Administrar bibliotecas y listas grandes

Puede realizar cambios en su equipo de escritorio o portátil y, después, cuando vuelva a colocar los datos online, sincronizar los cambios y resolver conflictos de un modo simple y eficaz. Trabajar con listas grandes mediante la sincronización sin conexión para "limpiar", analizar o informar de datos ayuda a reducir la carga de la actividad de la base de datos y minimiza el uso de SharePoint recursos.

Puede trabajar con datos de lista sin conexión y sincronizar los cambios cuando vuelva a conectarse usando varios productos de Microsoft 365. Para exportar a estos, debe tener las aplicaciones instaladas, ya sea Microsoft 365 o escritorio de Office.

Microsoft Access        Access puede controlar más filas de datos que SharePoint y tiene muchas herramientas eficaces para manipular esos datos. Trabajar con los datos en Access y sincronizar con SharePoint puede permitirle trabajar con conjuntos de datos más grandes.

Puede leer y escribir la mayoría de las listas nativas de Access vinculándolas a ellas, y Access funciona bien con prácticamente todos los tipos de datos SharePoint. La vinculación le permite conectarse a los datos de una lista de SharePoint para crear una conexión bidireccional para ver y editar los datos más recientes tanto en la lista de SharePoint como en la base de datos de Access. Access crea una copia (o replica) de la lista de SharePoint en una tabla de Access. Una vez creada la tabla de Access, puede trabajar con datos de lista en Access hasta el límite de Access de dos gigabytes (excluyendo los datos adjuntos que no se almacenen localmente). Además, Access almacena en caché los datos de lista en el cliente, utiliza una memoria eficiente, memoria caché de escritura a través y solo transfiere elementos de lista modificados. Todo esto hace que las consultas y las actualizaciones funcionen mucho más rápido. Un cuadro de diálogo de resolución de conflictos también ayuda a administrar las actualizaciones de conflictos de forma fluida.

Si la característica Access Services está activada, puede trabajar con muchos más datos que el umbral de vista de lista, hasta 50 000 elementos de forma predeterminada. Access procesa automáticamente datos de lista o biblioteca en pequeños lotes y después se vuelven a ensamblar los datos, una técnica que permite trabajar con muchos más datos que el Umbral de vista de lista sin afectar negativamente a otros usuarios del sitio de SharePoint.

Microsoft Excel       Puede exportar SharePoint listas a una tabla de Excel que crea una conexión de datos unidireccional entre la tabla Excel y la lista de SharePoint.

Excel también le permite trabajar con listas grandes sin bloqueos. Además, puede sincronizar Excel con SharePoint y Access para aprovechar las ventajas de cada plataforma.

Cuando actualiza los datos desde la lista de SharePoint y actualiza la tabla de Excel, Microsoft Excel reemplaza los datos de Excel con los últimos datos de lista de SharePoint, y sobrescribe los cambios realizados en esa tabla de Excel.

Una vez que los datos están en la tabla Excel, puede aprovechar las numerosas características de análisis de datos de Excel, como hojas de cálculo potentes y flexibles, informes de tablas dinámicas, gráficos y minigráficos de aspecto profesional, formato condicional con iconos, barras de datos, escalas de colores y sofisticadas operaciones de análisis de hipótesis.

Si la característica Access Services está activada, puede trabajar con muchos más datos que el Umbral de vista de lista, hasta 50 000 elementos de forma predeterminada.

Microsoft Outlook         Desde Outlook, puede leer y escribir Listas contacto, tarea, calendario y discusión, así como sincronizar bibliotecas de documentos. Por ejemplo, puede trabajar con listas de tareas estándar y listas de tareas de proyecto desconectando las listas de tareas, viendo, actualizando y asignando tareas nuevas, volviéndolas a poner en línea y sincronizándolas sin salir de Outlook. También puede almacenar, compartir y administrar SharePoint contactos de forma más eficaz en Outlook.

Principio de página

En Access, se crea una base de datos web basada en Access Services mediante la creación de tablas basadas en listas vinculadas, junto con consultas, formularios, informes y macros que publicó en un sitio de SharePoint. A medida que estas bases de datos web se actualizan, aún puede usarlas y modificarlas, así como crear nuevas a partir de una plantilla (pero no desde Access 2013 ).

Puedes crear una aplicación de Access en SharePoint sin usar código. En general, una aplicación de SharePoint es una solución centrada en un asunto determinado que se distribuye y se pone a disposición con facilidad en un catálogo de soluciones. Piense en una aplicación como en una forma cómoda y diferente de empaquetar, distribuir, ejecutar, supervisar y retirar una solución. Para obtener más información, vea Crear una aplicación de Access.

A diferencia de una aplicación de base de datos web Access que almacena datos en listas de SharePoint, una aplicación de Access usa una base de datos SQL Server independiente de SharePoint productos para almacenar datos y, por tanto, no está sujeta al umbral de vista de lista SharePoint. Esto mejora significativamente la escalabilidad de las soluciones de Access y permite un manejo eficiente de potencialmente millones de registros. Para los usuarios de SharePoint Server, la base de datos de SQL Server se puede configurar para que esté detrás del firewall de su organización. Para los usuarios en línea, la base de datos es una base de datos de SQL Server Azure habilitada con una cuenta gratuita y almacenamiento gratuito. Para obtener más información sobre Azure, consulta la página principal de Microsoft Azure.

Por último, aún puede sincronizar datos entre una lista de SharePoint y una tabla de Access y mantener actualizados ambos conjuntos de datos. Esta sincronización es bidireccional. Los cambios realizados en Access a la lista de los datos se cargan en la lista de SharePoint y los cambios realizados en la lista de SharePoint se descargan en Access en el equipo. Para obtener más información, vea Importar, vincular o mover datos a SharePoint.

Por lo general, hay dos cuadros de búsqueda en una página de SharePoint, la búsqueda de sitio en la parte superior de la página y el cuadro de búsqueda de la lista o biblioteca específica. Al usar el cuadro Buscar de la lista o biblioteca, puede expandir progresivamente el ámbito de la operación de búsqueda:

• De forma predeterminada, el ámbito de búsqueda se basa inicialmente en todos los elementos de la vista actual y las subcarpetas. Los resultados aparecerán como columnas que podrá filtrar y ordenar después. Si se supera actualmente el umbral de vista de lista, no aparecerán todos los resultados.

• Si no encuentra lo que está buscando, puede ampliar el ámbito de búsqueda de manera que incluya toda la lista, con todas las subcarpetas, independientemente de cuál sea la vista actual o el Umbral de la vista Lista.

• Por último, puede expandir el ámbito para buscar en todo el sitio. En este caso, verá todos los resultados en la página estándar Buscar del sitio. Puede restringir aún más los resultados utilizando el Panel de refinamiento para filtrar, por ejemplo, por el autor de un documento o la fecha de creación de un elemento de lista. Incluso puede usar operadores lógicos o sintaxis booleana para formular consultas más elaboradas.

Puede usar un sitio del Centro de documentación cuando quiera crear, administrar y almacenar grandes cantidades de documentos. El Centro de documentación se basa en una plantilla de sitio y está diseñado para que pueda funcionar como repositorio centralizado para administrar varios documentos. Las características, como la navegación por metadatos y vista de árbol, los tipos de contenido y los elementos web, le ayudan a organizar y recuperar documentos de una forma eficaz y significativa para los usuarios. Para obtener más información sobre el uso de plantillas de sitio, vea Crear y usar plantillas de sitio en versiones de SharePoint Server.

Los administradores de contenido pueden configurar rápidamente la navegación controlada por metadatos para que tenga un buen rendimiento en la mayoría de las bibliotecas sin tener que crear explícitamente los índices, pero también pueden obtener ayuda al crear índices adicionales para mejorar el rendimiento sobre un mayor rango de filtros y vistas. Para obtener más información, vea ¿Qué es un sitio del Centro de documentación?

Puede usar un sitio del Centro de documentación como entorno de creación o como archivo de contenido:

• En un entorno de creación, los usuarios protegen y desprotegen activamente los archivos y crean estructuras de carpetas para los archivos. El control de versiones está habilitado y puede haber 10 versiones o más de cada documento. Los usuarios protegen y desprotegen los documentos con frecuencia y los flujos de trabajo ayudan a automatizar las acciones en los documentos.

• Por el contrario, hay muy poca creación en un archivo de contenido (o de base de conocimiento). Los usuarios solo ven o cargan documentos. Normalmente, los archivos de contenido contienen versiones únicas de los documentos y un sitio puede escalar a millones de archivos. En un escenario típico, como un centro de soporte técnico de una organización grande, es posible que 10 000 usuarios tengan acceso al contenido, principalmente para leerlo. Un subconjunto de 3 000 a 4 000 usuarios podría cargar contenido nuevo en el sitio.

El Intervalo diario de horas es una forma para que los administradores especifiquen un período de tiempo dedicado para que todos los usuarios realicen operaciones ilimitadas sin límites y normalmente se programa durante las horas de poca actividad.

Aunque las vistas son una forma principal de recuperar elementos de una lista o biblioteca, también hay otros comandos y operaciones de SharePoint que se realizan mejor durante el intervalo diario de horas.

Estos comandos y operaciones pueden fallar si superan los umbrales y límites del sitio al recuperar datos de lista durante el horario normal. Su ejecución sin límites durante el intervalo diario de horas puede evitar errores y que afecten a otros usuarios.

La configuración del intervalo diario de horas requiere que establezca una hora de inicio y una duración. Al establecer la hora y la duración, tenga en cuenta que si alguien inicia una consulta o una operación de ejecución larga durante el intervalo, seguirá hasta que se complete, independientemente de si está dentro de la ventana.

1. Como administrador, inicie sesión en Central Administración.

2. Vaya a Administración de aplicaciones > Administrar aplicaciones web.

   

3. Seleccione la aplicación para establecer o cambiar la configuración del Intervalo diario de horas.

4. En la cinta de opciones, en Configuración general para acceder al menú, seleccione la flecha abajo y, después, seleccione Limitación de recursos.

   

5. Cambie el Intervalo diario de horas y, a continuación, establezca la hora y la duración que desea usar.

   

6. Cuando termine, seleccione Aceptar.

Si no es desarrollador o no tiene el acceso adecuado a recursos de desarrollador para realizar estas acciones, puede diferir estos tipos de operaciones al Intervalo diario de horas. Para ver cuándo está programado el Intervalo diario de horas, póngase en contacto con el administrador.

El umbral de vista de lista (LVT) se ha establecido para proporcionar rendimiento a los usuarios y proteger el servidor contra sobrecargas accidentales durante las consultas. LVT solo puede cambiarlo un administrador en las versiones Server de SharePoint en la aplicación Central Administración. No se recomienda cambiarlo para evitar la degradación del rendimiento. SharePoint no permite a los administradores cambiar el LVT para proteger a los usuarios de otros inquilinos de problemas de rendimiento cuando se recuperan grandes conjuntos de datos. En su lugar, use índices, filtros y carpetas para administrar las consultas.

Si solo tiene algunas consultas que requieren aumentar el LVT, considere la posibilidad de usar el Intervalo diario de horas durante las horas de descanso en su lugar.

Si realmente desea cambiar el LVT, siga estos pasos. Son estándar deSharePoint 2016 aunque la interfaz de usuario puede diferir ligeramente. La aplicación Administración central es independiente del sitio de SharePoint y requiere derechos de administrador de granja para el acceso. Solo puede cambiar el LVT en las versiones Server de SharePoint.

1. Como administrador, inicie sesión en Central Administración.

2. Vaya a Administración de aplicaciones > Administrar aplicaciones web.

   

3. Seleccione la aplicación para cambiar el umbral de vista de lista.

4. En la cinta de opciones, en Configuración general para acceder al menú, seleccione la flecha abajo y, después, seleccione Limitación de recursos.

   

5. Cambie el valor Umbral de vista de lista (el primero en la lista) por un valor razonable.

6. Seleccione Aceptar.

Hay opciones de configuración adicionales en la página de limitación de recursos que como administrador querrá comprender.

• Umbral de la vista Lista para auditores y administradores    De forma predeterminada, se trata de un "límite más alto". Las consultas que se ejecutan por un auditor o un administrador que específicamente (mediante programación) solicitan invalidar el LVT estarán sujetas a este límite en su lugar. De forma predeterminada, son 20.000 en lugar de 5.000 para LVT. Elevar este límite tiene las mismas ramificaciones que aumentar la LVT. Al cambiar este valor, es posible que deba realizar cambios asociados.

• Invalidación del modelo de objetos:    Si suele usar código personalizado en la implementación y necesita reemplazar lvt a un límite más alto, puede ser una buena idea permitir la invalidación del modelo de objetos y conceder permisos de auditor o administrador a la aplicación que realizará las consultas. Esta configuración está activada de manera predeterminada, pero puedes deshabilitarla si no la necesitas. Un buen ejemplo de cuándo es posible que desee usar esto es si ha implementado algún código que realizará el almacenamiento en caché de un conjunto más grande de resultados a los que se accede a menudo por, por ejemplo, varios minutos. Si no está pensando en almacenar en caché el contenido y está planeando ejecutar estas consultas a menudo, no se recomienda usar este método para moverse por LVT, ya que afectará negativamente al rendimiento del servidor. En resumen: "banda ligeramente".

• Umbral de búsqueda de vista de lista:    Esta característica limita el número de combinaciones que puede realizar una consulta. Esto equivale al número de campos De búsqueda, Persona/Grupo o Estado del flujo de trabajo que se incluyen en la consulta. Por ejemplo, una vista que muestra 6 columnas de búsqueda y filtros en otras 3 columnas de búsqueda distintas usa 9 búsquedas. Si el Umbral de búsqueda de vista de lista se establece en 8, esto provocará un error. No se recomienda aumentar el número a más de 8.

  Pruebas exhaustivas realizadas por Microsoft han demostrado que se produce una degradación grave no gradual del rendimiento que aparece al superar las ocho combinaciones. No solo el rendimiento del servidor disminuye significativamente en ese momento, sino que la consulta termina usando una cantidad desproporcionadamente grande de los recursos de SQL Server, lo que afecta negativamente a todos los demás usuarios de esa misma base de datos. Para obtener más información, vea la sección Columnas de búsqueda y vistas de lista de Resultados y recomendaciones de pruebas de rendimiento y capacidad.

• Intervalo diario de horas para grandes consultas:    Esta característica le permite establecer una hora cada día en los usuarios pueden usar consultas de mayor tamaño sin alcanzar los límites. Hay algunas cosas que debe considerar detenidamente antes de decidir en qué momento hacer esto:

  • Para que afecte el menor número de usuarios, se debe establecer en horas de poca actividad o en un periodo durante el que se espera la menor carga. Si elige una hora en mitad de la jornada laboral para la mayoría de los usuarios, es posible que incluso los que no usen la lista grande se verán afectados negativamente.

  • Intente limitarlo a un periodo de tiempo razonable para que los usuarios lo puedan usar para corregir sus listas, en lugar de ponerse en contacto con el administrador.

  • Las operaciones iniciadas durante el intervalo de tiempo no se anularán una vez que finalice el intervalo. Tenga en cuenta el tiempo necesario en caso de que un usuario intente eliminar una lista de gran tamaño justo antes del tiempo de inactividad.

  • Considere la posibilidad de diferentes zonas horarias. Esto es especialmente importante si su organización o sus clientes tienen una distribución geográfica amplia y comparten un servidor de SharePoint hospedado de forma centralizada. Establecerlo a las 6:00 p.m. podría funcionar para su propia ubicación, pero no sería beneficioso, por ejemplo, Sydney, Australia.

• Umbral de permisos exclusivos de lista:    Este es el número de permisos exclusivos permitidos por cada lista. Si tiene una carpeta en la que interrumpe la herencia de permisos y establece algunos permisos para ella (y todos los elementos que contiene), entonces cuenta como 1 en el Umbral de permisos exclusivos de lista. A diferencia de lvt y otras configuraciones, este umbral no se activa viendo el contenido o realizando alguna otra operación en él, sino explícitamente al cambiar los permisos.

  Si no puede permitirlo, entonces es recomendable reducir este número. El valor predeterminado es 50 000, que es una gran cantidad de permisos exclusivos. Es muy probable que la lista tenga problemas con los permisos antes de llegar a este número, por lo que se recomienda modificarlo de forma preventiva por un valor que pueda funcionar en su entorno.

Para reducir al mínimo los conflictos en la base de datos, SQL Server, la base de datos back-end para SharePoint, usa a menudo un bloqueo de fila como estrategia para garantizar actualizaciones precisas sin que ello afecte negativamente a los usuarios que tienen acceso a otras filas. Pero si una operación de base de datos de lectura o escritura, como una consulta, bloquea a la vez más de 5 000 filas, es más eficaz para SQL Server bloquear temporalmente toda la tabla hasta que se complete la operación de base de datos.

Cuando se bloquea toda la tabla, evita que otros usuarios tengan acceso a la tabla. Si esto ocurre con demasiada frecuencia, los usuarios experimentarán una degradación del rendimiento del sistema. Por tanto, los umbrales y límites son esenciales para ayudar a minimizar el impacto de las operaciones de base de datos de muchos recursos y equilibrar las necesidades de todos los usuarios.

En el diagrama siguiente se resumen los puntos clave sobre lo que sucede en segundo plano cuando se tiene acceso a muchos elementos de una lista o biblioteca.

1. Los datos de listas o bibliotecas de una colección de sitios se almacenan en una tabla de base de datos de SQL Server, que usa consultas, índices y bloqueos para mantener el rendimiento, el uso compartido y la precisión generales.

2. Las vistas filtradas con índices de columna (y otras operaciones) crean consultas de base de datos que identifican un subconjunto de columnas y filas, y lo devuelven al equipo.

3. Los umbrales y los límites ayudan a limitar las operaciones y equilibrar los recursos para varios usuarios simultáneos.

4. Los desarrolladores con privilegios pueden usar invalidaciones de modelos de objetos para aumentar temporalmente los umbrales y límites de las aplicaciones personalizadas con versiones de SharePoint Server.

5. Los administradores pueden especificar ventanas de tiempo dedicadas para que todos los usuarios puedan llevar a cabo operaciones ilimitadas durante las horas de menor actividad con versiones de SharePoint Server.

6. Los profesionales de la información pueden usar vistas, estilos y límites de página adecuados para mostrar los datos en la página más rápidamente.

Las listas y las bibliotecas tienen límites máximos específicos, como se muestra en esta tabla.

Característica	Límite máximo
Número de elementos en una lista o biblioteca	30 millones
Tamaño de un elemento de archivo o de los datos adjuntos de un elemento	10 Gigabytes

En la tabla siguiente, se resume la información sobre los límites de recursos que necesita conocer. Estos límites se definen en la página Límite de recursos de la Administración central con versiones de SharePoint Server. Para obtener información sobre límites y solicitudes específicas para el sitio, póngase en contacto con el administrador.

Umbral o Límite	Valor predeterminado	Descripción
Umbral de la vista Lista	5.000	Especifica el número máximo de elementos de biblioteca o lista que una operación de base de datos, como una consulta, puede procesar a la vez. Se bloquean las operaciones que superan este límite. Para darle tiempo para realizar planes alternativos, es posible que se le advierta en la página Configuración de lista cuando la lista haya superado los 3000 elementos. La advertencia contiene un vínculo de ayuda a este tema.
Límite de permisos exclusivos	50.000	Especifica el número máximo de permisos exclusivos admitidos para una lista o biblioteca. Cada vez que interrumpe la herencia de permisos de un elemento o carpeta, se cuenta como 1 permiso único para este límite. Si intenta agregar un elemento que podría provocar que supere este límite, se le impide hacerlo.
Límite de tamaño de fila	6	Especifica el número máximo de filas de tabla internas a la base de datos que se usan en un elemento de biblioteca o de lista. Para que quepan listas extensas con muchas columnas, cada elemento se ajusta en varias filas internas de la tabla, hasta 6 filas y un total de 8.000 bytes (quedan excluidos los datos adjuntos). Por ejemplo, si tiene una lista con muchas columnas pequeñas (una que contiene cientos de columnas Sí/No), podría superar este límite, en cuyo caso no podrá agregar más columnas Sí/No a la lista, pero es posible que pueda agregar columnas de otro tipo. Los administradores solo pueden establecer este límite mediante el modelo de objetos, y no a través de la interfaz de usuario.
Umbral de búsqueda de vista de lista	1,2	Especifica el número máximo de operaciones de unión, como las que se basan en columnas de búsqueda, de Persona o Grupo, o de estado del flujo de trabajo. Si la consulta usa más de 8 columnas, la operación se bloqueará. Sin embargo, es posible seleccionar mediante programación qué columnas usar mediante la vista máxima, que se puede establecer a través del modelo de objetos.
Tamaño del Umbral de la vista Lista para auditores y administradores	20.000	Especifica el número máximo de elementos de biblioteca o lista que una operación de base de datos, como una consulta, puede procesar a la vez cuando la realiza un auditor o administrador con los permisos adecuados. Esta opción funciona junto con Permitir invalidación de modelos de objetos.
Permitir invalidación de modelos de objetos	S	Especifica si los desarrolladores pueden realizar operaciones de base de datos, como consultas, que solicitan la invalidación del Umbral de vista de lista para el límite superior especificado por el Umbral de la vista Lista para auditores y administradores. Un administrador debe habilitar la invalidación de un modelo de objetos y, después, los desarrolladores con los permisos adecuados podrían solicitar mediante programación que su consulta use el umbral de vista de lista más alto para aprovecharlo.
Intervalo diario de horas	Ninguno	Especifica un período de tiempo durante el cual se pasan por alto los umbrales y límites de recursos. Un administrador puede configurar un intervalo de tiempo durante las horas de "poca actividad" en incrementos de 15 minutos y hasta 24 horas, como de 6:00 p.m. a 10:00 p.m. o de 1:30 a 5:15 a.m. Una consulta u operación de base de datos iniciada dentro del intervalo diario de horas continúa hasta su finalización (o error) aunque no se complete dentro de la ventana de tiempo especificada.