Zakazivanje gradske dvorane u aplikaciji Microsoft Teams

Bez obzira na to nalazite li se na razini cijele tvrtke ili pokrivate događaj uživo, značajke gradske dvorane optimalne su za stvaranje velikih događaja.

Sadržaj članka

Zakazivanje korporativnog sastanka

Za zakazivanje gradske dvorane:

  1. Otvorite kalendar aplikacije Teams.

  2. Odaberite strelicu uz stavku Novi sastanak +.

  3. Na padajućem izborniku odaberite Gradska dvorana.Snimka zaslona koja pokazuje kako stvoriti novu gradsku vijećnicu u aplikaciji Teams

  4. U odjeljku Pojedinosti unesite osnovne informacije, odredite izlagače i još mnogo toga:

    1. Unesite naslov događaja, datum početka i završetka te opis.

      Napomena: Maksimalno trajanje gradske dvorane je 30 sati.

    2. Organizator je po zadanom osoba koja je stvorila gradsku vijećnicu.

    3. U grupi Događaj > su organizatori ili izlagači iz tvrtka ili ustanova, pretražite i odaberite druge osobe koje će vam pomoći u upravljanju gradskom vijećnicom. Možete dodati i vanjske izlagače.

      Napomena: Suorganski organizatori imaju većinu mogućnosti organizatora, ali ne mogu mijenjati pojedinosti (datum, vrijeme itd.). Izlagači će tijekom događaja moći govoriti i zajednički koristiti sadržaj.

    4. Odaberite Spremi i pošalji pozivnice Ikona Spremi biste primijenili promjene i pozvali su organizatore i izlagače na događaj.

  5. U odjeljku Pristup događaju odaberite hoće li vaš događaj biti dostupan vašoj tvrtki ili ustanovi (članovima i gostima vašeg tvrtka ili ustanova-a), javno (bilo tko pozvan ili s vezom na događaj) ili Osobe i grupama (samo pozvane osobe i grupe iz vašeg tvrtka ili ustanova)

    Vrsta dozvole

    Opis

    Vaša tvrtka ili ustanova

    Svi u vašoj tvrtka ili ustanova mogu prisustvovati gradskoj vijećnici, uključujući goste.

    Javno

    Svatko se može pridružiti – i osobe u tvrtka ili ustanova i izvan njega.   

    Osobe i grupe

    Do 500 ljudi može prisustvovati gradskoj vijećnici. To obuhvaća osobe dodane pojedinačno i putem popisa za raspodjelu, sigurnosnih grupa okruženja Microsoft 365 i objedinjenog sustava Microsoft 365 grupe. Možete dodati do 20 takvih grupa ili popisa. Dinamičke grupe nisu podržane.

  6. U odjeljku Pozivanje sudionika pretražite i odaberite osobe kojima želite poslati pozivnice za događaj. Možete dodati popise za raspodjelu, sigurnosne grupe okruženja Microsoft 365, Microsoft 365 Unified grupe i do 500 pojedinačnih adresa e-pošte. Možete dodati do 20 takvih grupa ili popisa.

  7. Odaberite Spremi da biste primijenili promjene i nastavili prilagođavati događaj.

  8. Odaberite Mogućnosti sastanka Gumb Postavke biste uredili dodatne postavke.

    Napomene: 

    • Neke mogućnosti sastanka mogu biti zaključane ovisno o pravilnicima koje je postavio vaš IT administrator.

    • Sigurnosne grupe okruženja Microsoft 365 koje nemaju omogućenu poštu neće primati pozivnice e-poštom.

    • Dinamičke grupe nisu podržane.

  9. Odaberite Objavi da biste zakazivali događaj gradske dvorane i pozvali sudionike.

Dodavanje vanjskih izlagača

Jednostavno dodajte do 20 izlagača izvan svoje tvrtka ili ustanova u gradsku vijećnicu.  Vanjski izlagači su izlagači koji su anonimni, izvan tvrtka ili ustanova ili ne koriste Teams.

Kada dodate vanjskog izlagača, primit će jedinstvenu vezu za pridruživanje koja će im omogućiti da uđu u događaj bez čekanja u predvorju. Anonimni izlagači neće se morati prijaviti pomoću Microsoftova računa. mogu se pridružiti putem veze i upisati svoje ime prije unosa.

Dodavanje vanjskog izlagača:

  1. Otvorite kalendar aplikacije Teams.

  2. Odaberite nadolazeću gradsku vijećnicu i odaberite Detalji.

  3. Odaberite Dodaj vanjske izlagače.Snimka zaslona s prikazom dodavanja vanjskih izlagača u web-seminar

  4. U odjeljku Vanjski izlagači unesite adrese e-pošte vanjskih izlagača koje želite dodati.

  5. Odaberite Spremi i pošalji pozivnice Ikona Spremi.

Napomene: 

  • Vanjski izlagači ne bi trebali prosljeđivati veze. Oni se mogu pridružiti pomoću iste veze na do 3 uređaja.

  • Ako gost nije uspješno provjerio autentičnost prilikom pridruživanja događaju, bit će smješten u predvorje. Od tamo organizator događaja ili izlagač mogu odobriti ili odbiti svoj zahtjev za pridruživanje događaju.

Obnavljanje ili kopiranje veze vanjskog spoja

Da biste obnovili ili kopirali vezu s čiju se vezu vanjski izlagači spajaju:

  1. Otvorite gradsku vijećnicu u kalendaru aplikacije Teams.

  2. U detaljima gradske dvorane odaberite Vanjski izlagač.Snimka zaslona na kojoj je istaknuta kartica Vanjski izlagači u obrascu za zakazivanje gradske dvorane

  3. Odaberite Jedinstvena veza spoja.

  4. Odaberite Kopiraj Ikona Kopiraj kod vezeda biste kopirali vezu u međuspremnik ili Ponovno Gumb za ponovno učitavanje karticebiste obnovili novu.

Dupliciranje gradske dvorane

Dupliciranje postojeće gradske dvorane radi primjene svih detalja i postavki na novu gradsku vijećnicu. Možete duplicirati prošle i nadolazeće gradske dvorane koje se nalaze u vašem kalendaru aplikacije Teams.

Kada duplicirate postojeću gradsku vijećnicu, nova gradska vijećnica ima isto:

  • Naslov

  • Opis

  • Izlagači, su organizatori i sudionici

  • Tema događaja

  • Postavke registracije

  • Prilagođene poruke e-pošte

  • Mogućnosti sastanka

Dupliciranje gradske dvorane:

  1. U kalendaru aplikacije Teams desnom tipkom miša kliknite prošlost ili nadolazeću gradsku vijećnicu koju želite duplicirati.

  2. Odaberite Dupliciraj Ikona gumba za kopiranje za Copilot u programu Word na mobilnim uređajima.

  3. Postavite datum i vrijeme novog događaja i uredite sve pojedinosti o događaju koje želite promijeniti.

  4. Odaberite Spremi.

Možete i duplicirati gradsku vijećnicu tako da je dvokliknete u kalendaru aplikacije Teams i odaberete Dupliciraj događaj Ikona gumba za kopiranje za Copilot u programu Word na mobilnim uređajima na stranici s detaljima.

Napomena: Ako duplicirali događaj koji nije izmijenjen ili pridružen zadnjih 60 dana, mogućnosti sastanka neće se preuzeti. Duplicirani događaj ima zadane mogućnosti sastanka.

Pozivanje sudionika u gradsku vijećnicu

Kada pozovete sudionike, vidjet će pozivnicu gradske dvorane u kalendaru. Ako ste uključili preklopni gumb Dopusti samo pozvanim osobama da se pridruže, morate objaviti događaj da bi se sudionici mogli pridružiti. 

Pozivanje sudionika na web-seminar:

  1. Otvorite kalendar aplikacije Teams.

  2. Otvorite postojeću gradsku vijećnicu ili stvorite novu.

  3. Idite na Detalji > Sudionici.

  4. U odjeljku Pozivanje sudionika potražite i odaberite osobe koje želite pozvati.

  5. Odaberite Spremi.

Kada se događaj objavi, sudionici će automatski primati pozivnice putem e-pošte. Pozvani sudionici bez Microsoftova računa mogu se anonimno uključiti u sastanak.

Reakcije uživo u gradskoj vijećnici

Poboljšajte angažman i primajte povratne informacije u stvarnom vremenu od publike gradske dvorane uz reakcije uživo. Nakon pokretanja gradske dvorane sudionici mogu birati između nekoliko reakcija uživo u kontrolama sastanka. Kada ga odaate, on će se pojaviti u donjem kutu prozora sastanka. 

Događaj gradske vijećnice prikazuje reakcije sudionika uživo.

(prikaz sudionika)

Reakcije uživo dostupne su u dvorane organizirane u Teams Premium. One su automatski omogućene, ali ih je moguće uključiti ili isključiti. 

Uključivanje i isključivanje reakcija uživo u gradskoj vijećnici prije događaja:

  1. Otvorite kalendar aplikacije Teams. 

  2. Odaberite gradsku vijećnicu koju ste organizirali. 

  3. Odaberite Upravljanje postavkama Mala ikona za uređivanje jezika Fluent 2

  4. U odjeljku Pojedinosti odaberite Mogućnosti sastanka Gumb Postavke

  5. Odaberite Angažman Ikona kartice Čavrljanje u aplikaciji Teams.

  6. Uključite ili isključite postavku Dopusti reakcije. 

  7. Odaberite Primijeni > Spremi Ikona Spremi.

Uključivanje i isključivanje reakcija uživo tijekom događaja:

  1. U kontrolama sastanka odaberite Dodatne akcije Ikona za dodatne mogućnosti aplikacije Microsoft Teams>Postavke Gumb Postavke > Mogućnosti sastanka Ikona mogućnosti sastanka .

  2. U odjeljku Ikona kartice Čavrljanje u aplikaciji Teamsuključivanje i isključivanje postavki Dopusti reakcije uključite ili isključite mogućnost Dopusti reakcije.

Promjene ove postavke odmah će snazi. 

Napomene: 

  • Ako snimate gradsku vijećnicu, aktivne reakcije neće se pojaviti u snimci.

  • U dvorane, sudionici će gledati na kašnjenje od oko 20-30 sekundi. Zbog toga se njihove reakcije mogu činiti odgođenima za izlagače i organizatore.

Da biste saznali više o reakcijama uživo u aplikaciji Teams, pogledajte izrazite se u sastancima aplikacije Microsoft Teams s reakcijama uživo

Poruke e-pošte gradske dvorane

E-pošta gradske dvorane u aplikaciji Teams automatski se uključuje kada zakažete gradsku vijećnicu. Dvije su vrste poruka e-pošte koje će osobe pozvane u gradsku vijećnicu primiti:

  • Poruke e-pošte s pozivnicama za događaj: te poruke e-pošte obavještavaju korisnike da su pozvani u gradsku vijećnicu. Sadrže važne pojedinosti o događaju, kao što su datum, vrijeme početka i opis. Ti se podaci šalju automatski kada se događaj objavi.

  • Dostupne poruke e-pošte za snimanje događaja: nakon gradske dvorane te poruke e-pošte sudionicima omogućuju da znaju kada je snimka događaja dostupna za prikaz. Te se poruke e-pošte automatski šalju prilikom objavljivanja snimke događaja.

Poruke e-pošte gradske dvorane stvaraju se iz predloška aplikacije Teams koji automatski ispunjava pojedinosti o događaju. Možete urediti poruke e-pošteili ih potpuno isključiti prije objavljivanja događaja. 

Dodatne informacije potražite u članku Upravljanje e-poštom gradske dvorane u aplikaciji Microsoft Teams.

Objavljivanje gradske dvorane

Kada završite s detaljima gradske dvorane i predloškom pozivnice putem e-pošte, objavite gradsku vijećnicu da biste automatski pozvali sudionike.

Objavljivanje gradske dvorane:

  1. Otvorite kalendar aplikacije Teams.

  2. Otvorite postojeću gradsku vijećnicu ili stvorite novu.

  3. Dovršavanje važnih detalja i prilagodba teme.

  4. Odaberite Spremi da biste primijenili promjene.

  5. Odaberite Objavi i potvrdite.Snimka zaslona s istaknutom mogućnošću Objavi korisničko sučelje gradske dvorane

Nakon objavljivanja gradske dvorane sudionici će automatski primiti pozivnicu putem e-pošte i ažuriranja o svim promjenama događaja.

Otklanjanje poteškoća

Što učiniti ako imam problema prilikom uključivanja u sastanak? Provjerite jeste li se uključili u sastanak prijavljeni s računa s kojim ste primili pozivnicu za sastanak ili se uključite u vezu. 

Pozvan sam kao vanjski izlagač, ali veza za pridruživanje ne funkcionira. Vaša jedinstvena veza za pridruživanje kao izlagač funkcionirat će samo ako ste prijavljeni u Teams s istom adresom e-pošte s kojom ste primili vezu za pridruživanje. Ne možete se prijaviti pomoću drugog računa i koristiti vezu i ne možete se anonimno pridružiti putem veze.

Što je sljedeće?

Prilagodba korporativnog sastanka

Hostirati gradsku vijećnicu u aplikaciji Microsoft Teams

Potrebna vam je dodatna pomoć?

Želite dodatne mogućnosti?

Istražite pogodnosti pretplate, pregledajte tečajeve za obuku, saznajte kako zaštititi uređaj i još mnogo toga.

Zajednice vam pomažu da postavljate pitanja i odgovarate na njih, pošaljete povratne informacije i čujete se sa stručnjacima s bogatim znanjem.