Hol vannak tárolva a Viva Engage-fájljaim?

A Viva-ban tárolt fájlok – Felhőbeli tárolás bevonása

A csoport SharePoint-dokumentumtárában tárolt fájlok

Az új fájlok tárolási helye

Az új fájlokat a Viva Engage felhőtárhely tárolja abban a csoportban, amelyben a fájlt csatolják vagy feltöltik. Ezek a csoport Fájlok listájából láthatók.

A Microsoft 365 csatlakoztatott csoportok új fájljait a közösség SharePoint-dokumentumtárában tárolja a rendszer. Ezek láthatók a Viva Engage csoport Fájlok listájában, vagy a közösség SharePoint-dokumentumtárának Alkalmazások/Viva Engage mappájában.

A Viva Engage szolgáltatásban mentett fájlok, mielőtt a szervezet megkapja az új funkciót, a Viva Engage felhőalapú tárolóban maradnak.

Új Office-fájl létrehozása

A Viva Engage csoport Fájlok listájában kattintson az Új gombra, és válassza a Word-dokumentum, PowerPoint-bemutató vagy Excel-munkafüzet lehetőséget.

A Fájlok lapon nem hozhat létre új fájlokat. A fájlokat egy másik helyen kell létrehozni, majd fel kell tölteni a Viva Engagebe.

Fájlok rendezése

Az egyes csoportok fájljai egy listában vannak tárolva. Megtekintheti az összes dokumentumot, képet vagy videót, de a lista rendezésére és átrendezésére nincs más mód.

A jobb oldali navigációs ablakban kattintson a csoport SharePoint-dokumentumtár hivatkozására, válassza az Alkalmazások/Viva Bevonása mappát, és rendezheti és szűrheti a fájllistát.

A fájlok almappákba rendezhetők vagy áthelyezhetők, és a Viva Engage hivatkozásai továbbra is működni fognak. Ez az átrendezés csak a SharePoint-dokumentumtárban látható.

Vegye figyelembe, hogy amikor megtekinti a Viva Engage fájllistáját, a lista csak azt jelzi, hogy a fájl a SharePointban van tárolva, és nem adja meg a mappa nevét.

Fájl előnézete

Kattintson a fájlra, majd a Kattintson ide elemre a fájl megtekintéséhez.

Kattintson a fájlra.

Fájl szerkesztése a Viva Engageből

Word-, Excel- és PowerPoint-dokumentumok esetében a módosításokat az Office Online-ban kell elvégezni. A Word-, Excel- vagy PowerPoint-appok nem használhatók a fájl szerkesztésére és új verzió feltöltésére.

A Fájl szerkesztése és más műveletek az előnézet alatt találhatók.

Ha a Fájl szerkesztése elem nem jelenik meg, az azt jelenti, hogy a dokumentum írásvédett lett, mert új dokumentumokat mentett a SharePointba. A szerkesztéshez le kell töltenie és újra fel kell töltenie. További információ: Korábban frissített fájl szerkesztése, amikor a Viva Csatlakoztatott csoport tárolja a fájlokat a SharePointban

Word-, Excel- és PowerPoint-dokumentumok esetében a módosítások az Office Online-ban vagy az appban végezhetők el. A korrektúrákat a SharePoint-dokumentumtár követi nyomon.

A Dokumentum szerkesztése és más műveletek az előnézet felett találhatók.

Ki férhet hozzá a fájlokhoz?

A hozzáférési jogosultságokat a fájlban található közösség határozza meg. Nyilvános közösségekben bárki megtekintheti és szerkesztheti a fájlokat. A privát közösségekben lévő fájlokat csak a tagok tekinthetik meg és szerkeszthetik. A csatolt fájlokat tartalmazó privát üzenetek címzettjei megtekinthetik ezeket a fájlokat.

A kezdeti hozzáférési jogosultságokat az a közösség határozza meg, amelybe a fájl mentve van, de a SharePoint-rendszergazdák módosíthatják az egyes fájlok hozzáférési jogosultságait.

Hogyan férnek hozzá a vendégek a fájlokhoz?

A szervezeten belüli vagy kívüli bármely felhasználó vagy vendég csatolhat egy fájlt egy olyan közösséghez, amelynek tagja, és fájlokat olvashat és módosíthat a közösségben.

A fájlokhoz való vendéghozzáférés a vendég típusától függ:

A hálózati szintű vendégeknek nincs alapértelmezett hozzáférésük a SharePointban mentett Viva Engage-fájlok megtekintéséhez.

• Ha azt szeretné, hogy hozzáférést kérhessenek bizonyos fájlok megtekintéséhez, azure B2B-vendégként kell hozzáadni őket a Microsoft 365 bérlőhöz. További információ: Az Azure Active Directory B2B dokumentációja.

• Az Azure B2B-vendégek és a közösség tagja hálózati szintű vendégek megtekinthetik, feltölthetik és szerkeszthetik az SPO dokumentumtárából. Nem fogják tudni megtenni a Viva Engage-től.

• Ha azt szeretné, hogy fájlokat tölthessenek fel egy adott közösségbe a SharePointból, vagy alapértelmezett hozzáféréssel rendelkezzenek a SharePointba feltöltött fájlokhoz, vegye fel őket közösségi tagként a SharePointban.

• A beszélgetési szintű vendégek nem rendelkeznek alapértelmezett hozzáféréssel a SharePointban mentett fájlokhoz. Ha azt szeretné, hogy hozzáférést kérjenek a beszélgetés adott fájljaihoz, adja hozzá őket Azure B2B-vendégként a Microsoft 365 bérlőhöz. Nem tudnak fájlokat feltölteni.

• A külső vendégek csak külső csoportok tagjai lehetnek. A külső csoportok csak a Viva Engageben tárolják a fájlokat.

Mások módosításainak megakadályozása

A közösségi rendszergazdák vagy fájltulajdonosok hivatalos verzióként jelölhetik meg a fájl egy verzióját. Ez megakadályozza, hogy mások szerkesztik.

A SharePointban a közösség bármely tagja kiveheti a fájlt, így mások nem szerkeszthetik azt. A SharePoint-rendszergazdák az egyes fájlok engedélyeit is módosíthatják.

Korrektúrák követése

Korrektúrák nyomon követése és megtekintése a Viva Engage fájllapján.

A régi verziók nem törölhetők.

A SharePoint-dokumentumtár korrektúraelőzményeinek és korábbi verzióinak megtekintése.

A változáselőzmények további módosítási részleteket is tartalmaznak, a régebbi verziók pedig törölhetők.

Megjelölés hivatalosként

A közösségi rendszergazdák vagy fájltulajdonosok hivatalos verzióként jelölhetik meg a fájl egy verzióját. Ez megakadályozza, hogy mások szerkesztik, és a fájl sárga csillaggal jelenik meg a Fájl listában.

A fájl adott verzióját nem lehet hivatalosként megjelölni.

Keresés

A Viva Engage search a .docx legújabb verziójának első 5000 karakterét tartalmazza, .pptx és .pdf formátumú fájlokat, valamint metaadatokat, például a címet és a szerzőt.

A Viva Engage search csak a címben és a szerzőben keres. Ha tartalomkeresést kell végeznie a Viva Engage files in SharePoint szolgáltatásban, akkor a keresést a SharePoint-dokumentumtárból kell elvégeznie.