Principais perguntas sobre check-out, check-in e versões

Não, a verificação de um arquivo altera apenas a condição do arquivo para permitir apenas que você edite o arquivo.

Se você marcar um arquivo e não o salvar de volta, suas alterações não serão salvas. Se você quiser manter as alterações, salve sempre o arquivo.

A forma como você salva o arquivo depende do editor ou da ferramenta que você está usando. Se você editar um arquivo de texto online, precisará clicar explicitamente em Salvar. No entanto, se você editar em um aplicativo Microsoft 365, como em Word ou Excel, poderá fechar o documento e ele será salvo automaticamente.

Se você marcar um arquivo, salve-o e descarte o marcar, suas alterações não serão salvas de volta para a biblioteca.

Por padrão, qualquer pessoa com permissão de edição em uma biblioteca de documentos pode alterar um arquivo. No entanto, você pode definir a biblioteca para exigir que alguém marcar o arquivo primeiro antes de alterá-lo.

Você precisa ser o proprietário da biblioteca de documentos ou o administrador do site ou ter permissões comparáveis para fazer essa configuração.

1. Abra a biblioteca que você deseja exigir marcar.

2. Em Microsoft Office SharePoint Online, clique em Configurações e clique em Configurações da Biblioteca.

   

   EmSharePoint 2016, selecione Página e, em seguida, Configurações da Biblioteca.

   

3. Na página Configurações, selecione Configurações de versão.

   

4. Na página Configurações de Versão , role para baixo e selecione Sim para Exigir que documentos sejam verificados antes de serem editados.

   

Por padrão, uma biblioteca de documentos permite que membros com permissão de edição modifiquem e editem arquivos sem verificá-los. Para evitar isso, habilite marcar necessários na biblioteca. Você precisa ser o proprietário da biblioteca de documentos ou o administrador do site ou ter permissões comparáveis para fazer essa configuração.

1. Abra a biblioteca que você deseja exigir marcar.

2. Em Microsoft Office SharePoint Online, clique em Configurações e clique em Configurações da Biblioteca.

   

   EmSharePoint 2016, selecione Página e, em seguida, Configurações da Biblioteca.

   

3. Na página Configurações, selecione Configurações de Versão.

   

4. Na página Configurações de Versão , role para baixo e selecione Sim para Exigir que documentos sejam verificados antes de serem editados.

   

Uma maneira rápida de ver quem tem uma coluna marcada é passar o mouse sobre o ícone Checked Out para ver uma dica que informa quem tem o arquivo verificado.

Você também pode adicionar a coluna Checked Out By à exibição padrão da biblioteca. Dessa forma, todos podem ver facilmente quem tem um documento verificado. Para saber como adicionar uma coluna Checked Out By em Microsoft Office SharePoint Online, consulte Criar uma coluna em uma lista ou biblioteca.

Obter mais informações

• ParaSharePoint 2016, consulte Criar, alterar ou excluir uma exibição de uma lista ou biblioteca.

• Para Microsoft Office SharePoint Online, consulte Criar uma exibição personalizada de uma biblioteca de documentos.

O controle de versão é uma maneira de criar um histórico de alterações de um documento que requer um ciclo de publicação controlada de versões principais ou versões principais e secundárias.

Ativar o controle de versão

Para saber como ativar a versão, consulte Habilitar e configurar a versão para uma lista ou biblioteca.

Usando arrastar e soltar   

A maneira mais comum de carregar arquivos é arrastá-los de uma pasta do computador ou da rede para a biblioteca de documentos. Primeiro, abra a biblioteca em seu site. Em seguida, localize no computador os documentos que você deseja carregar, selecione-os e arraste-os para o espaço na biblioteca, no local com a indicação arraste os arquivos até aqui.

Se você não vir a opção de arrastar e soltar arquivos, instale a versão mais recente do software do navegador ou Microsoft 365. Esse recurso requer um mínimo de Office 2016 ou a versão mais recente de Microsoft Edge, Firefox ou Chrome.

Usando o comando Abrir com Explorer no SharePoint 2016   

Esse comando abre Explorador de Arquivos no computador, mas exibe a estrutura da pasta no computador do servidor que está por trás do site. Ocasionalmente, pode ser necessário copiar ou mover vários documentos de uma biblioteca para outra.

Por exemplo, você pode querer mover todos os documentos criados há mais de um ano de uma biblioteca para outra, para arquivar as informações. Ou então, talvez você queira copiar documentos de uma biblioteca que você possui de um site para outra biblioteca em um subsite, ao alterar grupos de trabalho.

Você também pode manipular os arquivos na pasta, como copiar, renomear, excluir e assim por diante.

Usando o comando Carregar no SharePoint 2016   

Na biblioteca de documentos, selecione Carregar, selecione Escolher Arquivos e navegue até carregar arquivos individuais.

A vantagem dessa abordagem é que ela funciona independentemente do navegador ou da versão do navegador que você tem no momento.

Dicas relacionadas sobre check-out, check-in e controle de versão   

Independentemente da forma como você carregar, lembre-se do seguinte sobre check-out, check-in e controle de versão quando essas opções estiverem habilitadas:

• Se você estiver carregando um arquivo em uma biblioteca que exige que os arquivos sejam verificados, o arquivo será inicialmente verificado para você. Você ainda precisará fazer check-in do arquivo para que outras pessoas possam exibi-lo e editá-lo.

• Se a biblioteca estiver configurada para acompanhar versões de arquivos, normalmente você adicionará o arquivo carregado como uma nova versão, que passará a fazer parte do histórico de versão do arquivo.

• Se a biblioteca exibir que você adicione valores a uma ou mais colunas da biblioteca, como um nome de departamento ou número de projeto, você ainda deverá editar os valores e fazer check-in do documento para que a operação de carregamento seja concluída.

Mais informações

• ParaSharePoint 2016, consulte Carregar arquivos e pastas em uma biblioteca.

• Para Microsoft Office SharePoint Online e Microsoft 365, consulte Carregar, exibir e remover arquivos ou documentos do projeto.

• Para obter mais informações sobre documentos, consulte Vídeo: adicionando documentos a uma biblioteca.

Você pode obter um novo documento para ser adicionado como uma nova versão verificando a saída de um e substituindo todo o conteúdo pela nova versão. Depois que a versão de check-out for modificada, marcar-a novamente. Microsoft Office SharePoint Online fará uma nova cópia, mantendo versões anteriores (desde que você a configure para isso). Para obter mais informações sobre a versão, confira Como funciona a versão em listas e bibliotecas.

Não, infelizmente do ambiente Microsoft Office SharePoint Online não há uma maneira de definir um lembrete ou obter a data em que um documento foi verificado. Há APIs (Interfaces de Programação de Aplicativo) que permitirão isso, mas exigem que um programa personalizado seja gravado. Fale com seu administrador ou designer de site.

Como um trabalho visual, watch para o ícone Checked Out ou adicione uma coluna Checked Out By à biblioteca. Para saber como adicionar uma coluna Checked Out By em Microsoft Office SharePoint Online, consulte Criar uma coluna em uma lista ou biblioteca.

Se você fizer o upload de arquivos para uma biblioteca que exige o check-out de arquivos, será feito inicialmente o check-out do arquivo para você. Você pode ver os arquivos, mas outros não podem e isso é fácil de ignorar. Antes que os outros possam visualizar ou editar os arquivos, certifique-se de preencher todas as propriedades necessárias e em seguida faça o check-in dos arquivos.

Mais informações

• Para obter mais detalhes sobre marcar de arquivo dentro e fora em Microsoft Office SharePoint Online, confira Check out ou marcar em arquivos em uma biblioteca de documentos.

• Para obter mais detalhes sobre marcar de arquivo dentro e fora emSharePoint 2016, confira Verificar, marcar ou descartar alterações em arquivos em uma biblioteca do SharePoint.

• Para carregar arquivos emSharePoint 2016, consulte Carregar arquivos e pastas em uma biblioteca.

• Para carregar arquivos para Microsoft Office SharePoint Online, consulte Carregar, exibir e remover arquivos ou documentos do projeto.

Se alguém enviar um link para um arquivo Microsoft Office SharePoint Online e você selecioná-lo, sempre leia a barra de título para ver se ele diz somente leitura antes de começar a editar. Se houver essa indicação e a biblioteca tiver o check-out habilitado, você precisará fazer check-out do arquivo. Você sempre pode navegar até a biblioteca inspecionando a URL para localizar a biblioteca.

Mas se o arquivo for um documento Office, como Word, Excel ou PowerPoint, será muito mais fácil. Primeiro, coloque o documento no modo Editar, selecione a guia Arquivo e localize o botão Gerenciar Versões, que você pode usar para marcar o arquivo.

Mas observe que também é possível que alguém já tenha o arquivo verificado, portanto, nesse caso, o comando Check Out não estaria disponível.

Quantas vezes você já viu isso?

O recurso de rascunhos locais já existe há várias versões. A seleção Usar minha pasta local de rascunhos permite que você coloque o arquivo offline e torna o arquivo mais fácil de encontrar no computador, se você precisar abri-lo mais tarde enquanto não estiver conectado a uma rede. Por padrão, a pasta é chamada de Rascunhos do SharePoint e está localizada na pasta Documentos ou Meus Documentos . A propósito, você não verá essa caixa de diálogo se selecionar dois ou mais arquivos para marcar.

Mas os tempos mudaram. Se você quiser trabalhar com arquivos offline, sua melhor aposta é usar OneDrive corporativo ou de estudante o que torna um snap para deixar qualquer biblioteca de documentos offline e sincronizar automaticamente as alterações.

Obter mais informações

• Sincronize o OneDrive ou outras bibliotecas do SharePoint com o seu computador com o OneDrive.

• Baixe o cliente de Sincronização do OneDrive gratuito.

Uma biblioteca organizada em pastas muitas vezes tem um modo de exibição padrão que exibe todas as pastas. Se você quiser marcar em muitos arquivos em muitas pastas, crie uma nova exibição que "achate" a biblioteca para que você possa ver todos os arquivos em uma exibição sem pastas. Para fazer isso, selecione Mostrar todos os itens sem pastas em Pastas na página Editar Modo de Exibição. Enquanto estiver nele, você pode aumentar o limite de arquivo para poder ver todos os arquivos de uma só vez, aumentando também o número de itens a serem exibidos em Limite de Item. Assim, torna-se muito mais fácil selecionar, em uma só operação, todos os arquivos dos quais você precisa fazer check-in.

Mais informações

• ParaSharePoint 2016, consulte Criar, alterar ou excluir uma exibição de uma lista ou biblioteca.

• Para Microsoft Office SharePoint Online, consulte Criar uma exibição personalizada de uma biblioteca de documentos.

Se você tiver sincronizado uma biblioteca com OneDrive corporativo ou de estudante, ainda poderá marcar arquivos no navegador. Você pode ver o ícone Checked Out no navegador para indicar que o arquivo está verificado. No entanto, não há nenhum ícone Checked Out no arquivo na pasta local do dispositivo porque a pasta local não tem conhecimento do estado marcar-out/marcar-in do arquivo no Microsoft Office SharePoint Online.

No entanto, em sua pasta local você pode fazer o seguinte:

1. Clicar com o botão direito do mouse no nome do arquivo.

2. Selecione Exibir Online ou selecione OneDrive corporativo ou de estudantee selecione Ir para o navegador.

Agora você pode ver rapidamente a biblioteca de Microsoft Office SharePoint Online e o marcar/marcar em estado de qualquer arquivo na biblioteca.

Você não precisa esperar que eles voltem.

Um administrador de site ou de biblioteca pode usar a permissão Substituir Check-out, que permite fazer check-in de um documento ou descartar o check-out de um documento feito por outro usuário. Porém, esteja ciente das consequências de fazer isso. Seu colega de férias pode querer adicionar a cópia local com alterações de volta ao documento na biblioteca e as duas versões precisam ser reconciliadas, manualmente ou usando ferramentas de comparação, como as fornecidas por Word eExcel.

Obter mais informações

• Entendendo os níveis de permissão no SharePoint.

• Compare duas versões de uma pasta de trabalho usando a Comparação de Planilhas.

• Combine revisões de documento.

Simplificando, o check-out e o check-in de arquivos são uma maneira de bloquear um arquivo para edição exclusiva e, depois, liberar o bloqueio para outras pessoas. Considere seu estilo de colaboração ao criar bibliotecas, organizar seus arquivos e decidir a melhor forma de colaborar. Existem várias maneiras de colaborar com outras pessoas em documentos. A tabela a seguir pode ajudá-lo a decidir o que é melhor para você.

Estilo de colaboração	Usos típicos	Práticas recomendadas
Informal	Documentos de equipe diários, edição leve ou pouco frequente e conflitos ocasionais de edição.	Desabilite marcar requisito (essa é a configuração padrão da biblioteca), mas você ainda pode marcar arquivos individuais conforme necessário.
Coautoria	Colaboração de documento fácil e em tempo real com Office produtos em computadores cliente e usando Office para a Web	Desabilite marcar requisitos e evite verificar um arquivo porque ele é incompatível com a coautoria.
Formal	Comentário sequencial e revisão e aprovação de documento.	Habilite o marcar necessário.

Aqui estão algumas dicas e truques adicionais se você habilitar o check-out de uma biblioteca:

• Evite manter arquivos com check-out por muito tempo.

• Adicione a coluna Check-out Feito por ao modo de exibição padrão da biblioteca. Assim, outras pessoas poderão facilmente ver quem fez o check-out de um documento. Se esta coluna não estiver em uma exibição, você ainda poderá passar o mouse sobre o ícone Checked Out para ver uma dica que informa quem tem o arquivo verificado.

• Pergunte antes de substituir o marcar de outra pessoa.

• Evite editar arquivos que já estão verificados.

• Lembre-se de que as alterações não estão visíveis para outras pessoas até o check-in.

Mais informações

• Configure uma biblioteca para exigir marcar de arquivos.

• Colaboração de documentos e coautoria.

• Crie uma coluna em uma lista ou biblioteca.

• Crie, altere ou exclua uma exibição de uma lista ou biblioteca.

Se você ainda tiver problemas ou se ocorrer um comportamento inesperado, pode ser a hora de registrar uma solicitação de serviço.

Entrar em contato com o suporte para produtos empresariais – ajuda Administração