Content Organizer è una caratteristica di SharePoint che consente di gestire automaticamente alcune attività importanti della raccolta. In questo modo, oltre a risparmiare tempo, è possibile assicurarsi che una raccolta documenti venga gestita in modo coerente.
Attività che Content Organizer può eseguire
Content Organizer può eseguire automaticamente le attività seguenti:
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Instradare documenti a raccolte o cartelle diverse In effetti, Content Organizer funge da guardiano dei documenti. Ogni volta che viene caricato un documento, Content Organizer usa le regole create per determinare dove spostare il documento. Il documento viene quindi indirizzato alla raccolta o alla cartella corretta, che può trovarsi in un'altra raccolta siti. Le regole possono essere basate su una combinazione di tipi di contenuto e metadati.
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Caricare tutti i documenti in una raccolta documenti È possibile configurare Content Organizer in modo che inserisca tutti i documenti caricati in una Raccolta documenti da organizzare, nella quale immettere i metadati e completare un processo di invio.
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Gestire le dimensioni delle cartelle È possibile configurare Content Organizer in modo da monitorare il numero di elementi nelle cartelle e assicurarsi che nessuna cartella contenga più di un numero specificato di elementi. Per impostazione predefinita, questo limite è di 2500 elementi e quando arriva l'elemento numero 2501, Content Organizer crea automaticamente una nuova cartella e vi inserisce il documento. È possibile specificare il numero di elementi consentiti da Content Organizer in un'unica cartella.
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Gestire gli invii duplicati Quando viene caricato un documento già esistente nella raccolta, è possibile impostare Content Organizer in modo che usi SharePoint versioni oppure modifica il nome del file aggiungendo caratteri univoci. In questo modo vengono mantenuti sia il documento esistente sia il duplicato.
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Gestire i log di controllo Content Organizer è in grado di mantenere i log di controllo relativi a un documento archiviato dopo che questo è stato distribuito.
Attivare la caratteristica Content Organizer per un sito
È necessario avere almeno le autorizzazioni di proprietario del sito e le caratteristiche di pubblicazione devono essere abilitate.
Per attivare la caratteristica Content Organizer per un sito
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Accedere al sito che si vuole configurare.
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Fare clic su Impostazioni
Ad SharePoint fare clic su Impostazioni
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Nel gruppo Azioni sito della pagina Impostazioni sito fare clic su Gestisci caratteristiche sito.
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Accanto al nome della caratteristica Content Organizer fare clic su Attiva. Quando la caratteristica è attivata, nella colonna Stato viene visualizzata la parola Attiva.
Configurare Content Organizer per la distribuzione di documenti
Nota: Per configurare Content Organizer, è necessario disporre almeno delle autorizzazioni di proprietario del sito.
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Passare al sito per il quale si desidera configurare la distribuzione automatica di documenti a percorsi specifici con Content Organizer.
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Fare clic su Impostazioni
Ad SharePoint fare clic su Impostazioni
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Nel gruppo Amministrazione sito fare clic su Impostazioni Content Organizer.
Nota: Il collegamento Impostazioni Content Organizer viene visualizzato solo se la caratteristica Content Organizer è attivata per il sito.
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Nella sezione Reindirizzamento utenti alla Raccolta documenti da organizzare selezionare la casella di controllo per applicare Content Organizer. In questo modo, gli utenti vengono reindirizzati automaticamente alla Raccolta documenti da organizzare quando provano a caricare un documento.
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Nella sezione Invio a un altro sito selezionare la casella di controllo per consentire l'uso di regole per la distribuzione dei documenti a un altro sito.
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Nella sezione Partizionamento cartella selezionare la casella di controllo Crea sottocartelle se la posizione di destinazione include troppi elementi per fare in modo che vengano create automaticamente sottocartelle quando per una posizione viene superato un determinato numero di elementi.
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Nella casella Numero di elementi in una singola cartella digitare il numero massimo di documenti che possono essere creati in una cartella, superato il quale verrà creata una nuova cartella.
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Nella casella Formato nome cartella specificare la convenzione di denominazione per le nuove cartelle che verranno create.
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Nella sezione Invii duplicati selezionare se per i duplicati dovrà essere usata la funzionalità di controllo delle versioni o se dovranno essere sempre aggiunti caratteri univoci ai nomi dei file degli elementi duplicati.
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Nella sezione Mantenimento del contesto selezionare la casella di controllo se si vogliono salvare i metadati o i log di controllo come voci di controllo per l'elemento o il documento inviato.
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Nella sezione Responsabili delle regole immettere i nomi utente responsabili delle regole nell'organizzazione. Per accedere alla pagina di impostazione delle regole di Content Organizer, i responsabili delle regole devono avere le autorizzazioni Gestione sito Web. Per altre informazioni, vedere Creare regole di Content Organizer per instradare i documenti.
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Selezionare le caselle di controllo appropriate per impostare l'invio automatico di messaggi di posta elettronica ai responsabili delle regole. Content Organizer può inviare un messaggio di posta elettronica se un invio non rispetta una regola oppure ogni volta che riceve contenuto.
Nota: per abilitare queste caselle di controllo, Email deve essere configurata dall'amministratore di SharePoint o di rete per il server o il servizio.
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Nella sezione Punti di invio immettere le informazioni relative ad altri siti o ad altri software di posta elettronica in grado di inviare contenuto al sito corrente.
Suggerimento: In questa sezione viene fornito l'URL del servizio Web per l'invio del contenuto al sito nel caso in cui si voglia creare una soluzione per flussi di lavoro o personalizzata per inviare documenti da un sistema di posta elettronica.
