Domande principali sull'estrazione, l'archiviazione e le versioni

No, l'estrazione di un file modifica solo la condizione del file per consentire solo all'utente di modificarlo.

Se si estrae un file e non lo si salva di nuovo, le modifiche non verranno salvate. Se si vogliono mantenere le modifiche, salvare sempre il file.

La modalità di salvataggio del file dipende dall'editor o dallo strumento in uso. Se si modifica un file di testo online, è necessario fare clic esplicitamente su Salva. Tuttavia, se si modifica in un'app Microsoft 365, ad esempio in Word o Excel, è possibile chiudere il documento per salvarlo automaticamente.

Se si estrae un file, lo si salva e quindi si annulla l'estrazione, le modifiche non verranno salvate di nuovo nella raccolta.

Per impostazione predefinita, chiunque disponga dell'autorizzazione di modifica in una raccolta documenti può modificare un file. Tuttavia, è possibile impostare la raccolta in modo che un utente estrae il file prima di modificarlo.

Per eseguire questa impostazione, è necessario essere il proprietario della raccolta documenti o l'amministratore del sito o avere autorizzazioni analoghe.

1. Aprire la raccolta per cui si vuole richiedere l'estrazione.

2. In SharePoint fare clic su Impostazioni quindi su Impostazioni raccolta.

   

   InSharePoint 2016 selezionare Pagina e quindi Impostazioni raccolta.

   

3. Nella pagina Impostazioni selezionare Impostazioni controllo versioni.

   

4. Nella pagina Impostazioni controllo versioni scorrere verso il basso e selezionare Sì per richiedere l'estrazione dei documenti prima che possano essere modificati.

   

Per impostazione predefinita, una raccolta documenti consente ai membri con autorizzazione di modifica di modificare i file senza estrarli. Per evitare questo tipo di problemi, abilitare l'estrazione obbligatoria nella raccolta. Per eseguire questa impostazione, è necessario essere il proprietario della raccolta documenti o l'amministratore del sito o avere autorizzazioni analoghe.

1. Aprire la raccolta per cui si vuole richiedere l'estrazione.

2. In SharePoint fare clic su Impostazioni quindi su Impostazioni raccolta.

   

   InSharePoint 2016 selezionare Pagina e quindi Impostazioni raccolta.

   

3. Nella pagina Impostazioni selezionare Impostazioni controllo versioni.

   

4. Nella pagina Impostazioni controllo versioni scorrere verso il basso e selezionare Sì per richiedere l'estrazione dei documenti prima che possano essere modificati.

   

Un modo rapido per vedere chi ha estratto una colonna consiste nel passare il mouse sull'icona Estratto per visualizzare un suggerimento che indica chi ha estratto il file.

È anche possibile aggiungere la colonna Estratto da alla visualizzazione predefinita della raccolta. In questo modo si può vedere facilmente chi ha estratto un documento. Per informazioni su come aggiungere una colonna Estratto da in SharePoint, vedere Creare una colonna in un elenco o in una raccolta.

Altre informazioni

• PerSharePoint 2016, vedere Creare, modificare o eliminare una visualizzazione di un elenco o di una raccolta.

• Per SharePoint, vedere Creare una visualizzazione personalizzata di una raccolta documenti.

Il controllo delle versioni consente di creare una cronologia delle modifiche apportate a un documento per cui è necessario un ciclo di pubblicazione controllato delle versioni principali, oppure delle versioni principali e secondarie.

Attivare il controllo delle versioni

Per informazioni su come attivare il controllo delle versioni, vedere Abilitare e configurare il controllo delle versioni per un elenco o una raccolta.

Tramite il trascinamento della selezione   

Il modo più comune per caricare file consiste nel trascinarli nella raccolta documenti da un computer o una cartella di rete. Aprire innanzitutto la raccolta nel sito. Individuare quindi i documenti da caricare nel computer, selezionarli e trascinarli nello spazio della raccolta in cui è indicato trascinare i file qui.

Se l'opzione per trascinare i file non è visualizzata, installare l'ultima versione del software del browser o Microsoft 365. Questa funzionalità richiede un minimo di Office 2016 o l'ultima versione di Microsoft Edge, Firefox o Chrome.

Uso del comando Apri con Esplora risorse in SharePoint 2016   

Questo comando apre Esplora file nel computer, ma visualizza la struttura della cartella nel computer server sottostante del sito. In alcune situazioni può essere necessario copiare o spostare molti documenti da una raccolta a un'altra.

Ad esempio, è possibile spostare tutti i documenti creati più di un anno fa in una raccolta in un'altra raccolta per archiviare le informazioni. In alternativa, è possibile copiare i documenti da una raccolta di cui si è proprietari da un sito a un'altra raccolta in un sito secondario quando si modificano i gruppi di lavoro.

È anche possibile modificare i file contenuti in questa cartella, ad esempio copiarli, rinominarli, eliminarli e così via.

Uso del comando Carica in SharePoint 2016   

Nella raccolta documenti selezionare Carica, quindi scegliere Scegli file e sfogliare per caricare singoli file.

Il vantaggio di questo approccio è che funziona a prescindere dal browser o dalla versione del browser in uso.

Suggerimenti sull'estrazione, l'archiviazione e le versioni   

In qualunque modo vengano caricati i file, tenere presente quanto segue a proposito dell'estrazione, dell'archiviazione e, quando abilitate, delle versioni:

• Se si carica un file in una raccolta che richiede l'estrazione dei file, il file viene inizialmente estratto dall'utente. Per consentire ad altri utenti di modificare e visualizzare il file, sarà comunque necessario archiviarlo.

• Se la configurazione della raccolta prevede che venga tenuta traccia delle versioni dei file, in genere è possibile caricare il file aggiornato come una nuova versione, che diventa parte della cronologia delle versioni del file.

• Se la raccolta prevede l'aggiunta di valori in una o più colonne, ad esempio il nome del reparto o il numero di progetto, è necessario modificare i valori e archiviare il documento prima che l'operazione di caricamento venga completata.

Altre informazioni

• PerSharePoint 2016, vedere Caricare file e cartelle in una raccolta.

• Per SharePoint e Microsoft 365, vedere Caricare, visualizzare e rimuovere file o documenti di progetto.

• Per altre informazioni sui documenti, vedere Video: Aggiunta di documenti a una raccolta.

È possibile aggiungere un nuovo documento come nuova versione estraendolo e sostituendo tutto il contenuto con la nuova versione. Dopo aver modificato la versione estratta, archiviarlo di nuovo. SharePoint creerà una nuova copia, mantenendo le versioni precedenti, purché siano state configurate per tale scopo. Per altre informazioni sul controllo delle versioni, vedere Funzionamento del controllo delle versioni in elenchi e raccolte.

No, purtroppo nell'ambiente SharePoint non è possibile impostare un promemoria o ottenere la data in cui un documento è stato estratto. Ci sono API (Application Programming Interfaces) che lo consentono, ma richiedono la scrittura di un programma personalizzato. Rivolgersi all'amministratore o al progettista del sito.

Come soluzione visiva, watch per l'icona Estratto oppure aggiungere una colonna Estratto da alla raccolta. Per informazioni su come aggiungere una colonna Estratto da in SharePoint, vedere Creare una colonna in un elenco o in una raccolta.

Se si carica un file in una raccolta che richiede l'estrazione dei file, il file viene inizialmente estratto per l'utente. Puoi vedere i file, ma gli altri non possono e questo è facile da ignorare. Affinché altri utenti possano visualizzare o modificare i file, verificare di aver compilato tutte le proprietà obbligatorie, quindi archiviarli.

Altre informazioni

• Per altri dettagli sull'archiviazione e l'estrazione dei file in SharePoint, vedere Estrarre o archiviare file in una raccolta documenti.

• Per altri dettagli sull'archiviazione e l'estrazione dei file inSharePoint 2016, vedere Estrarre, archiviare o ignorare le modifiche apportate ai file in una raccolta di SharePoint.

• Per caricare file inSharePoint 2016, vedere Caricare file e cartelle in una raccolta.

• Per caricare file in SharePoint, vedere Caricare, visualizzare e rimuovere file di progetto o documenti.

Se si riceve un collegamento a un file di SharePoint e lo si seleziona, assicurarsi sempre di leggere la barra del titolo per verificare se l'opzione è di sola lettura prima di iniziare la modifica. Se è presente questa indicazione e per la raccolta è abilitata l'estrazione, è necessario estrarre il file. È sempre possibile accedere alla raccolta usando l'URL corrispondente.

Tuttavia, se il file è un documento Office, ad esempio Word, Excel o PowerPoint, è molto più semplice. Prima di tutto, attivare la modalità di modifica del documento, selezionare la scheda File e quindi individuare il pulsante Gestisci versioni , che è possibile usare per estrarre il file.

Tuttavia, è anche possibile che un utente abbia già estratto il file, quindi in questo caso il comando Estrai non sarebbe disponibile.

La finestra di dialogo che segue viene visualizzata molto spesso.

La cartella delle bozze locali è ormai in uso da molte versioni. Selezionando la casella di controllo Usa cartella bozze locali personali, è possibile usare il file offline e trovarlo più facilmente nel computer se si vuole aprirlo successivamente quando non si è connessi a una rete. Per impostazione predefinita, la cartella si chiama Bozze di SharePoint e si trova nella cartellaDocumenti. A proposito, questa finestra di dialogo non viene visualizzata se si selezionano due o più file per l'estrazione.

Ma i tempi sono cambiati. Se si vuole lavorare con i file offline, è consigliabile usare OneDrive per le aziende o gli istituti di istruzione che rende ancora più facile portare offline qualsiasi raccolta documenti e sincronizzare automaticamente le modifiche.

Altre informazioni

• Sincronizzare le raccolte di OneDrive o altre raccolte di SharePoint con il computer con OneDrive.

• Scarica il client sincronizzazione OneDrive gratuito.

Una raccolta organizzata in cartelle dispone spesso di una visualizzazione predefinita, che contiene tutte le cartelle. Se si vogliono archiviare molti file in molte cartelle, creare una nuova visualizzazione che "appiattisci" la raccolta in modo da poter visualizzare tutti i file in un'unica visualizzazione senza cartelle. A questo scopo, nella pagina Modifica visualizzazione selezionare Mostra tutti gli elementi senza cartelle in Cartelle. Mentre ci si trova, è possibile aumentare il limite di file in modo da poter visualizzare tutti i file contemporaneamente aumentando anche il numero di elementi da visualizzare in Limite elementi. In questo modo risulta molto più semplice selezionare in una sola operazione tutti i file da archiviare.

Altre informazioni

• PerSharePoint 2016, vedere Creare, modificare o eliminare una visualizzazione di un elenco o di una raccolta.

• Per SharePoint, vedere Creare una visualizzazione personalizzata di una raccolta documenti.

Se è stata sincronizzata una raccolta con OneDrive per le aziende o gli istituti di istruzione, è comunque possibile estrarre i file nel browser. È possibile visualizzare l'icona Estratto nel browser per indicare che il file è estratto. Tuttavia, non è presente l'icona Estratto nel file nella cartella locale del dispositivo perché la cartella locale non è a conoscenza dello stato di estrazione/archiviazione del file in SharePoint.

È però possibile eseguire le operazioni seguenti nella cartella locale:

1. Fare clic con il pulsante destro del mouse sul nome del file.

2. Seleziona Visualizza online o OneDrive per le aziende o gli istituti di istruzione, quindi vai al browser.

È ora possibile visualizzare rapidamente la raccolta SharePoint e lo stato di estrazione/archiviazione di qualsiasi file nella raccolta.

Non devi aspettare che tornino.

Un amministratore del sito o della raccolta può usare l'autorizzazione Ignora estrazione, che consente di archiviare un documento o annullare l'estrazione da parte di un altro utente. È importante essere consapevoli delle conseguenze dell'operazione. È possibile che il collega in vacanza voglia aggiungere di nuovo la copia locale con le modifiche al documento nella raccolta e che le due versioni debbano essere riconciliate manualmente o usando strumenti di confronto come quelli forniti da Word eExcel.

Altre informazioni

• Informazioni sui livelli di autorizzazione in SharePoint.

• Confrontare due versioni di una cartella di lavoro usando Confronto di fogli di calcolo.

• Combinare le revisioni del documento.

In termini semplici, l'estrazione e l'archiviazione consentono di bloccare un file per modificarlo in esclusiva e quindi di rilasciare il blocco per renderlo di nuovo disponibile per gli altri utenti. Quando si creano raccolte, si organizzano i file e si stabilisce il miglior modo per collaborare, è importante tenere conto dello stile di collaborazione del team. Si può collaborare con altri utenti sui documenti in vari modi. La tabella seguente può aiutarti a decidere qual è la soluzione migliore per te.

Stile di collaborazione	Usi tipici	Procedura consigliata
Informale	Documenti quotidiani del team, modifiche leggere o poco frequenti e conflitti occasionali di modifica.	Disabilitare il requisito per l'estrazione (impostazione predefinita per la raccolta), ma è comunque possibile estrarre singoli file in base alle esigenze.
Creazione condivisa	Collaborazione ai documenti semplice e in tempo reale con prodotti Office nei computer client e usando Office per il Web	Disabilitare i requisiti di estrazione ed evitare l'estrazione di un file perché non è compatibile con la creazione condivisa.
Formale	Sequenziale di commenti e revisioni e approvazione del documento.	Abilita l'estrazione obbligatoria.

Ecco alcuni suggerimenti e consigli utili se si abilita l'estrazione in una raccolta:

• Evitare di mantenere i file estratti troppo a lungo.

• Aggiungere la colonna Estratto da alla visualizzazione predefinita della raccolta. In questo modo, gli altri utenti potranno vedere facilmente chi ha estratto un documento. Se questa colonna non è presente in una visualizzazione, è comunque possibile passare il mouse sull'icona Estratto per visualizzare un suggerimento che indica chi ha estratto il file.

• Chiedi prima di ignorare l'estrazione di un altro utente.

• Evitare di modificare file già estratti.

• Tenere presente che le modifiche non sono visibili agli altri finché non vengono archiviate.

Altre informazioni

• Configurare una raccolta per l'estrazione obbligatoria dei file.

• Collaborazione e creazione condivisa di documenti.

• Creare una colonna in un elenco o in una raccolta.

• Creare, modificare o eliminare una visualizzazione di un elenco o di una raccolta.

Se il problema persiste o si verificano comportamenti imprevisti, è possibile inviare una richiesta di assistenza.

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