Impostare una raccolta per l'estrazione obbligatoria dei file
Applies To
SharePoint Server Subscription Edition SharePoint Server 2019 SharePoint Server 2016 SharePoint Server 2013 Enterprise SharePoint in Microsoft 365 SharePoint Foundation 2013 SharePoint Foundation 2010 SharePoint Server 2010 SharePoint in Microsoft 365 Small Business SharePoint gestito da 21VianetUn modo per controllare la collaborazione sui documenti consiste nel richiedere l'estrazione dei file, soprattutto quando più utenti hanno accesso alla raccolta. Se è necessaria l'estrazione di una raccolta, gli altri utenti non possono sovrascriverla. Tuttavia, si corre il rischio di impedire ad altre persone di visualizzare le ultime modifiche o di apportare modifiche autonomamente. Se altri utenti devono lavorare al documento, è importante che i file vengano archiviati di nuovo rapidamente.
: Non configurare la raccolta in modo da richiedere l'estrazione se gli utenti prevedono di creare documenti in modalità condivisa nella raccolta. Gli utenti non possono lavorare contemporaneamente ai documenti quando l'estrazione obbligatoria è attivata.
Richiedere l'estrazione dei file per la modifica
: Solo gli utenti con autorizzazioni Controllo completo o Progettazione possono configurare le raccolte per l'estrazione obbligatoria dei file.
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Passare alla raccolta in cui si prevede di lavorare.
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Selezionare Impostazioni
Se queste voci di menu non sono visualizzate, sulla barra multifunzione selezionare Raccolta e quindi nel gruppo Impostazioni selezionare Impostazioni raccolta.
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Nella pagina Impostazioni , in Impostazioni generali, selezionare Impostazioni controllo versioni.
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Nella sezione Estrazione obbligatoria selezionare Sì in Richiedere l'estrazione dei documenti prima che possano essere modificati.
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Per salvare le impostazioni e tornare alla pagina Impostazioni raccolta , selezionare OK.
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Se si fa questo ... |
Questo è quello che succede... |
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Creare o aggiungere un file a una raccolta |
Il file viene inizialmente estratto dall'utente. È necessario archiviarlo nella raccolta prima che altri utenti possano vederlo e usarlo. |
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Aprire un file per la modifica |
Il file viene estratto automaticamente quando si seleziona Modifica. Una finestra di dialogo di messaggio avvisa che si sta per estrarre il file e offre la possibilità di modificarlo nella cartella bozze locale. Dopo l'estrazione, l'icona del file è coperta da una freccia verde rivolta verso il basso, che indica che il file è stato estratto. Nessun altro può modificare il file e nessun altro può vedere le modifiche mentre è estratto. |
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Apportare modifiche alle informazioni sul file (proprietà) |
Se il file non è già estratto, è necessario estrarlo prima di poter apportare modifiche alle relative proprietà, ad esempio il titolo, il nome dell'autore, la data di scadenza, il conteggio parole e così via. Le modifiche non avranno effetto fino a quando non si archivia nuovamente il file. |
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Provare ad aprire un file estratto da un altro utente |
Le opzioni Estrai e Check In non sono disponibili. Non è possibile estrarre un file estratto da un altro utente. Se si tenta di eseguire questa operazione, viene visualizzata una finestra di dialogo che informa che il file è stato estratto da un altro utente. Per scoprire chi ha estratto il file, passare il puntatore del mouse sull'icona del file. Il nome della persona che lo ha estratto viene visualizzato in una descrizione comando. Se necessario, è possibile contattare la persona per richiedere l'archiviazione del file. |
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Archiviare il file |
Viene chiesto di immettere un commento sulle modifiche apportate. Se la raccolta tiene traccia delle versioni, il commento diventa parte della cronologia versioni. Se vengono rilevate sia le versioni principali che le versioni secondarie, verrà chiesto di scegliere il tipo di versione da archiviare. Per altre informazioni sul controllo delle versioni, vedere Vedere anche. |
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Mantenere estratto il file per molto tempo |
Nessun altro può visualizzare le modifiche o modificare il file mentre è stato estratto. Anche se questa funzionalità è utile durante il periodo di tempo in cui si apportano modifiche, può anche impedire ad altri di eseguire le attività assegnate. È buona pratica commerciale e la cortesia comune di archiviare nuovamente il file il più velocemente possibile dopo l'estrazione. In alcuni casi, un amministratore potrebbe dover forzare l'archiviazione del file. |
Ricerca per categorie configurare una raccolta siti per l'estrazione obbligatoria?
Solo gli utenti con autorizzazioni Controllo completo o Progettazione possono configurare le raccolte per l'estrazione obbligatoria dei file.
Per richiedere l'estrazione dei file
: Se queste info non corrispondono a quanto visualizzato, potresti usare Microsoft 365 dopo l'aggiornamento del servizio. Per trovare le informazioni che si applicano a te, seleziona la scheda Online, 2016, 2013 .
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Passare alla raccolta in cui si prevede di lavorare. Se il nome della raccolta non viene visualizzato nel riquadro avvio veloce , selezionare Tutto il contenuto del sito e quindi selezionare il nome della raccolta.
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Nel gruppo Strumenti raccolta della barra multifunzione selezionare la scheda Raccolta .
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Selezionare Impostazioni raccolta
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Nella pagina Impostazioni raccolta , in Impostazioni generali, selezionare Impostazioni controllo versioni.
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Nella sezione Estrazione obbligatoria selezionare Sì nella domanda Richiedi l'estrazione dei documenti prima che possano essere modificati?
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Per chiudere la finestra di dialogo e tornare alla pagina Impostazioni raccolta , selezionare OK.
Ricerca per categorie rimuovere il requisito dell'estrazione da una raccolta siti?
Se, dopo qualche tempo, l'organizzazione decide che l'estrazione obbligatoria non è realmente necessaria, è possibile rimuovere il requisito se si hanno le autorizzazioni Controllo completo o Progettazione.
Per rimuovere il requisito dell'estrazione dei file
: Se queste info non corrispondono a quanto visualizzato, potresti usare Microsoft 365 dopo l'aggiornamento del servizio. Per trovare le informazioni che si applicano a te, seleziona la scheda Online, 2016, 2013 .
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Passare alla raccolta in cui si prevede di lavorare. Se il nome della raccolta non viene visualizzato nel riquadro avvio veloce , selezionare Tutto il contenuto del sito e quindi selezionare il nome della raccolta.
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Nel gruppo Strumenti raccolta della barra multifunzione selezionare la scheda Raccolta .
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Selezionare Impostazioni raccolta
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Nella pagina Impostazioni raccolta , in Impostazioni generali, selezionare Impostazioni controllo versioni.
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Nella sezione Estrazione obbligatoria selezionare No nella domanda Richiedi l'estrazione dei documenti prima che possano essere modificati?
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Per chiudere la finestra di dialogo e tornare alla pagina Impostazioni raccolta , selezionare OK.
Cosa succede quando una raccolta siti ha un requisito per l'estrazione?
Un modo per controllare la collaborazione sui documenti consiste nel richiedere l'estrazione dei file, soprattutto quando più utenti hanno accesso alla raccolta. Se un file è estratto, è possibile assicurarsi che altri utenti non possano sovrascriverlo. Tuttavia, si impedisce anche ad altri utenti di visualizzare le ultime modifiche o di apportare modifiche autonomamente, quindi è importante archiviare di nuovo i file tempestivamente.
: Non configurare la raccolta siti in modo che richieda l'estrazione obbligatoria se gli utenti intendono creare documenti in modalità condivisa nella raccolta. Gli utenti non possono lavorare contemporaneamente ai documenti quando è in vigore l'estrazione obbligatoria.
Quando si lavora in una raccolta che richiede l'estrazione dei file, è utile se si comprende l'impatto delle azioni.
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Se lo fai... |
Questo è quello che succede... |
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Creare o aggiungere un file a una raccolta siti |
Il file viene inizialmente estratto dall'utente. È necessario archiviarlo nella raccolta prima che altri utenti possano vederlo e usarlo. |
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Aprire un file per la modifica |
Il file viene estratto automaticamente quando si seleziona Modifica in <nome applicazione>. Una finestra di dialogo di messaggio avvisa che si sta per estrarre il file e offre la possibilità di modificarlo nella cartella bozze locale.
Dopo l'estrazione, l'icona del file è coperta da una freccia verde rivolta verso il basso |
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Apportare modifiche alle informazioni sul file (proprietà) |
Se il file non è già estratto, è necessario estrarlo prima di poter apportare modifiche alle relative proprietà, ad esempio il titolo, il nome dell'autore, la data di scadenza, il conteggio parole e così via. Le modifiche non avranno effetto fino a quando non si archivia nuovamente il file. |
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Provare ad aprire un file estratto da un altro utente |
Le opzioni Estrai e Check In non sono disponibili. Non è possibile estrarre un file estratto da un altro utente. Se si tenta di eseguire questa operazione, una finestra di dialogo del messaggio informa che il file è stato estratto da un altro utente.
Per scoprire chi ha estratto il file, passare il puntatore del mouse sull'icona del file. Il nome della persona che l'ha estratto viene visualizzato in una descrizione comando.
Se necessario, è possibile contattare l'utente per richiedere l'archiviazione del file. |
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Archiviare il file |
Viene chiesto di immettere un commento sulle modifiche apportate. Se la raccolta tiene traccia delle versioni, il commento diventa parte della cronologia versioni. Se vengono rilevate sia le versioni principali che le versioni secondarie, verrà chiesto di scegliere il tipo di versione da archiviare. Per altre informazioni sul controllo delle versioni, vedere Vedere anche. |
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Mantenere estratto il file per molto tempo |
Nessun altro può visualizzare le modifiche o modificare il file mentre è stato estratto. Anche se questa funzionalità è utile durante il periodo di tempo in cui si apportano modifiche, può anche impedire ad altri di eseguire le attività assegnate. È buona pratica commerciale e la cortesia comune di archiviare nuovamente il file il più velocemente possibile dopo l'estrazione. In alcuni casi, un amministratore potrebbe dover forzare l'archiviazione del file. |
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