Jak działa przechowywanie wersji na listach i w bibliotekach

Gdy przechowywanie wersji jest włączone, wersje są tworzone w następujących sytuacjach:

• Gdy element listy lub plik jest tworzony po raz pierwszy lub gdy plik jest przekazywany.

  : Jeśli wyewidencjonuj plik jest wymagany, musisz zaewidencjonować plik, aby utworzyć jego pierwszą wersję.

• Po przekazaniu pliku o takiej samej nazwie jak istniejący plik.

• Gdy właściwości elementu listy lub pliku zostaną zmienione.

• Po otwarciu i zapisaniu dokumentu pakietu Office. Po ponownym otwarciu dokumentu po zapisaniu edycji zostanie utworzona nowa wersja.

• Okresowo podczas edytowania i zapisywania dokumentów pakietu Office. Nie wszystkie zmiany i zapisy tworzą nowe wersje. Na przykład podczas częstego zapisywania zmian każda nowa wersja zapisuje punkt w czasie, a nie poszczególne edycje. Jest to typowe, gdy funkcja autozapisu jest włączona.

• Podczas współtworzenia dokumentu, gdy inny użytkownik rozpoczyna pracę nad dokumentem lub gdy użytkownik kliknie pozycję zapisz, aby przekazać zmiany do biblioteki. 

W danej chwili mogą istnieć maksymalnie trzy bieżące wersje pliku: wersja wyewidencjonowana, najnowsza wersja pomocnicza lub robocza oraz najnowsza opublikowana lub główna wersja. Wszystkie inne wersje są traktowane jako wersje historyczne. Niektóre bieżące wersje są widoczne tylko dla użytkowników, którzy mają uprawnienia do ich wyświetlania.

Zazwyczaj wersja główna stanowi punkt kontrolny, na przykład plik przesłany do recenzji lub publikacji, natomiast wersja pomocnicza to praca w toku, która nie jest gotowa do odczytania przez wszystkich uczestników witryny. W zależności od sposobu działania zespołu twój zespół może potrzebować najnowszych wersji pomocniczych, takich jak ostatnio edytowana wersja. Z czasem twój zespół może mniej potrzebować starszej wersji pomocniczej.

Niektóre organizacje śledzą zarówno wersje główne, jak i pomocnicze plików w swoich bibliotekach. Inni śledzą tylko wersje główne. Wersje główne są identyfikowane za pomocą liczb całkowitych, takich jak 5.0; Wersje pomocnicze są identyfikowane za pomocą liczb dziesiętnych, takich jak 5.1.

Większość organizacji używa wersji pomocniczych podczas opracowywania plików i wersji głównych po osiągnięciu określonych punktów kontrolnych lub gdy pliki są gotowe do przeglądu dla szerokiego grona odbiorców. W wielu organizacjach wersja robocza zabezpieczeń jest ustawiona tak, aby zezwalała tylko właścicielowi pliku i osobom, które mają uprawnienia do zatwierdzania plików. Oznacza to, że wersje pomocnicze nie są widoczne dla nikogo innego, dopóki nie zostanie opublikowana wersja główna.

Listy obsługuje tylko wersje główne. Każda wersja elementu listy jest numerowana z liczbą całkowitą. Jeśli Organizacja wymaga zatwierdzenia elementów na liście, elementy pozostają w stanie Oczekujące, dopóki nie zostaną zatwierdzone przez osobę, która ma uprawnienia do ich zatwierdzania. W stanie oczekiwania są one ponumerowane za pomocą liczb dziesiętnych i są określane jako wersje robocze.

Maksymalna liczba wersji pomocniczych to 511, a liczbę wersji głównych można dostosować. Aby uzyskać informacje na temat ustawiania liczby wersji głównych, zapoznaj się z sekcją Kontrolowanie liczby przechowywanych wersji.

Jeśli korzystasz z aplikacji online lub najnowszej wersji klasycznej i próbujesz zapisać inną wersję pomocniczą wykraczającą poza maksymalną kwotę, zastąpisz najnowszą wersję pomocniczą. Jeśli korzystasz ze starego klienta, nie możesz zapisać ani przekazać żadnych zmian. Aby uniknąć zastępowania lub nadal przekazywać zmiany, należy opublikować następną wersję główną. Następnie będzie można ponownie opublikować maksymalną liczbę wersji pomocniczych dla tej wersji głównej. Aby dowiedzieć się, jak publikować nowe wersje, zobacz Publikowanie lub anulowanie publikowania wersji pliku.

Aby uzyskać więcej informacji na temat włączania i konfigurowania przechowywania wersji, w tym wersji głównych i pomocniczych, zobacz Włączanie i konfigurowanie przechowywania wersji dla listy lub biblioteki.

Numery wersji są dodawane automatycznie za każdym razem, gdy tworzysz nową wersję. Na liście lub w bibliotece, dla których włączono przechowywanie wersji głównych, wersje mają numery całkowite, takie jak 1.0, 2.0, 3.0 i tak dalej. W bibliotekach administrator może włączyć przechowywanie wersji zarówno dla wersji głównych, jak i pomocniczych. Podczas śledzenia wersji pomocniczych mają one numery dziesiętne, takie jak 1.1, 1.2, 1.3 i tak dalej. Gdy jedna z tych wersji zostanie opublikowana jako wersja główna, jej numer stanie się liczbą 2.0. Kolejne wersje pomocnicze mają numer 2.1, 2.2, 2.3 i tak dalej.

Po odrzuceniu wyewidencjonowania numer wersji nie ulega zmianie. Jeśli najnowsza wersja to wersja 3.0, po odrzuceniu finalizacji zakupu pozostanie ona w wersji 3.0.

Po usunięciu wersji ta wersja przechodzi do Kosza, a jej numer jest numerem. W historii wersji zostaną wyświetlone pozostałe numery wersji. Pozostałe numery wersji nie ulegają zmianie. Jeśli na przykład masz dokument w wersjach pomocniczych 4.1 i 4.2 i zdecydujesz się usunąć wersję 4.1, w wynikowej historii wersji będą wyświetlane tylko wersje 4.0 i 4.2. Na poniższym obrazie pokazano to.

Aby uzyskać więcej informacji na temat włączania i konfigurowania przechowywania wersji, w tym wersji głównych i pomocniczych, zobacz Włączanie i konfigurowanie przechowywania wersji dla listy lub biblioteki.

Możesz skonfigurować, kto może wyświetlać wersje robocze elementów listy i plików. Wersje robocze są tworzone w dwóch sytuacjach:

• Gdy w bibliotece jest tworzona lub aktualizowana pomocnicza wersja pliku, która śledzi wersje główne i pomocnicze.

• Gdy element listy lub plik jest tworzony lub aktualizowany, ale nie został jeszcze zatwierdzony na liście lub w bibliotece, w której wymagane jest zatwierdzenie zawartości.

Podczas śledzenia wersji głównych i pomocniczych możesz określić, czy użytkownicy muszą mieć uprawnienia do edytowania plików, zanim będą mogli wyświetlać i odczytywać wersję pomocniczą. Po zastosowaniu tego ustawienia nad plikiem mogą pracować osoby mające uprawnienia do edytowania pliku, ale osoby, które mają uprawnienia tylko do odczytu pliku, nie mogą zobaczyć wersji pomocniczej. Na przykład możesz nie chcieć, aby wszystkie osoby mające dostęp do biblioteki widziały komentarze lub poprawki podczas edytowania pliku. Jeśli są śledzone wersje główne i pomocnicze, a nikt nie opublikował jeszcze wersji głównej, plik nie jest widoczny dla osób, które nie mają uprawnień do sprawdzania elementów roboczych.

Gdy jest wymagane zatwierdzanie zawartości, możesz określić, czy pliki oczekujące na zatwierdzenie mogą być wyświetlane przez osoby z uprawnieniami do odczytu, osoby z uprawnieniami do edycji, czy tylko autora i osoby z uprawnieniami do zatwierdzania elementów. Jeśli są śledzone wersje główne i pomocnicze, autor musi opublikować wersję główną, aby można było przesłać plik do zatwierdzenia. Gdy jest wymagane zatwierdzanie zawartości, osoby, które mają uprawnienia do odczytywania zawartości, ale nie mają uprawnień do zobaczenia elementów roboczych, zobaczą ostatnią zatwierdzoną lub główną wersję pliku.

Niezależnie od tego, czy użytkownicy mają uprawnienia do edytowania pliku, czy nie, jeśli użytkownicy wyszukują plik w wersji pomocniczej, nie uzyskają dla niego wyników.

Niektóre organizacje zezwalają na nieograniczoną liczbę wersji plików, a inne mają ograniczenia. Po sprawdzeniu najnowszej wersji pliku może się okazać, że brakuje starej wersji. Jeśli najnowsza wersja to 101.0 i zauważysz, że nie ma już wersji 1.0, oznacza to, że administrator skonfigurował bibliotekę tak, aby zezwalała tylko na 100 głównych wersji pliku. Dodanie wersji 101st powoduje usunięcie pierwszej wersji. Pozostają tylko wersje od 2.0 do 101.0. Podobnie, jeśli zostanie dodana 102. wersja, pozostaną tylko wersje od 3.0 do 102.0.

Administrator może również ograniczyć liczbę wersji pomocniczych tylko do tych dla określonej liczby najnowszych wersji. Jeśli na przykład dozwolonych jest 100 wersji głównych, administrator może zdecydować o zachowaniu wersji pomocniczych tylko dla pięciu najnowszych wersji głównych. Maksymalna liczba wersji pomocniczych między wersjami głównymi wynosi 511. Aby uzyskać więcej informacji na temat publikowania wersji głównych i pomocniczych oraz tego, co się stanie, gdy masz więcej niż maksymalną liczbę wersji pomocniczych, zapoznaj się z sekcją Wersje główne i pomocnicze. Aby dowiedzieć się, jak publikować nowe wersje, zobacz Publikowanie lub anulowanie publikowania wersji pliku.

W bibliotece, która ogranicza liczbę wersji głównych, dla których przechowuje wersje pomocnicze, wersje pomocnicze są usuwane dla poprzednich wersji głównych po osiągnięciu limitu wersji. Jeśli na przykład przechowujesz wersje robocze tylko dla 100 wersji głównych, a Twój zespół utworzy 105 wersji głównych, tylko wersje główne będą zachowywane dla najwcześniejszych wersji. Wersje pomocnicze skojarzone z pięcioma najwcześniejszymi wersjami głównymi , takimi jak 1.2 lub 2.3, są usuwane, ale wersje główne — 1, 2 itd. — są zachowywane, chyba że biblioteka ogranicza również wersje główne.

Ograniczanie liczby wersji jest na ogół dobrym rozwiązaniem. Oznacza to, że możesz zaoszczędzić miejsce na serwerze i zmniejszyć ilość miejsca dla użytkowników. Jeśli jednak Twoja organizacja jest zobowiązana do zapisania wszystkich wersji z przyczyn prawnych lub innych, nie stosuj żadnych limitów.

Aby uzyskać więcej informacji na temat włączania i konfigurowania przechowywania wersji, w tym limitów, zobacz Włączanie i konfigurowanie przechowywania wersji dla listy lub biblioteki.

• Jeśli jesteś klientem Microsoft 365, przechowywanie wersji jest włączane automatycznie podczas tworzenia biblioteki lub listy. Przechowywanie wersji można wyłączyć przy użyciu interfejsów API programu PowerShell lub dewelopera. Uwaga: Wyłączenie przechowywania wersji nie jest zalecane, ponieważ wyłącza ochronę przed odzyskiwaniem wersji.

• W przypadku SharePoint Server przechowywanie wersji jest włączane automatycznie podczas tworzenia biblioteki, ale nie podczas tworzenia listy.

Każda osoba mająca uprawnienia do zarządzania listami może włączyć lub wyłączyć przechowywanie wersji. W wielu witrynach ta sama osoba zarządza witryną, ponieważ listy i biblioteki dziedziczą uprawnienia witryny. Oprócz włączenia przechowywania wersji właściciel witryny (lub inna osoba zarządzająca listą lub biblioteką) decyduje, czy wymagać zatwierdzenia zawartości, kto może wyświetlać elementy robocze i czy jest wymagane wyewidencjonowanie. Każda z tych decyzji ma wpływ na sposób działania przechowywania wersji. Jeśli na przykład osoba zarządzająca biblioteką zdecyduje się wymagać wyewidencjonowania, numery wersji są tworzone tylko po zaewidencjonowaniu pliku. Jeśli jest wymagane zatwierdzanie zawartości, numery wersji głównych są stosowane dopiero po zatwierdzeniu plików przez osobę, która ma do tego uprawnienia.

Aby dowiedzieć się, jak włączyć przechowywanie wersji dla listy lub biblioteki, zobacz Włączanie i konfigurowanie przechowywania wersji dla listy lub biblioteki.

Jeśli przechowywanie wersji jest włączone w bibliotece, osoba, która go konfiguruje, określa, czy mają być śledzone wersje główne i pomocnicze, a także określa, kto może wyświetlać wersje pomocnicze. W większości przypadków, gdy jest wymagane zatwierdzanie zawartości, tylko właściciel pliku i osoby, które mają uprawnienia do zatwierdzania elementów, mogą zobaczyć wersje pomocnicze. W innych bibliotekach każda osoba, która może edytować pliki w bibliotece lub każda osoba mająca uprawnienia odczytu do biblioteki, może wyświetlić wszystkie wersje. Po zatwierdzeniu wersji wszyscy, którzy mają uprawnienia odczytu do listy lub biblioteki, mogą zobaczyć tę wersję.

Mimo że listy nie mają wersji głównej i pomocniczej, każdy element w stanie Oczekujący jest uważany za wersję roboczą. W większości przypadków tylko twórca elementu i osoby z uprawnieniami Pełna kontrola lub Projektowanie mogą wyświetlać wersje robocze. Wersja robocza jest wyświetlana w obszarze Stan oczekiwania dla tych osób, ale inne osoby widzą tylko najnowszą zatwierdzoną wersję w historii wersji. Jeśli plik zostanie odrzucony, pozostanie w stanie Oczekiwanie , dopóki osoba, która ma niezbędne uprawnienia, go usunie.

Domyślnie element lub plik oczekujący jest widoczny tylko dla jego twórcy i osób z uprawnieniami do zarządzania listami, ale możesz określić, czy inne grupy użytkowników mogą wyświetlać element lub plik. Jeśli w bibliotece skonfigurowano śledzenie wersji głównych i pomocniczych, osoba, która edytuje plik, musi najpierw opublikować wersję główną pliku.

Aby uzyskać więcej informacji na temat konfigurowania zatwierdzania dokumentów, zobacz Wymaganie zatwierdzania elementów na liście lub w bibliotece witryny.

Podczas wyewidencjonowywania pliku z biblioteki z włączoną funkcją przechowywania wersji za każdym razem, gdy go zaewidencjonujesz, jest tworzona nowa wersja. Jeśli są włączone wersje główne i pomocnicze, podczas meldowania możesz zdecydować, jakiego typu wersję chcesz zaewidencjonować. W bibliotekach, w których jest wymagane wyewidencjonowanie, wersje są tworzone tylko podczas meldowania się.

W bibliotekach, w których wyewidencjonowanie nie jest wymagane, nowa wersja jest tworzona po pierwszym zapisaniu po otwarciu pliku. Każdy kolejny zapis zastępuje wersję utworzoną przy pierwszym zapisaniu. Jeśli zamkniesz aplikację, a następnie ponownie otworzysz dokument, pierwsze zapisanie spowoduje ponowne utworzenie wersji. Może to spowodować bardzo szybkie rozprzestrzenianie się liczby wersji.

Aby uzyskać więcej informacji na temat ewidencjonowania i wyewidencjonowywania, zobacz Wyewidencjonowywanie, ewidencjonowywanie i odrzucanie zmian w plikach w bibliotece.

Podczas używania funkcji Wyświetl w Eksplorator plików do pracy z plikami należy pamiętać, że występuje niewielka różnica w zachowaniu w porównaniu z pracą z przeglądarką.

W funkcji Wyświetl w Eksplorator plików zmiana nazwy pliku nie jest uważana za zmianę powodującą utworzenie nowej wersji. Oznacza to, że po zmianie nazwy pliku za pośrednictwem funkcji Wyświetl w Eksplorator plików program SharePoint nie tworzy nowej wersji pliku, ale zmienia jego nazwę.

Jednak w przypadku korzystania z przeglądarki (lub klienta synchronizacji usługi OneDrive) zmiana nazwy pliku powoduje utworzenie nowej wersji.

Wymaganie wyewidencjonowania może pomóc zespołowi w jak największym wykorzystaniu możliwości przechowywania wersji, ponieważ użytkownicy określają konkretnie, kiedy ma zostać utworzona wersja. Wersja jest tworzona tylko wtedy, gdy ktoś wyewideńcza plik, zmienia go, a następnie sprawdza ponownie. Gdy wyewidencjonowywanie nie jest wymagane, podczas pierwszego zapisywania pliku jest tworzona wersja, a ta wersja jest aktualizowana po jej zamknięciu. Jeśli ta osoba lub inna osoba otworzy plik i zapisze go ponownie, zostanie utworzona inna wersja. W zależności od sytuacji utworzenie wielu wersji może być niemożliwe, na przykład jeśli musisz zamknąć plik, aby wziąć udział w spotkaniu przed zakończeniem wprowadzania zmian w pliku.

Gdy jest wymagane wyewidencjonowanie, użytkownicy nie mogą dodawać plików, zmieniać plików ani zmieniać właściwości pliku bez uprzedniego wyewidencjonowania pliku. Podczas ewidencjonowania plików są wyświetlane monity o podanie komentarzy na temat wprowadzonych przez nich zmian, co pomaga utworzyć bardziej opisową historię wersji.

Aby uzyskać więcej informacji na temat wymagania wyewidencjonowania, zobacz Konfigurowanie biblioteki do wymagania wyewidencjonowywania plików.

Listy i biblioteki mają uprawnienia związane z przechowywaniem wersji i wyewidencjonowywaniem, które różnią się w zależności od poziomu uprawnień zastosowanego do użytkownika lub określonej grupy. Osoba, która może edytować poziomy uprawnień, może skonfigurować te uprawnienia w inny sposób lub utworzyć nową grupę z dostosowanymi poziomami uprawnień.

Te uprawnienia umożliwiają elastyczność zarządzania biblioteką. Możesz na przykład chcieć, aby ktoś mógł usunąć wersje pliku bez uprawnienia do usunięcia samego pliku. Uprawnienie do usuwania wersji nie jest tym samym co uprawnienie do usuwania elementów, więc można zapewnić dostosowany poziom kontroli.

W poniższej tabeli przedstawiono uprawnienia związane z przechowywaniem wersji i wyewidencjonowywaniem oraz domyślnymi poziomami uprawnień, do których mają one zastosowanie.

Aby uzyskać więcej informacji na temat uprawnień, zobacz Opis poziomów uprawnień.