概要:サイトガバナンス、アクセス許可、およびサイト所有者との共有

サブサイトの作成

特定のプロジェクトで使うサブサイトをチーム メンバーがチーム サイトの下に作成できるようにすることができます。

新しいサブサイトを作成できることはグループにとって大きな利点ですが、無制限にサイトを作成すると収拾が付かなくなるおそれがあります。 サブサイトが制限されずに急増すると、問題が発生する可能性があります。 たとえば、次のような場合です。

• ユーザーが適切なサブサイトを見つけたり、適切なサブサイトがあるかどうかを確認したりすることが困難になる。

• 複数のサブサイトで情報が重複して、高価な記憶域を使い果たし、必要な管理作業が重複する。

• 古い情報が (場合によっては何年もの間) サブサイトに存在し、検索結果に表示される。 どのバージョンの情報が正しいかを特定することが困難になる。

• 多くのサブサイトに対するアクセス許可の管理が煩雑になり、ユーザーが本来はアクセスする必要のない情報に誤ってアクセス可能な場合がある。

• 従業員がグループを離れると、その従業員が作成したサブサイトが放置されるため、他のサイト ユーザーに混乱を招き、検索結果の精度が落ちることがある。

次の分野に対応するサイト作成のポリシーを設定すると、時間と労力を節約できます。

• サブサイトを作成できるユーザー。

• 新しいサブサイトを事前に承認する必要があるかどうか。 承認が必要な場合は、承認の条件と承認を行うユーザー。

• 新しいサブサイトで確立されたテンプレートとテーマを使用する必要があるかどうか。

• サイトにどのくらいの量の情報を格納するか。 つまり、サーバーのディスク領域をどのくらい使う可能性があるか。

• サイトにナビゲーションの計画を追加するルール。

• 情報を削除またはアーカイブするまでサブサイトに保存する期間。

詳細については、「Create a site or subsite(サイトまたはサブサイトの作成)」を参照してください。

アクセス許可の管理

組織の重要な情報の整合性、機密性、プライバシーは、サイトをどの程度安全にするか、特にサイトへのアクセス許可をだれに付与するかによって変わります。

サイトへのアクセス許可の付与や制限は "アクセス許可の管理" と呼ばれ、サイト所有者の最も重要な責任の 1 つです。

アクセス許可計画を立てる際に注意するいくつかのヒントを次に示します。

• 権限を最小限に抑えるという原則に従います。割り当てられた作業を実行するために必要な最低限のアクセス許可レベルをユーザーに付与します。

• 最初から設定されている標準のグループ (メンバー、訪問者、所有者など) にユーザーを追加してアクセスを許可します。 大部分のユーザーをメンバー グループまたは訪問者グループのメンバーにし、所有者グループのユーザー数を制限します。

• アクセス許可継承を使って、簡潔でわかりやすい階層を作成します。 つまり、ユーザー個人にアクセス許可を付与しないようにし、グループ単位で付与します。 可能な場合は、固有のアクセス許可を使用せずに、チーム サイトからサブサイトにアクセス許可を継承します。

• コンテンツを整理してアクセス許可の継承を活用します。セキュリティ レベル別にコンテンツのセグメント化を検討し、機密性の高いドキュメントは大きなライブラリ内に分散させて固有のアクセス許可で保護するのではなく、それらのドキュメント専用のサイトまたはライブラリを作成します。

アクセス許可の設定方法については、「SharePoint のアクセス許可レベルについて」または「コンテンツの特定の部分に対するアクセスの制御」を参照してください。

情報のアーキテクチャ

サイトの情報のアーキテクチャは、書籍の目次に似ており、そのサイトの情報 (Web ページ、ドキュメント、一覧、データ) が整理され、サイトのユーザーに表示されます。 多くの場合、情報のアーキテクチャは、サイト コンテンツを階層的に表した一覧、検索キーワード、データ型などの概念で記録されます。

情報のアーキテクチャを作成するには、サイトに表示する情報の分析が必要です。 たとえば次のような質問を使って情報のアーキテクチャを作成できます。

• サイトにどのようなコンテンツを表示するか。 コンテンツをサブサイト、リスト、ライブラリなどにどのように変換するか。

• 情報をサイトにどのように表示するか。

• サイトのユーザーはサイト内をどのように移動するか。

• 情報を特定の対象ユーザー向けにどのように設定するか。

• 検索をどのように構成して最適化するか。

情報のアーキテクチャの一部には、情報の分類が含まれる場合があります。

扱う情報の価値が企業にとって高い場合、情報に特別なセキュリティが必要な場合、または、法令準拠ルールの対象になっている場合は、分類方法を設定して、慎重に管理する必要がある具体的なコンテンツ タイプを特定することが考えられます。

情報を特定のリストやライブラリに整理したら、ガバナンス機能を使って、コンテンツの管理方法を管理できます。 次に例を示します。

ファイルのチェックアウトを必須にする

ファイルのチェックアウトが必要な場合は、ファイルがチェックインされるまでそのファイルを編集できるのは1人だけであることを確認してください。 ドキュメントのチェックアウトを要求すると、複数の人が同時に変更を加えることができなくなり、編集の競合が発生し、混乱が生じる可能性があります。 チェックアウトを要求すると、チームメンバーがファイルをチェックインするときにコメントを追加するように促すこともできるので、各編集の変更点をより簡単に追跡できます。 詳しくは、ファイルのチェックアウトを要求するライブラリーのセットアップを参照してください。

バージョンをトラッキングする

以前のバージョンのファイルを保存する必要がある場合、ライブラリでファイルのトラック、保存、復元を行うことができます。 すべてのバージョンを同じ方法でトラックすることができます。 また、新しい章をマニュアルに追加した場合など、一部のバージョンをメジャー バージョンとして指定し、誤植の修正など、一部のバージョンをマイナー バージョンとして指定することもできます。 記憶域の容量を管理するために、各種類のバージョンを保存する数を選択することもできます。 バージョン管理の詳細については、「How does versioning work in a list or library? (一覧またはライブラリのバージョン管理のしくみ)」を参照してください。

サイトのライフサイクルと廃棄

ドキュメント ワークサイトやディスカッション サイトなどのサイトは、サイトが役に立たなくなった後も放置されることが多く、貴重な記憶域が圧迫されたり検索結果の精度が落ちたりします。 サイトやそのコンテンツを確認するスケジュール (少なくとも年 1 回) を設定して、残す価値があるかどうかを確認することをお勧めします。

また、組織の大規模なガバナンス モデルでも放置されたサイトを監視している場合があるので、注意することをお勧めします。 たとえば、90 日間使用されていないサイトを管理者が自動的に削除する可能性があります。 このような削除が行われる場合、サイト所有者にはメールで警告が送信されます。 ライフサイクルと廃棄ポリシーの詳細については、「Site closure policies」(サイトのクローズ ポリシー) を参照してください。