Konfigurowanie biblioteki do wymagania wyewidencjonowywania plików
Applies To
Wersja subskrypcyjna programu SharePoint Server SharePoint Server 2019 SharePoint Server 2016 SharePoint Server 2013 Enterprise Program Microsoft Office SharePoint Online na platformie Microsoft 365 SharePoint Foundation 2013 Microsoft Office SharePoint Online na platformie Microsoft 365 Small Business Microsoft Office SharePoint Online obsługiwany przez firmę 21VianetJednym ze sposobów kontrolowania współpracy nad dokumentami jest wymaganie wyewidencjonowania plików, zwłaszcza gdy wielu użytkowników ma dostęp do biblioteki. Jeśli wyewidencjonowywanie biblioteki jest wymagane, inne osoby nie mogą jej zastąpić. Istnieje jednak ryzyko uniemożliwienia innym osobom zobaczenia najnowszych zmian lub samodzielnego wprowadzania zmian. Jeśli inne osoby muszą pracować nad dokumentem, ważne jest, aby pliki były zaewidencjonowane ponownie szybko.
Uwaga: Nie konfiguruj biblioteki tak, aby wymagać wyewidencjonowywania, jeśli użytkownicy planują współtworzyć dokumenty w bibliotece. Użytkownicy nie mogą pracować jednocześnie nad dokumentami, gdy wymagane jest wyewidencjonowanie.
Wymaganie wyewidencjonowania plików do edycji
Uwaga: Tylko użytkownicy z uprawnieniami Pełna kontrola lub Projektowanie mogą skonfigurować biblioteki do wymagania wyewidencjonowywania plików.
-
Przejdź do biblioteki, w którą zamierzasz pracować.
-
Wybierz pozycję Ustawienia > Ustawienia biblioteki.
Jeśli nie widzisz tych elementów menu, na wstążce wybierz pozycję Biblioteka, a następnie w grupie Ustawienia wybierz pozycję Ustawienia biblioteki.
-
Na stronie Ustawienia wybierz pozycję Więcej ustawień biblioteki (w przypadku programu SharePoint Classic znajduje się on w obszarze Ustawienia ogólne). Wybierz pozycję Ustawienia przechowywania wersji.
-
W sekcji Wymagaj wyewidencjonowania w obszarze Wymagaj wyewidencjonowania dokumentów, zanim będzie można je edytować?, wybierz pozycję Tak.
-
Aby zapisać ustawienia i powrócić do strony Ustawienia biblioteki , wybierz przycisk OK.
Jeśli to zrobisz ... |
Tak się dzieje... |
---|---|
Tworzenie lub dodawanie pliku do biblioteki |
Plik zostanie wstępnie wyewidencjonowany dla Ciebie. Aby inne osoby mogły ją zobaczyć i pracować z nią, należy ją zaewidencjonować w bibliotece. |
Otwieranie pliku do edycji |
Plik zostanie automatycznie wyewidencjonowany po wybraniu pozycji Edytuj. Zostanie wyświetlone okno dialogowe komunikatu informujące o zamiarze wyewidencjonowania pliku i umożliwia edytowanie go w lokalnym folderze wersji roboczych. Po wyewidencjonowaniu ikona pliku jest pokryta zieloną strzałką wskazującą w dół, co oznacza, że plik został wyewidencjonowany. Nikt inny nie może zmienić pliku i nikt inny nie może zobaczyć Twoich zmian, gdy jest on wyewidencjonowany. |
Wprowadzanie zmian w informacjach o pliku (właściwościach) |
Jeśli plik nie został jeszcze wyewidencjonowany, musisz go wyewidencjonować, aby można było wprowadzić zmiany we właściwościach, takich jak tytuł, imię i nazwisko autora, termin wykonania, statystyka wyrazów itd. Wprowadzone zmiany zostaną zastosowane dopiero po ponownym zaewidencjonowaniu pliku. |
Spróbuj otworzyć plik wyewidencjonowany dla innej osoby |
Opcje Wyewidencjonuj i Synchronizacja są niedostępne. Nie możesz wyewidencjonować pliku wyewidencjonowanego przez inną osobę. Jeśli spróbujesz to zrobić, zostanie wyświetlone okno dialogowe z informacją, że plik został wyewidencjonowany przez inną osobę. Aby dowiedzieć się, kto wyewidencjonował plik, umieść wskaźnik myszy na ikonie pliku. Imię i nazwisko osoby, która ją wyewidencjonował, jest wyświetlane w etykietce narzędzia. W razie potrzeby możesz skontaktować się z tą osobą, aby poprosić o zaewidencjonowanie pliku. |
Zaewidencjonuj plik |
Zostanie wyświetlony monit o wprowadzenie komentarza dotyczącego wprowadzonych zmian. Jeśli biblioteka śledzi wersje, komentarz staje się częścią historii wersji. Jeśli są śledzone wersje główne i pomocnicze, zostanie wyświetlony monit o wybranie typu ewidencjonowanej wersji. Aby uzyskać więcej informacji na temat przechowywania wersji, zobacz Też. |
Pozostaw plik wyewidencjonowany przez długi czas |
Nikt inny nie może zobaczyć Twoich zmian ani edytować pliku, gdy jest wyewidencjonowany. Chociaż jest to przydatne w czasie wprowadzania zmian, może to również uniemożliwić innym osobom wykonywanie przypisanych zadań. Zarówno dobrą praktyką biznesową, jak i wspólną uprzejmością jest jak najszybsze zaewidencjonowanie pliku po jego sprawdzeniu. W pewnych okolicznościach administrator może być konieczne wymuszenie zaewidencjonowania pliku. |