку, к которой вы хотите предоставить общий доступ, щелкнув значок круга.

   : Совместное использование нескольких элементов одновременно недоступно. Вместо этого можно добавить в папку элементы, которыми вы хотите поделиться, а затем предоставить общий доступ к папке.

   1. Если вы используете представление списка, выберите кружок слева от элемента.

   2. Если вы используете представление «Плитки», выберите кружок в правом верхнем углу элемента.

3. Выберите Поделиться в верхней части страницы.

   : 

   • Если к выбранному файлу или папке уже предоставлен доступ кому-либо, внизу появится список Совместно с. Каждый изображение — это либо фотография профиля отдельного пользователя, либо инициалы группы, которым предоставили общий доступ к файлу. Если вы хотите изменить уровень доступа для отдельного пользователя или группы, выберите фотографию или инициалы группы, чтобы открыть раздел Управление доступом.

   • Если к выбранному файлу или папке в настоящее время не предоставлен общий доступ, списка Общий доступ в этом окне не будет. 

   

4. Выберите Любой пользователь с ссылкой может изменить , чтобы открыть параметры ссылки. 

   : В зависимости от параметров, установленных администратором, параметры по умолчанию могут быть другими. Например, эта кнопка может сказать, Люди в <ваша организация> может изменять.

   

5. Выберите для кого вы хотите предоставить доступ по ссылке: 

   : Если параметр общего доступа неактивный, администраторы вашей организации, возможно, ограничили его. Например, они могут удалить параметр Любой, чтобы запретить анонимный доступ пользователей за пределами вашей организации.

   1. Параметр Все предоставляет доступ любому пользователю, который получил ссылку непосредственно от вас или путем пересылки от другого пользователя. Это также относится к людям вне вашей организации.

   2. Параметр Сотрудники <вашей организации> с доступом к ссылке предоставляет доступ всем пользователям в вашей организации, имеющим ссылку, независимо от того, получили ли они ее непосредственно от вас или путем пересылки от другого пользователя.

   3. Параметр Пользователи с доступом может применяться для пользователей, у которых уже есть доступ к документу или папке. Он не изменяет разрешения и не делится ссылкой. Используйте этот вариант, если нужно просто отправить ссылку пользователю, у которого уже есть доступ. 

   4. Параметр Определенные пользователи предоставляет доступ только указанным получателям. При этом он уже может быть открыт другим пользователям. Это также относится к людям вне вашей организации. Если получатели пересылают приглашение к совместному использованию, ссылкой смогут воспользоваться только те, у кого уже есть доступ к элементу. 

6. В разделе Дополнительные параметры можно задать любой из следующих параметров:

   • Возможность редактирования позволяет пользователям, выполнившим вход с помощью учетной записи Майкрософт, изменять файлы или папки, к которым у них есть доступ. Если вы предоставите доступ к папке, пользователи с разрешениями на изменение смогут копировать, перемещать, изменять, переименовывать и удалять любые элементы в папке, к которой у них есть доступ. Если снять этот флажок, пользователи смогут просматривать, копировать и скачивать их без выполнения входа. Кроме того, они могут переслать эту ссылку другим людям. Однако они не могут вносить изменения в версию на SharePoint. Некоторые ссылки имеют ограниченные параметры и доступны только по анонимным ссылкам.

     : 

     • Возможность редактирования включена по умолчанию.

     • Вы также можете настроить разрешения на редактирование на предыдущем экране. В разделе Отправить ссылку рядом с полем Имя, группа или электронная почта выберите значок карандаша, чтобы изменить разрешения на редактирование для пользователей или групп, которые вы ввели. 

   • Блокировать скачивание не позволяет пользователям скачивать файлы или папки, к которым у них есть доступ. Снятие флажка с этого поля означает, что люди могут загружать файлы на свои устройства. 

     : Этот параметр может быть недоступен для выбранного типа файла. Этот параметр доступен только в том случае, если вы не разрешаете редактирование.

   • Установить дату окончания срока действия позволяет установить дату окончания срока действия ссылки. После установленной даты ссылка не будет работать, и вам потребуется создать новую ссылку для пользователей, которым требуется доступ к файлу или папке. 

     : Установить дату окончания срока действия можно только в том случае, если это ссылка для всех пользователей.

   • Установка пароля позволяет задать пароль для доступа к файлу. Когда пользователь открывает ссылку, ей будет предложено ввести пароль, прежде чем получить доступ к файлу. Этот пароль необходимо предоставить отдельно всем, с кем вы хотите поделиться файлом. 

     : Установка пароля доступна только в том случае, если это ссылка для всех пользователей.

   • Открыть только в режиме просмотра ограничивает возможность оставлять комментарии и делать предложения по файлу. 

     : 

     • Только Word документы имеют этот параметр разрешения.

     • Если у кого-то уже есть разрешения на редактирование документа, выбор параметра Открыть только в режиме просмотра не помешает им вносить изменения. Для них документ откроется в режиме редактирования.

7. После настройки всех параметров и разрешений для ссылки выберите Применить. 

8. В поле Имя, группа или электронная почта начните вводить адреса электронной почты или имена пользователей, которым нужно предоставить общий доступ. Начав вводить текст в поле, можно также выбрать контакт из появившегося списка.

   : Чтобы быстро поделиться с определенными людьми, вы можете ввести их имя или адрес электронной почты, а затем использовать значок карандаша справа от поля Имя, группа или адрес электронной почты, чтобы выбрать Может изменять или Может просматривать. Затем выполните те же действия, описанные ниже, чтобы поделиться информацией с указанными вами людьми. Для Word документов можно использовать параметр Можно просматривать, чтобы пользователи могли добавлять комментарии и предложения, но не вносить изменения.
   
   

9. Если хотите, добавьте сообщение под полем Имя, группа или электронная почта.

   : Если вы хотите создать сообщение в Outlook, нажмите кнопку Outlook, и ссылка будет вставлена в черновик сообщения электронной почты, и все, с кем вы ввели общий доступ, будут находиться в списке Получатели и Получатели. В зависимости от версии SharePoint кнопка Outlook может отображаться или не отображаться.

10. Нажмите Отправить. 

Поделиться с помощью команды "Копировать ссылку"

Выберите этот вариант, чтобы поделиться элементом с большим количеством людей, с которыми вы, возможно, даже незнакомы. Например, эти ссылки можно публиковать в таких социальных сетях, как Facebook, Twitter или LinkedIn, а также отправлять по электронной почте или в сообщениях. Любой, кто получит ссылку, сможет просматривать или изменять элемент в зависимости от предоставленного разрешения. Пользователи со ссылкой не могут отправлять новые элементы. Не забывайте, что ссылку также можно переслать, не выполняя вход в систему.

1. На сайте SharePoint перейдите в библиотеку, в которой вы хотите предоставить общий доступ к файлам.

2. Выберите файл или папку, к которой вы хотите предоставить общий доступ, щелкнув значок круга.

   : Совместное использование нескольких элементов одновременно недоступно. Вместо этого можно добавить в папку элементы, которыми вы хотите поделиться, а затем предоставить общий доступ к папке.

   1. Если вы используете представление списка, выберите кружок слева от элемента.

   2. Если вы используете представление «Плитки», выберите кружок в правом верхнем углу элемента.

3. Выберите Поделиться в верхней части страницы.

   : 

   • Если к выбранному файлу или папке уже предоставлен доступ кому-либо, внизу появится список Совместно с. Каждый изображение — это либо фотография профиля отдельного пользователя, либо инициалы группы, которым предоставили общий доступ к файлу. Если вы хотите изменить уровень доступа для отдельного пользователя или группы, выберите фотографию или инициалы группы, чтобы открыть раздел Управление доступом.

   • Если к выбранному файлу или папке в настоящее время не предоставлен общий доступ, списка Общий доступ в этом окне не будет. 

   • Если вы создаете ссылку, которая работает только для вашей организации, и отправляете ее в группу Microsoft 365, эта группа будет активирована по ссылке. Если внешний пользователь будет добавлен в группу, он предоставит ему доступ к элементу.

4. В области Копировать ссылку выберите Все, у кого есть ссылка, могут редактировать, чтобы открыть параметры ссылки.

   : В зависимости от параметров, установленных администратором, параметры по умолчанию могут быть другими. Например, эта кнопка может сказать, Люди в <ваша организация> может изменять.

5. Чтобы изменить разрешения на ссылку, выберите параметр, которому вы хотите предоставить доступ к ссылке:

   : Если общий доступ закрыт, возможно, его ограничили администраторы вашей организации. Например, они могут удалить параметр Любой, чтобы предотвратить пересылку доступных для использования ссылок другим пользователям за пределами вашей организации.

   • Параметр Все предоставляет доступ любому пользователю, который получил ссылку непосредственно от вас или путем пересылки от другого пользователя. Это также относится к людям вне вашей организации.

   • Параметр Сотрудники <вашей организации> с доступом к ссылке предоставляет доступ всем пользователям в вашей организации, имеющим ссылку, независимо от того, получили ли они ее непосредственно от вас или путем пересылки от другого пользователя.

   • Параметр Пользователи с доступом может применяться для пользователей, у которых уже есть доступ к документу или папке. Он не изменяет разрешения и не использует ссылку. Используйте этот вариант, если нужно просто отправить ссылку пользователю, у которого уже есть доступ. 

   • Параметр Определенные пользователи предоставляет доступ только указанным получателям. При этом он уже может быть открыт другим пользователям. Если получатели пересылают приглашение к совместному использованию, ссылкой смогут воспользоваться только те, у кого уже есть доступ к элементу.

     : Для отслеживания доступа и обеспечения безопасности вы можете делиться только с пользователями из вашей организации или с учетной записью Майкрософт.

6. В меню Другие параметры можно настроить любой из следующих параметров:

   • Разрешить редактирование позволяет пользователям, выполнившим вход с помощью учетной записи Майкрософт, редактировать файлы или папки, к которым у них есть доступ. Если вы предоставите доступ к папке, пользователи с разрешениями на изменение смогут копировать, перемещать, изменять, переименовывать и удалять любые элементы в папке, к которой у них есть доступ. Если снять этот флажок, пользователи смогут просматривать, копировать и скачивать их без выполнения входа. Кроме того, они могут переслать эту ссылку другим людям. Однако они не могут вносить изменения в версию на SharePoint. Некоторые ссылки имеют ограниченные параметры и являются только анонимными ссылками.

     : 

     • По умолчанию установлен выбран параметр Разрешить редактирование.

     • Вы также можете установить разрешения на редактирование на предыдущем экране, щелкнув значок карандаша справа от имен пользователей, с которыми вы делитесь файлом. 

   • Блокировать скачивание запрещает пользователям скачивать файлы или папки, к которых у них есть доступ. Снятие флажка с этого поля означает, что люди могут загружать файлы на свои устройства. 

     : Этот параметр может быть недоступен для выбранного типа файла. Этот параметр доступен только в том случае, если вы не разрешаете редактирование.

   • Установить дату окончания срока действия позволяет установить дату окончания срока действия ссылки. После установки даты ссылка станет недействительной, и вам потребуется создать новую ссылку для пользователей, которым необходим доступ к файлу или папке. Установить дату окончания срока действия можно только по анонимным ссылкам.

     : Установить дату окончания срока действия можно только в том случае, если это ссылка для всех пользователей.

   • Установка пароля позволяет задать пароль для доступа к файлу. Когда пользователь щелкнет ссылку, ему будет предложено ввести пароль перед получением доступа к файлу. Этот пароль необходимо предоставить отдельно всем, с кем вы хотите поделиться файлом. Задать дату пароля можно только по анонимным ссылкам.

     :  Установка даты пароля доступна только в том случае, если это ссылка для любого пользователя.

   • Открыть только в режиме просмотра ограничивает возможность оставлять комментарии и делать предложения по файлу. 

     : 

     • Только Word документы имеют этот параметр разрешения.

     • Если у кого-то уже есть разрешения на редактирование документа, выбор параметра Открыть только в режиме просмотра не помешает им вносить изменения. Для них документ откроется в режиме редактирования.

7. После настройки всех параметров и разрешений для ссылки выберите Применить. 

8. В области Копировать ссылку выберите Копировать.

9. Вставьте ссылку и отправьте ее в сообщение электронной почты, сообщение или сообщение.

У меня еще один вопрос

Не нашли здесь свой ответ? Попробуйте опубликовать свой вопрос в сообществе Майкрософт.