Archivácia v Outlooku pre Windows

V Outlooku môžete archivovať správy niekoľkými spôsobmi. Metódy, ktoré môžete použiť, závisia od typu e-mailového konta, ktoré ste nastavili v Outlooku.

Všetky kontá majú prístup k priečinku Archív. Pre kontá Office 365, Outlook.com a Exchange je priečinok Archív jeden z predvolených priečinkov Outlooku, podobne ako aj Doručená pošta, Odoslaná pošta a priečinok Odstránené položky. Tento priečinok nie je možné odstrániť. Ak Outlook používate s kontom Exchange alebo Exchange Online, platia pre priečinok Archív politiky priečinka, napríklad politika uchovávania údajov.

Pre kontá POP a IMAP môžete vytvoriť priečinok Archív alebo určiť existujúci priečinok, ktorý sa má použiť ako priečinok Archív. Umiestnenie priečinka Archív pre kontá Microsoft 365 alebo Exchange nie je možné zmeniť.

Ak pomocou tlačidla Archivovať presuniete správy do priečinka Archív, veľkosť poštovej schránky sa nezmenší. Ak potrebujete zmenšiť veľkosť poštovej schránky, môžete použiť online archív v Microsoft 365 pre podniky.

Archivácia správ pomocou tlačidla Archivovať

Ak chcete presunúť jednu alebo viacero správ do svojho priečinka Archív bez toho, aby ste ich odstránili, v skupine Odstrániť na páse s nástrojmi môžete použiť tlačidlo Archivovať. Používanie funkcie Archív má viacero výhod.

Archivované položky môžete ľahko vyhľadať pomocou vyhľadávacieho poľa alebo prechodom do priečinka Archív. Ak pri predvolených nastaveniach do vyhľadávacieho poľa zadáte nejaký výraz, Outlook prehľadá všetky priečinky poštovej schránky.
Položky sú naďalej k dispozícii v telefóne alebo iných zariadeniach prostredníctvom priečinka Archív.

Vyberte nižšie uvedenú možnosť karty pre verziu Outlooku, ktorú používate. Akú verziu Outlooku používam?

Nový Outlook Klasický Outlook

: Ak kroky uvedené na tejto karte Nový Outlook nefungujú, pravdepodobne ešte nepoužívate nový Outlook pre Windows. Vyberte klasický Outlook a namiesto toho postupujte podľa týchto krokov.

Archivácia položiek v novom Outlooku

Vyberte e-mail, ktorý chcete archivovať.
Na paneli s nástrojmi vyberte položku Archivovať .
Zobrazí sa kontextové oznámenie potvrdzujúce akciu a možnosť Späť.

V Outlooku máte možnosť:

Archivácia položiek v klasickom Outlooku

Vyberte aspoň jednu správu v doručenej pošte alebo inom priečinku, ktorú chcete archivovať.
V skupine Odstrániť vyberte položku Archivovať. Ak chcete okamžite archivovať jednu alebo niekoľko vybratých správ, môžete použiť aj kláves Backspace.

: Pre kontá Microsoft 365, Exchange, Exchange Online a Outlook.com už priečinok Archív existuje, a to aj v prípade, že ste túto funkciu ešte nikdy nepoužili. Nájdete ho v zozname priečinkov Outlooku. Ak sa priečinok nezobrazuje a používate Outlook 2016 alebo Outlook pre Microsoft 365, vyberte položky Súbor > Konto Office > Možnosti aktualizácie > Aktualizovať.
Správy sa premiestnia do priečinka Archív. Ak archivujete správu omylom, prejdite do priečinka Archív a premiestnite správu späť do priečinka Doručená pošta.

: Tlačidlo Archivovať sa zobrazuje iba v Outlooku 2016, Outlooku 2019 a Outlooku pre Microsoft 365. Staršie verzie Outlooku na páse s nástrojmi tlačidlo Archivovať nemajú.

Archivovanie správ pomocou klávesnice

Ak chcete archivovať jednu alebo niekoľko vybratých správ, môžete použiť aj kláves Backspace. Ak kliknete na kláves Delete, správy sa presunú do priečinka Odstránené položky. Správanie klávesu Backspace nemôžete zmeniť.

: Ak máte správu otvorenú radšej v samostatnom okne a nie na table na čítanie, klávesom Backspace sa správa nearchivuje. Ak chcete správu archivovať pomocou klávesu Backspace,treba správu zavrieť a zobraziť na table na čítanie. Keď je správa otvorená v novom okne, jediným spôsobom, ako ju archivovať, je použitie tlačidla Archivovať na páse s nástrojmi.

Ako vypnem archiváciu pomocou klávesu Backspace v Outlooku pre Microsoft 365?

Ak chcete zabrániť presúvaniu položiek do priečinka archívu pri stlačení klávesu Backspace, môžete pridať nasledujúce položky databázy Registry a vypnúť túto funkciu.

: Opatrne postupujte podľa krokov v tejto časti. Ak databázu Registry upravíte nesprávne, môžu sa vyskytnúť závažné problémy. Skôr než začnete vykonávať úpravy, zálohujte databázu Registry, aby sa mohla obnoviť v prípade výskytu problémov.

Cesta k databáze Registry skupinovej politiky:HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\policies\Microsoft\office\16.0\outlook\options Názov: DisableOneClickArchive Typ: DWORD Hodnota: 1 Cesta k databáze Registry pre nástroj na prispôsobenie balíka Office (OCT): HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\microsoft\office\16.0\outlook\options Názov: DisableOneClickArchive Typ: DWORD Hodnota: 1

: Táto oprava sa nevzťahuje na trvalé verzie Outlooku.

Ako nájdem priečinok Archív?

Priečinok Archív máte v zozname priečinkov. Ak chcete zobraziť zoznam priečinkov, vyberte položky Zobraziť > Tabla Priečinok > Normálne.

Ako môžem prehľadávať priečinok Archív?

Pri vyhľadávaní položiek Outlooku pomocou funkcie Vyhľadávania v hornej časti zoznamu priečinkov Outlook predvolene vyhľadáva v celej poštovej schránke.

Ak chcete vyhľadávanie obmedziť iba na priečinok Archív, najskôr ho v zozname priečinkov vyberte. Vyhľadávacie pole bude prehľadávať iba priečinok Archív.

Ako sa líši od Online archívu?

Online archív je funkcia pre zákazníkov so službami Microsoft 365 enterprise, ktorí majú neobvykle veľké poštové schránky. Títo zákazníci môžu použiť Online archív, aby sa vyhli nutnosti odstrániť starú poštu. Online archív používateľa slúži podobne ako druhé konto v programe Outlook s vlastnou štruktúrou priečinkov. Dôsledkom je, že nie je súčasťou výsledkov vyhľadávania vykonaného v priečinku Doručená pošta.

Ak je Online archív zapnutý, správcovia a používatelia môžu vo svojej poštovej schránke nastaviť automatický presun starých správ do Online archívu pomocou politiky archivovania.

Kedy mám používať Archív a kedy Online archív?

Funkciu Archív odporúčame používať na odstránenie správ, na ktoré ste už odpovedali alebo inak reagovali, z priečinka Doručená pošta. Archív si predstavte ako priečinok súborov. Do priečinka Archív môžete odkladať položky a stále k nim budete mať jednoduchý prístup aj neskôr. Správy môžete tiež odstrániť alebo presunúť do konkrétneho priečinka, ak vám to viac vyhovuje.

Správcom odporúčame, aby používateľom s veľkými poštovými schránkami v rámci organizácie Office 365 Enterprise nastavili politiku archivovania tak, aby sa položky presunuli do Online archívu po uplynutí jedného roka, prípadne skôr, ak používatelia dosiahnu kvótu poštovej schránky rýchlejšie. Zabezpečí sa tým, že používatelia nebudú musieť odstrániť starú poštu, aby vytvorili priestor pre novú poštu. Poštu, ktorá je staršia ako zadaný časový limit, možno premiestniť z priečinka Doručená pošta, ako aj z miestneho priečinka Archív.

Najčastejšie otázky o archivovaní

Ak používate konto Microsoft 365, Exchange, Exchange Online alebo Outlook.com, nemôžete zmeniť miesto, kam sa archivované položky presunú. Priečinok Archív je predvolený systémový priečinok Outlooku a nedá sa premenovať, presunúť ani odstrániť. Ak používate konto POP alebo IMAP, ako je napríklad Gmail, Yahoo alebo iCloud, umiestnenie priečinka Archív môžete zmeniť výberom položiek súbor > Nastavenie poštovej schránky > Nástroje >Nastaviť archívny priečinok.

Archív je dobre známa funkcia, ktorá je už k dispozícii v aplikáciách Outlook Mobile, Outlook Web App a programe Outlook.com, a dokonca aj u iných poskytovateľov e-mailových služieb, napríklad v Gmaile. Keďže ide o známy názov a funkcia Online archív už existuje, rozhodli sme sa názov nemeniť.

Automatická archivácia je staršia funkcia programu Outlook, ktorá umožňuje automatické premiestnenie starej pošty do súboru .pst. Znamená to, že správy sa odstránia zo servera a ťažšie sa vyhľadávajú. Ak je disk obsahujúci súbor AutoArchive.pst nepoužiteľný, môžete o tieto správy prísť. Online archív je náhrada Automatickej archivácie na podnikovej úrovni.

Automatickú archiváciu môžete použiť, aj keď nemáte k dispozícii Online archív, a ak ju vaše IT oddelenie nevypne. Ďalšie informácie o Automatickej archivácii v programe Outlook 2016 nájdete v téme Manuálna archivácia starších položiek v Outlooku pre Windows.

Archív je široko dostupný v programe Outlook pre Windows, v aplikáciách Outlook Mobile, Outlook na webe a v programe Outlook.com. Funkciu Archív nie je možné vypnúť prostredníctvom skupinovej politiky.

Súvisiace články

Manuálna archivácia starších položiek v Outlooku pre Windows

Vytvorenie podpriečinka