บทนำสู่ไลบรารี

ถ้าคุณแค่ต้องการสร้างหรือทํางานกับไลบรารีและต้องการข้อมูลวิธีใช้ ต่อไปนี้เป็นงานทั่วไปและมีประโยชน์ที่คุณสามารถทําได้

• สร้าง เพิ่ม ดู และเปลี่ยนชื่อไลบรารีเอกสาร

• วิดีโอ: ตั้งค่าที่เก็บเอกสารและการแชร์ใน Microsoft 365

• เปิดไฟล์ SharePoint ใน File Explorer

• สร้างโฟลเดอร์ในไลบรารีเอกสาร

• ลบไฟล์ โฟลเดอร์ หรือลิงก์จากไลบรารีเอกสาร SharePoint

• อัปโหลด สร้าง หรือลบไฟล์ในไลบรารี

• สร้างคอลัมน์ในรายการหรือไลบรารี

• สร้าง เปลี่ยนแปลง หรือลบมุมมองของรายการหรือไลบรารี

• เปิดใช้งานและกำหนดค่าการกำหนดเวอร์ชันสำหรับรายการหรือไลบรารี

• ตั้งค่าเทมเพลตไฟล์สำหรับไลบรารีเอกสารหรือไลบรารีฟอร์ม

• ซิงค์ไฟล์กับ OneDrive ใน Windows

• ใช้เวิร์กโฟลว์กับไลบรารี

• ตั้งค่าสิทธิ์และการตั้งค่าขั้นสูงบนไลบรารี ทําความเข้าใจเกี่ยวกับระดับสิทธิ์ใน SharePoint

• การทำงานกับรูปถ่ายในไลบรารีรูปภาพ

• ตั้งค่าไลบรารีแอสเซทเพื่อเก็บไฟล์รูป เสียง หรือวิดีโอ

• จัดการรายการและไลบรารีที่มีหลายรายการ

• จัดการไลบรารีเอกสารและไลบรารีระเบียนขนาดใหญ่โดยใช้ Metadata (ดู บทนําสู่ Metadata ที่มีการจัดการ)

ทีมการตลาดที่ Contoso จะสร้างไซต์ทีมที่พวกเขาวางแผนที่จะจัดการโครงการและเอกสาร พวกเขาเลือกเจ้าของไซต์เพื่อจัดการไซต์ เจ้าของไซต์จะได้รับระดับสิทธิ์ ควบคุมทั้งหมด เมื่อเพิ่มเธอลงในกลุ่ม เจ้าของ สําหรับไซต์ เธอแชร์ไซต์และให้สิทธิ์ทุกคนในการมีส่วนร่วม ทีมตัดสินใจที่จะใช้ไลบรารีเอกสารสําหรับการจัดการข่าวประกาศ ไฟล์งบประมาณ สัญญา ข้อเสนอ และเอกสารของทีมอื่นๆ

เจ้าของไซต์อัปโหลดเอกสารที่สําคัญเพื่อให้ทีมเริ่มต้นใช้งานไลบรารีเป็นตําแหน่งที่ตั้งส่วนกลาง จากนั้นเธอจึงเปิดการกําหนดเวอร์ชัน ดังนั้นทีมจึงมีประวัติการพัฒนาไฟล์และสามารถคืนค่าเวอร์ชันก่อนหน้าได้หากจําเป็น เจ้าของไซต์ยังเพิ่มเทมเพลตมาตรฐานลงในไลบรารีสําหรับรายงานทางการตลาด แต่ละเทมเพลตจะมีโลโก้บริษัทและรูปแบบที่ทุกคนได้ตกลงที่จะใช้ เมื่อสมาชิกสร้างไฟล์ใหม่จากไลบรารีเอกสาร พวกเขาสามารถเลือกเทมเพลตที่พวกเขาต้องการใช้ได้อย่างง่ายดาย

เมื่อสมาชิกในทีมเพิ่มไฟล์และทํางานร่วมกันบนเอกสาร พวกเขาจะจัดระเบียบไลบรารีโดยการเพิ่มคอลัมน์และสร้างมุมมองเพื่อช่วยให้พวกเขาค้นหาเอกสารได้อย่างรวดเร็ว ตัวอย่างเช่น เจ้าของไซต์เพิ่มคอลัมน์ "ชื่อโครงการ" เพื่อให้สมาชิกสามารถกรองหรือเรียงลําดับตามคอลัมน์นั้นได้ สมาชิกทีมคนอื่นๆ เพิ่มมุมมองสาธารณะที่จัดกลุ่มตามไตรมาสงบประมาณ และกรองสัญญาที่หมดอายุภายในหกเดือน สมาชิกแต่ละคนยังสร้างมุมมองส่วนบุคคลเพื่อช่วยให้พวกเขาค้นหาข้อมูลได้อย่างรวดเร็วและทํางานให้เสร็จสมบูรณ์

หลังจากการสนทนากันมากในการประชุมพนักงาน ทีมจะตัดสินใจตั้งค่าการแจ้งเตือนที่ระดับไลบรารีเพื่อรายงานการอัปเดตสัปดาห์ละครั้ง สมาชิกแต่ละคนสามารถตัดสินใจเลือกวิธีการตั้งค่าการแจ้งเตือนหรือตัวดึงข้อมูล RSS เพิ่มเติมในไฟล์ที่ระบุได้ตามความจําเป็น

ทีมยังมุ่งมั่นที่จะเป็น "แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด" ที่สําคัญในโลกใหม่ของการทํางานร่วมกันนี้ เมื่อสมาชิกต้องการแชร์เอกสาร พวกเขาจะต่อต้านการล่อลวงเพื่อแนบลงในข้อความอีเมล และส่งลิงก์ไปยังเอกสารทางอีเมลแทน การส่งอีเมลลิงก์นั้นทําได้ง่ายจากไลบรารี และให้คะแนนบุคคลไปยังเวอร์ชันล่าสุดบนไซต์ทีม

ความรับผิดชอบที่สําคัญสําหรับทีมนี้คือเสนอแคมเปญการตลาดเพื่อผลักดันยอดขายและรายได้ เมื่อสมาชิกทีมพัฒนาแผนแคมเปญใหม่ พวกเขาจะเขียนเอกสารร่วมกันและติดตามไฟล์เวอร์ชันรอง การเขียนร่วมช่วยให้บุคคลหลายคนสามารถแก้ไขเอกสารพร้อมกันได้ โดยไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงที่กระทบยอด ถ้าพวกเขาทําผิดพลาดในเอกสารเวอร์ชันหนึ่ง พวกเขาสามารถคืนค่าเวอร์ชันก่อนหน้าได้ เมื่อพวกเขาวางแผนการส่งเสริมการขายเสร็จสิ้นพวกเขาสามารถสร้างเวอร์ชันหลักแล้วส่งเพื่อขออนุมัติโดยแผนกกฎหมายและผู้จัดการของพวกเขา เมื่อไฟล์ได้รับการอนุมัติ พนักงานคนอื่นๆ ในบริษัทจะสามารถดูไฟล์ได้

เจ้าของไซต์ค้นคว้าเอกสารและการฝึกอบรมแบบออนไลน์ และเรียนรู้วิธีการตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ เชื่อมโยงกับไลบรารี และทําให้กระบวนการรวบรวมคําติชม รวบรวมลายเซ็น และการประกาศเอกสารขั้นสุดท้ายโดยอัตโนมัติ

หลังจากการใช้งานสามเดือนไลบรารีเอกสารและไซต์มีความสําคัญต่อทีมการตลาดและช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพการทํางานและการมองเห็นทั่วทั้งองค์กร พวกเขาไม่สามารถจินตนาการถึงการทํางานโดยไม่มีได้ และกําลังสํารวจวิธีอื่นๆ ในการใช้เทคโนโลยี SharePoint เพื่อทํางานร่วมกันได้ดีขึ้น

ต่อไปนี้เป็นวิธีการบางอย่างในการทํางานกับไลบรารีและทําให้ไลบรารีมีประโยชน์มากขึ้นสําหรับกลุ่มของคุณ (จัดระเบียบอย่างคลั่งไคล้จากแบบพื้นฐานไปจนถึงขั้นสูงกว่า):

ใช้และสร้างมุมมอง     คุณสามารถใช้ มุมมอง เพื่อดูไฟล์ในไลบรารีที่สําคัญที่สุดสําหรับคุณหรือที่เหมาะสมกับวัตถุประสงค์มากที่สุด เนื้อหาของไลบรารีจะไม่เปลี่ยนแปลง แต่แต่ละมุมมองจะจัดระเบียบหรือกรองไฟล์เพื่อให้ค้นหาและเรียกดูได้ง่ายยิ่งขึ้น สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับมุมมอง ให้ดูที่ สร้าง เปลี่ยนแปลง หรือลบมุมมองของรายการหรือไลบรารี

ติดตามเวอร์ชัน     ถ้าคุณต้องการเก็บไฟล์เวอร์ชันก่อนหน้า ไลบรารีสามารถช่วยคุณติดตาม จัดเก็บ และคืนค่าไฟล์ได้ คุณสามารถเลือกที่จะติดตามทุกเวอร์ชันด้วยวิธีเดียวกัน หรือคุณสามารถเลือกที่จะกําหนดบางเวอร์ชันเป็นเวอร์ชันหลัก เช่น การเพิ่มบทใหม่ลงในคู่มือ และบางเวอร์ชันเป็นเวอร์ชันรอง เช่น การแก้ไขข้อผิดพลาดการสะกดคํา เพื่อช่วยจัดการพื้นที่จัดเก็บ คุณสามารถเลือกจํานวนเวอร์ชันแต่ละชนิดที่คุณต้องการจัดเก็บได้

สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการกําหนดเวอร์ชัน ให้ดูที่ เปิดใช้งานและกําหนดค่าการกําหนดเวอร์ชันสําหรับรายการหรือไลบรารี

เขียนร่วมหรือเช็คเอาท์ไฟล์     เมื่อคุณแก้ไขเอกสาร Microsoft Word หรือ PowerPoint จากไลบรารีโดยไม่ต้องเช็คเอาท์ บุคคลอื่นจะสามารถแก้ไขเอกสารได้ในเวลาเดียวกัน (นั่นคือการเขียนร่วม) เมื่อคุณ เช็คเอาท์ ไฟล์ คุณต้องแน่ใจว่ามีเพียงคนเดียวเท่านั้นที่สามารถแก้ไขไฟล์ได้จนกว่าจะเช็คอินไฟล์ คุณสามารถกําหนดให้ต้องเช็คเอาท์เอกสารในไลบรารีที่มีเอกสารที่สําคัญ หรือเมื่อคุณต้องการติดตามการพัฒนาของเอกสารอย่างรอบคอบ แต่โปรดทราบว่าการกําหนดให้เช็คเอาท์จะทําให้ผู้ใช้ไม่สามารถเขียนร่วมเอกสารได้ เมื่อใช้การเช็คเอาท์ บุคคลจะได้รับพร้อมท์ให้แสดงข้อคิดเห็นเกี่ยวกับสิ่งที่มีการเปลี่ยนแปลงในเอกสาร แต่การเช็คเอาท์จะทําให้กระบวนการแก้ไขและการตรวจทานช้าลงด้วย สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ การทํางานร่วมกันและการเขียนร่วมในเอกสาร หรือ เช็คเอาท์ เช็คอิน หรือละทิ้งการเปลี่ยนแปลงไฟล์ในไลบรารี

แก้ไขไฟล์จากโปรแกรมเดสก์ท็อป    เมื่อคุณจัดเก็บเอกสารบนไซต์ SharePoint คุณสามารถสร้าง แก้ไข และเขียนร่วมเอกสารได้โดยตรงจากโปรแกรมบนเดสก์ท็อปที่เข้ากันได้ เช่น Microsoft Word หรือ PowerPoint โดยไม่ต้องไปที่ไซต์ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถแก้ไขงานนําเสนอ PowerPoint ได้ในเวลาเดียวกันกับที่บุคคลอื่นกําลังแก้ไข (หรือที่เรียกว่าการเขียนร่วม) คุณยังสามารถจัดการการเช็คอินและเช็คเอาท์ได้โดยตรงจาก PowerPoint นอกจากนี้ คุณสามารถใช้ OneDrive สำหรับที่ทำงานหรือโรงเรียน หรือ Outlook เพื่อทําให้เนื้อหาไลบรารีเป็นแบบออฟไลน์ ทํางานร่วมกับเนื้อหาเหล่านั้นจากตําแหน่งที่ตั้งระยะไกล แล้วซิงโครไนซ์การเปลี่ยนแปลงได้อย่างราบรื่นเมื่อคุณกลับมาออนไลน์อีกครั้ง

รับข้อมูลเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ    เมื่อต้องการอัปเดตอยู่เสมอเมื่อเอกสารในไลบรารีเปลี่ยนแปลง ให้ตั้งค่าการแจ้งเตือน สมัครใช้งานตัวดึงข้อมูล RSS หรือติดตามเอกสาร ความแตกต่างหลักระหว่างการแจ้งเตือน RSS และรายการต่อไปนี้คือที่ที่คุณได้รับการแจ้งเตือน ทั้งการแจ้งเตือนและตัวดึงข้อมูล RSS จะแจ้งให้คุณทราบเกี่ยวกับการอัปเดต และทั้งสองตัวช่วยให้คุณสามารถกําหนดปริมาณข้อมูลที่คุณได้รับเองได้ คุณสามารถตั้งค่าการแจ้งเตือนหรือ RSS เพื่อค้นหาว่ามีอะไรเปลี่ยนแปลงในไลบรารีเมื่อใด ถ้าคุณสนใจเฉพาะเอกสารที่เฉพาะเจาะจง ให้ตั้งค่าการแจ้งเตือนหรือติดตามเอกสาร การแจ้งเตือนสามารถเข้ามาเป็นอีเมลหรือข้อความตัวอักษรได้ การแจ้งเตือน RSS จะมาถึงฟีดรวมที่คุณสามารถอ่านใน Outlook หรือตัวอ่านตัวดึงข้อมูลอื่น ถ้าคุณติดตามเอกสาร คุณจะได้รับการแจ้งให้ทราบในตัวดึงข้อมูลข่าวสารของคุณ (ถ้าองค์กรของคุณใช้ตัวดึงข้อมูลข่าวสาร) สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการแจ้งเตือน ให้ดู สร้างการแจ้งเตือนหรือสมัครใช้งานตัวดึงข้อมูล RSS

จําเป็นต้องมีการอนุมัติเอกสาร     คุณสามารถกําหนดให้ต้องมีการอนุมัติเอกสารก่อนที่ทุกคนจะเห็นเอกสารได้ เอกสารจะยังคงอยู่ในสถานะรอดําเนินการจนกว่าจะได้รับการอนุมัติหรือปฏิเสธโดยผู้ที่มีสิทธิ์ในการดําเนินการดังกล่าว คุณสามารถควบคุมว่ากลุ่มใดที่ผู้ใช้สามารถดูเอกสารได้ก่อนที่จะได้รับการอนุมัติ ฟีเจอร์นี้อาจเป็นประโยชน์ถ้าไลบรารีของคุณมีแนวทางหรือกระบวนการที่สําคัญซึ่งต้องดําเนินการขั้นสุดท้ายก่อนที่ผู้อื่นจะเห็นคําแนะนําเหล่านั้น

ตั้งค่าสิทธิ์    กลุ่ม SharePoint และระดับสิทธิ์ช่วยให้คุณจัดการการเข้าถึงเนื้อหาได้อย่างมีประสิทธิภาพ ตามค่าเริ่มต้น สิทธิ์บนไลบรารี โฟลเดอร์ภายในไลบรารี และเอกสารจะได้รับการสืบทอดมาจากไซต์ การกําหนดสิทธิ์เฉพาะให้กับไลบรารีหรือเอกสารที่ระบุสามารถช่วยคุณป้องกันเนื้อหาที่สําคัญ เช่น ข้อมูลสัญญาหรืองบประมาณโดยไม่จํากัดการเข้าถึงส่วนที่เหลือของไซต์ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับสิทธิ์ ให้ดูที่ ทําความเข้าใจเกี่ยวกับระดับสิทธิ์ใน SharePoint

สร้างเวิร์กโฟลว์     ไลบรารีเอกสารหรือชนิดเนื้อหาสามารถใช้เวิร์กโฟลว์ที่องค์กรของคุณได้กําหนดไว้สําหรับกระบวนการทางธุรกิจ เช่น การจัดการการอนุมัติเอกสารหรือการรีวิว กลุ่มของคุณสามารถใช้กระบวนการทางธุรกิจกับเอกสารที่เรียกว่าเวิร์กโฟลว์ ซึ่งระบุการดําเนินการที่จําเป็นต้องดําเนินการตามลําดับ เช่น การอนุมัติเอกสาร เวิร์กโฟลว์ SharePoint เป็นวิธีอัตโนมัติในการย้ายเอกสารหรือรายการผ่านลําดับของการกระทําหรืองาน ตามค่าเริ่มต้น แล้ว เวิร์กโฟลว์สามเวิร์กโฟลว์จะพร้อมใช้งานสําหรับไลบรารี ได้แก่ การอนุมัติ ซึ่งจะกําหนดเส้นทางเอกสารไปยังกลุ่มบุคคลเพื่อขออนุมัติ รวบรวมคําติชม ซึ่งจะกําหนดเส้นทางเอกสารไปยังกลุ่มบุคคลสําหรับคําติชมและส่งกลับเอกสารไปยังบุคคลที่เริ่มเวิร์กโฟลว์เป็นการคอมไพล์ และ รวบรวมลายเซ็น ซึ่งจะกําหนดเส้นทางเอกสารไปยังกลุ่มบุคคลเพื่อรวบรวมลายเซ็นดิจิทัลของพวกเขา

สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับเวิร์กโฟลว์ ให้ดูที่ เกี่ยวกับเวิร์กโฟลว์ที่รวมอยู่ใน SharePoint

กําหนดชนิดเนื้อหา     ถ้ากลุ่มของคุณทํางานกับไฟล์หลายชนิด เช่น เวิร์กชีต งานนําเสนอ และเอกสาร คุณสามารถขยายฟังก์ชันการทํางานของไลบรารีของคุณได้ด้วยการเปิดใช้งานและกําหนดชนิดเนื้อหาหลายชนิด ชนิดเนื้อหาเพิ่มความยืดหยุ่นและความสอดคล้องกันในหลายไลบรารี ชนิดเนื้อหาแต่ละชนิดสามารถระบุเทมเพลตและแม้แต่กระบวนการ เวิร์กโฟลว์ เทมเพลตทําหน้าที่เป็นจุดเริ่มต้นสําหรับการจัดรูปแบบและข้อความต้นแบบและคุณสมบัติที่นําไปใช้กับเอกสารชนิดนั้น เช่น ชื่อแผนกหรือหมายเลขสัญญา

การติดตามการตรวจสอบ    ถ้าคุณมีกลุ่มของไฟล์ที่ละเอียดอ่อน และจะเป็นประโยชน์เมื่อทราบว่ามีการใช้เอกสารอย่างไร คุณสามารถกําหนดนโยบายที่อนุญาตให้คุณเปิดใช้งานการติดตามการตรวจสอบเหตุการณ์ เช่น การเปลี่ยนแปลงไฟล์ สําเนา หรือการลบได้

ตั้งค่านโยบาย    การตั้งค่านโยบายจะเปิดใช้งานการหมดอายุของเอกสาร การลบอัตโนมัติ หรือการรีวิวเป็นระยะ (ผ่านเวิร์กโฟลว์) ของเอกสารที่ครบกําหนดตามอายุที่ระบุ เมื่อไลบรารีพัฒนาขึ้น การใช้การตั้งค่าการจัดการเหล่านี้สามารถประหยัดเวลาและความพยายามในการพยายามล้างข้อมูลเนื้อที่ว่างบนฮาร์ดดิสก์ที่บรรจุไว้เต็มด้วยตนเอง หรือเพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้ใช้งานถึงขีดจํากัดโควตา

การใช้ไซต์ศูนย์กลางเอกสาร    คุณสามารถใช้ไซต์ศูนย์เอกสารเมื่อคุณต้องการสร้าง จัดการ และเก็บเอกสารจํานวนมากได้ ศูนย์เอกสารถูกออกแบบมาเพื่อทําหน้าที่เป็นที่เก็บข้อมูลส่วนกลางสําหรับการจัดการเอกสารจํานวนมาก ฟีเจอร์ เช่น การนําทางของเมตาดาต้าและมุมมองแบบทรี ชนิดเนื้อหา และ Web Part จะช่วยคุณจัดระเบียบและเรียกข้อมูลเอกสาร "ผู้ดูแลเนื้อหา" สามารถกําหนดค่าการนําทางที่ขับเคลื่อนด้วยเมตาดาต้าได้อย่างรวดเร็วเพื่อให้ทํางานได้ดีสําหรับไลบรารีส่วนใหญ่โดยไม่ต้องสร้างดัชนีอย่างชัดเจน หรือผู้ดูแลเนื้อหาสามารถสร้างดัชนีเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการทํางานในช่วงตัวกรองและมุมมองที่กว้างขึ้น คุณสามารถใช้ไซต์ศูนย์เอกสารเป็นสภาพแวดล้อมการเขียน (ที่ผู้ใช้เช็คอินและเช็คเอาท์และสร้างโครงสร้างโฟลเดอร์สําหรับไฟล์เหล่านั้น) หรือเป็นที่เก็บถาวรของเนื้อหา (ที่ผู้ใช้ดูหรืออัปโหลดเอกสารเท่านั้น)

วิธีที่คุณจัดระเบียบไฟล์ของคุณในไลบรารีจะขึ้นอยู่กับความต้องการของกลุ่มและวิธีที่คุณต้องการจัดเก็บและค้นหาข้อมูลของคุณ การวางแผนบางอย่างสามารถช่วยให้คุณตั้งค่าโครงสร้างที่เหมาะสมที่สุดสําหรับกลุ่มของคุณ ไลบรารีมีฟีเจอร์มากมายที่ช่วยให้คุณทํางานกับไฟล์หลายไฟล์ในไลบรารีเดียว อย่างไรก็ตาม ไลบรารีหลายไลบรารีอาจเหมาะกับกลุ่มของคุณมากกว่า

มีหลายวิธีในการจัดระเบียบไฟล์ในไลบรารี คุณสามารถเพิ่มคอลัมน์ กําหนดมุมมอง และสร้างโฟลเดอร์ได้ แต่ละวิธีมีข้อดีของตัวเองและคุณสามารถรวมแต่ละวิธีการเข้าด้วยกันเพื่อให้เหมาะกับความต้องการเฉพาะของห้องสมุดและทีมของคุณ

ไลบรารีบางอย่างจะถูกสร้างขึ้นสําหรับคุณเมื่อคุณสร้างไซต์ใหม่ เช่น ไลบรารีเอกสารในไซต์ทีม คุณสามารถกําหนดไลบรารีเหล่านี้เองเพื่อวัตถุประสงค์ของคุณ หรือคุณสามารถสร้างไลบรารีเพิ่มเติมของคุณเอง ไลบรารีแต่ละชนิดมีวัตถุประสงค์เฉพาะและบางไลบรารีมีลักษณะการทํางานและฟีเจอร์ที่แตกต่างกัน

ไลบรารีแอสเซท     เมื่อต้องการใช้และจัดการแอสเซทสื่อดิจิทัล เช่น แฟ้มรูป แฟ้มเสียงและวิดีโอ ให้ใช้ไลบรารีแอสเซท ไลบรารีแอสเซทช่วยให้ผู้ใช้ค้นหาและนําไฟล์สื่อดิจิทัลที่ผู้อื่นสร้างไว้แล้วมาใช้ใหม่ได้ง่ายขึ้น เช่น โลโก้และรูปของบริษัท ไลบรารีแอสเซทยังมีชนิดเนื้อหาที่มีคุณสมบัติและมุมมองสําหรับการจัดการและการเรียกดูแอสเซทของสื่อ เช่น รูปขนาดย่อและคําสําคัญเมตาดาต้า ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการจัดการและจัดเก็บรูปภาพที่มีตราสินค้าและชิ้นส่วนเนื้อหาที่นํากลับมาใช้ใหม่ได้จากแอปพลิเคชัน เพื่อให้สามารถใช้งานได้ทั่วทั้งองค์กรของคุณและใช้อย่างต่อเนื่อง

ไลบรารีแดชบอร์ด    ประกอบด้วยหน้า Web Part, หน้า Web Part ที่มี Lists สถานะ และแดชบอร์ดที่ปรับใช้ PerformancePoint

ไลบรารีการเชื่อมต่อข้อมูล     เมื่อต้องการทําให้การบํารุงรักษาและการจัดการการเชื่อมต่อข้อมูลง่ายขึ้น ให้ใช้ไลบรารีการเชื่อมต่อข้อมูล ไลบรารีการเชื่อมต่อข้อมูลเป็นตําแหน่งส่วนกลางในการจัดเก็บไฟล์ Office Data Connection (ODC) แต่ละไฟล์เหล่านี้ (.odc) มีข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการค้นหา เข้าสู่ระบบ คิวรี และเข้าถึงแหล่งข้อมูลภายนอก การรวมไฟล์ ODC จากส่วนกลางในไลบรารีการเชื่อมต่อข้อมูลยังทําให้สามารถแชร์ จัดการ และค้นหาไฟล์การเชื่อมต่อข้อมูลจากภายในไซต์ SharePoint และช่วยให้แน่ใจว่าข้อมูลทางธุรกิจและรายงาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งสเปรดชีต จะรักษาชุดค่าและผลลัพธ์ของสูตรที่สอดคล้องกันเป็น "ความจริงหนึ่งเวอร์ชัน"

ไลบรารีเอกสาร     สําหรับไฟล์หลายชนิด รวมถึงเอกสารและสเปรดชีต ให้ใช้ไลบรารีเอกสาร คุณสามารถจัดเก็บไฟล์ชนิดอื่นๆ ไว้ในไลบรารีเอกสารได้ แม้ว่าไฟล์บางชนิดจะถูกบล็อกด้วยเหตุผลด้านความปลอดภัยก็ตาม เมื่อคุณทํางานกับโปรแกรมที่ไม่ถูกบล็อก คุณสามารถสร้างแฟ้มเหล่านั้นจากไลบรารีได้ ตัวอย่างเช่น ทีมการตลาดของคุณอาจมีไลบรารีเอกสารของตนเองสําหรับการวางแผนเอกสาร การเผยแพร่ข่าว และสิ่งพิมพ์

ไลบรารีฟอร์ม    ถ้าคุณต้องการจัดการกลุ่มฟอร์มธุรกิจที่ใช้ XML ให้ใช้ไลบรารีฟอร์ม ตัวอย่างเช่น องค์กรของคุณอาจต้องการใช้ไลบรารีฟอร์มสําหรับรายงานค่าใช้จ่าย การตั้งค่าไลบรารีฟอร์มจําเป็นต้องมีตัวแก้ไข XML หรือโปรแกรมออกฟอร์ม XML เช่น Microsoft InfoPath ฟอร์มที่ผู้ใช้กรอกเป็นเพียงไฟล์ .xml ที่มีข้อมูล (และข้อมูลเท่านั้น) ที่ใส่ลงในฟอร์ม เช่น วันที่ค่าใช้จ่ายและจํานวน สิ่งอื่นๆ ที่ประกอบขึ้นเป็นรายงานค่าใช้จ่ายจะมีให้โดยเทมเพลตฟอร์ม หลังจากที่ผู้ใช้กรอกฟอร์มแล้ว คุณสามารถผสานข้อมูลฟอร์มหรือส่งออกสําหรับการวิเคราะห์ได้

ไลบรารีรูปภาพ    เมื่อต้องการใช้คอลเลกชันรูปภาพดิจิทัลหรือกราฟิกร่วมกัน ให้ใช้ไลบรารีรูปภาพ แม้ว่ารูปภาพสามารถจัดเก็บในไลบรารี SharePoint ชนิดอื่นๆ ได้ แต่ไลบรารีรูปภาพมีข้อดีหลายประการ ตัวอย่างเช่น จากไลบรารีรูปภาพ คุณสามารถดูรูปภาพในการนําเสนอสไลด์ ดาวน์โหลดรูปภาพลงในคอมพิวเตอร์ของคุณ และแก้ไขรูปภาพด้วยโปรแกรมกราฟิกที่เข้ากันได้ เช่น Microsoft ระบายสี ลองสร้างไลบรารีรูปภาพถ้าคุณต้องการจัดเก็บรูปภาพของเหตุการณ์ของทีมหรือการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ คุณยังสามารถลิงก์ไปยังรูปภาพในไลบรารีของคุณจากที่อื่นบนไซต์ของคุณได้ เช่น จาก Wiki และบล็อก

ไลบรารีระเบียน     เมื่อต้องการเก็บที่เก็บส่วนกลางสําหรับจัดเก็บและจัดการระเบียนหรือเอกสารทางธุรกิจที่สําคัญขององค์กรของคุณ ให้ใช้ไลบรารีระเบียน ตัวอย่างเช่น องค์กรของคุณอาจจําเป็นต้องปฏิบัติตามข้อบังคับการปฏิบัติตามข้อบังคับซึ่งจําเป็นต้องมีกระบวนการจัดระเบียบสําหรับการจัดการเอกสารที่เกี่ยวข้อง ไซต์ศูนย์ระเบียนสามารถมีไลบรารีระเบียนได้หลายไลบรารีสําหรับเก็บระเบียนชนิดต่างๆ สําหรับแต่ละไลบรารี คุณสามารถตั้งค่านโยบายที่กําหนดระเบียนที่จะจัดเก็บ วิธีการกําหนดเส้นทางและจัดการเอกสาร และระยะเวลาที่ระเบียนเหล่านี้ต้องถูกเก็บรักษาไว้

ไลบรารีรายงาน     เมื่อต้องการลดความซับซ้อนของการสร้าง การจัดการ และการส่งเว็บเพจ เอกสาร และตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก (KPI) ของเมตริกและเป้าหมาย ให้ใช้ไลบรารีรายงาน ไลบรารีรายงานเป็นศูนย์กลางที่คุณสามารถสร้างและบันทึกรายงาน เช่น เวิร์กบุ๊ก Excel และหน้าแดชบอร์ด เมื่อคุณประกาศเวิร์กบุ๊ก Excel ไปยังไลบรารีรายงาน เวิร์กบุ๊กจะเปิดใช้งานการคลิกครั้งเดียวเพื่อเปิดในมุมมองเบราว์เซอร์ ซึ่งเป็นวิธีที่สะดวกในการดูเวิร์กบุ๊กโดยไม่ต้องเพิ่มลงในหน้า Web Part

ไลบรารีไดอะแกรมกระบวนการ (หน่วยเมตริกและสหรัฐอเมริกา)    เมื่อต้องการจัดเก็บและแชร์เอกสารกระบวนการไดอะแกรม เช่น เอกสารที่สร้างขึ้นด้วย Microsoft Visio ให้ใช้ไลบรารีไดอะแกรมกระบวนการ ไลบรารีเมตริกและหน่วยสหรัฐฯ ได้รับการปรับแต่งให้เหมาะสมกับการวัดที่เกี่ยวข้อง

ไลบรารีหน้า Wiki    เมื่อต้องการสร้างคอลเลกชันของหน้า Wiki ที่เชื่อมต่อ ให้ใช้ไลบรารีหน้า Wiki Wiki ช่วยให้ผู้ใช้หลายคนรวบรวมข้อมูลในรูปแบบที่ง่ายต่อการสร้างและปรับเปลี่ยน คุณยังสามารถเพิ่มหน้า Wiki ที่มีรูปภาพ ตาราง ไฮเปอร์ลิงก์ และลิงก์ภายในลงในไลบรารีของคุณ ตัวอย่างเช่น ถ้าทีมของคุณสร้างไซต์ Wiki สําหรับโครงการ ไซต์สามารถจัดเก็บเคล็ดลับและลูกเล่นในชุดของหน้าที่เชื่อมต่อกัน