Como funciona a versão em listas e bibliotecas

Quando a versão é habilitada, as versões são criadas nas seguintes situações:

• Quando um item ou arquivo de lista é criado pela primeira vez ou quando um arquivo é carregado.

  : Se a verificação de arquivo for necessária, você deve marcar o arquivo para criar sua primeira versão.

• Quando um arquivo é carregado que tem o mesmo nome de um arquivo existente.

• Quando as propriedades de um item ou arquivo de lista são alteradas.

• Quando um documento do Office é aberto e salvo. Depois que um documento for aberto novamente, uma nova versão será criada depois que uma edição for salva.

• Periodicamente, ao editar e salvar documentos do Office. Nem todas as edições e salvamentos criam novas versões. Ao salvar edições com frequência, por exemplo, cada nova versão captura um ponto no tempo em vez de cada edição individual. Isso é comum quando o autosave está habilitado.

• Durante a coautoria de um documento, quando um usuário diferente começa a trabalhar no documento ou quando um usuário clica em salvar para carregar alterações na biblioteca. 

Pode haver até três versões atuais de um arquivo a qualquer momento: a versão de check-out, a versão secundária ou de rascunho mais recente e a versão mais recente publicada ou principal. Todas as outras versões são consideradas versões históricas. Algumas versões atuais só são visíveis para usuários que têm permissões para exibi-las.

Normalmente, uma versão principal representa um marco, como um arquivo enviado para revisão ou publicação, enquanto uma versão menor é um trabalho em andamento que não está pronto para todos os participantes do site lerem. Dependendo da maneira como sua equipe funciona, sua equipe pode ter mais chances de precisar de suas versões secundárias mais recentes, como uma versão que foi editada recentemente. Com o tempo, sua equipe pode ser menos propensa a precisar de uma versão menor mais antiga.

Algumas organizações acompanham versões principais e secundárias de arquivos em suas bibliotecas. Outras acompanham apenas as principais versões. As principais versões são identificadas por números inteiros, como 5.0; versões secundárias são identificadas por números decimais, como 5.1.

A maioria das organizações usa versões menores quando os arquivos estão em desenvolvimento e versões principais quando determinados marcos são atingidos ou quando os arquivos estão prontos para revisão por um público amplo. Em muitas organizações, o rascunho de segurança é definido para permitir apenas o proprietário de um arquivo e pessoas que têm permissões para aprovar arquivos. Isso significa que as versões secundárias não podem ser vistas por ninguém até que uma versão principal seja publicada.

Listas só dá suporte a versões principais. Cada versão de um item de lista é numerada com um número inteiro. Se sua organização exigir a aprovação de itens em uma lista, os itens permanecerão em Pending status até que sejam aprovados por alguém que tenha permissões para aprová-los. Enquanto em Pending status eles são numerados com números decimais e são chamados de rascunhos.

O número máximo de versões secundárias é 511 e o número de versões principais pode ser ajustado. Para obter informações sobre como definir o número de versões principais, marcar a seção Controlar quantas versões são armazenadas.

Se você estiver usando um aplicativo online ou a versão mais recente da área de trabalho e tentar salvar outra versão menor além da quantidade máxima, substituirá a versão secundária mais recente. Se você estiver usando um cliente antigo, não poderá salvar ou carregar nenhuma alteração. Para evitar substituição ou continuar carregando alterações, você deve publicar a próxima versão principal. Em seguida, você poderá publicar até o número máximo de versões secundárias novamente para essa versão principal. Para saber como publicar novas versões, marcar publicar ou desmarmar uma versão de um arquivo.

Para saber mais sobre como habilitar e configurar versões, incluindo versões principais e menores, consulte Habilitar e configurar a versão para uma lista ou biblioteca.

Os números de versão são adicionados automaticamente sempre que você cria uma nova versão. Em uma lista ou biblioteca com versões principais habilitadas, as versões têm números inteiros, como 1.0, 2.0, 3.0 e assim por diante. Em bibliotecas, o administrador pode habilitar a versão para versões principais e secundárias. Quando versões menores estão sendo rastreadas, elas têm números decimais como 1.1, 1.2, 1.3 e assim por diante. Quando uma dessas versões é publicada como uma versão principal, seu número se torna 2.0. As versões secundárias subsequentes são numeradas 2.1, 2.2, 2.3 e assim por diante.

Quando você descarta um check-out, o número da versão não é alterado. Se a versão mais recente foi a versão 3.0, ela permanecerá em 3.0 depois que você descartar o checkout.

Quando você exclui uma versão, a versão vai para a Lixeira e seu número vai com ela. O Histórico de Versão mostrará os números de versão restantes. Os outros números de versão não são alterados. Por exemplo, se você tiver um documento com versões secundárias 4.1 e 4.2 e decidir excluir a versão 4.1, o histórico de versões resultante mostrará apenas as versões 4.0 e 4.2. A imagem a seguir mostra isso.

Para saber mais sobre como habilitar e configurar versões, incluindo versões principais e menores, consulte Habilitar e configurar a versão para uma lista ou biblioteca.

Você pode configurar quem pode exibir rascunhos de itens e arquivos de lista. Os rascunhos são criados em duas situações:

• Quando uma versão menor de um arquivo é criada ou atualizada em uma biblioteca que rastreia versões principais e secundárias.

• Quando um item ou arquivo de lista é criado ou atualizado, mas ainda não aprovado em uma lista ou biblioteca na qual a aprovação de conteúdo é necessária.

Ao rastrear versões principais e secundárias, você pode especificar se as pessoas devem ter permissão para editar arquivos antes de poderem exibir e ler uma versão menor. Quando essa configuração é aplicada, as pessoas que têm permissão para editar o arquivo podem trabalhar no arquivo, mas aquelas que têm permissão apenas para ler o arquivo não podem ver a versão menor. Por exemplo, talvez você não queira que todos que têm acesso à biblioteca vejam comentários ou revisões enquanto um arquivo está sendo editado. Se versões principais e secundárias estiverem sendo rastreadas e ninguém tiver publicado uma versão principal ainda, o arquivo não estará visível para pessoas que não têm permissão para ver itens de rascunho.

Quando a aprovação de conteúdo for necessária, você pode especificar se os arquivos que estão pendentes de aprovação podem ser exibidos por pessoas com permissão para ler, pessoas com permissão para editar ou apenas o autor e as pessoas com permissão para aprovar itens. Se as versões principais e secundárias estiverem sendo rastreadas, o autor deverá publicar uma versão importante antes que o arquivo possa ser enviado para aprovação. Quando a aprovação de conteúdo for necessária, as pessoas que têm permissão para ler conteúdo, mas não têm permissão para ver itens de rascunho, verão a última versão aprovada ou principal do arquivo.

Independentemente de as pessoas terem permissão para editar um arquivo ou não, se as pessoas pesquisarem um arquivo que esteja em versão menor, não obterão resultados para ele.

Algumas organizações permitem versões ilimitadas de arquivos e outras aplicam limitações. Você pode descobrir, depois de verificar na versão mais recente de um arquivo, que uma versão antiga está ausente. Se sua versão mais recente for 101.0 e você notar que não há mais uma versão 1.0, isso significa que o administrador configurou a biblioteca para permitir apenas 100 versões principais de um arquivo. A adição da 101ª versão faz com que a primeira versão seja excluída. Restam apenas as versões 2.0 a 101.0. Da mesma forma, se uma 102ª versão for adicionada, somente as versões 3.0 a 102.0 permanecerão.

O administrador também pode decidir limitar o número de versões menores a apenas aquelas para um número definido das versões mais recentes. Por exemplo, se forem permitidas 100 versões principais, o administrador poderá decidir reter rascunhos menores apenas para as cinco versões principais mais recentes. O número máximo de versões secundárias entre as versões principais é 511. Para obter mais informações sobre a publicação de versões principais e secundárias e o que acontece quando tem mais do que as versões secundárias máximas, marcar a secção Versões principais e secundárias. Para saber como publicar novas versões, marcar publicar ou anular a publicação de uma versão de um ficheiro.

Numa biblioteca que limita o número de versões principais para as quais mantém versões secundárias, as versões secundárias são eliminadas para as versões principais anteriores quando o limite de versões é atingido. Por exemplo, se mantiver rascunhos para apenas 100 versões principais e a sua equipa criar 105 versões principais, apenas as versões principais serão mantidas para as versões mais antigas. As versões secundárias que estão associadas às cinco versões principais mais antigas , como a 1.2 ou a 2.3, são eliminadas, mas as versões principais ( 1, 2, etc.) são mantidas, a menos que a sua biblioteca limite também as versões principais.

Geralmente, a limitação do número de versões é uma boa prática. Significa que pode poupar espaço no servidor e reduzir o correio secundário para os utilizadores. No entanto, se a sua organização for obrigada a guardar todas as versões por motivos legais ou outros, não aplique limites.

Para obter mais informações sobre como ativar e configurar o controlo de versões, incluindo limites, consulte Ativar e configurar o controlo de versões para uma lista ou biblioteca.

• Se for um cliente Microsoft 365, o controlo de versões é ativado automaticamente quando cria uma biblioteca ou lista. O controlo de versões pode ser desativado com o PowerShell ou as APIs de Programador. Nota: a desativação do Controlo de Versões não é recomendada, uma vez que desativa a proteção contra a recuperação de versões.

• Para SharePoint Server, o controlo de versões é ativado automaticamente quando cria uma biblioteca, mas não quando cria uma lista.

Qualquer pessoa com permissão para gerir listas pode ativar ou desativar o controlo de versões. Em muitos sites que é a mesma pessoa que gere o site, porque as listas e bibliotecas herdam permissões do site. Além de ativar o controlo de versões, o proprietário do site (ou outra pessoa que gere a lista ou biblioteca) decide se pretende exigir a aprovação do conteúdo, quem pode ver itens de rascunho e se é necessária a finalização da compra. Cada uma destas decisões tem impacto no funcionamento do controlo de versões. Por exemplo, se a pessoa que gere uma biblioteca decidir exigir marcar, os números de versão só são criados quando é dada entrada de um ficheiro. Se a aprovação de conteúdo for necessária, os números de versões principais não serão aplicados até que os ficheiros sejam aprovados por alguém que tenha permissão para o fazer.

Para saber como ativar o controlo de versões para uma lista ou biblioteca, consulte Ativar e configurar o controlo de versões para uma lista ou biblioteca.

Se o controlo de versões estiver ativado na sua biblioteca, a pessoa que o configura determina se pretende controlar as versões principais e secundárias e também determina quem pode ver as versões secundárias. Na maioria dos casos, quando a aprovação de conteúdo é necessária, apenas o proprietário do ficheiro e as pessoas que têm permissão para aprovar itens, podem ver as versões secundárias. Noutras bibliotecas, qualquer pessoa que possa editar ficheiros na biblioteca ou qualquer pessoa que tenha permissão de Ler à biblioteca, pode ver todas as versões. Após a aprovação de uma versão, todas as pessoas que permissão de Ler à lista ou biblioteca podem ver a versão.

Embora as listas não tenham versões principais e secundárias, qualquer item que esteja em Status Pendentes é considerado um rascunho. Na maioria dos casos, apenas o criador do item e as pessoas que têm permissões de Controlo Total ou Estrutura podem ver rascunhos. É apresentado um rascunho em Status pendentes para essas pessoas, mas outras só veem a versão Aprovada mais recente no histórico de versões. Se o ficheiro for rejeitado, permanecerá em Pendente status até que alguém que tenha as permissões necessárias o elimine.

Por predefinição, um item ou ficheiro pendente é visível apenas para o criador e para as pessoas com permissão para gerir listas, mas pode especificar se outros grupos de utilizadores podem ver o item ou ficheiro. Se a sua biblioteca estiver configurada para controlar as versões principais e secundárias, a pessoa que edita o ficheiro tem de publicar primeiro uma versão principal do ficheiro.

Para obter mais informações sobre como configurar a aprovação de documentos, consulte Exigir a aprovação de itens numa lista ou biblioteca de sites.

Quando marcar um ficheiro de uma biblioteca com o controlo de versões ativado, é criada uma nova versão sempre que o marcar novamente. Além disso, se as versões principais e secundárias estiverem ativadas, pode decidir, no marcar- in, que tipo de versão está a dar entrada. Nas bibliotecas onde a finalização da compra é necessária, as versões só são criadas após marcar de entrada.

Nas bibliotecas onde a finalização da compra não é necessária, é criada uma nova versão da primeira vez que guardar depois de abrir o ficheiro. Cada gravação subsequente substitui a versão que criou com a primeira gravação. Se fechar a aplicação e, em seguida, reabrir o documento, a primeira gravação produzirá, mais uma vez, uma versão. Isto pode fazer com que o número de versões proliferar muito rapidamente.

Para obter mais informações sobre marcar de entrada e saída, consulte Dar saída, marcar ou eliminar alterações a ficheiros numa biblioteca.

Ao utilizar a funcionalidade Ver no Explorador de Arquivos para trabalhar com ficheiros, é importante ter em atenção que existe uma ligeira diferença de comportamento em comparação com trabalhar com o browser.

Na funcionalidade Ver no Explorador de Arquivos, mudar o nome de um ficheiro não é considerado uma alteração que acione a criação de uma nova versão. Isto significa que, quando altera o nome do ficheiro através da funcionalidade Ver no Explorador de Arquivos, o SharePoint não cria uma nova versão do ficheiro, mas muda o nome do ficheiro.

No entanto, ao utilizar o browser (ou o cliente de Sincronização do OneDrive), mudar o nome de um ficheiro resulta na criação de uma nova versão.

Exigir marcar pode ajudar a sua equipa a tirar o máximo partido do controlo de versões, porque as pessoas especificamente designam quando uma versão deve ser criada. Uma versão só é criada quando alguém dá saída de um ficheiro, o altera e, em seguida, volta a dar entrada do mesmo. Quando não for necessário marcar, é criada uma versão quando alguém guarda um ficheiro pela primeira vez e esta versão é atualizada quando a pessoa o fecha. Se essa pessoa ou outra pessoa abrir e guardar novamente o ficheiro, será criada outra versão. Consoante a situação, poderá não pretender que sejam criadas várias versões, por exemplo, se tiver de fechar um ficheiro para participar numa reunião antes de concluir as alterações ao ficheiro.

Quando é necessário marcar, as pessoas não podem adicionar ficheiros, alterar ficheiros ou alterar as propriedades do ficheiro sem primeiro dar saída do ficheiro. Quando as pessoas marcar em ficheiros, é-lhes pedido que forneçam comentários sobre as alterações efetuadas, o que ajuda a criar um histórico de versões mais significativo.

Para obter mais informações sobre como exigir a finalização da compra, consulte Configurar uma biblioteca para exigir marcar dos ficheiros.

Listas e bibliotecas têm permissões relacionadas com o controlo de versões e marcar que variam consoante o nível de permissão aplicado a um utilizador ou a um grupo específico. Alguém que possa editar níveis de permissão pode configurar estas permissões de forma diferente ou pode criar um novo grupo com níveis de permissão personalizados.

Estas permissões permitem flexibilidade na forma como gere a sua biblioteca. Por exemplo, poderá querer que alguém possa eliminar versões de um ficheiro sem ter permissão para eliminar o próprio ficheiro. A permissão para Eliminar Versões não é igual à permissão para Eliminar Itens, pelo que pode fornecer um nível de controlo personalizado.

A tabela seguinte mostra as permissões relacionadas com o controlo de versões e marcar e a que níveis de permissão predefinidos se aplicam.

Para obter mais informações sobre permissões, veja Compreender os níveis de permissão.