ไลบรารีเอกสารคืออะไร

ไลบรารีเอกสารมอบพื้นที่ที่ปลอดภัยในการจัดเก็บไฟล์ที่คุณและเพื่อนร่วมงานของคุณสามารถค้นหาเอกสารเหล่านั้น ได้ง่ายดาย สามารถร่วมงานกับเอกสารเหล่านั้นได้ และเข้าถึงไฟล์เหล่านั้นจากอุปกรณ์ต่างๆ ได้ตลอดเวลา ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้ไลบรารีเอกสารบนไซต์ในไลบรารี SharePoint ไฟล์ทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับโครงการเฉพาะหรือไคลเอ็นต์ที่ระบุ การเพิ่มไฟล์หรือการย้ายไฟล์ระหว่างโฟลเดอร์นั้นง่ายเหมือนกับการลากและปล่อยไฟล์จากที่หนึ่งไปยังอีกที่หนึ่ง

มุมมองรูปขนาดย่อของไลบรารีเอกสารที่ไม่ได้เลือกอะไรไว้

หมายเหตุ: หน้าจอของคุณมีลักษณะแตกต่างจากนี้หรือไม่ ผู้ดูแลระบบของคุณอาจมีประสบการณ์การใช้งานแบบคลาสสิกที่ตั้งค่าบนไลบรารีเอกสาร หากเป็นอย่าง ย่อ ให้ดู บทนําสู่ไลบรารี ถ้าคุณเป็นเจ้าของไลบรารีเอกสาร เจ้าของไซต์ หรือผู้ดูแลระบบ ให้ดู สลับประสบการณ์การใช้งานเริ่มต้นของไลบรารีเอกสารจากแบบใหม่หรือ แบบคลาสสิก เพื่อดูขั้นตอนในการตั้งค่าประสบการณ์ใช้งานเริ่มต้น

หมายเหตุ: ขณะนี้ฟีเจอร์บางอย่างพร้อมใช้งานในประสบการณ์การใช้งานแบบคลาสสิกเท่านั้น คลิก ย้อนกลับไปยัง SharePoint ที่มุมซ้ายล่างของหน้าเพื่อสลับไปยังประสบการณ์การใช้งานแบบคลาสสิก

ไซต์เริ่มต้น SharePointSharePoint Server 2019 ไซต์จะมีไลบรารีเอกสาร และไซต์จะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติเมื่อคุณสร้างไซต์ใหม่ คุณสามารถเพิ่ม ไลบรารีเอกสารเพิ่มเติมไปยังไซต์ได้ ตามต้องการ ซึ่งจะเป็นประโยชน์ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณต้องการจํากัดการเข้าถึงชุดไฟล์ ไลบรารีเอกสารแต่ละรายการจะแสดงรายการไฟล์ โฟลเดอร์ และข้อมูลหลักเกี่ยวกับแต่ละรายการ เช่น ผู้สร้างหรือปรับเปลี่ยนไฟล์ครั้งล่าสุด คุณสามารถใช้ข้อมูลนี้เพื่อจัดระเบียบไฟล์ของคุณและช่วยให้ค้นหาไฟล์ได้ง่ายขึ้น

ในไลบรารีเอกสาร คุณสามารถ:

เพิ่มแก้ไข ลบไฟล์ โฟลเดอร์ หรือลิงก์จากSharePointไลบรารีเอกสารเขียนร่วม และดาวน์โหลดเอกสาร
ควบคุมว่าใคร มีสิทธิ์เข้าถึงไลบรารี โฟลเดอร์ที่มีในไลบรารี หรือไฟล์แต่ละรายการภายในไลบรารี
ติดตามกิจกรรมบนไฟล์เช่น เมื่อปรับเปลี่ยนครั้งล่าสุด และรับการแจ้งเตือนเมื่อมีบางสิ่งเปลี่ยนแปลง
สร้างมุมมองแบบกำหนดเองของไลบรารีเอกสาร
แชร์ไฟล์หรือโฟลเดอร์กับผู้อื่น
เพิ่มลิงก์ในไลบรารีเอกสาร ไปยังสิ่งที่เก็บไว้ภายนอกไลบรารี ตัวอย่างเช่น ลิงก์ไปยังไฟล์ที่อยู่ในไลบรารีอื่น หรือแม้แต่ลิงก์ไปยังเว็บเพจภายนอก
ไฮไลต์ลิงก์ ไฟล์ หรือโฟลเดอร์ในไลบรารีเอกสารเพื่อให้คุณ และผู้อื่นจะเข้าถึงลิงก์หรือโฟลเดอร์เหล่านั้นได้อย่างรวดเร็ว

มาดูไปรอบๆ กัน

ที่ด้านบนซ้ายของหน้าไลบรารีเอกสารคือเมนูหลัก

SharePoint เมนูไลบรารีเอกสารแบบ Onine

ที่นี่ คุณสามารถสร้างโฟลเดอร์ เอกสาร หรือลิงก์ไปยังสิ่งที่อยู่นอกไลบรารีเอกสาร

Office 365 สร้างโฟลเดอร์หรือเอกสารใหม่

หมายเหตุ: รายการของชนิดเอกสารจะแตกต่างกันโดยขึ้นอยู่กับสิทธิ์ของคุณและวิธีการตั้งค่าไซต์ของคุณ

หรืออัปโหลดโฟลเดอร์หรือไฟล์

Office 365 อัปโหลดไฟล์หรือโฟลเดอร์ไปยังไลบรารีเอกสาร

หมายเหตุ: โฟลเดอร์ไม่ได้รับการสนับสนุน Internet Explorer ในขณะนี้

คุณยังสามารถซิงค์ไฟล์ด้วยแอปOneDriveหรือ สร้างการแจ้งเตือนเพื่อรับการแจ้งเตือนเมื่อมีบางสิ่งเปลี่ยนแปลง

ที่ด้านบนขวาของหน้าไลบรารีเอกสาร ให้คลิก ตัวเลือก มุมมอง เพื่อเปลี่ยนมุมมองไลบรารีเอกสารเป็นมุมมอง รายการแบบกะทัดรัด ไทล์ ถ้าคุณใช้ Internet Explorer คุณสามารถเปิดไลบรารีเอกสารใน Windows File Explorer ด้วยการคลิกดูใน File Explorer คุณยังสามารถบันทึกมุมมองแบบปรับแต่งเองได้ด้วยการคลิก บันทึกมุมมองเป็น หรือถ้าคุณเป็นเจ้าของไลบรารีหรือผู้ดูแลระบบ คุณสามารถแก้ไขหรือสร้างมุมมองบนหน้าการตั้งค่าไลบรารีได้ด้วยการคลิกแก้ไขมุมมองปัจจุบัน

Office 365 เปลี่ยนมุมมองไลบรารีเอกสาร

คุณสามารถเพิ่มคอลัมน์ใหม่และเลือกคอลัมน์ที่จะแสดงโดยการคลิก + หรือ + เพิ่มคอลัมน์ ทางด้านขวาสุดของส่วนหัวของคอลัมน์ ถ้าคุณอยู่ในมุมมองรายการ หรือถ้าคุณอยู่ในมุมมอง ไทล์ โดยการคลิก ปุ่ม จัดเรียงไลบรารีเอกสาร แล้วคลิก ปุ่มเพิ่มคอลัมน์ไลบรารีเอกสาร ที่ด้านขวาสุดของส่วนหัวของคอลัมน์

เพิ่มดรอปดาวน์คอลัมน์ลงในไลบรารีเอกสารที่เชื่อมต่อกลุ่ม

คุณสามารถดู และแก้ไขข้อมูลเกี่ยวกับไฟล์หรือโฟลเดอร์เช่น คุณสมบัติที่ต้องมี กิจกรรมล่าสุด หรือบุคคลที่แชร์ไฟล์ด้วย ในบานหน้าต่างข้อมูล เมื่อต้องการแสดงหรือซ่อนบานหน้าต่างข้อมูล ให้เลือกไฟล์หรือโฟลเดอร์ บานหน้าต่างรายละเอียดไลบรารีเอกสาร ที่ด้านขวาของเมนูหลัก คุณยังสามารถดูบานหน้าต่างข้อมูลโดยการคลิกขวาที่ไฟล์หรือโฟลเดอร์ แล้วเลือกรายละเอียด

Office 365 แผง Metadata ของเอกสาร

เมื่อคุณเลือกโฟลเดอร์หรือไฟล์ เมนูที่ด้านบนซ้ายของไลบรารีเอกสารจะเปลี่ยนเป็นรายการของการแอคชันที่คุณสามารถปฏิบัติบนโฟลเดอร์หรือไฟล์นั้น

ไฟล์ที่เลือกจะแสดงการเปลี่ยนแปลงในเมนูไลบรารีเอกสาร

หมายเหตุ: เมื่อต้องการแสดงเมนูไฟล์หรือโฟลเดอร์เมื่ออยู่ในมุมมองรูปขนาดย่อ ให้คลิกที่มุมขวาบนของรูปขนาดย่อ

คุณสามารถดูเมนูเอกสารเวอร์ชันอื่นได้โดยการคลิกขวาที่ชื่อไฟล์ หรือถ้าอยู่ในมุมมองรายการ โดยคลิกที่จุดไข่ Office 365 จุดไข่ตารายการไลบรารีเอกสาร ถัดจากชื่อไฟล์ เมนูนี้มีการเพิ่มเติม เช่น ปักหมุดที่ด้านบน ซึ่งจะเน้นไฟล์เพื่อให้คุณและผู้อื่นสามารถค้นพบไฟล์เหล่านั้นได้อย่างรวดเร็ว