Modificare documenti da Viva Engage

Tu e gli altri membri della community Viva Engage potete modificare i file pubblicati nella community. Per ogni file viene salvata una cronologia delle versioni.

Note:

Viva Engage sta distribuendo modifiche all'archiviazione dei file per Viva Engage file nelle community connesse di Microsoft 365. In precedenza, tutti i file Viva Engage venivano archiviati in Viva Engage archiviazione cloud. Dopo che l'organizzazione avrà ottenuto queste modifiche, tutti i file Viva Engage per le community connesse vengono archiviati in SharePoint e accessibili dall'interno di Viva Engage. Quando Viva Engage è connesso a Microsoft 365, ogni community è supportata da un gruppo in Microsoft 365.
Per sapere se è disponibile questa nuova funzionalità e vedere quali modifiche aspettarsi, vedere Dove sono archiviati i file di Viva Engage?
Nell'ambito di questa modifica, tutti i file esistenti archiviati in Viva Engage per le community connesse sono di sola lettura. Questo significa che invece di modificare un file, è necessario scaricare e ricaricare il file e modificare la versione appena caricata. Per altre informazioni, vedere Modificare un file caricato in precedenza quando il gruppo connesso Viva Engage ora archivia i file in SharePoint.

La procedura per modificare i file, visualizzare la cronologia delle versioni e aprire le revisioni precedenti dipende dalla posizione in cui è archiviato il file e dal tipo di file:

Per Word, PowerPoint o Excel archiviati in Viva Engage, se si vuole tenere traccia delle revisioni, nella pagina Viva Engage del file, aprirlo in Office Online.

Lavorare in Microsoft 365 per il Web è molto simile a Microsoft 365 sul desktop. Per suggerimenti e assistenza sull'uso delle app Microsoft 365 per il Web, vedere:

Attività di base in Word per il Web | Attività di base in Excel Online | Attività di base in PowerPoint per il web. La cronologia delle versioni viene visualizzata dalla pagina Viva Engage del file.
Per i file di Word, PowerPoint o Excel archiviati in SharePoint, se si vuole tenere traccia delle revisioni, è possibile apportare modifiche con Microsoft 365 per il Web o usando Word, PowerPoint o Excel. La cronologia delle versioni viene visualizzata nella raccolta documenti di SharePoint Online del gruppo.
Per altri tipi di file, è possibile scaricare il file, apportare modifiche e quindi caricare una nuova versione del file modificato. Le revisioni vengono registrate in Viva Engage per i file archiviati in Viva Engage archiviazione cloud e in SharePoint per i file archiviati in SharePoint.

Visualizzare in anteprima o modificare un file da una conversazione

Fare clic sul file. Si apre la pagina Viva Engage per il file. Se è disponibile un'anteprima, viene visualizzata.

Suggerimento: Per altre opzioni relative ai file, fare clic sull'icona Altro nella casella degli allegati della conversazione.
Nell'elenco Azioni file selezionare Modifica file. Viene aperta una nuova scheda per il file.
- Apportare le modifiche desiderate con Office Online. Per interrompere la modifica in Office Online, chiudere la scheda nel browser. Le modifiche vengono salvate automaticamente nel file allegato.
- Se il file è archiviato in SharePoint, sarà disponibile un'opzione per modificarlo in Word, Excel o PowerPoint nella parte superiore.
Se non è presente un'anteprima o nessun collegamento Modifica file :
1. Selezionare Fare clic per scaricare o Scaricare e salvare il file nel computer.
2. Modifica il file.
3. Caricarlo in Viva Engage trovando la versione originale e selezionando Carica una nuova versione nell'elenco Azioni file.

Visualizzare in anteprima o modificare un file da un gruppo

In un gruppo fare clic su File e quindi sul nome del file. Mostra il file nel contesto della conversazione in cui è stato pubblicato.
Per visualizzare in anteprima il file, selezionare Fare clic qui per visualizzare il documento. Se il file può essere visualizzato in anteprima, verrà visualizzata l'anteprima.
Per modificare il file, nell'elenco Azioni file a destra fare clic su Modifica file.
- Apportare le modifiche desiderate con Office Online. Per interrompere la modifica in Office Online, chiudere la scheda nel browser. Le modifiche vengono salvate automaticamente nel file allegato.
- Se il file è archiviato in SharePoint, è disponibile un'opzione per modificarlo in Word, Excel o PowerPoint nella parte superiore.
Se Modifica file non è disponibile nell'elenco Azioni file :
1. Nell'elenco Azioni file fare clic su Scarica e salvare il file nel computer.
2. Modifica il file.
3. Caricarlo in Viva Engage trovando la versione originale e selezionando Carica una nuova versione nell'elenco Azioni file.

Visualizzare in anteprima o modificare un file dall'elenco File di Viva Engage

Per trovare un file in caso di dubbi sulla community in cui si trova, seleziona l'icona delle impostazioni , seleziona File e quindi esplora il percorso più probabile per il file.

In questa visualizzazione le azioni sui file sono tutte disponibili nel menu a discesa della colonna Ultimo aggiornamento il .
Per visualizzare un file in anteprima, nel menu a discesa selezionare Anteprima.

Se l'opzione Anteprima non è presente nell'elenco, non è disponibile per questo tipo di file.
Per modificare un file, nel menu a discesa selezionare Modifica.
- Apportare le modifiche desiderate con Office Online. Per interrompere la modifica in Office Online, chiudere la scheda nel browser. Le modifiche vengono salvate automaticamente nel file allegato.
- Se il file è archiviato in SharePoint, sarà disponibile un'opzione per modificarlo in Word, Excel o PowerPoint nella parte superiore.
Se Modifica non è disponibile nell'elenco:
1. Selezionare Scarica e salvare il file nel computer.
2. Modifica il file.
3. Caricarlo in Viva Engage trovando la versione originale e selezionando Carica una nuova versione nell'elenco Azioni file.

Usare un file da SharePoint

Per altre opzioni per i file archiviati in SharePoint, ad esempio l'estrazione del file, selezionare il collegamento Raccolta documenti di SharePoint nella pagina del gruppo connesso e passare alla cartella App.

Per informazioni sull'uso dei file da SharePoint, vedere Modificare un documento in una raccolta documenti, Estrarre, archiviare o ignorare le modifiche ai file in una raccolta o Modificare e gestire le autorizzazioni per un elenco o una raccolta di SharePoint.

Domande frequenti

D: Come si può verificare che le modifiche apportate a un file di Office Online vengano salvate?

R: Le modifiche vengono salvate automaticamente in Office Online. Per verificare che le modifiche siano presenti nel file, aggiornare il browser ed esaminare l'anteprima del file.

D: Perché alcuni file di Word, PowerPoint o Excel sono di sola lettura?

R: Se il collegamento Modifica non è presente per i file di Word, PowerPoint o Excel, significa che l'organizzazione ha ricevuto i file Viva Engage archiviati in SharePoint. Sarà necessario scaricare e ricaricare il documento. Per altre informazioni, vedere Modificare un file caricato in precedenza quando il gruppo connesso Viva Engage ora archivia i file in SharePoint.

D: Quando si usa un tipo di file archiviato in Viva Engage che non è possibile modificare in Viva Engage, è possibile sostituire la versione precedente con quella aggiornata?

R: Per tipi di file diversi da Word, PowerPoint ed Excel, sì. Trovare la versione originale del file in Viva Engage e selezionare Carica una nuova versione nell'elenco Azioni file. Il caricamento di una nuova versione non è disponibile per i documenti di Word, Excel o PowerPoint: il rilevamento della versione per questi tipi di file è possibile solo se le modifiche vengono apportate tramite Office Online.

D: Come si fa ad assicurarsi che nessuno cambi il file?

R: Se il file è archiviato in Viva Engage, chiedere all'amministratore di gruppo di fare clic sul relativo nome e quindi selezionare Segna modifiche ufficiali e Blocca modifiche nell'elenco Azioni file a sinistra.

Il file viene visualizzato con una star gialla.
Se il file è archiviato in SharePoint, è possibile estrarlo per assicurarsi che nessun altro possa aprirlo oppure modificare le autorizzazioni di SharePoint per il file.
1. Per trovare il file in SharePoint, fare clic sul collegamento Raccolta documenti di SharePoint nella pagina del gruppo connesso e passare alla cartella App.
2. Seguire le istruzioni di SharePoint in Estrarre, archiviare o ignorare le modifiche apportate ai file in una raccolta o Modificare e gestire le autorizzazioni per un elenco o una raccolta di SharePoint.

Altre informazioni

Dove vengono archiviati i file di Viva Engage?