Mengelola pesan email dengan menggunakan aturan di Outlook

Di Outlook baru, Anda memiliki opsi untuk:

Membuat aturan |  Mengedit aturan |  Menghapus aturan |  Mengatur urutan aturan |  Menjalankan aturan |  Menonaktifkan aturan

Membuat aturan kotak masuk untuk Outlook untuk Windows baru

Aturan ini diterapkan pada pesan masuk dan dapat dibuat dari folder apa pun.

1. Untuk membuat aturan yang memindahkan semua email dari pengirim atau sekumpulan pengirim tertentu ke folder dengan cepat, klik kanan pesan dalam daftar pesan yang ingin Anda buat aturannya, arahkan mouse ke atas Aturan lalu pilih Buat aturan.

2. Pilih folder tempat Anda ingin memindahkan semua pesan dari pengirim atau sekumpulan pengirim tersebut, lalu pilih OK.

3. Setelah memilih OK, aturan akan diterapkan ke semua pesan masuk.

Jika Anda tidak hanya ingin memindahkan pesan dari pengirim tertentu atau sekumpulan pengirim ke suatu folder, pilih Opsi lainnya. Menu pengaturan aturan akan terbuka.

• Setiap aturan memerlukan sedikitnya tiga hal: nama, ketentuan, dan tindakan. Aturan ini juga dapat disertai pengecualian terhadap ketentuan. Anda dapat menambahkan beberapa ketentuan, tindakan, dan pengecualian pada setiap langkah dengan memilih Tambahkan ketentuan, Tambahkan tindakan, dan Tambahkan pengecualian.

• Jika tidak ingin menjalankan aturan lain setelah aturan ini, centang kotak Hentikan pemrosesan aturan lain. Untuk informasi selengkapnya, lihat Menghentikan pemrosesan aturan lainnya di Outlook.

• Tekan Simpan untuk membuat aturan atau Buang untuk membatalkan pembuatan aturan.

Mengedit aturan kotak masuk di Outlook untuk Windows baru

1. Di bagian atas halaman, pilih Pengaturan .

2. Pilih Email > Aturan.

3. Dalam aturan yang ingin diedit, pilih .

4. Pilih Simpan untuk menyimpan aturan yang diedit.

Menghapus aturan kotak masuk di Outlook untuk Windows baru

1. Di bagian atas halaman, pilih Pengaturan .

2. Pilih Email > Aturan.

3. Dalam aturan yang ingin dihapus, pilih .

   Tips: Jika hanya ingin menonaktifkan aturan untuk sementara waktu, pilih tombol alih di samping aturan.

Mengatur urutan penerapan aturan kotak masuk ke pesan masuk di Outlook untuk Windows baru

Aturan kotak masuk diterapkan pada pesan masuk berdasarkan urutannya dalam daftar aturan Kotak Masuk. Anda dapat menyusun urutan penerapan aturan yang dibuat untuk pesan yang diterima dalam kotak masuk.

1. Di bagian atas halaman, pilih Pengaturan .

2. Pilih Email > Aturan.

3. Pilih aturan, lalu gunakan tombol Panah atas atau Panah bawah untuk mengubah urutan penerapan aturan pada pesan yang masuk.

Menjalankan aturan kotak masuk pada pesan yang sudah ada di Outlook untuk Windows baru

Secara default, aturan kotak masuk berlaku pada pesan masuk setelah Anda sudah membuat aturan. Untuk menjalankan sebuah aturan pada pesan yang sudah ada:

1. Di bagian atas halaman, pilih Pengaturan .

2. Pilih Email > Aturan.

3. Pilih di samping aturan yang ingin Anda jalankan.

Menonaktifkan dan mengaktifkan aturan di Outlook untuk Windows baru

Jika Anda ingin menjeda sementara, atau menangguhkan, aturan dari pengoperasian dan Anda tidak ingin menghapusnya, pertimbangkan untuk menonaktifkan aturan. Untuk menonaktifkan atau mengaktifkan aturan:

1. Di bagian atas halaman, pilih Pengaturan .

2. Pilih Email > Aturan.

3. Gunakan tombol alih di samping nama aturan untuk menonaktifkan atau mengaktifkan aturan.
   
   

Membuat aturan pada pesan di Outlook untuk Windows klasik

1. Klik kanan pesan yang sudah ada dan pilih Aturan > Buat Aturan.

2. Pilih kondisi, dan apa yang harus dilakukan dengan pesan berdasarkan kondisi.

   Misalnya, untuk memindahkan pesan dengan judul tertentu ke folder tertentu, pilih Subjek berisi kondisi, pilih Pindahkan item ke folder, pilih atau buat folder Baru , lalu pilih OK.

3. Setelah selesai membuat aturan, pilih OK.

4. Untuk langsung menggunakan aturan, pilih kotak centang Jalankan aturan baru ini sekarang pada pesan yang sudah ada di folder saat ini , lalu pilih OK.

   Pesan sekarang muncul di folder tersebut.

Membuat aturan dari templat di Outlook untuk Windows klasik

1. Pilih File > Kelola Aturan & Pemberitahuan > Aturan Baru.

2. Pilih templat.

   Misalnya, untuk menandai pesan dengan bendera:

   • Pilih Benderai pesan dari seseorang untuk ditindaklanjuti.

3. Edit deskripsi aturan.

   • Pilih nilai bergaris bawah, pilih opsi yang Anda inginkan, lalu pilih OK.

4. Pilih Berikutnya.

5. Pilih kondisi, tambahkan informasi yang relevan, lalu pilih OK.

6. Pilih Berikutnya.

7. Selesaikan penyiapan aturan.

   • Beri nama aturan, opsi aturan penyetelan, dan tinjau deskripsi aturan. Klik nilai bergaris bawah untuk mengedit.

8. Pilih Selesai.

   Aturan tertentu hanya akan berjalan saat Outlook aktif. Jika Anda mendapatkan peringatan ini, pilih OK.

9. Pilih OK.

Mengedit aturan di Outlook untuk Windows klasik

Jika Anda telah mengatur aturan untuk menata email masuk Anda tetapi tidak semuanya berfungsi seperti yang Anda harapkan, langkah-langkah ini mungkin membantu Anda menemukan dan memperbaiki masalah tersebut.

Untuk memperbaiki aturan yang bermasalah:

1. Klik File > Kelola Aturan & Pemberitahuan.

2. Jika Anda melihat pesan yang mengatakan bahwa Anda memiliki aturan yang rusak yang perlu diubah, klik OK.

3. Centang kotak di samping aturan berwarna merah.

4. Klik link di bawah Deskripsi aturan dan edit aturan sesuai kebutuhan, lalu klik OK.

   

Untuk mengubah pengaturan, nama, lokasi, atau perilaku aturan:

1. Klik File > Kelola Aturan & Pemberitahuan.

2. Centang kotak di samping aturan yang ingin Anda ubah.

3. Klik Ubah Aturan, klik tipe perubahan yang ingin Anda buat, lalu selesaikan langkah-langkahnya.

   

   Catatan: Untuk menghapus aturan, dalam dialog Aturan dan Pemberitahuan , centang kotak di samping aturan, lalu klik Hapus.

Menghapus aturan di Outlook untuk Windows klasik

Anda dapat menghapus aturan ketika tidak lagi diperlukan.

1. Di tab File, pilih Kelola Aturan & Peringatan.

2. Dalam kotak dialog Aturan dan Peringatan, di tab Aturan Email, pilih aturan yang ingin Anda hapus.

3. Pilih Hapus > OK.

Menjalankan aturan secara manual di Outlook untuk Windows klasik

Anda dapat menjalankan satu atau beberapa aturan secara manual.

1. Di tab File, pilih Kelola Aturan & Peringatan, dan di tab Aturan Email, pilih Jalankan Aturan Sekarang.

2. Dalam kotak Jalankan Aturan Sekarang, di bawah Pilih aturan yang dijalankan, centang kotak untuk setiap aturan yang ingin Anda jalankan.

3. Dalam kotak Jalankan di Folder, untuk memilih folder lain, pilih Telusuri, pilih foldernya, lalu pilih OK.

   Pilih kotak centang Sertakan subfolder untuk menyertakan semua folder di bawah folder yang Anda pilih di langkah 3.

4. Dalam daftar Terapkan aturan ke, setujui pengaturan default semua pesan, atau ubah ke pesan sudah dibaca atau belum dibaca.

5. Pilih Jalankan Sekarang.

Membuat aturan tindakan kustom di Outlook klasik

Ada pengembang pihak ketiga yang menulis add-in aturan tindakan kustom dalam bentuk pustaka tautan dinamis (file .dll) yang harus Anda instal di komputer yang menjalankan Outlook klasik sebelum Anda bisa menggunakannya. Microsoft tidak menyediakan add-in tindakan kustom.

Pelajari cara Menggunakan add-in di Outlook.

Membuat aturan kotak masuk di Outlook di web

1. Pilih Pengaturan .

2. Pilih Email. Lalu di bawah Email, pilih Aturan.

3. Pilih Tambahkan aturan baru .

4. Ketikkan nama untuk aturan kotak masuk dalam kotak Beri nama aturan Anda lalu pilih kondisi dan tindakan dari daftar menurun masing-masing. Anda dapat menambahkan kondisi atau tindakan tambahan dengan memilih Tambahkan kondisi atau Tambahkan tindakan.

5. Tambahkan pengecualian pada aturan kotak masuk dengan memilih Tambahkan pengecualian kemudian pilih salah satu dari menu Tambahkan pengecualian.

6. Secara default, opsi Menghentikan pemrosesan aturan lainnya diaktifkan. Dengan aktifnya opsi ini, saat ada pesan tiba di kotak masuk yang memenuhi kriteria untuk lebih dari satu aturan, hanya aturan pertama yang akan berlaku. Jika Anda tidak memilih kotak centang ini, semua aturan kotak masuk yang kriterianya dipenuhi oleh pesan akan diterapkan.

   

Mengedit aturan kotak masuk di Outlook di web

Anda bisa mengedit aturan kotak masuk apa pun dengan memilihnya dan memilih Edit aturan untuk membuka aturan sehingga Anda bisa mengubah kondisi atau tindakan aturan.

Menghapus aturan kotak masuk di Outlook di web

Jika Anda memiliki aturan kotak masuk yang tidak lagi Anda inginkan, Anda bisa memilihnya lalu pilih Hapus untuk menghapusnya. Jika Anda hanya ingin menonaktifkan aturan untuk sementara, hapus tanda centang di samping aturan.

Mengatur urutan penerapan aturan kotak masuk ke pesan masuk di Outlook di web

Aturan kotak masuk diterapkan pada pesan masuk berdasarkan urutannya dalam daftar Aturan kotak masuk. Anda dapat mengatur urutan penerapan aturan yang diberlakukan pada pesan yang tiba di kotak masuk:

1. Pilih Pengaturan .

2. Pilih Email. Lalu di bawah Email, pilih Aturan.

3. Pilih aturan yang ingin Anda pindahkan lalu pilih panah atas atau panah bawah untuk menempatkan aturan di tempat yang Anda inginkan diposisikan dalam daftar aturan.

Menonaktifkan dan mengaktifkan aturan di Outlook di web

Jika Anda ingin menjeda sementara, atau menangguhkan, aturan dari pengoperasian dan Anda tidak ingin menghapusnya, pertimbangkan untuk menonaktifkan aturan. Untuk menonaktifkan atau mengaktifkan aturan:

1. Di bagian atas halaman, pilih Pengaturan .

2. Pilih Email > Aturan.

3. Gunakan tombol alih di samping nama aturan untuk menonaktifkan atau mengaktifkan aturan.
   
   

Membuat aturan kotak masuk di Outlook.com

Aturan ini diterapkan pada pesan masuk dan dapat dibuat dari folder apa pun.

1. Untuk membuat aturan yang memindahkan semua email dari pengirim atau sekumpulan pengirim tertentu ke folder dengan cepat, klik kanan pesan dalam daftar pesan yang ingin Anda buat aturannya, pilih Aturan, lalu Buat aturan.

2. Pilih folder tempat Anda ingin memindahkan semua pesan dari pengirim atau sekumpulan pengirim tersebut, lalu pilih OK.

Jika tidak hanya ingin memindahkan pesan dari pengirim atau sekumpulan pengirim tersebut ke suatu folder, pilih Opsi lainnya.

1. Untuk membuat aturan yang benar-benar baru, di bagian atas halaman, pilih Pengaturan  > Aturan > Email.

2. Pilih Tambahkan aturan baru.

   Tips: Setiap aturan memerlukan sedikitnya tiga hal: Nama, ketentuan, dan tindakan. Aturan ini juga dapat disertai pengecualian untuk ketentuan. Anda bisa menambahkan beberapa kondisi, tindakan, dan pengecualian di setiap langkah dengan memilih Tambahkan kondisi, Tambahkan tindakan, dan Tambahkan pengecualian.

3. Tekan Simpan untuk membuat aturan atau Buang untuk membatalkan pembuatan aturan.

Jika tidak ingin menjalankan aturan lain setelah aturan ini, centang kotak Hentikan pemrosesan aturan lain. Untuk informasi selengkapnya, lihat Menghentikan pemrosesan aturan lainnya di Outlook.com.

Mengedit aturan kotak masuk di Outlook.com

1. Di bagian atas halaman, pilih Pengaturan .

2. Pilih Aturan > Email.

3. Dalam aturan yang ingin Anda edit, pilih Edit .

4. Pilih Simpan untuk menyimpan aturan yang diedit.

Menghapus aturan kotak masuk di Outlook.com

1. Di bagian atas halaman, pilih Pengaturan .

2. Pilih Aturan > Email.

3. Dalam aturan yang ingin Anda hapus, pilih Hapus .

   Tips: Jika hanya ingin menonaktifkan aturan untuk sementara waktu, pilih tombol alih di samping aturan.

Mengatur urutan penerapan aturan kotak masuk ke pesan masuk di Outlook.com

Aturan kotak masuk diterapkan pada pesan masuk berdasarkan urutannya dalam daftar aturan Kotak Masuk. Anda dapat menyusun urutan penerapan aturan yang dibuat untuk pesan yang diterima dalam kotak masuk.

1. Di bagian atas halaman, pilih Pengaturan .

2. Pilih Aturan > Email.

3. Pilih aturan, lalu gunakan tombol Panah atas atau Panah bawah untuk mengubah urutan penerapan aturan pada pesan yang masuk.

Menjalankan aturan kotak masuk pada pesan yang sudah ada di Outlook.com

Saat ini, aturan kotak masuk tidak dapat dijalankan pada pesan yang sudah ada di Outlook.com beta. Aturan baru hanya diterapkan pada pesan yang diterima setelah aturan tersebut dibuat.

Namun, Anda dapat menggunakan Arsip, Pindahkan ke, dan Bersihkan untuk memindahkan atau menghapus secara otomatis pesan dari kotak masuk Anda. Untuk mempelajari selengkapnya, lihat Mengatur kotak masuk Anda dengan Arsip, Bersihkan, dan alat lainnya di Outlook.com.

Menonaktifkan dan mengaktifkan aturan di Outlook.com

Jika Anda ingin menjeda sementara, atau menangguhkan, aturan dari pengoperasian dan Anda tidak ingin menghapusnya, pertimbangkan untuk menonaktifkan aturan. Untuk menonaktifkan atau mengaktifkan aturan:

1. Di bagian atas halaman, pilih Pengaturan .

2. Pilih Email > Aturan.

3. Gunakan tombol alih di samping nama aturan untuk menonaktifkan atau mengaktifkan aturan.
   
   

Hal lain apa yang perlu saya ketahui tentang Outlook.com

Anda mungkin telah membuat aturan untuk meneruskan atau mengalihkan pesan yang Anda terima ke alamat email lain. Jika demikian, sangatlah penting untuk mengetahui perbedaan antara penerusan dan pengalihan.

• Pesan yang diteruskan muncul sebagai pesan yang Anda terima dan kemudian diteruskan ke penerima lain. Saat si penerima membalas, balasan akan masuk ke alamat email yang meneruskan pesan.

• Pesan yang dialihkan tetap menyimpan pengirim asal di baris Dari. Saat penerima yang menerima pesan yang dialihkan membalas, balasan akan masuk ke pengirim asal.