Versioonimise töö loendites ja teekides

Kui versioonimine on lubatud, luuakse versioonid järgmistel juhtudel.

• Loendiüksuse või faili loomisel või faili üleslaadimisel.

  :  Kui nõutakse faili väljaregistreerimist, tuleb faili esimese versiooni loomiseks see esmalt sisse registreerida.

• Kui laaditakse üles fail, millel on olemasoleva failiga sama nimi.

• Loendiüksuse või faili atribuutide muutmisel.

• Office'i dokumendi avamisel ja salvestamisel. Pärast dokumendi uuesti avamist luuakse pärast redigeerimise salvestamist uus versioon.

• Aeg-ajalt Office'i dokumentide redigeerimisel ja salvestamisel. Kõik muudatused ja salvestamised ei loo uusi versioone. Kui salvestate redigeerimisi sageli ,jäädvustab iga uus versioon ajahetke, mitte iga üksiku redigeerimise. See on tavaline, kui automaatsalvestus on lubatud.

• Dokumendi kaasautorluse ajal, kui kasutaja alustab dokumendiga tööd või klõpsab salvestuskäsku muudatuste üleslaadimiseks teeki. 

Failist saab igal ajal eksisteerida kuni kolm praegust versiooni: väljaregistreeritud versioon, viimane vahe- või mustandversioon ning viimane avaldatud ehk põhiversioon. Kõiki muid versioone käsitletakse ajalooliste versioonidena. Osa praegusi versioone on nähtavad üksnes neile kasutajatele, kellel on nende vaatamiseks õigus.

Tavaliselt tähistab põhiversioon vaheetappi (nt faili esitamist läbivaatuseks või avaldamiseks), samas kui vaheversioon on pooleliolev töö, mis pole veel mõeldud kõigile saidi osalejatele lugemiseks. Olenevalt meeskonna tööpõhimõtetest võib suurema tõenäosusega vaja minna värskemaid vaheversioone, näiteks hiljuti redigeeritud versiooni. Aja jooksul muutub meeskonnas vajadus varasema vaheversiooni järele vähem tõenäoliseks.

Mõnes asutuses jälitatakse nii teekides olevate failide põhi- kui ka vaheversioone. Teistes asutustes seevastu jälitatakse üksnes põhiversioone. Põhiversioonid on tähistatud täisarvuliste versiooninumbritega (nt 5.0); vaheversioonide versiooninumbrid on tähistatud kümnendarvudega (nt 5.1).

Enamikus asutustes kasutatakse vaheversioone alles tööjärgus olevate failide jaoks ning põhiversioone siis, kui saavutatud on mõni kindel vahe-eesmärk või kui failid on valmis laiema avalikkuse ette viimiseks. Paljudes asutustes on mustanditurbe sätted määratud nii, et faile saavad vaadata üksnes faili omanik ja inimesed, kellel on failide kinnitamise õigus. See tähendab, et vaheversioone ei näe kuni põhiversiooni avaldamiseni mitte keegi teine.

Loendid toetavad ainult põhiversioone. Iga loendiüksuse versioon tähistatakse täisarvulise numbriga. Kui teie asutuses nõutakse loendiüksuste kinnitamist, jäävad üksused olekusse Ootel seniks, kuni vastava õigusega töötaja on need heaks kiitnud. Ootel olekus üksused nummerdatakse kümnendarvudega ja neid käsitletakse mustanditena.

Vaheversioonide maksimumarv on 511 ja põhiversioonide arvu saab kohandada. Põhiversioonide arvu määramise kohta leiate teavet jaotisest Salvestatud versioonide arvu kontrollimine.

Kui kasutate veebirakendust või uusimat töölauaversiooni ja proovite salvestada ülempiirist rohkem vaheversiooni, kirjutate kõige uuema vaheversiooni üle. Kui kasutate vana klienti, ei saa te üldse muudatusi salvestada ega üles laadida. Ülekirjutamise vältimiseks või muudatuste üleslaadimise jätkamiseks peate avaldama järgmise põhiversiooni. Seejärel saate selle põhiversiooni jaoks uuesti avaldada kuni maksimaalse vaheversioonide arvu. Teavet uute versioonide avaldamise kohta leiate teemast Faili versiooni avaldamine või avaldamise tühistamine.

Lisateavet versioonimise lubamise ja häälestamise (sh põhi- ja vaheversioonide) kohta leiate teemast Loendi või teegi versioonimise lubamine ja konfigureerimine.

Versiooninumbrid lisatakse automaatselt iga kord, kui loote uue versiooni. Kui loendis või teegis on lubatud põhiversioonimine, tähistatakse versioone täisarvudega (nt 1.0, 2.0, 3.0 jne). Teekides võib administraator versioonimise lubada nii põhi- kui ka vaheversioonide jaoks. Vaheversioonide jälitamisel tähistatakse versioone kümnendarvudega (nt 1.1, 1.2, 1.3 jne). Kui mõni neist versioonidest avaldatakse põhiversioonina, saab see numbriks 2.0. Edaspidised vaheversioonid hakkavad kandma numbreid 2.1, 2.2, 2.3 jne.

Väljaregistreerimise hülgamisel versiooninumber ei muutu. Kui viimane versioon oli number 3.0, jääb selleks 3.0 ka pärast väljaregistreerimise hülgamist.

Versiooni kustutamisel paigutatakse versioon koos numbriga prügikasti. Versiooniajaloos kuvatakse ülejäänud versiooninumbrid. Ülejäänud versiooninumbrid ei muutu. Kui teil on näiteks dokument, millel on vaheversioonid 4.1 ja 4.2 ning otsustate versiooni 4.1 kustutada, kuvatakse versiooniajaloos seejärel üksnes vaheversioonid 4.0 ja 4.2. Seda kujutatakse ka järgmisel pildil.

Lisateavet versioonimise lubamise ja häälestamise (sh põhi- ja vaheversioonide) kohta leiate teemast Loendi või teegi versioonimise lubamine ja konfigureerimine.

Saate konfigureerida loendiüksuste ja failide mustandite kuvamisõigusi. Mustandeid luuakse kahel juhul:

• kui faili vaheversioon on loodud või värskendatud teegis, kus jälgitakse põhi- ja vaheversioonide loomist;

• kui loendiüksus või fail on loodud või värskendatud loendis või teegis, kus on nõutud sisu kinnitamine, aga see pole veel kinnitatud.

Kui põhi- ja vaheversioonide jälgimine on lubatud, saate määrata, kas inimestel peab vaheversioonide vaatamiseks ja lugemiseks olema failide redigeerimise õigus. Selle sätte rakendamisel saavad failiga töötada inimesed, kel on faili redigeerimise õigus, kuid need inimesed, kellel on ainult lugemisõigus, vaheversioone vaadata ei saa. Näiteks ei pruugi te soovida, et kõik, kel on juurdepääs teie teegile, näeksid kommentaare või parandusi faili redigeerimise ajal. Kui põhi- ja vaheversioonide jälgimine on lubatud ning keegi pole veel põhiversiooni avaldanud, pole fail mustandüksuste vaatamisõiguseta inimestele nähtav.

Kui sisu kinnitamine on kohustuslik, saate määrata, kas kinnitamise ootel faile saavad vaadata üksuste lugemise õigusega inimesed, üksuste redigeerimise õigusega inimesed või ainult autor koos üksuste kinnitamise õigusega inimestega. Kui põhi- ja vaheversioonide jälgimine on sisse lülitatud, siis peab autor avaldama põhiversiooni, enne kui faili saab heakskiidu jaoks edastada. Kui sisu kinnitamine on nõutav, siis inimesed, kellel on sisu lugemise õigus, kuid puudub mustandüksuste vaatamise õigus, näevad faili viimast kinnitatud versiooni või põhiversiooni.

Olenemata sellest, kas inimestel on faili redigeerimise õigus või mitte, siis vaheversioonis faili otsimisel ei saa nad selle kohta tulemeid.

Mõned ettevõtted lubavad piiramatul arvul failide versioone ja teised rakendavad piiranguid. Pärast faili uusima versiooni sisseregistreerimist võite avastada, et mõni vana versioon on puudu. Kui teie uusim versioon on 101.0 ja märkate, et versiooni 1.0 enam pole, tähendab see, et administraator konfigureeris teegi lubama ainult 100 faili põhiversiooni. 101. versiooni lisamine põhjustab esimese versiooni kustutamise. Alles on ainult versioonid 2.0–101.0. Sarnaselt versiooni 102nd lisamisel jäävad alles ainult versioonid 3.0–102.0.

Administraator võib otsustada piirata ka vaheversioonide arvu, lubades teatud arvu vaheversioone üksnes kõige uuemate versioonide jaoks. Näiteks kui lubatud on 100 põhiversiooni, võib administraator otsustada säilitada vaheversioone ainult viimase viie põhiversiooni jaoks. Põhiversioonide vaheversioonide maksimumarv on 511. Lisateavet põhi- ja vaheversioonide avaldamise kohta ning selle kohta, mis juhtub, kui teil on lubatud ülempiirist rohkem vaheversioone, leiate jaotisest Põhi- ja vaheversioonid. Teavet uute versioonide avaldamise kohta leiate teemast Faili versiooni avaldamine või avaldamise tühistamine.

Teegis, kus vaheversioonidega põhiversioonide arv on piiratud, kustutatakse versioonipiiranguni jõudmisel eelmiste põhiversioonide vaheversioonid. Kui säilitate näiteks ainult 100 põhiversiooni mustandid ja meeskond loob 105 põhiversiooni, säilitatakse varaseimate versioonide jaoks ainult põhiversioone. Viie varaseima põhiversiooniga seotud vaheversioonid (nt 1.2 või 2.3) kustutatakse, aga põhiversioonid (1, 2 jne) säilitatakse, kui teegis pole just põhiversioonide arv samuti piiratud.

Versioonide arvu piiramist peetakse üldiselt heaks tavaks. See tähendab, et saate serveris ruumi kokku hoida ja vältida kasutajate segadussesattumist liiga suure hulga versioonide korral. Kui aga teie asutuses nõutakse juriidilistel või muudel põhjustel kõigi versioonide salvestamist, ärge limiite rakendage.

Lisateavet versioonimise lubamise ja häälestamise (sh piirangute) kohta leiate teemast Loendi või teegi versioonimise lubamine ja konfigureerimine.

• Kui olete Microsoft 365 klient, lülitatakse versioonimine teegi või loendi loomisel automaatselt sisse. Versioonimise saab keelata PowerShelli või arendaja API-de abil. Märkus. Versioonimise keelamine pole soovitatav, kuna see lülitab välja kaitse versioonitaaste eest.

• SharePoint Server puhul lülitatakse versioonimine teegi loomisel automaatselt sisse, kuid mitte loendi loomisel.

Kõik, kellel on loendite haldamise õigus, saavad versioonimise sisse või välja lülitada. Paljudel saitidel haldab sama kasutaja ühtlasi kogu saiti, sest loendite ja teekide õigused päritakse saidilt. Lisaks versioonimise lubamisele peab saidi omanik (või kes iganes haldab loendeid ja teeke) otsustama, kas sisu heakskiitmist nõuda või mitte, kellel on õigus mustandüksusi vaadata ning kas failide väljaregistreerimine on nõutav või mitte. Kõik need otsused mõjutavad seda, kuidas versioonimine toimib. Kui teegi haldaja otsustab näiteks väljaregistreerimist nõuda, luuakse versiooninumbrid üksnes faili sisseregistreerimisel. Sisu heakskiitmise nõudmisel aga rakendatakse põhiversioonide numbrid alles siis, kui mõni vastava õigusega töötaja on failid heaks kiitnud.

Lisateavet loendis või teegis versioonimise sisselülitamise kohta leiate teemast Loendi või teegi versioonimise lubamine ja konfigureerimine.

Kui versioonimine on teegis lubatud, saab teegi häälestaja määratleda, kas jälgida nii põhi- kui ka vaheversioone ning kellel on õigus vaheversioone vaadata. Kui sisu heakskiitmine on nõutav, tohivad vaheversioone enamasti vaadata üksnes faili omanik ja need inimesed, kellel on õigus üksusi kinnitada. Teistes teekides seevastu saavad kõiki versioone vaadata kõik, kellel on õigus teegis faile redigeerida või lugeda. Pärast mõne versiooni kinnitamist saavad seda vaadata kõik, kellel on loendis või teegis lugemisõigus.

Ehkki loenditel pole põhi- ja vaheversioone, käsitletakse iga Ootel olekuga üksust mustandina. Üldjuhul saavad mustandeid vaadata üksnes üksuse autor ja need inimesed, kellel on loendis täielikud või kujundusõigused. Need inimesed näevad mustandit olekuga Ootel, samas kui teised näevad versiooniajaloos ainult kõige uuemat Kinnitatud olekuga versiooni. Kui fail lükatakse tagasi, jääb see Ootel olekusse seniks, kuni mõni vajalike õigustega töötaja selle kustutab.

Vaikimisi kuvatakse ootel olev üksus või fail ainult autorile ja loendite kohandamisõigusega kasutajatele, kuid saate määrata üksuse või faili vaatamisõigusi teistele kasutajarühmadele. Kui teek on häälestatud jälgima nii põhi- kui ka vaheversioone, peab faili redigeeriv isik avaldama kõigepealt faili põhiversiooni.

Lisateavet dokumentide kinnitamise häälestamise kohta leiate teemast Saidiloendi või -teegi üksuste kinnitamise nõudmine.

Kui registreerite faili välja teegist, kus versioonimine on sisse lülitatud, luuakse faili sisseregistreerimisel alati uus versioon. Kui põhi- ja vaheversioonid on sisse lülitatud, saate faili sisseregistreerimisel otsustada, mis tüüpi versiooni te soovite sisse registreerida. Teekides, kus väljaregistreerimine on nõutav, luuakse versioonid ainult sisseregistreerimisel.

Teekides, kus väljaregistreerimine pole nõutav, luuakse uus versioon faili esmakordsel salvestamisel pärast selle avamist. Igal järgmisel salvestamisel kirjutatakse esimesel salvestamiskorral loodud versioon üle. Kui sulete rakenduse ja avate dokumendi siis uuesti, luuakse faili esmakordsel salvestamisel taas uus versioon. Seetõttu võib versioonide arv väga kiiresti kasvada.

Sisse- ja väljaregistreerimise kohta leiate lisateavet teemast Failide sisse- ja väljaregistreerimine ning muudatuste hülgamine teegis.

Kui kasutate failidega töötamiseks funktsiooni Vaade File Explorer, on oluline silmas pidada, et võrreldes brauseriga töötamisega on käitumises väike erinevus.

Funktsioonis View in File Explorer ei loeta faili ümbernimetamist muudatuseks, mis käivitab uue versiooni loomise. See tähendab, et kui muudate faili nime funktsiooni Vaade File Explorer kaudu, ei loo SharePoint failist uut versiooni, vaid nimetab faili ümber.

Kui aga kasutate brauserit (või OneDrive'i sünkroonimisrakendust), siis faili ümbernimetamisel luuakse uus versioon.

Väljamöllimise nõudmisel on meeskonnal versioonimisest rohkem kasu, kuna inimesed panevad täpselt paika, millal versioon luuakse. Versioon luuakse ainult siis, kui keegi registreerib faili välja, muudab seda ja registreerib selle siis uuesti sisse. Kui väljaregistreerimine pole nõutav, luuakse versioon faili esmasalvestamisel ja versiooni värskendatakse sulgemisel. Kui sama või teine isik avab siis faili ja salvestab selle uuesti, luuakse uus versioon. Olenevalt olukorrast ei pruugi mitme versiooni loomine olla taotluslik, näiteks kui fail suletakse koosolekule minnes, enne kui faili muutmine on lõpule viidud.

Kui väljaregistreerimine on nõutav, ei saa faile lisada, muuta või nende atribuute muuta ilma faili kõigepealt välja registreerimata. Failide sisseregistreerimisel palutakse kasutajatel anda tehtud muudatuste kohta kommentaare, mis muudavad versiooniajaloo sisukamaks.

Väljaregistreerimise nõude kohta leiate lisateavet teemast Teegis failide väljaregistreerimisnõude häälestamine.

Loenditel ja teekidel on versioonimise ja väljaregistreerimisega seotud õigused, mis olenevad kasutajale või konkreetsele rühmale antud õigusetasemest. Kasutaja, kes saab õigusetasemeid redigeerida, võib õigusetasemeid konfigureerida teistmoodi või luua uue kohandatud õigusetasemetega rühma.

Õigusetasemed võimaldavad teeki paindlikult hallata. Näiteks võib juhtuda, et soovite kellelegi anda õigust kustutada faili versioone ilma õiguseta faili ennast kustutada. Õigus Versioonide kustutamine pole sama mis õigus Üksuste kustutamine, nii et saate kontrollitaset kohandada.

Järgmises tabelis on toodud versioonimise ja väljaregistreerimisega seotud õigused ning neile rakenduvad vaikeõigusetasemed.

Õigus	Vaikeõigusetase
Versioonide vaatamine	Täielik kasutusõigus, kujundusõigus, osalusõigus ja lugemisõigus
Versioonide kustutamine	Täielik kasutusõigus, kujundusõigus ja osalusõigus
Väljaregistreerimise alistamine	Täielik kasutusõigus ja kujundusõigus
Üksuste kinnitamine	Täielik kasutusõigus ja kujundusõigus

Lisateavet õiguste kohta leiate teemast Õigusetasemete teabe mõistmine.