Requerir la aprobación de elementos de una lista o biblioteca
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Listas y bibliotecas suelen contener información confidencial, como presupuestos de campañas de marketing o iniciativas de recursos humanos. Puede ser importante tener solo versiones "oficiales" de elementos o archivos visibles por usuarios específicos.

Puede requerir la aprobación de un elemento o archivo antes de que el contenido se vuelva visible para usuarios específicos. Al requerir aprobación, las organizaciones pueden aplicar un importante nivel de calidad y seguridad a su contenido confidencial.

  1. Vaya a la lista para la que desea requerir aprobación.

  2. Selecciona Configuración Configuración: actualizar el perfil, instalar software y conectarse a la nubey, a continuación, Configuración de lista.

  3. En la sección Configuración general, seleccione Configuración de versiones.

  4. En la sección Aprobación de contenido , seleccione en respuesta a ¿ Necesita aprobación de contenido para los elementos enviados? En la sección Historial de versiones del elemento , especifique si desea crear versiones cada vez que se edita un elemento. También puede optar por limitar el número de versiones que se conservan.

  5. En la sección Seguridad de borrador de elementos , determine qué usuarios pueden ver los borradores de elementos en la lista.

    Sugerencia: Si necesita la aprobación de contenido para una lista o biblioteca que ya contiene elementos, todos los elementos de la biblioteca se marcan como Aprobados.

  6. Puede elegir cualquiera de las siguientes opciones:

    • Usuarios que pueden leer los elementos de la lista.

    • Solo los usuarios que pueden editar elementos de la lista.

    • Solo los usuarios que pueden aprobar elementos de la lista y el autor del elemento.

  7. Seleccione Aceptar.

Si alguien envía un elemento a una lista o biblioteca que requiere aprobaciones, está en estado Pendiente hasta que alguien (que tenga al menos el nivel de permisos Administrar Listas) lo apruebe. Mientras está en espera de aprobación, permanece en estado Pendiente .

Normalmente, cuando un elemento está en estado Pendiente, solo el creador del elemento y las personas que tienen permisos para administrar listas y bibliotecas pueden verlo. Después de que su estado cambie de Pendiente a Aprobado, se vuelve visible para cualquier persona que tenga permiso para ver la lista o biblioteca.

Los artículos rechazados permanecen en la lista o la biblioteca hasta que el creador (u otra persona que tenga los permisos necesarios) los elimine. Los elementos o archivos que ya existen en la lista o biblioteca se conceden automáticamente el estado Aprobado .

Importante: Si la seguridad de la biblioteca del sitio está configurada para permitir que cualquier usuario pueda leer elementos, cualquier usuario que tenga permisos de lectura en el sitio podrá ver todos los elementos de la lista o biblioteca, independientemente de si los elementos están en estado Aprobado .

Nota: Solo los usuarios con permisos de Control total o Diseño pueden modificar la configuración de la biblioteca de SharePoint.

  1. Vaya a la biblioteca de SharePoint para la que desea requerir aprobación.

  2. Selecciona Configuración Configuración: actualizar el perfil, instalar software y conectarse a la nubey, a continuación , Configuración de biblioteca.

    Si no ve estos elementos de menú, seleccione Biblioteca y, en el grupo Configuración, seleccione

    Configuración de la biblioteca.

  3. Para abrir la página Configuración de versiones , en Configuración general, seleccione Configuración de versiones.

    Cuadro de diálogo Configuración de biblioteca con control de versiones seleccionado.
  4. En la sección Aprobación de contenido , seleccione en respuesta a ¿ Necesita aprobación de contenido para los elementos enviados? En la sección Historial de versiones del documento , especifique si desea que SharePoint cree versiones cuando se edite un archivo. También puede optar por limitar el número de versiones que se conservan.

  5. En la sección Seguridad de borrador de elementos , determine qué usuarios pueden ver los borradores de elementos en la biblioteca de documentos.

    Cuadro de diálogo Opciones de control de versiones

    Sugerencia: Si necesita la aprobación de contenido para una lista o biblioteca que ya contiene elementos, todos los elementos de la biblioteca se marcan como Aprobados.

  6. Puede elegir cualquiera de las siguientes opciones:

    • Usuarios que pueden leer los elementos de la lista.

    • Solo los usuarios que pueden editar elementos de la lista.

    • Solo los usuarios que pueden aprobar elementos de la lista y el autor del elemento.

  7. Seleccione Aceptar.

Si alguien envía un elemento o archivo a una lista o biblioteca que requiere aprobaciones, está en estado Pendiente hasta que alguien que tenga los permisos necesarios para hacerlo lo apruebe. Mientras está en espera de aprobación, permanece en estado Pendiente .

Normalmente, cuando un elemento o archivo está en estado Pendiente , solo el creador del elemento o archivo y las personas que tienen permisos para administrar listas y bibliotecas pueden verlo. Después de que su estado cambie de Pendiente a Aprobado, se vuelve visible para cualquier persona que tenga permiso para ver la lista o biblioteca. Los artículos rechazados permanecen en la lista o la biblioteca hasta que el creador (u otra persona que tenga los permisos necesarios) los elimine. Los elementos o archivos que ya existen en la lista o biblioteca se conceden automáticamente el estado Aprobado .

Importante: Si la seguridad de la biblioteca del sitio está configurada para permitir que cualquier usuario pueda leer elementos, cualquier persona que tenga permisos de lectura en el sitio podrá ver todos los elementos de la lista o biblioteca, independientemente de si los elementos están o no en el estado Aprobado .

Solo las personas con permisos de Control total o Diseño pueden modificar la configuración de lista o biblioteca.

Para configurar la aprobación necesaria de elementos o archivos

  1. Si la lista de sitios o la biblioteca aún no está abierta, seleccione su nombre en el panel Inicio rápido.

  2. En la cinta de opciones, seleccione la pestaña Biblioteca en el grupo Herramientas de biblioteca o Herramientas de lista .

  3. Si está trabajando en una biblioteca, seleccione Configuración de biblioteca. Si está trabajando en una lista, seleccione Configuración de lista. En este ejemplo, se abre la página Configuración de biblioteca .

    Página Configuración de biblioteca en la que se muestra el vínculo Configuración de versiones

  4. En Configuración general, seleccione Configuración de versiones. Se abrirá la página Configuración de versiones .

    Página Selecciones de versiones que muestra la selecciones de aprobación

  5. En la sección Aprobación de contenido, seleccione en respuesta a la pregunta ¿Requerir aprobación de contenido para los elementos enviados?

  6. En la sección Seguridad de borrador de elementos , determine qué usuarios pueden ver los borradores de elementos en la biblioteca de documentos. En este ejemplo, solo se seleccionan los usuarios que pueden aprobar elementos (y el autor del elemento ).

  7. Seleccione Aceptar.

    En el ejemplo siguiente se muestran los elementos aprobados en una biblioteca después de establecer la opción Requerir aprobación de contenido en . Como estos archivos ya estaban en la biblioteca, se aprobaron automáticamente.

    Libarary de SharePoint después de requerir aprobación. Los archivos que ya están en la biblioteca están en estado Aprobado.

Con el tiempo, es posible que su organización considere inconveniente o innecesario requerir la aprobación de cada elemento de archivo de una lista o biblioteca en particular. Este requisito no solo exige tiempo a la persona que tiene que conceder o denegar la aprobación, sino que también impide que los usuarios colabore fácilmente en un archivo o elemento. Si determina que su organización ya no necesita tener todos los elementos o archivos aprobados, puede quitar el requisito.

Para quitar el requisito de aprobación de elementos o archivos en una lista o biblioteca

  1. Si la lista de sitios o la biblioteca aún no está abierta, seleccione su nombre en el panel Inicio rápido.

  2. En la cinta de opciones, seleccione la pestaña Biblioteca en el grupo Herramientas de biblioteca o la pestaña Lista en el grupo Herramientas de lista .

  3. Si está trabajando en una biblioteca, seleccione Configuración de biblioteca. Si está trabajando en una lista, seleccione Configuración de lista. En este ejemplo, se abre la página Configuración de biblioteca .

    Página Configuración de biblioteca en la que se muestra el vínculo Configuración de versiones

  4. En Configuración general, seleccione Configuración de versiones. Se abrirá la página Configuración de versiones .

  5. En la sección Aprobación de contenido , seleccione ¿No responde a la pregunta ¿Requerir aprobación de contenido para los elementos enviados? . Aparece un cuadro de diálogo de advertencia.

    Mensaje de advertencia que aparece al seleccionar No en la sección Aprobación de contenido del cuadro de diálogo Configuración de versiones

  6. Para cerrar el mensaje, seleccione Aceptar.

  7. Para cerrar el cuadro de diálogo Configuración de versiones , seleccione Aceptar. Cuando vuelva a la lista o biblioteca, Estado de aprobación ya no estará disponible en la página. Todos los usuarios que tengan permiso para ver la lista o biblioteca pueden ver todo el contenido que resida allí.

Para obtener más información, vea Aprobar o rechazar elementos o archivos en una lista o biblioteca de sitios y Todo sobre los flujos de trabajo de aprobación.

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