Create Content Organizer rules to route documents

Contenuto dell'articolo

• Prima di creare regole: primi passaggi

• Informazioni sulla modalità di routing dei documenti

• Creare regole per instradare i documenti

Prima di creare regole: primi passaggi

Prima di creare regole per la distribuzione di documenti, è necessario seguire diversi passaggi importanti.

1. Attivare la caratteristica Content Organizer.

2. Creare raccolte e cartelle a cui si vuole indirizzare i documenti. Potrebbe essere necessario creare cartelle per ogni tipo di documento che si sta instradando. Ad esempio, crea una raccolta solo per i record di posta elettronica o i fogli di calcolo di Excel. Per informazioni su come creare raccolte, vedere creare una raccolta documenti in SharePoint.

3. I tipi di contenuto devono essere associati ai documenti da instradare. In essi il tipo di contenuto può essere incluso nei criteri che determinano la posizione finale in cui è archiviato un documento.

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Informazioni sulla modalità di routing dei documenti

È possibile indirizzare i documenti a una raccolta o a una cartella in un sito Centro record o in qualsiasi altro tipo di sito di SharePoint. La raccolta di rientro, creata automaticamente quando si attiva la caratteristica Content Organizer, funge da posizione predefinita. Il processo di routing dei documenti è costituito da diversi elementi:

• Raccolte e cartelle di destinazione    Gli amministratori dei contenuti o i responsabili dei record creano manualmente raccolte e cartelle in cui devono essere indirizzati i documenti e designano queste raccolte come raccolte di destinazione.

• Tipi di contenuto del sito    Ogni documento deve avere un tipo di contenuto e gli utenti possono aggiungere manualmente i tipi di contenuto del sito appropriati alle raccolte di destinazione.

• Raccolta di rilasci    I documenti che non corrispondono a una regola o che mancano i metadati necessari vengono inviati alla raccolta di rientro in modo che gli utenti possano immettere i metadati necessari. In alternativa, è possibile configurare Content Organizer in modo che tutti i documenti caricati vengano temporaneamente instradati alla raccolta di rientro.

  : La raccolta drop-off è intesa come "catch-all" per gli elementi che non corrispondono a nessuna regola. È progettato come percorso temporaneo e non come sito di collaborazione permanente.

• Elenco regole documento    Questa è una raccolta di tutte le regole di routing. Gli amministratori dei contenuti o i responsabili di record visitano questo elenco per creare, gestire e visualizzare le regole di routing.

Il diagramma seguente mostra il modo in cui i documenti e i messaggi di posta elettronica vengono instradati in base a criteri specifici della riunione e in che modo i documenti mancanti di informazioni vengono restituiti alla raccolta di rientro.

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Creare regole per instradare i documenti

Per ogni tipo di record che si aggiunge all'elenco di routing dei record, specificare un titolo e una descrizione del record. È anche possibile specificare la posizione nel sito in cui è archiviato il record. Per assicurarsi che tutti i record rilevanti vengano instradati alla posizione appropriata, è possibile specificare nomi alternativi per il tipo di record.

1. Passare al sito per cui si vogliono creare regole di Content Organizer.

2. Nel pannello avvio veloce per vedere le opzioni relative al contenuto del sito , selezionare altro.

3. Nella riga del menu App selezionare Impostazioni.

4. Nella sezione Amministrazione sito della pagina Impostazioni sito selezionare regole Content Organizer.

5. Nella pagina regole di Content Organizer , in fare clic per aggiungere un nuovo elemento, selezionare Aggiungi.

6. Nella sezione nome regola immettere un nome che descriva le condizioni e le azioni della regola.

7. Nella sezione stato e priorità della regola , per applicare la regola al contenuto in arrivo, selezionare attivo. Selezionare quindi una priorità per determinare la modalità di instradamento del contenuto in modo che corrisponda a più regole di Content Organizer.
   Se non si vuole che questa regola si applichi al contenuto in arrivo, selezionare inattivo.

8. Nella sezione tipo di contenuto dell'invio associa la regola a un tipo di contenuto. In questo modo, gli invii a Content Organizer sono contrassegnati con il tipo di contenuto selezionato e le proprietà usate nelle condizioni della regola sono identificate.

   • Selezionare il gruppo di contenuti appropriato. Il gruppo selezionato determina i tipi di contenuto che è possibile scegliere nel passaggio successivo.

   • Selezionare il tipo di contenuto appropriato.

   • Se il tipo di contenuto selezionato ha un nome diverso in un altro sito di SharePoint, selezionare la casella di controllo in nomi alternativi. Nel campo specificato immettere quindi il nome usato nell'altro sito e quindi selezionare Aggiungi. I nomi dei tipi di contenuto alternativi vengono visualizzati nell'elenco sottostante.

9. Nella sezione condizioni selezionare le condizioni che devono essere soddisfatte dalle proprietà di un invio per la regola. Ad esempio, potresti volere che la regola si applichi a tutti i documenti che hanno la parola "preventivo" nel titolo. Per aggiungere altre condizioni, selezionare il collegamento Aggiungi un altro stato .

   : Le proprietà disponibili nell'elenco a discesa delle Proprietà variano in base al tipo di contenuto selezionato nel passaggio 6.

10. Nella sezione percorso di destinazione immettere o passare a una posizione in cui inserire contenuto che corrisponda alla regola. Per raggruppare insieme documenti simili in cartelle, selezionare la casella di controllo crea automaticamente una cartella . Se ad esempio è presente una proprietà che elenca tutti i documenti per i progetti dell'organizzazione, è possibile forzare la creazione di una cartella distinta per ogni progetto.

    : Le regole di Content Organizer sono destinate a indirizzare i documenti in posizioni diverse. Non è supportato l'uso di regole per reinserire i file nella stessa posizione durante la collaborazione.

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