要求批准列表或库中的项目
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Lists和库通常包含敏感信息,例如市场营销活动预算或人力资源计划。 只有“官方”版本的项目或文件才能由特定用户查看,这一点可能很重要。

在内容对特定用户可见之前,可以要求对项目或文件进行审批。 通过要求批准,组织可以对其敏感内容应用相当高的质量和安全性。

  1. 导航到需要审批的列表。

  2. 选择设置:更新配置文件,安装软件和将其连接到云设置” ,然后选择“列出设置”。

  3. “常规设置”部分中,选择“ 版本控制设置”。

  4. “内容审批 ”部分中,选择“ ”以回答 “需要对提交的项目进行内容审批?”“项目版本历史记录 ”部分中,指定是否要在每次编辑项目时创建版本。 还可以选择限制保留的版本数。

  5. “草稿项安全性 ”部分中,确定哪些用户可以在列表中查看草稿项。

    提示: 如果需要对已包含项的列表或库进行内容审批,则库中的所有项目都标记为“已批准”。

  6. 可以选择以下任一选项:

    • 可以读取列表中的项的用户。

    • 只有可以编辑列表中的项的用户。

    • 只有可以批准列表中的项目的用户和项目作者。

  7. 选择“确定”。

如果有人将项目提交到需要审批的列表或库,则该项目将处于“挂起”状态,直到 (至少具有“管理Lists”权限级别) 批准该项目。 在等待审批时,它仍保持 “挂起” 状态。

通常,当某个项处于“挂起”状态时,只有项目发起人和有权管理列表和库的人员才能看到它。 当其状态从 “挂起” 更改为“ 已批准”后,任何有权查看列表或库的人都会看到它。

被拒绝的文章将保留在列表或库中,直到发起人(或具有必要权限的其他人)删除它们。 列表或库中已存在的任何项或文件都将自动被授予 “已批准” 状态。

重要: 如果网站库中的安全性配置为允许任何用户读取项目,则对网站具有“读取”权限的任何人都可以查看列表或库中的所有项目,无论项目是否处于 “已批准” 状态。

注意: 只有具有“完全控制”或“设计”权限的用户才能更改 SharePoint 库设置。

  1. 转到需要批准的 SharePoint 库。

  2. 选择设置:更新配置文件,安装软件和将其连接到云设置 ”,然后选择 “库设置”。

    如果未看到这些菜单项,请选择“”,然后在 “设置”组中, 选择

    库设置

  3. 若要打开 “版本控制设置” 页,请在 “常规设置”下,选择“ 版本控制设置”。

    选中了“版本控制”的“库设置”对话框。
  4. “内容审批 ”部分中,选择“ ”以回答 “需要对提交的项目进行内容审批?”“文档版本历史记录 ”部分中,指定是否希望 SharePoint 在编辑文件时创建版本。 还可以选择限制保留的版本数。

  5. “草稿项安全性 ”部分中,确定哪些用户可以在文档库中查看草稿项。

    “版本控制选项”对话框

    提示: 如果需要对已包含项的列表或库进行内容审批,则库中的所有项目都标记为“已批准”。

  6. 可以选择以下任一选项:

    • 可以读取列表中的项的用户。

    • 只有可以编辑列表中的项的用户。

    • 只有可以批准列表中的项目的用户和项目作者。

  7. 选择“确定”。

如果有人将项目或文件提交到需要审批的列表或库,则此项目或文件将处于 “挂起” 状态,直到具有批准所需权限的人员批准该项目或文件。 在等待审批时,它仍保持 “挂起” 状态。

通常,当项或文件处于 “挂起” 状态时,只有该项或文件的发起人以及有权管理列表和库的人员才能看到它。 当其状态从 “挂起” 更改为“ 已批准”后,任何有权查看列表或库的人都会看到它。 被拒绝的文章将保留在列表或库中,直到发起人(或具有必要权限的其他人)删除它们。 列表或库中已存在的任何项或文件都将自动被授予 “已批准” 状态。

重要: 如果网站库中的安全性配置为允许任何用户读取项目,则对网站具有“读取”权限的任何人都可以查看列表或库中的所有项目,无论项目是否处于 “已批准” 状态。

只有具有“完全控制”或“设计”权限的人员才能更改“列表”或“库”设置。

设置项目或文件的所需审批

  1. 如果网站列表或库尚未打开,请在“快速启动”窗格中选择其名称。

  2. 在功能区上,选择“库工具”或“列表工具”组中的“库”选项卡。

  3. 如果使用的是库,请选择“库设置”。 如果要处理列表,请选择“列表设置”。 在此示例中,将打开 “库设置” 页。

    显示出“版本控制设置”链接的“库设置”页面

  4. “常规设置”下,选择“ 版本控制设置”。 此时会打开 “版本控制设置” 页。

    显示“批准”选项的“版本控制选项”页面

  5. “内容审批 ”部分中,选择“ ”,回答 “需要对提交的项目进行内容审批?” 问题。

  6. “草稿项安全性 ”部分中,确定哪些用户可以在文档库中查看草稿项。 在此示例中, 仅选择可以批准项 (且项目作者) 的用户。

  7. 选择“确定”。

    以下示例显示“ 需要内容审批 ”选项设置为“ ”后库中的“已批准项”。 由于这些文件已在库中,因此它们会自动获得批准。

    需要审批后的 SharePoint libarary。 库中已有的文件处于“已批准”状态。

最终,你的组织可能会发现要求批准特定列表或库中的每个文件项不方便或没有必要。 该要求不仅需要必须授予或拒绝审批的人员的时间,而且还会阻止人们轻松地协作处理文件或项目。 如果确定组织不再需要批准每个项目或文件,则可以删除该要求。

删除列表或库中的项或文件的审批要求

  1. 如果网站列表或库尚未打开,请在“快速启动”窗格中选择其名称。

  2. 在功能区上,选择“工具”组中的“库”选项卡或“列表工具”组中的“列表”选项卡。

  3. 如果使用的是库,请选择“库设置”。 如果要处理列表,请选择“列表设置”。 在此示例中,将打开 “库设置” 页。

    显示出“版本控制设置”链接的“库设置”页面

  4. “常规设置”下,选择“ 版本控制设置”。 此时会打开 “版本控制设置” 页。

  5. “内容审批”部分中,在回答“需要对提交的项目进行内容审批?”问题的回答中,选择“”。 此时会显示一个警告对话框。

    在“版本控制设置”对话框的“内容审批”部分中选择“否”时显示的警告消息

  6. 若要关闭消息,请选择“确定”。

  7. 若要关闭 “版本控制设置” 对话框,请选择“确定”。 返回到列表或库时,页面上不再提供 “审批状态 ”。 有权查看列表或库的所有用户都可以查看该列表或库所在的所有内容。

有关详细信息,请参阅 批准或拒绝网站列表或库中的项目或文件关于审批工作流的所有内容

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