Ülevaade: saidihaldus, saidiomanike õigused ja ühiskasutus
Applies To
SharePoint Serveri tellimisväljaanne SharePoint Server 2019 SharePoint Server 2016 SharePoint Server 2013 Enterprise SharePoint rakenduses Microsoft 365 SharePoint Foundation 2013 SharePoint rakenduses Microsoft 365 Small Business 21Vianeti käitatav SharePointSelles artiklis antakse ülevaade saidi juhtimismudeli ideedest ja headest tavadest. Kui olete saidiomanik, looge oma saidi poliitikate, protsesside, rollide ja vastutusaladega tegelemiseks juhtimismudel. Selline mudel aitab teil hallata seda, kuidas inimesed teie saiti kasutavad. Näiteks soovite võib-olla nõuda failide väljaregistreerimist, nii et mitu inimest ei prooviks sama faili korraga redigeerida.
Märkus.: Paljud ühiskasutus- ja õigusereeglid määrab ära teie SharePointi administraator. Sellest artiklist leiate põhijuhisena teavet selle kohta, mida saate saidi omanikuna juhtida. Tehke ettevõtte juhtimisstrateegias muudatuste tegemiseks koostööd oma SharePointi administraatoriga.
Saiti toetavad rollid ja vastutusalad
Rollide ja kohustuste määratlemine saidi kavandamisel ja koostamisel vähendab vajadust saidi puhastada või ümber korraldada, kui töötajad töörühma sisse või välja pööravad. Saidihaldus peaks kaaluma kasutajate koolituskava lisamist, saidikasutuse jälgimist, sisu auditeerimist ja saidi haldavatele meeskonnaliikmetele ootuste edastamist.
Kaaluge järgmiste prioriteetide seadmist ja määratlemist.
-
Saidikoolitus saidiomanikele: Saate uutele saidiomanikele pakkuda põhikoolitust navigeerimise, otsingu ja dokumendihalduse kohta.
-
Saidi tugi: Määrake probleemide tõrkeotsinguks ja SharePointi administraatoriks määratud saidieksperd.
-
Saidi loomise ja kasutamise juhised: Sageli on ettevõte ettevõttepoliitika saidiloome ümber liigendanud. Lisage asjakohaste juhiste ajakohane link, andke saidiomanikele ja sisu autoritele abivajajate kontaktandmed.
-
Sisu avaldamine ja auditeerimine: Plaanige saidi ja lehe sisu auditeerida nii sageli, kui on vaja, et sait oleks asjakohane. Koostage auditiajakava ning määrake suurte loendite ja teekide jaoks sisuomanikud.
SharePointi vaikerühmad
|
Amet |
Vaikeõigusetase |
Kasutatakse |
|
Omanik |
Täielik kasutusõigus |
Inimesed, kes peab saama hallata saidiõigusi, sätteid ja ilmet. |
|
Liige |
Redigeerimine ja osalusõigus |
Inimesed, kellel on vaja saidi sisu redigeerida. Õigusetase sõltub saidi loomiseks kasutatud saidimallist. |
|
Külaline. |
Kirjutuskaitstud |
Inimesed, kes peavad saama saidi sisu vaadata, kuid mitte seda redigeerida. |
Tänapäevane saidijuhtimine
Tänapäevases SharePointis on saidijuhtimine olulisem kui varasemates versioonides, kuna saidiloome lubamiseks on rohkem kontrolli ja võimalusi. Teie ettevõtte juhtimine sõltub sellest, kui palju kontrolli teie asutusel on vaja sisu üle, mis määrab saidiloome ja saidiomaniku juhtimise üksikasjad. Teie SharePointi administraator aitab teil mõista turbenõuete, valitsuse määruste, ettevõtte süvabrändimise, hõlbustusfunktsioonide ja koolitusjuhiste poliitikaid. Enne saidihalduskava loomist tehke koostööd oma SharePointi administraatoriga, et saada lisateavet ettevõtte saidiloome- ja kasutuspoliitikate kohta.
Kaasaegne SharePointi saidi navigeerimisstruktuur
Kõige tõhusamad SharePointi saidid aitavad kasutajatel vajaliku kiiresti üles leida, et nad saaksid kasutada leitavat teavet otsuste tegemiseks, teada, mis toimub, pääseda juurde vajalikele tööriistadele või suhelda kolleegidega, et aidata probleeme lahendada. Lugege lisateavet saidil navigeerimise kavandamise kohta SharePointis.
On võimalik, et teabearhitektuuri koostamise raames peate tähelepanu pöörama ka teabe liigitamisele või salastamisele. Kui avaldataval teabel on ettevõttele suur väärtus, see nõuab eriturvet või kui see on reguleeritud normatiivse nõuetele vastavuse reeglitega, kaaluge liigitusskeemi loomist, et tuvastada konkreetset tüüpi sisu, mida tuleb hoolikalt hallata. Kui olete teabe korraldanud kindlatesse loenditesse ja teekidesse, saate juhtimisfunktsioonide abil hallata sisu kuvamise viisi.
Kaasaegne SharePointi arhitektuur on loodud nii, et see oleks paindlik ja kohandatav vastavalt teie ettevõtte vajadustele. Uudseid saite saab seostadajaoturi saitidega. Seostatud saidid jagavad seejärel keskust navigeerimise ja margikujundusega ning kui saidiomanikud on vastava õiguse heaks kiitnud, saavad nad jaoturi õigusi ka ühiskasutusse anda.
Saidi navigeerimisstruktuuri määramisel võtke arvesse järgmist.
-
Millist liiki sisu kavatsete saidile kaasata? Kuidas see lehtedele, loenditesse ja teekidesse tõlgitakse?
-
Kuidas teavet saidil esitatakse?
-
Kuidas saavad saidi kasutajad saidil liikuda?
-
Kuidas kavatsetakse teavet kindlatele sihtrühmadele suunata?
-
Kuidas otsingut konfigureeritakse ja optimeeritakse?
Uudsete saitide õiguste haldamine
Teie asutuse olulise teabe terviklus, konfidentsiaalsus ja privaatsus sõltub sellest, kui turvaliseks olete oma saidi teinud – ja eelkõige sellest, kellele olete otsustanud anda saidile juurdepääsuõiguse. Uudsete saitide õiguste haldamine hõlmab nii kasutajaid kui ka kasutajarühmi. Tänapäevaste suhtlus- ja meeskonnatöö saitide õigused pärinevad saidimallidest, mis pakuvad erinevaid võimalusi. iga saidi jaoks.
Suhtlussaidid poleMicrosoft 365 rühmadega seostatud ja neil on kolm vaikerolli: saidi omanikud, saidi liikmed ja külastajad.
Siin on mõned nõuanded, mida õiguste strateegia väljatöötamisel silmas pidada.
-
Järgige vähima õiguse põhimõtet. Saate anda inimestele madalaima õigusetaseme, mida neil on vaja määratud ülesannete täitmiseks.
-
Kasuta standardseid vaikerühmi: Juurdepääsu andmiseks lisage inimesed mõnda standardsesse vaikerühma (nt liikmed, külalised või omanikud).
-
Kaaluge sisu segmentimist turbetaseme järgi. Looge sait või teek spetsiaalselt tundliku sisuga dokumentide jaoks, selle asemel et need suuremasse teeki hajutada ja ainuõigustega kaitsta.
Tänapäevased saidiõigused tiitli järgi
|
Amet |
Õigusetase |
On õigus: |
|
Saidi omanik |
Täielik kasutusõigus |
Lisaks kõigele, mida saidi liige teha saab, saavad omanikud teha ka järgmist. Saidi kujunduse muutmine Navigeerimispaigutuse muutmine Saidi logo muutmine Saidiomanike lisamine või eemaldamine Saidiliikme sätete redigeerimine Saidikülastajate lisamine või eemaldamine Saidisätete redigeerimine Saidi kustutamine Microsoft 365 rühma lisamine Saidi seostamine jaoturiga |
|
Saidiliige |
Redigeerimine ja osalusõigus |
Loendite lisamine, redigeerimine ja kustutamine Dokumenditeekide lisamine, redigeerimine ja kustutamine Saidi liikmete lisamine või eemaldamine Dokumentide lisamine, redigeerimine ja eemaldamine Lehe lisamine, redigeerimine ja kustutamine Uudisepostituse lisamine, redigeerimine, kustutamine Lehejaotiste lisamine, redigeerimine ja kustutamine Veebiosade lisamine, redigeerimine ja kustutamine Saidi navigeerimise lisamine, redigeerimine ja kustutamine Lehemallide loomine või kustutamine Saidikasutuse mõõdikute kuvamine |
|
Saidi külastaja |
Kirjutuskaitstud |
Kuva sisu |
Veel ressursse saidiomanikele:
Saidi juhtimine
Iga saidi üks oluline, kuid sageli nähtamatu osa on saidi juhtimismudel – poliitikate, rollide, kohustuste ja protsesside komplekt, mille abil saate kindlaks määrata, kuidas teie töörühma liikmed SharePointi kasutavad.
Paljudel asutustel on saitide jaoks kas administreerimiskeskuse või saidikogumi tasemel olemas juhtimismudel, mille võib luua ja hallata IT-osakond või meeskond. Saidi omanikuna peate välja selgitama, kas saidikogumi või -pargi jaoks on juhtimismudel juba olemas. Sel juhul saate saidi kasutajaid juhendada või luua konkreetsete probleemide lahendamiseks täiendava juhtimismudeli. Näiteks kui olete saidikogumi alamsaidi omanik (nt klassikaline meeskonnatöö sait), on mõistlik luua oma täiendav juhtimismudel. kindlate probleemide lahendamiseks alamsaidil.
Saidi juhtimismudel lihtsustab saidi kasutajatel uue alamsaidi, loendi või muu saidisisu loomist. Tagab, et alamsaidid ja sisu kõrvaldatakse aegunud salvestusruumi säästmiseks ja otsingutulemite täpsuse tagamiseks kasutuselt. Annab kasutajatele juurdepääsu õigele sisule: saidi sündroomi säilimine on kõikjal sama, andes alamsaitide omanikele teada, millised mallid ja kujundused on saadaval. Samuti lihtsustab see saidi omaniku muutmist, kui ettevõttest või rollidest lahkuvad inimesed lahkuvad.
Saidi hea juhtimismudel peaks keskenduma järgmistele osadele:
-
Saidiloome
-
Õiguste haldus
-
Teabearhitektuur
-
Saidi elutsükkel ja aegumine
-
Salvestuslimiidid
-
Teabe liigitamine
-
Kohandamine
-
Andmekaitse
-
Navigeerimine
-
Otsing
-
Saiti toetavad rollid ja vastutusalad
Mõne osa eelmisest loendist võib juba saidikogumi või organisatsioonitaseme juhtimismudeli alusel otsustada, kui palju salvestusruumi teil saidi jaoks on ja millist tüüpi kohandusi saate saidi ilmega kohandada. Sõltuvalt sellest, kui keerulise ülesehitusega teie meeskonnatöö sait on ja kui palju inimesi seda kasutab, ei pruugi kõik küsimused ka asjakohased olla. Ka siis, kui te ei pea nende teemade osas aru pidama, on hea teada, millised otsused on varem vastu võetud, et saaksite saidi kasutajaid teavitada ja vastavaid poliitikaid jõustada.
Alamsaidi loomine
Võib-olla soovite, et meeskonnaliikmed saaksid luua meeskonnatöö saidil alamsaite kindlate projektide jaoks.
Uute alamsaitide spontaanse loomise võimalus võib olla rühmale väga kasulik, kuid piiramatu saidiloome võib käest minna. Kui alamsaidid on vabalt kalduvad, võivad tekkida probleemid. Siin on mõned näited.
-
Kasutajatel on raske õiget alamsaiti leida või veenduda, kas neil on.
-
Teavet saab dubleerida mitmes alamsaidil, kasutades kallit salvestusruumi ja nõudes säilitamiseks dubleeritud vaeva.
-
Aegunud teave võib asuda alamsaitidel (potentsiaalselt aastaid), mis kuvatakse otsingutulemites. Kasutajatel võib olla raske otsustada, milline versioon teabest on õige ja ajakohane.
-
Paljude alamsaitide õiguste haldamine võib muutuda suureks järguks ja kasutajad võivad tahtmatult saada juurdepääsu teabele, mida neil tegelikult ei tohiks olla.
-
Kui töötajad lahkuvad rühmast, võidakse nende loodud alamsaidid hüljata, tekitades segadust ja tuues ülejäänud saidikasutajatele otsingutulemeid.
Aja ja vaeva säästmiseks võite saidiloome jaoks juurutada poliitikad, milles käsitletakse järgmisi teemasid.
-
Kellel on lubatud alamsaite luua?
-
Kas uued alamsaidid tuleb eelnevalt heaks kiita? Millised on kinnitamise kriteeriumid ja kellel on õigus saidile heakskiit anda?
-
Kas uued alamsaidid peaksid kasutama juba loodud malle ja kujundusi?
-
Kui palju teavet tohib saidil talletada? (Kui palju kettaruumi võib sait serveris enda alla võtta?)
-
Millised on saidile navigeerimisstrateegiate kaasamise reeglid?
-
Kui kaua tuleks teavet alamsaitidel talletada, enne kui see kustutatakse või arhiivitakse?
Lisateavet leiate teemast Saidi või alamsaidi loomine (inglise keeles).
Õiguste haldus
Teie asutuse olulise teabe terviklus, konfidentsiaalsus ja privaatsus sõltub sellest, kui turvaliseks olete oma saidi teinud – ja eelkõige sellest, kellele olete otsustanud anda saidile juurdepääsuõiguse.
Saidile juurdepääsuõiguste andmist ja piiramist nimetatakse õiguste haldamiseks ning see on üks teie kui saidiomaniku kõige olulisemaid kohustusi.
Õiguste strateegia väljatöötamisel peaksite arvesse võtma järgmisi näpunäiteid.
-
Järgige vähimate õiguste põhimõtet: andke inimestele kõige madalam õigusetase, mida nad oma tööülesannete täitmiseks vajavad.
-
Juurdepääsu andmiseks lisage inimesed mõnda standardsesse vaikerühma (nt liikmed, külalised või omanikud). Enamik inimesi peaks kuuluma liikmete või külaliste rühma; omanike rühma kuuluvate inimeste arvu tuleks piirata.
-
Kasutage selge ja hõlpsasti visualiseeritava hierarhia loomiseks õiguste pärimise funktsiooni. Teisisõnu ärge andke õigusi üksikisikutele, vaid töötage selle asemel rühmadega. Võimaluse korral saate määrata, et alamsaidid pärivad õigused meeskonnatöö saidilt, mitte ainuõigused.
-
Korraldage sisu õiguste pärimise eeliste ärakasutamiseks: kaaluge võimalust korraldada sisu turbetaseme järgi – näiteks võite luua mõne saidi või teegi spetsiaalselt ainult tundliku loomuga dokumentide jaoks, selle asemel et hoida sellise sisuga dokumente koos muude failidega mõnes suures teegis ja kaitsta neid dokumente ainuõigustega.
Õiguste määramise kohta saate teavet teemast Õigustasemete teabe mõistmine SharePointis või Loendi või teegi õiguste redigeerimine
Teabearhitektuur
Saidi teabearhitektuur on nagu raamatu sisukord: see määrab kindlaks saidil leiduva teabe (veebilehtede, dokumentide, loendite ja andmete) korraldamise ja saidi kasutajatele esitamise viisi. Teabearhitektuur märgitakse sageli üles saidi sisu, otsingumärksõnade, andmetüüpide ja muude mõistete hierarhilise loendina.
Teabearhitektuuri loomiseks peate saidil esitatavat teavet analüüsima. Järgmised küsimused aitavad teil saidi teabearhitektuuris selgusele jõuda.
-
Millist liiki sisu kavatsete saidile kaasata? Kuidas see alamsaitideks, loenditeks, teekideks jne teisendatakse?
-
Kuidas teavet saidil esitatakse?
-
Kuidas saavad saidi kasutajad saidil liikuda?
-
Kuidas kavatsete teavet konkreetsetele sihtrühmadele suunata?
-
Kuidas otsingut konfigureeritakse ja optimeeritakse?
On võimalik, et teabearhitektuuri koostamise raames peate tähelepanu pöörama ka teabe liigitamisele või salastamisele.
Kui teie käsutuses oleva teabe väärtus on ettevõtte jaoks suur, kui teave nõuab erikaitset või kui sellele kehtivad nõuetele vastavuse normatiivid, võiksite sisse seada ka liigitusskeemi, mis aitab tuvastada konkreetset tüüpi sisu, mida tuleb käsitleda ülejäänud sisust hoolikamalt.
Kui olete teabe korraldanud kindlatesse loenditesse ja teekidesse, saate juhtimisfunktsioonide abil hallata sisu haldamist. Siin on mõned näited.
Failide väljaregistreerimise nõudmine
Faili väljamöllimise nõudmisel veenduge, et faili saaks redigeerida ainult üks inimene, kuni see on sisse möllitud. Dokumentide väljamöllimise nõue takistab mitmel inimesel üheaegselt muudatusi tegemast, mis võib põhjustada redigeerimiskonflikte ja segadust. Väljaregistreerimise nõudmisel tuletatakse meeskonnaliikmetele meelde, et nad lisaksid faili sisseregistreerimisel kommentaari, et saaksite hõlpsamini jälgida, mis on igas versioonis muutunud. Lisateabeks vt Teegis failide väljamöllimisnõude häälestamine.
Versioonide jälitamine
Kui teil on vaja säilitada failide varasemaid versioone, aitavad teegid teil faile jälitada, talletada ja taastada. Soovi korral saate kõiki versioone jälitada samal viisil. Samuti võite määrata mõne versiooni põhiversiooniks (nt lisada käsitsi uue peatüki) ja mõned versioonid vaheversiooniks (nt parandada õigekirjavea). Salvestusruumi haldamiseks saate valida iga talletatava versiooni tüübi. Lisateavet versioonimise kohta leiate teemast Versioonimine loendis või teegis.
Saate määrata, et dokumendi kinnitamine on nõutav. Dokumendid jäävad ootele, kuni vastavate õigustega isik need kinnitab või tagasi lükkab. Saate reguleerida, millised kasutajarühmad saavad dokumenti enne kinnitamist vaadata. See funktsioon on abiks näiteks juhul, kui teek sisaldab olulisi juhiseid või toiminguid, mis tuleb enne teistele kuvamist lõplikult kinnitada. Dokumendi kinnitamise kohta leiate lisateavet teemast Saidiloendi või -teegi üksuste kinnitamise nõudmine.
Kuna teegid toetavad RSS-tehnoloogiat, saavad töörühma liikmed uudiste ja teabe värskendusi või kanaleid ühes keskses kohas automaatselt vastu võtta ja kuvada. RSS-tehnoloogiat saate kasutada teegi muudatuste (nt teegis talletatud failide muutumise) kohta teabe saamiseks. Töörühma liikmed saavad RSS-kanalite abil vaadata muudetud failide koondloendit. Samuti saate luua meiliteatisi, et teid teavitataks failide muutmisest. Lisateavet RSS-kanalite kohta leiate teemast RSS-kanalite haldus.
Dokumenditeek või sisutüüp saab kasutada töövooge, mille teie ettevõte on äriprotsesside jaoks määratlenud (nt dokumendikinnituse või läbivaatuse haldamine). Teie töörühm võib dokumentidele rakendada äriprotsesse ehk töövooge, milles on määratud järjest sooritatavate toimingute jada (nt dokumentide kinnitamisel või tõlkimisel). Töövoo kasutamisel läbivad dokumendid või üksused vajaliku toimingu- või tööülesandejada automaatselt. Vaikimisi on teekide jaoks saadaval kolm töövoogu: „Kinnitamine”, mis saadab dokumendi rühmale töötajatele kinnitamiseks, „Tagasiside kogumine”, mis saadab dokumendi rühmale töötajatele tagasiside saamiseks ja tagastab dokumendi töövoo algatanud isikule kogumina, ning „Allkirjade kogumine”, mis saadab dokumendi rühmale töötajatele nende digitaalallkirjade kogumiseks. Lisateavet töövoogude kohta leiate teemast Teave SharePointiga kaasas olevate töövoogude kohta.
Kui teie töörühm töötab mitme failitüübiga (nt töölehtede, esitluste ja dokumentidega), saate mitme sisutüübi määratlemise ja lubamise kaudu teegi funktsioone laiendada. Sisutüüpide abil saate teekidele anda paindlikkust ja need aitavad tagada sisu ühtsust. Iga sisutüübi jaoks saab määrata malli ja koguni töövooprotsessid. Mallid toimivad vormindamise, standardtekstide ja vastavat tüüpi dokumentidele rakendatavate atribuutide (nt osakonna nimi või lepingunumber) alguspunktina. Lisateavet sisutüüpide kohta leiate teemast Sissejuhatus sisutüüpidesse ja sisutüübi avaldamisse.
Kui teil on kogum tundliku sisuga faile ja soovite nende failide kasutuse kohta teavet saada, saate määratleda sündmuste (nt faili muutmised, kopeerimised või kustutamine) auditit lubava poliitika. Lisateavet auditi häälestamise kohta saate teemast Saidikogumi auditeerimissätete konfigureerimine.
Saidi elutsükkel ja aegumine
Kui saidid (nt dokumenditöösaidid ja arutelusaidid) pole enam kasulikud, hanguvad need sageli ringi, kasutades ära väärtuslikku salvestusruumi ja tuues otsingutulemeid. Mõistlik on määrata saitide ja nende sisu läbivaatamise ajakava (vähemalt kord aastas), et näha, kas need on väärt alleshoidmist.
Kindlasti tasub meeles pidada, et ka teie asutuse üldine juhtimismudel võib aegunud saitidel silma peal hoida. Administraator võib näiteks automaatselt kustutada saidid, mida pole 90 päeva jooksul kasutatud. Saidi omanikuna kuvatakse teile selle kohta meilihoiatus. Lisateavet elutsükli- ja aegumispoliitika kohta leiate teemast Saidi sulgemispoliitikad.
Salvestuslimiidid
On võimalik, et administraator on piiranud seda, kui palju kettaruumi teie töörühm tohib kasutada. Peaksite välja uurima, kas limiit on seatud ja kui suur see on, ning seejärel otsustama, kuidas see limiit oma saitide, lehtede ja teekide vahel ära jaotada.
SharePoint Serveris on dokumenditeeki üleslaaditava üksikdokumendi mahule vaikimisi seatud 50 MB ülempiir. Meeskonnatöö saitide omanikele saadetakse vaikimisi teade, kui nende töörühm on kasutanud 90% kettaruumile määratud limiidist.
Kui olete oma töörühmale määratud limiidid teada saanud, saate mitmesuguste funktsioonide (nt versioonijälituse või jälgimisauditi) abil tagada, et teie sait jääb määratud piiridesse.
Otsing
Sisu kuvatakse paljudes kohtades (sh saitidel, loendites, teekides, veebiosades ja loendiveergudes). Kui keegi otsib teie saidilt, kuvatakse otsingutulemites vaikimisi kogu saidi ja lehtede sisu.
Saidi omanikuna saate valida, kas saidi sisu tuleks otsingutulemites kuvada või mitte. Kui keelate saidi sisu kuvamise otsingutulemites, blokeeritakse otsingutulemites ka kõigi selle alamsaitide sisu kuvamine.
Vaikimisi ei kuvata otsingutulemites piiratud õigustega sisu, kui otsingu sisestanud kasutajal pole õigust seda sisu lugeda. Soovi korral saate seda sätet muuta, et piiratud õigustega sisu oleks otsingutulemitesse kaasatud; kasutaja näeb küll seda sisu otsingutulemites, ent kui tal pole selle lugemiseks õigust, ei saa ta sisu avada.
Andmekaitse
Varundus- ja taastefunktsioonide abil kaitstakse teie andmeid juhusliku kaotsimineku eest. Varundamise sageduse ja taastamise kiiruse ja taseme määrab administraator. Saidi sisu taastamiseks lugege lisateavet prügikastis olevate üksuste taastamise kohta.
Veel ressursse
Kas vajate veel abi?
Kas soovite rohkem valikuvariante?
Siin saate tutvuda tellimusega kaasnevate eelistega, sirvida koolituskursusi, õppida seadet kaitsma ja teha veel palju muud.
Kogukonnad aitavad teil küsimusi esitada ja neile vastuseid saada, anda tagasisidet ja saada nõu rikkalike teadmistega asjatundjatelt.
