建立內容組合管理規則以傳閱文件

本文內容

• 建立規則之前：第一個步驟

• 瞭解檔的傳送方式

• 建立規則以傳送檔

建立規則之前：第一個步驟

您必須遵循幾個重要步驟，才能建立傳送檔的規則。

1. 啟用 [內容召集人] 功能。

2. 建立您想要傳送檔的文件庫和資料夾。 您可能會想要為每個您要傳送的檔案類型建立資料夾。 例如，只針對電子郵件記錄或 Excel 試算表建立文件庫。 若要瞭解如何建立文件庫，請參閱在 SharePoint 中建立文件庫。

3. 內容類型必須與要傳送的檔相關聯。 在其中，內容類型可以是決定儲存檔之最終位置的準則的一部分。

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瞭解檔的傳送方式

您可以將檔路由至記錄中心網站或任何其他類型的 SharePoint 網站的文件庫或資料夾。 [放置文件庫] 會在您啟用 [內容召集人] 功能時自動建立，作為預設位置。 檔路由處理常式是由數個元素所組成：

• 目的文件庫和資料夾    內容管理監管或記錄管理員會手動建立文件庫和資料夾，以傳送檔，並將這些文件庫指定為目的文件庫。

• 網站內容類型    每個檔都必須有內容類型，而且使用者可以手動將適當的網站內容類型新增至目的文件庫。

• 放置文件庫    不符合規則或遺失必要中繼資料的檔會傳送到放置庫，讓使用者可以輸入必要的中繼資料。 或者，您可以設定 [內容召集人]，讓所有上傳的檔暫時都路由到放置文件庫。

  : 放置庫就是將那些不符合任何規則的專案做為「捕獲全部」。 它是設計成暫時的位置，而不是永久的共同作業網站。

• 檔規則清單    這是所有路由規則的集合。 內容管理監管或記錄管理員請造訪這個清單來建立、管理及查看路由規則。

下圖顯示如何根據會議特定準則來傳送檔和電子郵件訊息，以及缺少資訊的檔如何傳重播置庫。

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建立規則以傳送檔

針對您新增到記錄傳送清單中的每一種記錄類型，您可以指定記錄標題和描述。 您也可以指定網站中儲存記錄的位置。 若要確保所有相關記錄都已路由至適當的位置，您可以指定記錄類型的替代名稱。

1. 流覽至您要為其建立內容召集人規則的網站。

2. 若要查看 [網站內容] 選項，請在 [快速啟動] 面板上選取 [更多]。

3. 從 [應用程式] 功能表線中，選取 [設定]。

4. 在 [網站設定] 頁面的 [網站管理] 區段底下，選取 [內容召集人規則]。

5. 在 [內容召集人規則] 頁面上的 [按一下以新增專案] 中，選取 [新增]。

6. 在 [規則名稱] 區段中，輸入描述規則的條件和動作的名稱。

7. 在 [規則狀態及優先順序] 區段中，若要將規則套用到傳入的內容，請選取 [作用中]。 然後，選取一個優先順序來決定要傳送內容的方式，應該符合一個以上的內容召集人規則。
   如果您不想將此規則套用至內送內容，請選取 [非使用中]。

8. 在提交的 [內容類型] 區段中，將規則與內容類型建立關聯。 如此一來，會以所選取的內容類型來標示 [內容召集人] 的提交，並識別規則條件中使用的屬性。

   • 選取適當的 [內容] 群組。 您所選取的群組會決定您可以在下一個步驟中選擇的內容類型。

   • 選取適當的內容類型。

   • 如果您所選取的內容類型在其他 SharePoint 網站上的名稱不同，請選取 [替代名稱] 底下的核取方塊。 然後在提供的欄位中，輸入在其他網站上使用的名稱，然後選取 [新增]。 替代內容類型的名稱會出現在下方的清單中。

9. 在 [條件] 區段中，選取提交屬性必須符合規則的條件。 例如，您可能想要將規則套用至標題中包含「預算」一詞的所有檔。 若要新增更多條件，請選取 [新增另一個條件] 連結。

   : [屬性] 下拉式清單中提供的屬性會根據您在步驟6中選取的內容類型而有所不同。

10. 在 [目標位置] 區段中，輸入或流覽至位置，以放置符合規則的內容。 若要將類似的檔組成群組放在資料夾中，請選取 [自動建立資料夾] 核取方塊。 例如，如果您有一個屬性，其中列出貴組織中的專案所有檔，您可以強迫 [內容召集人] 為每個專案建立一個單獨的資料夾。

    : 內容召集人的規則是將檔路由至不同的位置。 我們不支援使用規則，在共同作業期間將檔案重新張貼到相同的位置。

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