Dove vengono archiviati i file Viva Engage?

File archiviati in Viva Engage cloud storage

File archiviati nella raccolta documenti di SharePoint del gruppo

Posizione di archiviazione dei nuovi file

I nuovi file vengono archiviati in Viva Engage cloud storage, nel gruppo in cui il file è allegato o caricato. Sono visibili nell'elenco File del gruppo.

I nuovi file per Microsoft 365 gruppi connessi vengono archiviati nella raccolta documenti di SharePoint per la community. Sono visibili nell'elenco File del gruppo Viva Engage o nella cartella App/Viva Engage nella raccolta documenti di SharePoint della community.

I file salvati in Viva Engage prima che l'organizzazione ottenga la nuova funzionalità rimangono nell'archiviazione cloud Viva Engage.

Creare un nuovo file di Office

In un elenco File di un gruppo in Viva Engage fare clic su Nuovo e selezionare Documento di Word, Presentazione di PowerPoint o Cartella di lavoro di Excel.

Non è possibile creare nuovi file dalla pagina File . I file devono essere creati in un'altra posizione e quindi caricati in Viva Engage.

Organizzare file

I file per ogni gruppo vengono archiviati in un elenco. È possibile visualizzare tutti i documenti, le immagini o i video, ma non esistono altri modi per ordinare o riordinare l'elenco.

Nel riquadro di spostamento destro fare clic sul collegamento della raccolta documenti di SharePoint per il gruppo, selezionare la cartella Apps/Viva Engage e ordinare e filtrare l'elenco di file.

I file possono essere riorganizzati in sottocartelle o spostati e i collegamenti da Viva Engage continueranno a funzionare. Questa riorganizzazione è visibile solo passando alla raccolta documenti di SharePoint.

Si noti che quando si visualizza l'elenco dei file di Viva Engage, l'elenco indica solo che il file è archiviato in SharePoint e non specifica il nome della cartella.

Visualizzare in anteprima un file

Fare clic sul file e quindi su Fare clic qui per visualizzare il file.

Fare clic sul file.

Modificare un file da Viva Engage

Per i documenti di Word, Excel e PowerPoint, le modifiche devono essere apportate in Office Online. Non è possibile usare le app Word, Excel o PowerPoint per modificare il file e caricare una nuova versione.

Modifica file e altre azioni si trovano sotto l'anteprima.

Se l'opzione Modifica file non è visualizzata, significa che il documento è stato reso di sola lettura perché i nuovi documenti vengono salvati in SharePoint. Per modificarlo, è necessario scaricarlo e caricarlo di nuovo. Per altre informazioni, vedere Modificare un file aggiornato in precedenza quando il gruppo connesso Viva Engage archivia i file in SharePoint

Per i documenti di Word, Excel e PowerPoint, le modifiche possono essere apportate in Office Online o nell'app. Le revisioni vengono registrate nella raccolta documenti di SharePoint.

Modifica documento e altre azioni si trovano sopra l'anteprima.

Chi può accedere ai file

I diritti di accesso sono determinati dalla community in cui si trova il file. Chiunque può visualizzare e modificare i file nelle community pubbliche. Solo i membri possono visualizzare e modificare i file nelle community private. I destinatari dei messaggi privati con file allegati possono visualizzare tali file.

I diritti di accesso iniziali sono determinati dalla community in cui viene salvato il file, ma gli amministratori di SharePoint possono modificare i diritti di accesso per i singoli file.

Modalità di accesso dei file guest

Qualsiasi utente o guest dall'interno o dall'esterno dell'organizzazione può allegare un file in una community di cui è membro e leggere e modificare i file nella community.

L'accesso guest ai file dipende dal tipo di guest:

I guest a livello di rete non hanno accesso predefinito per visualizzare i file Viva Engage salvati in SharePoint.

• Se si vuole consentire loro di richiedere l'accesso per visualizzare file specifici, devono essere aggiunti come guest Azure B2B nel tenant di Microsoft 365. Per altre informazioni, vedere la documentazione B2B di Azure Active Directory.

• I guest a livello di rete che sono guest B2B di Azure e membri della community possono visualizzare, caricare e modificare dalla raccolta documenti di SharePoint Online. Non potranno farlo da Viva Engage.

• Se si vuole consentire loro di caricare file in una community specifica da SharePoint o di avere accesso predefinito ai file caricati in SharePoint, aggiungerli come membri della community in SharePoint.

• I guest a livello di conversazione non hanno accesso predefinito ai file salvati in SharePoint. Se si vuole consentire loro di richiedere l'accesso a file specifici nella conversazione, aggiungerli come guest Azure B2B nel tenant di Microsoft 365. Non possono caricare file.

• I guest esterni possono essere solo membri di gruppi esterni. I gruppi esterni archiviano i file solo in Viva Engage.

Impedire ad altri di apportare modifiche

Gli amministratori della community o i proprietari di file possono contrassegnare una versione di un file come versione ufficiale. In questo modo si impedisce ad altri di modificarlo.

In SharePoint, qualsiasi membro della community può estrarre il file, impedendo ad altri di modificarlo. Gli amministratori di SharePoint possono anche modificare le autorizzazioni per un singolo file.

Revisioni

Tenere traccia e visualizzare le revisioni nella pagina del file in Viva Engage.

Non è possibile eliminare le versioni precedenti.

Visualizzare la cronologia delle revisioni e le versioni precedenti dalla raccolta documenti di SharePoint.

Nella cronologia delle modifiche sono inclusi altri dettagli delle modifiche e le versioni precedenti possono essere eliminate.

Contrassegnare come ufficiale

Gli amministratori della community o i proprietari di file possono contrassegnare una versione di un file come versione ufficiale. In questo modo si impedisce ad altri di modificarlo e il file viene visualizzato con una stella gialla nell'elenco File.

Non è possibile contrassegnare come ufficiale una versione specifica di un file.

Ricerca

La ricerca Viva Engage include i primi 5.000 caratteri della versione più recente di .docx, .pptx e .pdf file in formato, oltre a metadati come titolo e autore.

Viva Engage cerca solo nel titolo e nell'autore. Se è necessario eseguire una ricerca di contenuto di file Viva Engage in SharePoint, è necessario eseguire la ricerca dalla raccolta documenti di SharePoint.