ตั้งค่าเทมเพลตแบบกำหนดเองสำหรับไลบรารี SharePoint
Applies To
SharePoint Server เวอร์ชันการสมัครใช้งาน การดูแลจากศูนย์กลางของ SharePoint Server เวอร์ชันการสมัครใช้งาน SharePoint Server 2019 การดูแลจากศูนย์กลางของ SharePoint Server 2019 SharePoint Server 2016 SharePoint Server 2016 Central Administration SharePoint Server 2013 Enterprise SharePoint ใน Microsoft 365 Office สำหรับธุรกิจ Office 365 Small Business ผู้ดูแลระบบ Microsoft 365 SharePoint Foundation 2013 SharePoint Foundation 2010 SharePoint Server 2010 SharePoint ใน Microsoft 365 Small Business SharePoint ดำเนินการโดย 21Vianetเมื่อคุณสร้างไลบรารีเอกสาร SharePoint คุณสามารถตั้งค่าชนิดไฟล์เริ่มต้นให้เปิดเมื่อสร้างไฟล์ใหม่ได้ (ตัวอย่างเช่น คุณสามารถตั้งค่าไฟล์ PowerPoint เป็นชนิดไฟล์เริ่มต้นเพื่อเปิด) คุณยังสามารถกําหนดเทมเพลตไฟล์เริ่มต้นสําหรับไลบรารีนั้นได้ด้วย ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างเทมเพลต Word ที่มีหัวกระดาษและท้ายกระดาษแบบกําหนดเอง หรือฟีเจอร์แบบกําหนดเองอื่นๆ และทําให้เป็นเทมเพลตเริ่มต้นสําหรับไลบรารีนั้น จากนั้น เมื่อคุณหรือผู้ใช้ของคุณสร้างไฟล์ใหม่ ไฟล์จะเปิดขึ้นในโปรแกรมที่เหมาะสมด้วยฟีเจอร์แบบกําหนดเองของคุณ
หมายเหตุ: คุณต้องมีสิทธิ์ควบคุมทั้งหมดสําหรับไลบรารีเพื่อตั้งค่าเทมเพลต
ตั้งค่าชนิดไฟล์เริ่มต้นเมื่อคุณสร้างไลบรารี
เมื่อต้องการตั้งค่าชนิดไฟล์เพื่อเปิดไฟล์เปล่าในโปรแกรมที่เหมาะสม ให้ทําตามขั้นตอนต่อไปนี้
-
นําทางไปยังไซต์ที่คุณต้องการสร้างไลบรารีของคุณ
-
เลือก การตั้งค่า แล้วเลือก เพิ่มแอป
-
เลือก ไลบรารีเอกสาร
-
เลือก ตัวเลือกขั้นสูง
-
เพิ่มชื่อ คําอธิบายเพิ่มเติม การกําหนดเวอร์ชัน และถ้าทําได้ ว่าคุณต้องการให้ไลบรารีรับอีเมลหรือไม่
-
เลือกรูปแบบไฟล์แอปพลิเคชันเริ่มต้นและเวอร์ชันจากรายการดรอปดาวน์ เทมเพลตเอกสาร
-
คลิก สร้าง
กําหนดเทมเพลตเริ่มต้นสําหรับไลบรารีเอกสารเอง
เมื่อต้องการกําหนดเทมเพลตเริ่มต้นเอง ให้ทําตามขั้นตอนต่อไปนี้ มีสองวิธีที่คุณสามารถเปลี่ยนเทมเพลตเริ่มต้น:
-
ถ้าไลบรารีเอกสารหรือไลบรารีฟอร์มของคุณมีเทมเพลตไฟล์เริ่มต้นสําหรับโปรแกรมที่เข้ากันได้กับ SharePoint คุณจะสามารถแก้ไขเทมเพลตเริ่มต้นได้
-
สําหรับโปรแกรมอื่นๆ คุณไม่สามารถแก้ไขเทมเพลตเริ่มต้นได้โดยตรง แต่คุณสามารถคัดลอกไฟล์เทมเพลตใหม่ไปยังโฟลเดอร์ Forms ของไลบรารีเพื่อระบุเทมเพลตแบบกําหนดเองได้
แก้ไขเทมเพลตไฟล์เริ่มต้น
-
นําทางไปยังไซต์ที่มีไลบรารีของคุณอยู่
-
ใน SharePoint Server บน Ribbon ให้เลือกแท็บ ไลบรารี แล้วเลือก การตั้งค่าไลบรารี
สําหรับ SharePoint ใน Microsoft 365 ให้เลือก การตั้งค่า แล้วเลือก การตั้งค่าไลบรารี
-
ภายใต้ การตั้งค่าทั่วไป ให้เลือก การตั้งค่าขั้นสูง
-
ในส่วน เทมเพลตเอกสาร ภายใต้เขตข้อมูล URL เทมเพลต ให้เลือก แก้ไขเทมเพลต สิ่งใดสิ่งหนึ่งต่อไปนี้จะเกิดขึ้น:
หากไซต์ของคุณเป็นส่วนหนึ่งของการสมัครใช้งาน Microsoft 365 ณ จุดนี้ คุณอาจได้รับพร้อมท์ให้ใส่ชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านการสมัครใช้งาน Microsoft 365 ของคุณ
-
ไลบรารีเอกสาร เทมเพลตจะเปิดขึ้นในแอปที่เข้ากันได้กับ SharePoint และที่เชื่อมโยงกับชนิดไฟล์ของเทมเพลตปัจจุบัน ตัวอย่างเช่น Word จะเปิดขึ้นถ้าเทมเพลตเริ่มต้นเป็นเทมเพลต Word หรือ Excel จะเปิดขึ้นถ้าเทมเพลตเริ่มต้นเป็นเวิร์กชีต Excel
-
ไลบรารีฟอร์ม เทมเพลตจะเปิดในโปรแกรมที่เข้ากันได้กับ SharePoint ไม่ว่าจะเป็นโปรแกรมออกแบบฟอร์มที่ใช้ XML เช่น InfoPath หรือตัวแก้ไข XML
หมายเหตุ: ถ้าบุคคลบนไซต์ของคุณกรอกฟอร์มที่ยึดตามเทมเพลตต้นฉบับแล้ว ให้พิจารณาว่าการเปลี่ยนแปลงใดๆ ในเทมเพลตอาจส่งผลกระทบต่อฟอร์มเหล่านั้นอย่างไร ตัวอย่างเช่น การเพิ่มเขตข้อมูลที่ผู้ใช้จําเป็นต้องกรอกข้อมูลอาจทําให้เกิดข้อผิดพลาดปรากฏในฟอร์มดั้งเดิมที่ถูกกรอกข้อมูลก่อนที่จะเพิ่มเขตข้อมูล
-
-
ทําการเปลี่ยนแปลงที่คุณต้องการ แล้วบันทึกเทมเพลต สําหรับ SharePoint ใน Microsoft 365 ให้บันทึกเทมเพลตด้วยชื่อไฟล์ใหม่ ปิดโปรแกรมถ้าคุณไม่ต้องการให้เปิดอีกต่อไป หรือสลับไปยังไซต์ของคุณ
หมายเหตุ: สําหรับ SharePoint ใน Microsoft 365 เทมเพลตแบบกําหนดเองต้องมีชื่อไฟล์แตกต่างจากชื่อไฟล์เริ่มต้น ใช้ฟีเจอร์ บันทึกเป็น ของไคลเอ็นต์เพื่อบันทึกไฟล์ไปยังโฟลเดอร์ Forms ด้วยชื่อไฟล์ใหม่ ตัวอย่างเช่น สําหรับ Word อย่าใช้เทมเพลตชื่อไฟล์เริ่มต้น.dotx
-
คุณอาจจําเป็นต้องประกาศเทมเพลตลงในไลบรารีบนไซต์ของคุณอีกครั้งจากโปรแกรมของคุณ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับโปรแกรมออกแบบฟอร์มของคุณ
-
ในไซต์ของคุณ ที่ด้านล่างของหน้า การตั้งค่าขั้นสูงของไลบรารีเอกสาร หรือ ไลบรารีฟอร์ม แล้วเลือก ตกลง
ระบุเทมเพลตไฟล์แบบกําหนดเอง
-
สร้างและบันทึกเทมเพลตแบบกําหนดเองของคุณในโปรแกรมที่เข้ากันได้กับ SharePoint จดบันทึกตําแหน่งที่ตั้งแล้วสลับไปยัง SharePoint
หมายเหตุ: ถ้าเทมเพลตเอกสารเริ่มต้นมีการตั้งชื่อเป็นอย่างอื่นที่ไม่ใช่ template.dotx เทมเพลตเริ่มต้นจะไม่ปรากฏในรายการหรือไลบรารี
-
นําทางไปยังไซต์ที่มีไลบรารีที่คุณต้องการระบุเทมเพลตแบบกําหนดเอง
ตัวเลือกที่ 1: (จาก UX สมัยใหม่ของไลบรารี) > ใหม่ เพิ่มเทมเพลต ตัวเลือกที่ 2: -
สําหรับขั้นตอนนี้ คุณต้องใช้ Internet Explorer ใน SharePoint ใน Microsoft 365 ที่ด้านบนขวา ให้เลือก เอกสารทั้งหมด แล้วเลือก ดูใน File Explorer
สําหรับ SharePoint Server ให้เลือกแท็บ ไลบรารี บน Ribbon และในกลุ่ม เชื่อมต่อ & ส่งออก ให้เลือก เปิดด้วย Explorer
สิ่งสำคัญ: ถ้า File Explorer ไม่เปิดขึ้นหรือคุณเห็นข้อความแสดงข้อผิดพลาด คุณอาจต้องเพิ่มไซต์ของคุณเป็นไซต์ที่เชื่อถือได้ในการตั้งค่าเบราว์เซอร์ของคุณ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู เปิดใน Explorer หรือ ดูด้วย File Explorer ใน SharePoint
-
ใน File Explorer ให้เรียกดูเพื่อค้นหาเทมเพลตแบบกําหนดเองที่คุณสร้างขึ้น
-
คลิกขวาที่ไฟล์ และบนเมนูทางลัด ให้เลือก คัดลอก
-
เลือกปุ่ม ย้อนกลับ จนกว่าคุณจะกลับไปยังไลบรารี แล้วเลือกโฟลเดอร์ Forms เพื่อเปิด
-
คลิกขวาในพื้นที่ว่างในหน้าต่างโฟลเดอร์ และบนเมนูทางลัด ให้เลือก วาง
-
ปิด File Explorer และกลับไปยังไซต์
-
ทางด้านซ้าย ให้เลือก เนื้อหาของไซต์
-
ค้นหาไลบรารีเอกสารของคุณภายใต้ เนื้อหา โฮเวอร์เหนือชื่อ เลือกจุดไข่ปลา (...) แล้วเลือก การตั้งค่า
ถ้าคุณไม่เห็นคําสั่งเหล่านี้ คุณอาจอยู่ใน SharePoint แบบคลาสสิก ในกรณีดังกล่าว ให้ไปที่ไลบรารีเอกสารของคุณ และบน Ribbon ให้เลือกแท็บ ไลบรารี แล้วเลือก การตั้งค่าไลบรารี
-
ภายใต้ การตั้งค่าทั่วไป ให้เลือก การตั้งค่าขั้นสูง
-
ในส่วน เทมเพลตเอกสาร ให้เลือกทําอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้
ไลบรารีเอกสาร ใส่ที่อยู่ของเทมเพลตแบบกําหนดเองของคุณในเขตข้อมูล URL เทมเพลต ตําแหน่งที่ตั้งคือที่อยู่เว็บของเทมเพลตบนไซต์ โดยสัมพันธ์กับชื่อของไซต์ ตัวอย่างเช่น ถ้าเทมเพลตของคุณเรียกว่า Watermark.dotx และคุณเพิ่มลงในโฟลเดอร์ Forms ของไลบรารีเอกสารเอกสารที่แชร์ คุณจะต้องใส่ข้อมูลต่อไปนี้:
เอกสารที่แชร์/Forms/ลายน้ํา.dotx
ไลบรารีฟอร์ม ใส่ที่อยู่ของเทมเพลตแบบกําหนดเองที่คุณต้องการใช้ในเขตข้อมูล URL เทมเพลต ตําแหน่งที่ตั้งคือที่อยู่เว็บของเทมเพลตบนไซต์ โดยสัมพันธ์กับชื่อของไซต์ ตัวอย่างเช่น ถ้าเทมเพลตของคุณถูกเรียกว่า Orders.xml และคุณเพิ่มลงในโฟลเดอร์ Forms ของไลบรารีฟอร์มการซื้อ คุณจะต้องใส่ข้อมูลต่อไปนี้:
ซื้อ/Forms/Orders.xsn
หมายเหตุ: ถ้าไม่มีการตั้งค่าในกล่อง เทมเพลตเอกสาร ผู้ดูแลระบบอาจตั้งค่าชนิดเนื้อหาหลายชนิด เมื่อต้องการดูว่ามีการเปิดใช้งานชนิดเนื้อหาหลายชนิดหรือไม่ ให้ตรวจสอบว่าได้เลือก ใช่ ภายใต้ อนุญาตการจัดการชนิดเนื้อหาใช่หรือไม่ ในส่วน ชนิดเนื้อหา ที่อยู่เหนือส่วน เทมเพลตเอกสาร ถ้าเป็นเช่นนั้น คุณต้องแก้ไขเทมเพลตสําหรับชนิดเนื้อหา
ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับเทมเพลตไฟล์ในไลบรารีเอกสารหรือไลบรารีฟอร์ม
ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับและแนวทางในการสร้างและการใช้เทมเพลต
ชนิดของไฟล์ที่คุณสามารถหรือไม่สามารถจัดเก็บในไลบรารี SharePoint
คุณอาจพบสถานการณ์อย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับไฟล์ที่คุณมีในไลบรารี
ไฟล์ที่เข้ากันได้กับเทคโนโลยี SharePoint สําหรับผู้ใช้ในการสร้างไฟล์โดยใช้คําสั่ง สร้าง ในไลบรารีเอกสาร เทมเพลตไฟล์จะต้องถูกสร้างจากโปรแกรมที่เข้ากันได้กับ SharePoint เช่น Microsoft Office Word เมื่อคุณสร้างแฟ้มใหม่ในไลบรารีฟอร์ม โปรแกรมเริ่มต้นอาจเป็นโปรแกรมออกแบบฟอร์มที่ใช้ XML ซึ่งเข้ากันได้กับ SharePoint เช่น Microsoft InfoPath
ไฟล์โปรแกรมอื่นๆ สําหรับโปรแกรมอื่นๆ ส่วนใหญ่ คุณยังคงสามารถจัดเก็บและจัดการไฟล์ในไลบรารีได้ แต่แทนที่จะสร้างไฟล์จากไลบรารีเอกสารโดยตรง คุณสามารถสร้างไฟล์ในโปรแกรมของคุณ แล้วอัปโหลดไฟล์ไปยังไลบรารีในภายหลังได้
ไฟล์โปรแกรมที่ถูกบล็อก ด้วยเหตุผลด้านความปลอดภัย ไฟล์โปรแกรมบางชนิด เช่น .exe จะถูกบล็อกไม่ให้จัดเก็บไว้ในไลบรารี สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู ชนิดของไฟล์ที่ไม่สามารถเพิ่มลงในรายการหรือไลบรารี
ไลบรารีสองชนิดที่ใช้เทมเพลตไฟล์
ไลบรารีสองชนิดที่ใช้เทมเพลตคือ ไลบรารีเอกสารและไลบรารีฟอร์ม
ไลบรารีเอกสาร คุณสามารถใช้ไลบรารีเอกสารเพื่อจัดเก็บและจัดการไฟล์ชนิดต่างๆ มากมาย รวมถึงเอกสาร สเปรดชีต งานนําเสนอ ไฟล์ข้อความ และไฟล์ชนิดอื่นๆ ไลบรารีเอกสารมักจะเป็นตําแหน่งที่ตั้งทั่วไปบนไซต์ที่คุณสามารถสร้าง รวบรวม อัปเดต และจัดการไฟล์กับสมาชิกในทีม และแชร์กับผู้ร่วมงานคนอื่นๆ ได้ทั่วทั้งธุรกิจหรือองค์กรของคุณ คุณสามารถใช้ไลบรารีเอกสารเป็นที่เก็บแฟ้มวัตถุประสงค์ทั่วไป หรือคุณสามารถใช้เพื่อวัตถุประสงค์เฉพาะได้ ตัวอย่างเช่น ทีมการตลาดอาจมีไลบรารีเอกสารของตนเองสําหรับการวางแผนเอกสาร การเผยแพร่ข่าว และสิ่งพิมพ์
ไลบรารีฟอร์ม ไลบรารีฟอร์มเป็นวิธีที่ง่ายสําหรับคุณในการแชร์และติดตามฟอร์มที่ใช้ XML ซึ่งใช้เพื่อรวบรวมข้อมูล ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างไลบรารีฟอร์มสําหรับฟอร์มรายงานค่าใช้จ่ายของแผนกของคุณ เทมเพลตฟอร์มรายงานค่าใช้จ่ายจะถูกจัดเก็บเป็นเทมเพลตไฟล์เริ่มต้นในไลบรารีฟอร์ม แต่ละครั้งที่มีคนสร้างรายงานค่าใช้จ่าย พวกเขาจะเปิดเทมเพลตเป็นแบบฟอร์มว่างเปล่า ซึ่งประกอบด้วยเค้าโครง ฟิลด์ และการคํานวณของรายงานค่าใช้จ่าย เมื่อมีคนกรอกฟอร์ม ข้อมูลรายงานค่าใช้จ่าย (และเฉพาะข้อมูลเท่านั้น) จะถูกบันทึกเป็นไฟล์ XML ในไลบรารีฟอร์ม ด้วยการแยกข้อมูลจากฟอร์ม จะง่ายกว่ามากในการประมวลผลรายงานค่าใช้จ่ายแต่ละรายการแยกจากกันโดยระบบอื่นๆ ผสานข้อมูล หรือส่งออกเพื่อการประมวลผลและการวิเคราะห์เพิ่มเติม
ตําแหน่งที่จัดเก็บเทมเพลตไฟล์ในไลบรารี
เมื่อไลบรารีเอกสารหรือไลบรารีฟอร์มมีเทมเพลตไฟล์เริ่มต้น เทมเพลตนั้นจะถูกเก็บไว้ในโฟลเดอร์ Forms ของไลบรารี
เปิดไลบรารีใน File Explorer เพื่อดูโฟลเดอร์ Forms ที่มีเทมเพลตไฟล์สําหรับไลบรารี
ตามค่าเริ่มต้น ไลบรารีเอกสารจะมีเทมเพลตไฟล์ที่เรียกว่า template.dotx แต่คุณสามารถเปลี่ยนไฟล์นี้ได้ถ้าคุณต้องการ เมื่อต้องการระบุเทมเพลตอื่น คุณจะต้องสร้างเทมเพลตนั้นในโปรแกรมที่เข้ากันได้กับ SharePoint ก่อน เช่น Word แล้วบันทึกไปยังโฟลเดอร์ Forms ของไลบรารี จากนั้น จากไลบรารี ให้คุณระบุที่อยู่ของเทมเพลตแบบกําหนดเอง
ตามค่าเริ่มต้น ไลบรารีฟอร์มจะมาพร้อมกับไฟล์พื้นที่ที่สํารองไว้ ซึ่งเรียกว่า template.xml ที่คุณต้องแทนที่ด้วยเทมเพลตฟอร์มที่คุณสร้างขึ้น
การสร้างแม่แบบแฟ้มสําหรับไลบรารีฟอร์ม
เมื่อต้องการสร้างหรือกําหนดเทมเพลตในไลบรารีฟอร์มเอง คุณสามารถใช้โปรแกรมออกแบบฟอร์มที่ใช้ XML ที่เข้ากันได้กับ SharePoint เช่น InfoPath การใช้โปรแกรมออกแบบฟอร์มอาจมีข้อดีเพิ่มเติม ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณใช้ InfoPath คุณสามารถทําดังต่อไปนี้:
-
สร้างไลบรารีฟอร์มและเทมเพลตโดยตรงจาก InfoPath
-
แก้ไขและประกาศแม่แบบฟอร์มอีกครั้งได้อย่างสะดวกไปยังไลบรารีฟอร์ม
-
ผสานไฟล์ข้อมูลแบบ XML แต่ละไฟล์ที่สร้างขึ้นจากแม่แบบฟอร์มบางเทมเพลตสําหรับการประมวลผลต่อไป
-
เลื่อนระดับเขตข้อมูลของข้อมูลแบบ XML เป็นคอลัมน์ไลบรารีในไลบรารีฟอร์ม
เมื่อผู้ใช้สร้างฟอร์ม ฟอร์มจะเปิดขึ้นตามค่าเริ่มต้นในโปรแกรมแก้ไขฟอร์มที่เข้ากันได้กับ SharePoint บนคอมพิวเตอร์ไคลเอ็นต์ของผู้ใช้ หากไม่ได้ติดตั้งโปรแกรมที่เข้ากันได้แบบฟอร์มหากได้รับการออกแบบมาเพื่อเปิดในเบราว์เซอร์สามารถเปิดในเบราว์เซอร์ได้ ถ้าคุณต้องการ คุณสามารถระบุได้ว่าฟอร์มที่ออกแบบมาเพื่อเปิดในเบราว์เซอร์จะเปิดในเบราว์เซอร์เสมอ คุณสามารถเปลี่ยนลักษณะการทํางานเริ่มต้นได้ในการตั้งค่า การเปิดเอกสารในเบราว์เซอร์ ในการตั้งค่าขั้นสูงของไลบรารี
ใน SharePoint Online ให้เลือก การตั้งค่า แล้วเลือก การตั้งค่าไลบรารี
ในเซิร์ฟเวอร์ SharePoint ให้คลิก การตั้งค่าไลบรารี บนแท็บ ไลบรารี ใน Ribbon
การตั้งค่าสําหรับไลบรารีเอกสาร
เปิดเอกสารในการตั้งค่าเบราว์เซอร์
การใช้ชนิดเนื้อหาเพื่อตั้งค่าเทมเพลตไลบรารีเอกสารหรือไลบรารีฟอร์ม
ถ้ามีการเปิดใช้งานชนิดเนื้อหาหลายชนิดและมีการระบุเทมเพลตสําหรับชนิดเนื้อหาเหล่านั้น ไลบรารีจะใช้เทมเพลตที่ระบุโดยชนิดเนื้อหา ไม่ใช่เทมเพลตไฟล์เริ่มต้น ในกรณีนี้ ถ้าคุณต้องการกําหนดเทมเพลตสําหรับไลบรารีเอง คุณต้องเปลี่ยนชนิดเนื้อหา สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับชนิดเนื้อหา ให้ดูที่ บทนําสู่ชนิดเนื้อหาและการประกาศชนิดเนื้อหา
ตั้งค่าเทมเพลตไฟล์เริ่มต้นเมื่อคุณสร้างไลบรารีเอกสารหรือไลบรารีฟอร์ม
-
นําทางไปยังไซต์ที่คุณต้องการสร้างไลบรารี
-
เลือก การกระทําในไซต์ เลือก ดูเนื้อหาไซต์ทั้งหมด แล้วเลือก สร้าง
หมายเหตุ: ไซต์สามารถถูกปรับเปลี่ยนลักษณะที่ปรากฏและการนําทางได้อย่างมาก ถ้าคุณไม่พบตัวเลือก เช่น คําสั่ง ปุ่ม หรือลิงก์ ให้ติดต่อผู้ดูแลระบบของคุณ
-
ภายใต้ ไลบรารี ให้เลือก ไลบรารีเอกสาร หรือ ไลบรารีฟอร์ม
-
ในเขตข้อมูล ชื่อ ให้ใส่ชื่อสําหรับไลบรารี จําเป็นต้องใส่ชื่อไลบรารี
ชื่อปรากฏขึ้นที่ด้านบนของหน้าไลบรารีกลายเป็นส่วนหนึ่งของที่อยู่สำหรับหน้าไลบรารีและปรากฏในองค์ประกอบการนำทางที่ช่วยผู้ใช้ค้นหาและเปิดไลบรารี
-
ในเขตข้อมูล คําอธิบาย ให้ป้อนคําอธิบายของวัตถุประสงค์ของไลบรารี คําอธิบายนี้จะใส่หรือไม่ก็ได้
คําอธิบายจะปรากฏที่ด้านบนของหน้าไลบรารีภายใต้ชื่อของไลบรารี ถ้าคุณวางแผนที่จะเปิดใช้งานไลบรารีเพื่อรับเนื้อหาทางอีเมล คุณสามารถเพิ่มที่อยู่อีเมลของไลบรารีลงในคําอธิบายเพื่อให้บุคคลอื่นสามารถค้นหาได้อย่างง่ายดาย
-
เมื่อต้องการเพิ่มลิงก์ไปยังไลบรารีนี้บน เปิดใช้ด่วน ให้ตรวจสอบว่าได้เลือก ใช่ ในส่วน การนําทาง ไว้แล้ว
-
ในส่วน ประวัติเวอร์ชันของเอกสาร ให้เลือก ใช่ ถ้าคุณต้องการสร้างไฟล์เวอร์ชันหรือสําเนาสํารองทุกครั้งที่เช็คอินไฟล์ลงในไลบรารี
-
ในส่วน เทมเพลตเอกสาร ให้เลือกทําอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้
ไลบรารีเอกสาร ระบุชนิดของไฟล์ที่จะใช้เป็นเทมเพลตสําหรับไฟล์ใหม่ในไลบรารีเอกสาร ชนิดไฟล์ต่อไปนี้จะพร้อมใช้งานตามค่าเริ่มต้น:
-
ไม่มี
-
เอกสาร Microsoft Word 97-2003
-
สเปรดชีต Microsoft Excel 97-2003
-
งานนําเสนอ Microsoft PowerPoint 97-2003
-
เอกสาร Microsoft Word
-
สเปรดชีต Microsoft Excel
-
งานนำเสนอ Microsoft PowerPoint
-
สมุดบันทึก Microsoft OneNote 2010
-
เว็บเพจของ Microsoft SharePoint Designer
-
หน้าพื้นฐาน
-
หน้า Web Part
ไลบรารีฟอร์ม เลือกแม่แบบฟอร์มที่คุณต้องการระบุเป็นชนิดของฟอร์มสําหรับฟอร์มทั้งหมดในไลบรารี
-
-
เลือก สร้าง
เปลี่ยนเทมเพลตไฟล์เริ่มต้นสําหรับไลบรารีเอกสารหรือไลบรารีฟอร์ม
มีสองวิธีที่คุณสามารถเปลี่ยนเทมเพลตเริ่มต้น:
-
ถ้าไลบรารีเอกสารหรือไลบรารีฟอร์มของคุณมีเทมเพลตไฟล์เริ่มต้นสําหรับโปรแกรมที่เข้ากันได้กับ SharePoint 2010 คุณสามารถแก้ไขเทมเพลตเริ่มต้นได้
-
สําหรับโปรแกรมอื่นๆ คุณไม่สามารถแก้ไขเทมเพลตเริ่มต้นได้โดยตรง แต่คุณสามารถคัดลอกไฟล์เทมเพลตใหม่ไปยังโฟลเดอร์ Forms ของไลบรารีเพื่อระบุเทมเพลตแบบกําหนดเองได้
แก้ไขเทมเพลตไฟล์เริ่มต้น
-
นําทางไปยังไซต์ที่มีไลบรารีที่คุณต้องการแก้ไขเทมเพลตเริ่มต้น
-
เลือกชื่อของไลบรารีบน เปิดใช้ด่วน หรือเลือก การกระทําในไซต์ เลือก ดูเนื้อหาไซต์ทั้งหมด จากนั้นในส่วน ไลบรารีที่เหมาะสม ให้เลือกชื่อของไลบรารี
หมายเหตุ: ไซต์สามารถถูกปรับเปลี่ยนลักษณะที่ปรากฏและการนําทางได้อย่างมาก ถ้าคุณไม่พบตัวเลือก เช่น คําสั่ง ปุ่ม หรือลิงก์ ให้ติดต่อผู้ดูแลระบบของคุณ
-
ใน Ribbon ภายใต้ส่วน เครื่องมือไลบรารี ให้เลือกแท็บ ไลบรารี จากนั้นในกลุ่ม การตั้งค่า ให้เลือก การตั้งค่าไลบรารี
-
ภายใต้ การตั้งค่าทั่วไป ให้เลือก การตั้งค่าขั้นสูง
-
ในส่วน เทมเพลตเอกสาร ภายใต้กล่อง URL เทมเพลต ให้เลือก แก้ไขเทมเพลต สิ่งใดสิ่งหนึ่งต่อไปนี้จะเกิดขึ้น:
ไลบรารีเอกสาร เทมเพลตจะเปิดขึ้นในแอปที่เข้ากันได้กับ SharePoint 2010 และที่สัมพันธ์กับชนิดไฟล์ของเทมเพลตปัจจุบัน ตัวอย่างเช่น Word 2010 จะเปิดขึ้นถ้าเทมเพลตเริ่มต้นเป็นเทมเพลต Word หรือ Excel 2010 จะเปิดขึ้นถ้าเทมเพลตเริ่มต้นเป็นเวิร์กชีต Excel
ไลบรารีฟอร์ม เทมเพลตจะเปิดในโปรแกรมที่เข้ากันได้กับ SharePoint 2010 ไม่ว่าจะเป็นโปรแกรมออกแบบฟอร์มที่ใช้ XML เช่น InfoPath 2010 หรือตัวแก้ไข XML
หมายเหตุ: ถ้าบุคคลบนไซต์ของคุณกรอกฟอร์มที่ยึดตามเทมเพลตต้นฉบับแล้ว ให้พิจารณาว่าการเปลี่ยนแปลงใดๆ ในเทมเพลตอาจส่งผลกระทบต่อฟอร์มเหล่านั้นอย่างไร ตัวอย่างเช่น การเพิ่มเขตข้อมูลที่ผู้ใช้จําเป็นต้องกรอกข้อมูลอาจทําให้เกิดข้อผิดพลาดปรากฏในฟอร์มดั้งเดิมที่ถูกกรอกข้อมูลก่อนที่จะเพิ่มเขตข้อมูล
-
ทําการเปลี่ยนแปลงที่คุณต้องการ แล้วบันทึกเทมเพลต ปิดโปรแกรมถ้าคุณไม่ต้องการให้เปิดอีกต่อไป หรือสลับไปยังไซต์ของคุณ
-
คุณอาจจําเป็นต้องประกาศเทมเพลตลงในไลบรารีบนไซต์ของคุณอีกครั้งจากโปรแกรมของคุณ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับโปรแกรมออกแบบฟอร์มของคุณ
-
ในไซต์ของคุณ ที่ด้านล่างของหน้า การตั้งค่าขั้นสูงของไลบรารีเอกสาร หรือ ไลบรารีฟอร์ม ให้เลือก ตกลง
ระบุเทมเพลตไฟล์แบบกําหนดเอง
-
สร้างและบันทึกเทมเพลตแบบกําหนดเองของคุณในโปรแกรมที่เข้ากันได้กับ SharePoint 2010 จดบันทึกตําแหน่งที่ตั้งแล้วสลับไปยัง SharePoint 2010
-
นําทางไปยังไซต์ที่มีไลบรารีที่คุณต้องการระบุเทมเพลตแบบกําหนดเอง
-
เลือกชื่อของไลบรารีบน เปิดใช้ด่วน หรือเลือก การกระทําในไซต์ เลือก ดูเนื้อหาไซต์ทั้งหมด จากนั้นในส่วน ไลบรารีที่เหมาะสม ให้เลือกชื่อของไลบรารี
หมายเหตุ: ไซต์สามารถถูกปรับเปลี่ยนลักษณะที่ปรากฏและการนําทางได้อย่างมาก ถ้าคุณไม่พบตัวเลือก เช่น คําสั่ง ปุ่ม หรือลิงก์ ให้ติดต่อผู้ดูแลระบบของคุณ
-
ใน Ribbon ให้เลือกแท็บ ไลบรารี จากนั้นในกลุ่ม เชื่อมต่อ & ส่งออก ให้เลือก เปิดด้วย Explorer
-
ใน Windows Explorer ให้เรียกดูเพื่อค้นหาเทมเพลตแบบกําหนดเองที่คุณสร้างขึ้น
-
คลิกขวาที่ไฟล์ และบนเมนูทางลัด ให้เลือก คัดลอก
-
เลือกปุ่ม ย้อนกลับ จนกว่าคุณจะกลับไปยังไลบรารี แล้วเลือกโฟลเดอร์ Forms เพื่อเปิด
-
คลิกขวาในพื้นที่ว่างในหน้าต่างโฟลเดอร์ และบนเมนูทางลัด ให้เลือก วาง
-
ปิด Windows Explorer และกลับไปยังไลบรารีบนไซต์
-
บนเมนู การตั้งค่า ให้เลือก การตั้งค่าไลบรารี
-
ภายใต้ การตั้งค่าทั่วไป ให้เลือก การตั้งค่าขั้นสูง
-
ในส่วน เทมเพลตเอกสาร ให้เลือกทําอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้
ไลบรารีเอกสาร ใส่ที่อยู่ของเทมเพลตแบบกําหนดเองของคุณในเขตข้อมูล URL เทมเพลต ตําแหน่งที่ตั้งคือที่อยู่เว็บของเทมเพลตบนไซต์ โดยสัมพันธ์กับชื่อของไซต์ ตัวอย่างเช่น ถ้าเทมเพลตของคุณเรียกว่า Watermark.dotx และคุณเพิ่มลงในโฟลเดอร์ Forms ของเอกสารที่แชร์ ไลบรารีเอกสาร คุณจะต้องพิมพ์ดังต่อไปนี้:
เอกสารที่แชร์/Forms/ลายน้ํา.dotx
ไลบรารีฟอร์ม ใส่ที่อยู่ของเทมเพลตแบบกําหนดเองที่คุณต้องการใช้ในเขตข้อมูล URL เทมเพลต ตําแหน่งที่ตั้งคือที่อยู่เว็บของเทมเพลตบนไซต์ โดยสัมพันธ์กับชื่อของไซต์ ตัวอย่างเช่น ถ้าเทมเพลตของคุณถูกเรียกว่า Orders.xml และคุณเพิ่มลงในโฟลเดอร์ Forms ของไลบรารีฟอร์มการซื้อ ให้คุณพิมพ์ดังต่อไปนี้:
ซื้อ/Forms/Orders.xsn
หมายเหตุ: ถ้าไม่มีการตั้งค่าในกล่อง เทมเพลตเอกสาร ผู้ดูแลระบบอาจตั้งค่าชนิดเนื้อหาหลายชนิด เมื่อต้องการดูว่ามีการเปิดใช้งานชนิดเนื้อหาหลายชนิดหรือไม่ ให้ตรวจสอบว่าได้เลือก ใช่ ภายใต้ อนุญาตการจัดการชนิดเนื้อหาใช่หรือไม่ ในส่วน ชนิดเนื้อหา ที่อยู่เหนือส่วน เทมเพลตเอกสาร ถ้าเป็นเช่นนั้น คุณต้องแก้ไขเทมเพลตสําหรับชนิดเนื้อหา
เรียนรู้เกี่ยวกับเทมเพลตไฟล์ในไลบรารีเอกสารหรือไลบรารีฟอร์ม
เมื่อคุณสร้างไลบรารีเอกสารหรือไลบรารีฟอร์ม คุณสามารถตั้งค่าเทมเพลตไฟล์เริ่มต้นสําหรับไลบรารีนั้นได้ เมื่อมีคนสร้างไฟล์ใหม่ในไลบรารี เทมเพลตเริ่มต้นจะเปิดขึ้นในโปรแกรมที่เหมาะสม ตัวอย่างเช่น ในไลบรารีเอกสาร คุณสามารถตั้งค่าเทมเพลต Word 2010 ได้ เมื่อมีคนสร้างไฟล์ใหม่ในไลบรารีเอกสารนั้น เทมเพลตจะเปิดขึ้นใน Word
ถ้าคุณต้องการระบุการตั้งค่าเพิ่มเติมหรือระบุเนื้อหาเริ่มต้นที่ปรากฏในไฟล์ใหม่ทุกไฟล์ เช่น เค้าร่างที่ต้องการสําหรับข้อเสนอแคมเปญทางการตลาด หรือข้อสงวนสิทธิ์อย่างเป็นทางการในส่วนท้ายของหน้า คุณสามารถเพิ่มข้อมูลนี้ลงในเทมเพลตได้
ชนิดของไฟล์ที่คุณสามารถหรือไม่สามารถจัดเก็บในไลบรารี SharePoint
คุณอาจพบสถานการณ์อย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับไฟล์ที่คุณมีในไลบรารี
ไฟล์ที่เข้ากันได้กับเทคโนโลยี SharePoint สําหรับผู้ใช้ในการสร้างไฟล์โดยใช้คําสั่ง สร้าง ในไลบรารีเอกสาร เทมเพลตไฟล์ต้องถูกสร้างจากโปรแกรมที่เข้ากันได้กับ SharePoint 2010 เช่น Word 2010 เมื่อคุณสร้างไฟล์ใหม่ในไลบรารีฟอร์ม โปรแกรมเริ่มต้นอาจเป็นโปรแกรมออกแบบฟอร์มที่ใช้ XML ที่เข้ากันได้กับ SharePoint 2010 เช่น Microsoft InfoPath 2010
ไฟล์โปรแกรมอื่นๆ สําหรับโปรแกรมอื่นๆ ส่วนใหญ่ คุณยังคงสามารถจัดเก็บและจัดการไฟล์ในไลบรารีได้ แต่แทนที่จะสร้างไฟล์จากไลบรารีเอกสารโดยตรง คุณสามารถสร้างไฟล์ในโปรแกรมของคุณ แล้วเพิ่มลงในไลบรารีในภายหลังได้
ไฟล์โปรแกรมที่ถูกบล็อก ด้วยเหตุผลด้านความปลอดภัย ไฟล์โปรแกรมบางชนิด เช่น .exe จะถูกบล็อกไม่ให้จัดเก็บไว้ในไลบรารี
ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับชนิดไฟล์ที่ถูกบล็อกได้ที่ ดูเพิ่มเติม
ไลบรารีสองชนิดที่ใช้เทมเพลตไฟล์
ไลบรารีสองชนิดที่ใช้เทมเพลตคือ ไลบรารีเอกสารและไลบรารีฟอร์ม
ไลบรารีเอกสาร คุณสามารถใช้ไลบรารีเอกสารเพื่อจัดเก็บและจัดการไฟล์ชนิดต่างๆ มากมาย รวมถึงเอกสาร สเปรดชีต งานนําเสนอ ไฟล์ข้อความ และไฟล์ชนิดอื่นๆ ไลบรารีเอกสารมักจะเป็นตําแหน่งที่ตั้งทั่วไปบนไซต์ที่คุณสามารถสร้าง รวบรวม อัปเดต และจัดการไฟล์กับสมาชิกในทีม และแชร์กับผู้ร่วมงานคนอื่นๆ ทั่วทั้งองค์กรของคุณ คุณสามารถใช้ไลบรารีเอกสารเป็นที่เก็บแฟ้มวัตถุประสงค์ทั่วไปได้ หรือคุณสามารถใช้ไลบรารีเอกสารเพื่อวัตถุประสงค์เฉพาะตัวอย่างเช่น ทีมการตลาดอาจมีไลบรารีเอกสารของตนเองสําหรับการวางแผนเอกสาร การเผยแพร่ข่าวสาร และสิ่งพิมพ์
ไลบรารีฟอร์ม ไลบรารีฟอร์มเป็นวิธีที่ง่ายสําหรับคุณในการแชร์และติดตามฟอร์มที่ใช้ XML ซึ่งใช้เพื่อรวบรวมข้อมูล ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างไลบรารีฟอร์มสําหรับฟอร์มรายงานค่าใช้จ่ายของแผนกของคุณ เทมเพลตฟอร์มรายงานค่าใช้จ่ายจะถูกจัดเก็บเป็นเทมเพลตไฟล์เริ่มต้นในไลบรารีฟอร์ม แต่ละครั้งที่มีคนสร้างรายงานค่าใช้จ่าย พวกเขาจะเปิดเทมเพลตเป็นแบบฟอร์มว่างเปล่า ซึ่งประกอบด้วยเค้าโครง ฟิลด์ และการคํานวณของรายงานค่าใช้จ่าย เมื่อมีคนกรอกฟอร์ม ข้อมูลรายงานค่าใช้จ่าย (และเฉพาะข้อมูลเท่านั้น) จะถูกบันทึกเป็นไฟล์ XML ในไลบรารีฟอร์ม ด้วยการแยกข้อมูลจากฟอร์ม จะง่ายกว่ามากในการประมวลผลรายงานค่าใช้จ่ายแต่ละรายการแยกจากกันโดยระบบอื่นๆ ผสานข้อมูล หรือส่งออกเพื่อการประมวลผลและการวิเคราะห์เพิ่มเติม
ตําแหน่งที่จัดเก็บเทมเพลตไฟล์ในไลบรารี
เมื่อไลบรารีเอกสารหรือไลบรารีฟอร์มมีเทมเพลตไฟล์เริ่มต้น เทมเพลตนั้นจะถูกเก็บไว้ในโฟลเดอร์ Forms ของไลบรารี
เปิดไลบรารีใน Windows Explorer เพื่อดูโฟลเดอร์ Forms ซึ่งมีเทมเพลตไฟล์สําหรับไลบรารี
ตามค่าเริ่มต้น ไลบรารีเอกสารจะมีเทมเพลตไฟล์ที่เรียกว่า template.dotx แต่คุณสามารถเปลี่ยนไฟล์นี้ได้ถ้าคุณต้องการ เมื่อต้องการระบุเทมเพลตอื่น คุณจะต้องสร้างเทมเพลตนั้นในโปรแกรมที่เข้ากันได้กับ SharePoint 2010 ก่อน เช่น Word 2010 แล้วบันทึกไปยังโฟลเดอร์ Forms ของไลบรารี จากนั้น จากไลบรารี ให้คุณระบุที่อยู่ของเทมเพลตแบบกําหนดเอง
ตามค่าเริ่มต้น ไลบรารีฟอร์มจะมาพร้อมกับไฟล์พื้นที่ที่สํารองไว้ ซึ่งเรียกว่า template.xml ซึ่งคุณต้องแทนที่ด้วยเทมเพลตฟอร์มที่คุณสร้างขึ้น
การสร้างแม่แบบแฟ้มสําหรับไลบรารีฟอร์ม
เมื่อต้องการสร้างหรือกําหนดเทมเพลตในไลบรารีฟอร์มเอง คุณสามารถใช้โปรแกรมออกแบบฟอร์มที่ใช้ XML ที่เข้ากันได้กับ SharePoint 2010 เช่น InfoPath 2010 การใช้โปรแกรมออกแบบฟอร์มอาจมีข้อดีเพิ่มเติม ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณใช้ InfoPath 2010 คุณสามารถทําดังต่อไปนี้:
-
สร้างไลบรารีฟอร์มและเทมเพลตโดยตรงจาก InfoPath
-
แก้ไขและประกาศแม่แบบฟอร์มอีกครั้งได้อย่างสะดวกไปยังไลบรารีฟอร์ม
-
ผสานไฟล์ข้อมูลแบบ XML แต่ละไฟล์ที่สร้างขึ้นจากแม่แบบฟอร์มบางเทมเพลตสําหรับการประมวลผลต่อไป
-
เลื่อนระดับเขตข้อมูลของข้อมูลแบบ XML เป็นคอลัมน์ไลบรารีในไลบรารีฟอร์ม
เมื่อผู้ใช้สร้างฟอร์ม ฟอร์มจะเปิดขึ้นตามค่าเริ่มต้นในโปรแกรมแก้ไขฟอร์มที่เข้ากันได้กับ SharePoint 2010 บนคอมพิวเตอร์ไคลเอ็นต์ของผู้ใช้ หากไม่ได้ติดตั้งโปรแกรมที่เข้ากันได้แบบฟอร์มหากได้รับการออกแบบมาเพื่อเปิดในเบราว์เซอร์สามารถเปิดในเบราว์เซอร์ได้ ถ้าคุณต้องการ คุณสามารถระบุได้ว่าฟอร์มที่ออกแบบมาเพื่อเปิดในเบราว์เซอร์จะเปิดในเบราว์เซอร์เสมอ คุณสามารถเปลี่ยนลักษณะการทํางานเริ่มต้นได้ในการตั้งค่า การเปิดเอกสารในเบราว์เซอร์ ในการตั้งค่าขั้นสูงของไลบรารี
การใช้ชนิดเนื้อหาเพื่อตั้งค่าเทมเพลตไลบรารีเอกสารหรือไลบรารีฟอร์ม
ถ้ามีการเปิดใช้งานชนิดเนื้อหาหลายชนิดและมีการระบุเทมเพลตสําหรับชนิดเนื้อหาเหล่านั้น ไลบรารีจะใช้เทมเพลตที่ระบุโดยชนิดเนื้อหา ไม่ใช่เทมเพลตไฟล์เริ่มต้น ในกรณีนี้ ถ้าคุณต้องการกําหนดเทมเพลตสําหรับไลบรารีเอง คุณต้องเปลี่ยนชนิดเนื้อหา