Gdzie są przechowywane moje pliki Viva Engage?

Pliki przechowywane w magazynie w chmurze Viva Engage

Pliki przechowywane w bibliotece dokumentów programu SharePoint grupy

Miejsce przechowywania nowych plików

Nowe pliki są przechowywane w magazynie w chmurze Viva Engage w grupie, w której plik jest dołączony lub przekazany. Są one widoczne na liście Pliki grupy.

Nowe pliki dla Microsoft 365 połączonych grup są przechowywane w bibliotece dokumentów programu SharePoint dla społeczności. Są one widoczne na liście Plików grupy Viva Engage lub w folderze Aplikacje/Viva Engage w bibliotece dokumentów programu SharePoint społeczności.

Pliki zapisane w aplikacji Viva Engage, zanim Twoja organizacja uzyska nową funkcję, pozostaną w magazynie w chmurze Viva Engage.

Tworzenie nowego pliku pakietu Office

Na liście plików grupy w aplikacji Viva Engage kliknij pozycję Nowy i wybierz pozycję Dokument programu Word, Prezentacja programu PowerPoint lub Skoroszyt programu Excel.

Nie można tworzyć nowych plików na stronie Pliki . Pliki muszą zostać utworzone w innej lokalizacji, a następnie przekazane do aplikacji Viva Engage.

Organizowanie plików

Pliki dla każdej grupy są przechowywane na liście. Możesz wyświetlić wszystkie dokumenty, obrazy lub klipy wideo, ale nie ma innych sposobów sortowania i zmieniania kolejności listy.

W prawym okienku nawigacji kliknij link biblioteki dokumentów programu SharePoint dla grupy, wybierz folder Aplikacje/Viva Engage i możesz sortować i filtrować listę plików.

Pliki można zreorganizować w podfoldery lub przenieść, a linki z aplikacji Viva Engage będą nadal działać. Ta reorganizacja jest widoczna tylko po przejściu do biblioteki dokumentów programu SharePoint.

Zwróć uwagę, że podczas wyświetlania listy plików z aplikacji Viva Engage lista wskazuje tylko, że plik jest przechowywany w programie SharePoint i nie określa nazwy folderu.

Wyświetlanie podglądu pliku

Kliknij plik, a następnie kliknij pozycję Kliknij tutaj, aby wyświetlić ten plik.

Kliknij plik.

Edytowanie pliku z aplikacji Viva Engage

W przypadku dokumentów programów Word, Excel i PowerPoint należy wprowadzać zmiany w aplikacjach Office Online. Nie można edytować pliku i przekazać nowej wersji za pomocą aplikacji Word, Excel ani PowerPoint.

Edytuj plik i inne akcje znajdują się poniżej podglądu.

Jeśli pozycja Edytuj plik nie jest wyświetlana, oznacza to, że dokument został utworzony w trybie tylko do odczytu, ponieważ nowe dokumenty są zapisywane w programie SharePoint. Aby edytować plik, musisz go pobrać i przekazać ponownie. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Edytowanie wcześniej zaktualizowanego pliku, gdy grupa połączona Viva Engage przechowuje pliki w programie SharePoint.

W przypadku dokumentów programów Word, Excel i PowerPoint zmiany można wprowadzać w aplikacjach Office Online lub w aplikacji. Poprawki są śledzone w bibliotece dokumentów programu SharePoint.

Edytuj dokument i inne akcje znajdują się nad podglądem.

Kto może uzyskiwać dostęp do plików

Prawa dostępu są określane przez społeczność, w których znajduje się plik. Każdy może wyświetlać i edytować pliki w społecznościach publicznych. Tylko członkowie mogą wyświetlać i edytować pliki w społecznościach prywatnych. Adresaci wiadomości prywatnych z dołączonymi plikami mogą wyświetlać te pliki.

Prawa dostępu początkowego są określane przez społeczność, w którym zapisano plik, ale administratorzy programu SharePoint mogą zmieniać prawa dostępu do poszczególnych plików.

Jak goście uzyskują dostęp do plików

Każdy użytkownik lub dowolny gość z organizacji lub spoza niej może dołączyć plik w społeczności, której jest członkiem, oraz odczytywać i modyfikować pliki w społeczności.

Dostęp gościa do plików zależy od typu gościa:

Goście na poziomie sieci nie mają domyślnego dostępu do wyświetlania plików Viva Engage zapisanych w programie SharePoint.

• Jeśli chcesz, aby mogli żądać dostępu do wyświetlania określonych plików, muszą zostać dodana jako gość usługi Azure B2B w dzierżawie Microsoft 365. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Dokumentacja B2B usługi Azure Active Directory.

• Goście na poziomie sieci będący gośćmi usługi Azure B2B i członkowie społeczności mogą wyświetlać, przekazywać i edytować zawartość z biblioteki dokumentów usługi SPO. Nie będą mogli tego zrobić z Viva Engage.

• Jeśli chcesz, aby mogli przekazywać pliki do określonej społeczności z programu SharePoint lub mieć domyślny dostęp do plików przekazywanych do programu SharePoint, dodaj je jako członków społeczności w programie SharePoint.

• Goście na poziomie konwersacji nie mają domyślnego dostępu do żadnych plików zapisanych w programie SharePoint. Jeśli chcesz, aby mogli zażądać dostępu do określonych plików w konwersacji, dodaj je jako gościa usługi Azure B2B w dzierżawie Microsoft 365. Nie mogą przekazywać plików.

• Goście zewnętrzni mogą być tylko członkami grup zewnętrznych. Grupy zewnętrzne przechowują tylko pliki w aplikacji Viva Engage.

Uniemożliwianie innym osobom wprowadzania zmian

Administratorzy społeczności lub właściciele plików mogą oznaczyć wersję pliku jako wersję oficjalną. Zapobiega to edytowaniu go przez inne osoby.

W programie SharePoint każdy członek społeczności może wyewidencjonować plik, co uniemożliwia innym osobom jego edytowanie. Administratorzy programu SharePoint mogą również zmieniać uprawnienia do poszczególnych plików.

Śledzenie poprawek

Śledzenie i wyświetlanie poprawek na stronie pliku w aplikacji Viva Engage.

Nie można usunąć starych wersji.

Wyświetlanie historii poprawek i wcześniejszych wersji z biblioteki dokumentów programu SharePoint.

W historii zmian znajduje się więcej szczegółów zmian, a starsze wersje można usunąć.

Oznacz jako oficjalny

Administratorzy społeczności lub właściciele plików mogą oznaczyć wersję pliku jako wersję oficjalną. Zapobiega to edytowaniu go przez inne osoby, a plik jest wyświetlany z żółtą gwiazdką na liście Plik.

Nie można oznaczyć konkretnej wersji pliku jako oficjalnej.

Wyszukiwanie

Wyszukiwanie w aplikacji Viva Engage zawiera 5000 pierwszych znaków najnowszej wersji .docx, .pptx i .pdf formatowania plików, a także metadane, takie jak tytuł i autor.

Wyszukiwanie w aplikacji Viva Engage wyszukuje tylko tytuł i autora. Jeśli chcesz przeszukać zawartość plików Viva Engage w programie SharePoint, musisz przeprowadzić wyszukiwanie z biblioteki dokumentów programu SharePoint.